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电子表格处理软件Excel电子表格处理软件Excel1Excel电子表格软件的基本知识与基本操作2图表操作3公式与函数4数据管理5打印输出操作电子表格处理软件ExcelExcel电子表格软件的基本知识与基本操作一、Excel基本功能1.方便的表格制作系统提供丰富的格式化命令，例如数字显示方式、文字对齐、数据颜色、增加框线等；对已经格式化的工作表，还可以把它的格式作为样板存储起来，以后若需要制作同样格式的工作表时不必重新格式化，只要调用该样板，键入数据即可。另外，各种菜单命令、按钮等使操作轻松而方便。2.强大的计算能力系统提供11类函数，利用这些函数可以完成各种复杂的计算。3.提供丰富的图表用户使用系统提供的各种格式的图表，仅需几个按键就能制作出精美的图表。4.具有数据库管理功能Excel提供了类似的数据库管理功能。通过系统提供的命令和函数，把工作表的行作为数据库文件的记录，而列作为字段，进行各种编辑、排序、检索和分类汇总等操作。5.数据共享利用数据共享功能，可以实现多个用户共享同一个工作簿文件。电子表格处理软件Excel电子表格的基本概念和术语1.工作簿：一个Excel文件就是一个工作簿，其扩展名为xls，由一个或多个（最多为255个）工作表组成。启动Excel后会自动生成名为Book1的空白工作簿，在保存时可重新命名。当打开某一工作簿时，它包含的所有工作表也同时被打开。默认情况下，一个新工作簿中只包含3个工作表，名为Sheet1、Sheet2和Sheet3，分别显示在工作表标签中。右键单击工作表名，即可对该表进行编辑。电子表格处理软件Excel2.工作表工作表也称为电子表格，是Excel用来存储和处理数据的地方。每个工作表都是由行和列组成的一个二维表格，列标题用字母A，B，……，Z，AA，AB，……，IA，IB，……IV表示，共256列；行标题用数字1，2，……，65536表示，共65536行，这样,一个工作表就有256×65536个单元格组成。电子表格处理软件Excel3.单元格工作表中行与列交叉处的矩形框称为单元格，是Excel工作的基本单位。每个单元格都有唯一的地址，按所在的行列的位置来命名，即：列标+行号。例如，单元格C3就是位于第C列和第3行交叉处的单元格。单击单元格可使其成为活动单元格，其四周有一个黑方框，其行号和列标处在突出显示状态，右下角有一黑色填充柄。活动单元格地址显示在名称框中，只有在活动单元格中才能输入数据。电子表格处理软件Excel4.单元格区域•由多个连续的单元格构成单元格区域。单元格区域地址是由其任意对角线上的两个单元格地址表示，中间用“：”分隔。•例如，“B3：D8”表示从单元格B3到D8的矩形区域。•从选定的某个单元格开始拖动鼠标可选定一个单元格区域，它被黑方框包围并反像显示，有且仅有一个反白的单元格是活动单元格。•从上面的叙述中可知，工作簿由工作表组成，而工作表则由单元格组成。电子表格处理软件ExcelExcel应用程序的窗口组成电子表格处理软件Excel1.应用程序窗口用程序窗口包括：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏和状态栏。（1）标题栏（2）菜单栏:Excel2003的菜单栏共有9组菜单，分别是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”菜单。单击菜单中的命令可以执行相关的操作，完成不同的任务。（3）工具栏（4）编辑栏:数据编辑区用于输入或编辑当前单元格的值或公式，其左边是取消按钮、确认按钮和编辑公式按钮=。该区最左边侧是名称框，用于显示当前单元格（或区域）的地址或名称。（5）状态栏电子表格处理软件Excel2.工作簿窗口工作簿窗口包括了工作表区、单元格、工作表标签等元素。3.任务窗格任务窗格位于工作表区右侧，提供了应用程序的一些常用命令，它的位置适宜，尺寸又小，可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。电子表格处理软件ExcelExcel应用程序的启动与退出1.启动常用的启动方法如下：(1)单击“开始”→“程序”→“MicrosoftOfficeExcel2003”选项，即可启动。(2)双击桌面上的MicrosoftOfficeExcel2003快捷图标。(3)在“资源管理器”或“我的电脑”中，双击已存在的电子表格文件（扩展名为xls的文件），即可启动Excel2003，并同时打开该电子表格文件。电子表格处理软件Excel2.退出退出Excel2003有以下四种方法：方法1：单击Excel标题栏右端的“关闭”按钮。方法2：在“文件”下拉菜单中选择“退出”命令。方法3：双击标题栏左上角的“控制菜单”按钮。方法4：按Alt+F4键。方法5:单击标题栏左端Excel窗口的控制菜单按钮，并选中“关闭”命令。电子表格处理软件Excel工作簿操作Excel工作簿是用来存储数据和报表的文件，一个工作簿就是一个Excel文件。1.创建新工作簿1)启动Excel2003时，系统会自动创建一个新的名为“Book1”的空白工作簿，Excel按常用工作簿创建的先后顺序定义默认名为“Booki”，i为顺序号，可在保存时对其重新命名。2)单击常用工具栏上的“新建”按钮，可直接创建一个新的空白工作簿。3)单击“文件”菜单下的“新建”命令。具体操作如下：电子表格处理软件Excel①执行“文件”→“新建”命令或单击位于任务窗格右上方的下拉按钮，选择“新建工作簿”，打开如图5.2所示的“新建工作簿”任务窗格。②如果要创建一个空白工作簿，单击任务窗格中的“空白工作簿”选项。③如果要建立基于模板的工作簿，单击窗格中的“本机上的模板”选项，打开“模板”对话框。如图5.3所示。④在“电子方案表格”标签中，双击创建工作簿所需的模板即可。电子表格处理软件Excel图2“新建工作簿”任务窗格图3“模板”对话框电子表格处理软件Excel2.打开工作簿要对已有的工作簿进行操作，必须先打开工作簿。按下述操作可以打开工作簿：①执行“文件”→“打开”命令（或单击常用工具栏上的“打开”按钮），弹出“打开”对话框，如图4所示。②同时选定要打开的一个或多个工作簿文件，然后单击“打开”按钮即可。另外，在“打开”按钮右侧有一个小箭头，单击它会出现一个菜单，其中提供了多种打开工作簿的方式电子表格处理软件Excel图4“打开”对话框电子表格处理软件Excel3.保存工作簿1)要保存工作簿，只需单击常用工具栏上的“保存”按钮或执行“文件”菜单→“保存”命令即可。2)若此工作簿是第一次保存，则会出现“另存为”对话框，如图5所示，需要在对话框中为该工作簿输入文件名，然后单击“保存”按钮。3)如果要对已保存过的工作簿以新路径，新文件名保存，可执行“文件”→“另存为”命令，同样出现“另存为”对话框，在此对话框中选择新路径，输入新文件名，再单击“保存”按钮。电子表格处理软件Excel图5“另存为”对话框电子表格处理软件Excel为了防止在输入数据的过程中碰到意外关机的情况而丢失数据，Excel2003提供了定时自动保存的功能。若要使用该功能，则单击“工具”菜单上的“选项”命令，然后在出现的对话框中单击“保存”选项卡，选定“保存自动恢复信息，每隔”项并在其右侧的输入框内输入自动保存的间隔时间。电子表格处理软件Excel4.关闭工作簿在完成操作后，单击“文件”菜单中的“关闭”命令可以关闭当前工作簿。若此工作簿还未对其内容进行保存，则会出现一个对话框，确认是否保存。5.保护工作簿按下述操作可以保护工作簿及撤消工作簿的保护状态：①执行“工具”→“保护”→“保护工作簿”命令。②在出现如图6所示的对话框中选择保护工作簿方式并输入密码。此对话框中有三个选项：电子表格处理软件Excel•结构：若选定此项，则不能对工作簿中的工作表进行删除、移动、隐藏、复制、重命名等操作，也不能插入新的工作表。•窗口：若选定此项，则重新打开此工作簿时，窗口将缩小，而且不能移动和缩放工作簿窗口。•密码：设置密码后，只有输入正确的密码才能撤消工作簿的保护状态。若忘记了该密码，则永远不能撤消该工作簿的保护状态。图6“保护工作簿”对话框电子表格处理软件Excel③若要撤消工作簿的保护状态，则单击“工具”→“保护”→“撤消工作簿保护”命令，然后在出现的对话框中输入密码并单击“确定”按钮。电子表格处理软件Excel6.隐藏和取消隐藏工作表（1）隐藏工作表选定要隐藏的工作表，执行“格式”→“工作表”→“隐藏”命令，即可将工作表隐藏。（2）取消隐藏执行“格式”→“工作表”→“取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框，然后在“取消隐藏工作表”列表框中，双击需要取消隐藏的工作表名称。电子表格处理软件Excel7.拆分工作表窗口当工作表中有大量数据时，查看起来很不方便，Excel2003提供拆分窗口的功能，可以将工作表窗口拆分成若干个相互独立的窗口，并且每个窗口都有滚动条。（1）水平拆分成两个窗口选定某一行，执行“窗口”→“拆分”命令。（2）垂直拆分成两个窗口选定某一列，执行“窗口”→“拆分”命令。（3）拆分成四个窗口选定某个单元格，执行“窗口”→“拆分”命令。电子表格处理软件Excel工作表操作1.选定工作表1)在一个工作簿中，有多张工作表，若要对某个工作表进行操作，则要选定该工作表。选定工作表的方法：单击目标工作表标签。选定的工作表成为当前工作表，其名字以白底显示，且有下划线。2)若工作表较多，在工作表标签显示不下时，可利用工作表窗口左下角的标签滚动按钮来显示各工作表名。想显示第一个工作表，可单击按钮；想显示最后一个工作表，可单击按钮；想显示前一个工作表，可单击按钮；想显示后一个工作表，可单击按钮。3)有时需要同时对多个工作表进行操作，如：输入几个工作表共同的标题，删除多个工作表等。是需选定多个工作表。电子表格处理软件Excel选定多个工作表的方法如下：1)选定多个相邻的工作表单击要选定工作表的第一个工作表标签，然后，按住Shift键并单击最后一个工作表标签。2)选定多个不相邻的工作表按住Ctrl键并单击每一个要选定的工作表标签。电子表格处理软件Excel2.工作表重命名工作表重命名的方法是：•双击要重命名的工作表标签，使其反白显示，再单击，出现插入点，然后进行修改或输入新的名字。电子表格处理软件Excel3.工作表的移动和复制工作表的移动和复制操作方法如下：1)在同一工作簿中移动（或复制）工作表单击要移动（或复制）的工作表标签，沿着标签行拖动（或按住Ctrl键）工作表标签到目标位置。2)在不同工作簿之间移动（或复制）工作表①打开源工作簿和目标工作簿，单击源工作簿中要移动（或复制）的工作表标签，使之成为当前工作表。②单击“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，出现对话框，如图所示。③在对话框的“工作簿”栏中选中目标工作簿，在“下列选定工作表之前”栏中选定在目标工作簿中的插入位置（若复制，则需选中“建立副本”）。④单击“确定”按钮。电子表格处理软件Excel4.工作表的增加要在已建立的工作簿中增加一个新的工作表，方法如下：1)单击某工作表标签，新工作表将插入在该工作表之前。2)单击“插入”菜单的“工作表”命令。5.工作表的删除要在已建立的工作簿中删除一个工作表，方法如下：1)单击要删除的工作表标签，使之成为当前工作表。2)单击“编辑”菜单的“删除”工作表命令，在出现的对话框中单击“确定”按钮。电子表格处理软件Excel6.工作表的分割对于较大的表格，由于屏幕大小的限制，看不到全部单元格。若要在同一屏幕查看相距甚远的两个区域的单元格，可以对工作表进行横向或纵向分割，以便查看或编辑同一工作表不同部分的单元格。1)水平分割工作表鼠标指针移到“水平分割条”，上下拖动“水平分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成上下两个窗口。每个窗口有各自的滚动条，通过移动滚动条，两个窗口在“行”的方向可以显示同一工作表的不同部分。2)垂直分割工作表鼠标指针移到“垂直分割条”，左右拖动“垂直分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成左右两个窗口。两个窗口在“列”方向可以显示同一工作表的不同部分。电