英文信件

EnglishLettersTypeofletters（信的类型）•Englishlettersaregenerallydividedintotwotypes：•a．personalletters个人书信•b．businessletters事务书信FormsofLetters•English-style(英式/缩进式结构):每一段的第一行都向里缩进4-8个字符,且所有段落的缩进距离必须保持一致;称呼顶格写,落款则在中间偏右的位置.•American-style(美式/齐头式结构):所有段落的第一行都顶格写,段与段之间空一行,另外称呼、落款等也都顶格写。No.236XuefuRoadBeijing,ChinaMarch20,2004035MonkeyRoadLosAnglesAmericaDearSir,Igotmyplaneticketthismorning.IwillflytoNewYorknextMonday.I’mveryexcited!Icanhardlywaittoseeyou.Yours,HanMeimeiNo.236XuefuRoadBeijing,ChinaMarch20,2004035MonkeyRoadLosAngles,AmericaDearSir,Igotmyplaneticketthismorning.IwillflytoNewYorknextMonday.I’mveryexcited!Icanhardlywaittoseeyou.Yours,HanMeimeiForm（格式）•heading（信头）•insideaddress（收信人地址）•salutation（称呼）•body（信主体）•complimentary（结尾客套语）•signature（署名）1.信头指写信人的地址和写信日期，位于信的右上角。2.收信人的地址位于左上角，略低于写信日期3.称呼低于收信人地址，左边顶格写起4.正文开头空几格，不用写“你好”5.结束语位于正文的下一行右边6.签名在结束语的下一行，除了对熟悉的人和亲密的人之外，签名必须要写全名。Heading信头也称信端，通常位于信纸的右上角。1）写信人的地址:从小到大顺序：第一行写门牌号码、路名；第二行写市（县）、省（州、郡）名，寄往国外的信要加国名；第三行写寄信日期2）写信日期:英式(日/月/年)美式(月/日/年)•中国海南省三亚市迎宾大道学院路海南大学三亚学院北寓20,303宿舍.2011年4月6日Room303,Building20,NorthCampus,SanyaCollegeofHainanUniversity,XueyuanRoad,YingbinAvenue,Sanya,Haina,ChinaApril6,2011insideaddress（收信人地址）•收信人的姓名地址也称信内地址,它位于信笺的左上角，从左边略低于写信日期一、二行处顶格写起。先写姓名和头衔，后写地址,其排列次序与写信人的先后次序要求一样。注意，收信人的地址要排在发信人的地址和日期之后。•根据收信人的性别分别在名字前加Mr.Mrs.Miss,Ms.等词。•Mr.(Mister)冠于男子名字前，复数为Messrs.(Messieurs),相当于Gentlemen。•Mrs.(Mistress)用于已婚妇女，之后接其夫之姓。如：Mrs.Smith•Miss(无缩写形式)，用于未婚女子，如：MissJane.，其复数为Misses,如：MissesJaneandMary•Ms.用于不知是否已经结婚的妇女。这在事务性信件中较为常见。•根据收信人的身份冠以学位、头衔如：•Dr.(Doctor)冠以博士之姓名前；•Rev.(Reverend)冠以神职人员的姓名前；•Prof.(Professor)冠以教授的姓名前；•Pres.(President)冠以董事长、会长、大学校长、总统的姓名前；•Hon.(Honorable)冠以市长、内阁成员、议员、大事、法官等姓名前•如果收信人是公司、机关或单位，一般不写个人的名字，而写负责人的职务名称，如TheManager,ThePresident等。给就读于哈佛大学的男/女朋友写信•哈佛大学位于:美国马萨诸塞州剑桥城花园大街8号•女/男朋友住在:寓26,205室•女/男朋友叫做…Mr./Miss.Room205,Building16,HarvardUniversityByerlyHall,8GardenStreet,Cambridge,Massachusetts,USAsalutation（称呼）•写给个人或自己的朋友，常在姓名、姓氏、名字前加Dear一词。如：DearWangJing,DearWang,DearJing。•写给外籍人士，可用DearMr.Smith,DearMrs.Jones,DearProfessorLawrence等。但注意：在Mr.,Mrs.,Miss，Ms和Dr.等称呼后只用姓氏，不写名字。•写给机构或公司，常用Sir(s),DearSirs和Gentlemen.•Sir(s)是比较正式的礼貌称呼，通常用于公文；•DearSirs是英国人比较喜欢的用词，•Gentlemen为美国常用词。注Gentlemen仅用复数形式，不用单数Gentleman,也不用DearGentlemen。•如果对方是professor,doctor,dean,president等，也可用DearProfessor…,DearDr.…,DearDean…,DearPresident…。•如果不知道收信人的名字，那么称呼可以是如下几种：DearSirorMadam,DearSirs,Gentlemen等等。Body（信主体）•写此信的目的；具体要表达的内容；表示希望或祝福的话。•一般书信的正文从低于称呼一、二行处落笔，每段第一行向右约缩进五个字母。正文要求简明扼要，条理清楚。每段不宜太长，尤其开头和结尾两段，更应简短。complimentary（结尾客套语）•结束语单独成行，通常位于正文末行下面一、二行，可写在与正文左对齐的地方，也可以从中间向右写。开头词第一个字母要大写，末尾加逗号。•写给机关、团体、公司或不认识人Yoursfaithfully,Yourstruly,Yoursverytruly,•写给上级、长者或老师等Yoursrespectfully,Veryrespectfullyyours,•写给一般朋友、熟人、同学或同事Yourssincerely,Yoursverysincerely,Sincerelyyours,Sincerely,Yourscordially,•写给亲属或挚友Yours,Yoursever,Yoursaffectionately,Withlovefrom,Yourlovingson(daughter,sister,mother…)•在非正式信函中:可以用Love,Sincerely等；•在正式信函中:•如果称呼为DearMr….,或DearMs…,结束语用Yours,Yourssincerely;•如果称呼为DearSirorMadam,DearSirs,Gentlemen,则用Yoursfaithfully或Yourstruly。Signature（署名）•签名指自己的亲笔署名，一般签在低于结束语一、二行之处。•如签署者代表单位而非个人时，应在结束语的下一行，打出全部大写的所代表的单位名称。•写信人如是女性，而且与收信人素不相识，应在署名前（如用打字机，则在打出的名字前，）根据自己婚否，用圆括号注明“Miss”，或“Mrs.”等字样，以便对方复信称呼。如：Yourssincerely,(签名)(Mrs.)JenniferBless•如果是代理署名，一般在打出的大写本单位名称前打上By,For,Per或P.P.(PerProcuration的缩写)等字样，以表示代署。如：Yoursverytruly,ForSTERN&COOKECO.,LTD.(签名)EdwardSewell•如果署上自己的职称或头衔，可写在或打在最末一行。如：Yourstruly,(签名)JohnSmithProfessorofEnglish附件（Enclosure）•附件（Enclosure）:如果信内已说明有附件要寄，也要在信笺的左下角附注说明，以便收信人查阅。如：Encl:Doctor’sCertificateEnclosures:2Invoices•附言（Postscript）:一般而言，除非确属需要，最好不要附言，尤其郑重的函件，更应避免。如用，则在签名的下一、二行，信笺的左边，先写P.S.(即Postscript的缩写)，接着写出要讲的话。如：…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Lookingforwardtoanearlyreply!Yourstruly,DenisGreenP.S.Kindlysendmeasyllabus.附言（Postscript）便条包括留言、请假条、收条、欠条等1.题目可省2.称呼语写在左边顶格3.日期写在正文右上方，也可写在署名下一行，即右下角。可以写上年月日，或星期几（上午/下午）。4.形式和内容简洁，语言通俗、简单、直接5.署名写在正文的右下角。注：一定要说清楚写给谁的、什么事、谁写的以及什么时候写的。例1(leaveamessage)NOTEMay5,2004Lucy,YouhappenedtobeoutwhenIcalledyou.Ihavesomethingimportanttodiscusswithyou.Pleasecallmewhenyouareback.Yourssincerely,Susan（May5,2004）例2(askforsickleave)March5,2004DearMr.Lin,IfeelsorrythatIshallbeunabletoattendthismorning’stwoperiodsofEnglishclassbecauseofabadcoldandhighfever.EnclosedisacertificatefromthedoctorwhosaidImuststayinbedforafewdays.IwillgobacktoschoolassoonasIrecover.Yourssincerely,Susan例3(receipt)AReceiptMay5,2004ReceivedfromMs.LiuHuixinoftheEnglishDepartmentthefollowingitems:Onetape-recorderTencassettetapesLiLei例4(Ioweyouform)AnI.O.U.FormSept.5,2004BorrowedfromMr.WangHaoonehundredyuan.Ipromisetopaythesumofmoneywithinonemonth.LiWeiPracticeA1.嘉欣刚刚从国外回来。在她出国期间，好友刘博雅给她年迈的母亲以无微不至的照顾。为了表示谢意，周日送来了礼物——一架小摄像机。但此刻好友不在家，请写张留言条。2.曲敏收到贺春雨小姐三本书、一台电脑，时间是2005年9月12日，请写一张收条。3.请假条：周航告诉布莱克老师因为头疼不参上课,需请假2天，附上医生证明，时间是12月22日周一。4.于磊今日从阅览室借了三本杂志,答应一周之内还回来，请写张借条。ANoteforPresentingagiftSundayDearBoya,Youhappenedtobeoutwhenicametoseeyou.Pleaseacceptthislittlepresent,acameraandthankyouverymuchforthekindservicesyougavetomyoldmotherwhenIwasnotathome.I