搜索
XX有限责任公司采购流程审计方案一、审计目的：根据集团公司的采购管理制度，对现阶段公司有限责任公司（以下简称“公司”）采购部门的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查，做出客观评价，揭示其中存在的控制风险，并提出可行的建议和改善措施。二、审计内容：1、采购管理制度是否有效和完善。2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。3、公司对采购主要业务环节（采购预算、供应商的选择、合同的签订、请购与订单、货物验收、货物仓储、付款等）的管理、控制是否完善。4、对本次审计发现的问题继续后续追踪审计。三、审计范围：20XX年X月——20XX年X月期间的采购管理工作。四、审计人员及配合部门：审计人员：集团监审部（董飞、杨杉）配合部门：生产部、采购部、财务部、行政部五、审计时间：六、审计重点与程序：（一）采购预算（计划）业务获取采购政策、采购预算、生产预算、销售预算1、预算编制的审计：（1）采购预算的编制是否与生产预算、销售预算、资金预算等相协调；是否考虑存货政策和采购政策；是否考虑存量管理制度，并制定安全存量、最低最高存量及请购点，经济批量等因素。（2）预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及供应商等资料。2、采购预算是否按审批流程审批，是否经董事会授权。3、实际请购是否与采购预算相配合，并严格控制；是否机动配合生产和管理制度及库存而作出适当调整。4、实际采购与预算产生的量差和价差有误查明原因，并作出适当的记录和调整。（二）供应商的选择获取《合格供应商名录》，采购招投标管理办法，招标过程有关文件1、供应商管理审计：（1）应重点审查组织对定点供货商选择的合理性，包括供货商选择评价程序是否规范；有无明确的供货商选择目标和评价标准；有无建立供货商评价小组，小组人员组成是否合理；（2）有无完整、真实的供货商资料；供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式；（3）有无对供货商档案进行规范管理，建立《合格供货方目录》，定期组织对供货商调查和复审；修改供货商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通等。2、对供应商选择的审计：由于电器公司主要材料供应商均由招投标方式产生，应重点审查招如下内容：（1）审阅有关记录，检查招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序情况。（2）审查有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。（3）审查招标采购的价格是否合理。复验标底价格，对编制标底的工作底稿所载明的物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算；审查最高采购限价的合理性和公允性；（三）合同的签订抽查部分大额采购合同、合同审批记录1、审查合同内订购的商品货物及品质、规格、数量、质量、交货期及价格是否符合采购预算要求。2、审查订购货物的价格是否合理，交货方式和结算方式是否恰当，如由招投标方式产生，是否与投标书一致。3、审查、评价合同是否依据经济合同法签订，主要包括供应商资格，是否为合格供应商、手续是否完备、有无双方主要领导审查批准、是否按照合同审批流程执行，副本有无交财会部门及监审部门备查。4、了解谈判流程及有关谈判记录，查看合同及其相关谈判记录，对比采购合同的内容及条款，确保谈判内容与合同内容一致；了解主管领导是否适度参与谈判。追溯与供应商签订合同商谈的详细内容记录，了解合同起草过程，是否对所列条款进行研究、审定、或咨询公司法律顾问；并根据相应的法律法规分析各具体条款的合理、公平、公正性。（四）请购与订单获取请购申请、订单、订单台账1、各种类别原材料是否由负责请购的部门和专人开立请购申请，并依授权核准后办理采购事宜；请购申请内容是否详实，并经授权主管人员签批；紧急采购是否经常发生，其原因是否充分恰当；请购是否与采购预算相符合。2、采购订单是否在采购合同的框架内执行，调阅采购档案，审查其中询价报价单、订购单是否办理齐全，前后一致。3、订单的内容，采购货物飞名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货期、装卸地点、包装、运输方法、运费、付款结算办法、验收、保险等是否规定完备，内容是否符合相关合同法规定。4、订单是否由专人进行档案管理，是否建立合同及订单台账，以以便查阅。（五）货物验收获取请购单、验收单、送货单、发票等1、审查是否设置独立的质量检验部门组织物资验收，有无采取适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；2、审查物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；3、审查物资验收是否签署顺序编号的验收报告；4、审查超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；5、审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，有无根据不同情况及时组织索赔，是否每月编制退货报告，以供采购和质检部门进行审查、分析和考核供货商表现等；6、审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；7、审查对大型或数额较大的物资采购，有无取得供货商合格的检验证明，合同中是否规定了必要的质保内容；物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。（六）货物仓储获取验收单、领发货单、货物管制卡、安全检查日报表等1、货物的储存，是否依类别分存各库或分档保存，各库是否分设，个库是否设分区货架并分分格编号，编号是否清晰有系统规则，收货及发货是否便捷。2、库房安全措施是否完善。3、供应商交运商品货物时，应该对送货单。发票，装箱单等单据，与请购单内容核对无误后办理验货手续。4、交货入库数量超过或未达到订购量部分，是否作妥当处理。5、供应商送货时是否均适时开立验收单并实施品质检验，以确保货物品质。6、所以领货，是否均根据正式核准的领货单办理。7、领货量异常时，有否查明原因，对于已领货未办手续的，或已办手续未提领的，有无追踪控制。（七）付款获取请购单、验收单、供应商发票、记账凭证、应付账款明细账等1、审查负债的确认是否正确。审查采购部门是否在物资采购申请单、验收单、供应商发票等核对无误的基础上出具付款申请单，并及时通知财会部门；财会部门是否在进一步审核的基础上，编制记账凭证，登记付款凭单登记簿或应付账款明细账，确认负债。2、国内采购是否办妥验收手续，备齐有关凭证送财务部门审核后，编制记账凭证后再付款。3、国外进口采购是否根据报关资料办理结汇手续。4、交货期延误或者品质、数量不符的采购，是否按合约规定执行扣款或罚款手续。5、审查应付账款的登记是否正确。审查应付账款登记和管理是否由独立于请购、采购、验收、付款以外的职员执行；是否根据不同供货商设置明细账进行明细分类核算；是否根据审核无误的原始凭证和记账凭证及时登记账簿记录，有无遗漏、隐瞒负债情况；是否定期将应付账款明细账余额与供货商寄回的对账单相核对，与应付账款总账相核对，与采购部门台账相核对，对存在的差异是否及时妥善处理；对享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的货款净额登记应付账款，以防止在付款时贪污折扣。6、审查预付账款处理是否合规。审查预付账款是否经过申请、审批；收到采购物资后，是否根据供应商发票及时冲减预付账款；是否与供货商定期对账。7、审查应付账款余额的整体合理性。审查财会部门是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况；采用分析性复核方法，通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额，确定应付账款有无异常变动。8、审查付款处理是否合规。审查付款是否符合资金结算制度的要求；付款是否在会计审核的基础上，经过授权人审批；是否按确定的付款方式付给指定的收款人；核实付款金额和收款人是否正确；有无使用空白支票；已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等。七、审计的分工与计划（一）分工XXX：负责XXX：负责XXX：负责1、审计准备工作：（1）收集、分析、评价采购管理制度。（2）财务系统内导出截至差何日的采购费用明细账。（3）了解公司审计年度内采购预算、实际采购情况以及两者的差异。（4）了解公司的招投标管理现状，包括：招投标方式、评标方式。（5）了解非招投标物资采购的现状：询价、议价、比价。（6）查阅外部审计的审计报告及工作底稿，必要时可利用外部审计的工作成果。2、现场审计工作时间安排（1）首次进场会议------（2）制度评估------（3）采购、合同管理、验收、付款审计测试-----（4）现场沟通会议-------（5）审计问题的改善后续追踪审计-------（6）出具审计报告及管理建议书-------八、采购审计所需资料清单（一）前期资料1、物资采购预算2、财务会计资料3、相关制度规定：例如采购政策、采购程序制度授权审批制度、供应商管理制度、货物仓储制度、合同签订制度、凭证管理制度等。4、外部信息资料：例如同行业相关资料、物价水平和编号幅度、技术变化程度和供应商资料等（二）采购预算制度及审批阶段1、采购政策2、采购预算3、销售计划4、产品产量计划5、生产作业计划（三）合同及订单管理阶段1、合同法及公司内部有关合同制度2、《合格供应商名录》及供应商有关资料3、采购招投标管理办法4、招标过程有关文件5、合同正文和副本及合同台账6、物资采购申请单7、订单及订单台账（四）验收入库阶段1、采购发票2、运费单3、检验报告单4、入库单5、退货单6、付款申请表7、付款凭单8、转账凭证9、应付账款明细账10、材料采购明细账11、对账单（五）其他需相关部门提供的资料