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企业咨询安达信（上海）企业咨询有限公司广州分公司企业资源计划系统（第一阶段）附录贵州轮胎股份有限公司讨论稿－2000年11月2现状及优化总结－采购及应付现状及优化总结－存货及成本现状及优化总结－销售及应收现状及优化总结－帐务及财务成本核算范例附录一附录二附录三附录四附录五3流程分析的发现诊断之问题我们的建议公司的利益1.对于一种物料，不同部门采用不同的物料编号部门之间需经过多重核对，才能获取某种物料的采购和存货状况，严重影响生产效率实施统一物料编号，各种物料单据上都附有物料编号物料需求部门可在集成数据库上实时查阅某种物料的收、发、存情况，提高生产效率2.物资供应处属于供销公司的下属部门供销不分，容易出现舞弊设立采购部，由新设立的运营部管理降低舞弊的可能性3.对供应商绩效的评估只在每年年底做一次，缺乏系统的供应商管理不利于控制采购成本和质量建立供应商主文件，根据过去与供应商交易的统计数据，定期对供应商进行评估.优化供应商选择过程，以提高采购质量，减少采购成本4.没有对采购过程进行系统性的跟踪对货物的到达时间和数量缺乏控制，提高生产和存货成本使用采购订单，建立采购订单主文件，在集成系统里与有关部门共享，采购员可在任何时候对采购进度进行追踪加强对采购物料及采购进度的管理，及时、有效掌握并调控订购情况采购及应付帐款管理流程现状分析及优化方案总结4流程分析的发现诊断之问题我们的建议公司的利益5.采购高度分散，原材料、设备材料、模具、计算机、办公用品等物料的采购分属不同部门负责采购流程、单据使用不统一，增加采购成本，增加管理难度建立采购部，将原材料、设备材料、办公用品、模具、计算机的采购统一在采购部执行实现规模效应，降低固定成本6.部分采购员对所采购的物料了解不足，可能增加采购成本增加采购成本聘用或安排合格的人员到采购部工作，定期对采购员进行培训和评估提高采购员的专业知识和工作积极性7.物资供应部、财务、仓库各自制定存货收、发、存情况表,在月末进行对帐月末花费大量人力和时间做帐目调整采用集成系统,有关部门可共享采购订单主文件和存货主文件,仓管员收、发货,可即时更新采购订单主文件,采购部门可随时知道采购的进度,即时核对帐目减少误差,提高存货管理的效率8.审批工作集中在比价管理处和供应部经理处审批程序缺乏效率，供应部经理把过多精力集中在审批上，而非战略制定和执行上，比价管理处把监督作为例行公事按采购金额，设定采购请求单和采购订单的审批权限加快审批速度、节省采购时间采购及应付帐款管理流程现状分析及优化方案总结5流程分析的发现诊断之问题我们的建议公司的利益9.无应付帐款控制报告，无帐龄分析及现金的实际需求统计容易导致欠款时间过长，不利于完善与供应商的关系。财务部难以从总体上把握各期实际的现金需求系统生成应付帐款控制报告、现金需求报告。由应付帐款负责人定期查阅，及时合理安排付款保持与供应商之间的良好关系，提高现金管理能力10.收料单及发票传送环节过多，影响入帐的及时性；手工对帐，效率低易出错增加采购成本系统自动进行收料单、发票、采购订单数据的三方核对，并自动入帐提高入帐效率及准确性采购及应付帐款管理流程现状分析及优化方案总结6现状及优化总结－采购及应付现状及优化总结－存货及成本现状及优化总结－销售及应收现状及优化总结－帐务及财务成本核算范例附录一附录二附录三附录四附录五7流程分析的发现诊断之问题我们的建议公司的利益1.物料没有统一的编码，销售采购部、生产部、仓库、技术服务部的材料、产品代码都不一样各部门难以配合，存货管理十分混乱，容易造成物料损失，且不利于责任界定建立物料清单并提出一套统一的编码系统便于管理，提高效率及各部门间合作，大大减低存货盘亏可能，并有利于物料损失时的责任界定2.现有存货按原材料、在制品和产成品分别由物资供应部、生产部和销售部管理未能进行合理的职权分工，造成舞弊空间存货设立单独的部门－仓储部进行统一的管理进行合理的职权分工，减少舞弊空间，保证存货的有效管理3.物资的内部调拨，同一流程往往使用多种不同的单据，而且联数众多，单据在多个不同的部门间反复传递，经常出现单据积压现象信息处理滞后，出错可能性大，且处理效率低内部调拨使用统一的由系统自动生成的物料调拨单，在重新设计流程下，无需在多个部门间传递，将出错可能减至最低解决信息处理缓慢的问题，提高效率，将出错可能减至最低4.原材料管理、产成品管理、财务帐和成本核算分别使用不同的系统，由不同部门进行，手工重复记帐，且相同的数据往往需要多次手工输入系统或记台帐，月末多方对帐各部门工作不配合，相同的工作重复进行，效率低下使用集成的存货管理系统，所有数据由仓储部统一输入系统处理流程大大简化，绝大多数的手工记帐、输入、单据传递和对帐无需进行，工作效率大幅提高存货管理及成本核算现状分析及优化方案总结8流程分析的发现诊断之问题我们的建议公司的利益5.现有的存货管理系统只能月末汇总，编报原材料、外购产成品收付存月报表。只有使用仓管员根据仓库台帐手工填制的余额表，才能了解月中库存情况无信息共享可言，不利于采购和生产部门制定精确的采购计划和生产计划系统自动汇总、生成原材料、外购产成品库存日报表。当物料稀缺时，系统自动生成物料稀缺通知，并送抵采购部各部门可即时了解库存情况，有利于采购部门和生产部门作出更精确的采购计划和生产计划，减少存货周转时间，加快资金回笼6.仓库收料（货）时不能实时与订单核对，对帐繁琐影响采购计划的有效制定和执行仓储部在收料（货）时可即时从系统中与订单核对，仓储部经理可作出拒收决定为制定采购计划提供有效资料，使采购计划得以有效进行7.以领料请求指导发料，并规定领料时间未能对物料管理进行有效的控制，并使生产部门人员有懈怠之心增加“主生产计划”与“物料需求计划”，来指导领料，并由系统规定领料时间对物料管理进行有效的控制和管理，提高领料精确度和及时程度，从而可以制定精确的采购计划8.物料的入库出库由仓管员个人组织；产成品在仓库间的调拨由供销公司管理，具体装运等由仓管员个人组织影响领料提货效率，容易产生人工舞弊系统定义库区、货位，每次收发物料或调拨产成品均由系统自动发出收发、调拨物料指导，规定库区、货位和领料时间仓储部仓管人员有时间来整理仓库，按系统规定齐整库区，增加提货效率；避免人工舞弊，加强管理现状分析及优化方案总结存货管理及成本核算9流程分析的发现诊断之问题我们的建议公司的利益9.在制品管理由仓库组织，只由仓库记台帐，而且存放混胶的混胶中转站位于生产混胶的一分厂内存在严重管理漏洞在制品由仓储部统一管理，数据由仓储部下设的独立仓库输入系统。将混胶仓库位置与生产车间分离规范化在制品的管理10.产成品管理由销售部负责，入库时销售部下属的帐务统计室和独立的计划调度处分别记录轮胎收付存日报表和生产综合日报表，出库由帐务统计室与销售部另一下属的销售财务部分别记录轮胎收付存日报表和销售收入帐，月末分别对帐职责分工非常不合理，重复工作且需大量对帐产成品管理统一由仓储部负责，并由独立仓库一次向系统输入实发数量，系统自动记销售成本分录，无需对帐形成集中的信息平台，避免信息重复输入，减少出错的可能性，并节省大量人力、物力成本11.财务部在核算生产成本时使用混胶中转站的混胶的月末收发报表和由计划调度处编制的经月末对帐的生产日报表无法在月中核算生产成本财务部可实时使用系统中由独立仓库输入的数据存货数据进行生产成本核算系统每日自动生成产成品日报表，实时核算生产成本现状分析及优化方案总结存货管理及成本核算10现状及优化总结－采购及应付现状及优化总结－存货及成本现状及优化总结－销售及应收现状及优化总结－帐务及财务成本核算范例附录一附录二附录三附录四附录五11流程分析的发现诊断之问题我们的建议公司的利益1大部分情况下客户直接向当地销售分公司询价。若当地分公司或分公司对价格把握不准，则致电股份公司开票组询问，开票组无固定人员负责报价没有对报价系统的统一管理设定专门人员保存、管理客户咨询信息统一管理询价、报价系统，了解潜在客户的需求，为划分顾客群体和合理定价提供依据2股份公司对直接客户和销售分公司的销售使用发货通知单，对前进公司和进出口公司的销售使用原材料领料单、物资调拨单和轮胎转库单没有使用统一的订单，不利于单据的管理对所有客户使用统一的订单利于单据跟踪，有效地管理销售业务3处理订单时，人工查询客户资金回笼表和仓库的收、付、存日报表1、人工查询耗时耗力，而且查询效果受人工保存资料的数量和质量的影响，不一定能全面、准确反映客户的真实情况2、仓库的收、付、存日报表不能反映出现有存货是否已被其它客户预订，导致各部门、公司抢货或者过多地追加临时生产客户资料和存货种类和数量及构成被及时、完整保存在系统中，包括已接受的订单也被及时反映到存货文件中系统迅速、简便、准确、自动查询资料，快捷、有效地处理订单4销售分公司和直接客户常就信用额度周转金与股份公司发生纠纷信用额度周转金制度不完善、执行不到位使得交易双方不得不花费大量时间和精力来处理纠纷，且可能伴有舞弊现象发生销售部和财务部共同制定每个客户的信用额度，系统依据该额度及其剩余部分自动决定是否接受订单。若信用额度被用尽或交易额度过大，则由销售精力和财务经理共同参与审批订单1、加快订单处理时间，减少人为纠纷和舞弊的可能性2、从处理订单时就把应收帐款的可回收性列入考虑范围3、财务人员参与订单的审批，发挥财务的监督职能销售及应收帐款管理现状分析及优化方案总结12流程分析的发现诊断之问题我们的建议公司的利益5每一笔销售业务都经销售业务人员和销售经理的审批重复作业，浪费人力、物力、时间大部分订单由系统自动审批，当客户的信用额度被超出时，订单由销售经理和财务经理共同审批既加快订单处理时间，又体现灵活性6由开票组制定运输计划和发货通知单，仓库填写货物实发数后再返回开票组开票部门职能分工不合理，工序繁复运输计划和发货通知单均由储运部制作部门职能分工合理，减少重复作业7仓库发出货物后，以手工和电脑方式记录实物帐之后，销售财务处和供销办公室分别将数据输入电脑而存货的财务记帐和销售成本的计算到月底才确认一套数据四本帐，数据被重复记录、保存，月底需花2－3天时间对帐货物发出后，由仓库直接地将数据输入系统，系统直接确认减少存货和生成销售成本以一次性电脑记帐代替手工记帐，及时、准确地记录销售情况，提高工作效率8由隶属于供销公司的开票组开发票，由销售财务处确认销售收入和应收帐款部门职能分工不合理，缺乏对应收帐款的有效管理由财务部负责开发票、确认应收帐款和销售收入，并管理应收帐款的回收部门职能分工合理，利于管理应收帐款现状分析及优化方案总结销售及应收帐款管理13流程分析的发现诊断之问题我们的建议公司的利益9没有应收帐款帐龄表以及其它应收帐款分析工具缺乏对应收帐款的系统管理系统自动定期生成应收帐款帐龄表和坏帐准备表，并及时把客户付款情况更新到客户资料中，便于信用额度的制定统一、有效地管理应收帐款，利于应收帐款的回收和科学的客户关系的建立10销售财务处记录销售收入、应收帐款和销售费用均使用手工入帐，每月月底花费2天时间与财务部的电脑帐对帐手工入帐易出错、效率低，且对帐浪费时间由财务部用电脑一次性输入数据电脑入帐提高工作效率11确认销售收入时，部分按客户名记录，部分以销出产品种类记录记录的依据较混乱，不利于统计分析，不能生成销售分析表格系统设定销售收入输入格式，并自动生成销售分析表格，如某时期销售量最大的产品或地区便于销售业务的分析12进出口公司和前进公司每月月底向股份公司提供销售清单，开发票确认销售收入不能及时反映销售情况无论是对内销售，还是对外销售，系统都在仓库发出产品后开发票，并一次性电脑入帐记录销售收入和应收帐款及时记录反映销售交易情况，便于销售业务的管理13销售部、生产部、仓库和技术服务部门使用的产成品代码不同各部门对同一产成品的称呼不同，妨碍信息在各部门之间的交流整个贵州轮胎集团使用一套同一的产成品代码有利于信息在各部门之间的流动，提高工作效率现状分析及优化方案总结销售及应收帐款管理14现状及优