如何撰写岗位说明书

如何撰写岗位说明书“6W2H”首先要从工作分析入手。工作分析是对某工作进行完整的描述或说明以便为管理活动提供有关工作方面的信息而进行的一系列工作信息的收集、分析和综合的人力资源管理基础性活动。工作分析从以下八个要素着手(6W2H):WHO:谁从事此项工作，责任人是谁，对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。WHAT:做什么，即本职工作或工作内容是什么，负什么责任。WHOM:为谁做，即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户，也指企业内部的员工，包括与从事该工作的人有直接关系的人:直接上级、下级、同事、客户等。WHY:为什么做，即工作对其从事者的意义所在。WHEN:工作的时间要求。WHERE:工作的地点、环境等。HOW:如何从事此项工作，即工作程序、规范以及为从事该工作所需的权利。HOWMUCH:为此向工作所需支付的费用、报酬等。工作分析是一项复杂的系统工程。企业进行工作分析必须统筹规划，分阶段、按步骤地进行。进行工作分析通常使用的的方法有:问卷调查、总结分析、员工记录、直接面谈、观察等方法。定义：岗位说明书，又称工作说明书，是对工作分析的结果(如工作描述、工作资格等)进行整合而形成的具有企业法规效果的正式文本。内容：包括岗位名称、所在部门、报告关系、职责要求、工作联系、任职资格（资历、所需资格证书、知识技能要求、能力素质要求等)。一、什么是岗位说明书二、内容填写要领1、如何填写“岗位名称”①岗位名称是对工作名称的进一步明确，规范岗位的名称有利于进行岗位管理②岗位名称应言简意赅的反映岗位的主要工作内容，并与其他岗位清晰界定，避免使用“协调”、“督导”等模糊词汇③岗位名称长度应适宜，不宜过长2、如何填写“所属部门”①所属部门是指该岗位所属的部门②原则上应该写到该岗位所属的最小组织细胞一般会有以下几种情况：①各部门的部门级岗位只需填写“所属部门”；②如果部门内还有室（二级部），则一般员工还应该写到属于哪个室（二级部）3、如何填写“工作职责”①工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分。为了了解和描述岗位的情况，至关重要的是要明确提供岗位的职责范围和权限②岗位的职责来自于公司的使命和战略的分解，按照工司的要求，本岗位应做什么③在编写职责时，首先应该将被该岗位职责的几个大块找出来，即本岗位应该做那几方面的事情，然后对每块的事情进行具体的描述④在具体描述时，每一条职责都应该尽量以流程的形式描述，尽量清楚每件事的输入和输出，描述的格式为“动词+名词宾语+进一步描述任务的词语”4、如何填写“工作联系”①直接上级一般会有以下几种情况：部门副级的直接上级是正职各部门正职的直接上级是对应的分管领导各部门内人员的直接上级一般是该部门的正职；但如果部门内还有室，则室负责人的直接上级是部门正职，各室内的员工直接上级是该室负责人②直接下级一般会有以下几种情况：各部门正职的直接下级是部门副职和各室负责人室负责人的直接下级是室内各岗位③工作联系一般分为外部联系（公司部门与其他公司、机关的联系）和内部联系（公司内部各部门的联系）5、如何填写“任职资格”①任职资格是决定岗位价值、招募、培训的重要依据②任职资格是对应职者的要求，不是针对现有人员的要求③任职资格包括以下项目：-资历-所需资格证书-知识要求-技能要求-能力要求-素质要求如何填写“资历”①资历包括学历（学位）、所学专业（或接受何种培训）、职称和工作经验（包括一般工作经验和特殊工作经验）。②工作年限的要求应与岗位的职责相匹配，一般情况下，普通基层岗位1-3年工作经验，主管岗位4-5年，部门级岗位8年以上。例如：薪酬福利岗位的资历要求是“人力资源管理或工商管理专业，大学本科毕业，从事过人力资源管理工作三年以上”如何填写“所需资格证书”所需资格证书不是职称，而是指从事本工作所必须的证照。例如：出纳必须有会计证才能上岗股票投资经理需要“证券从业资格证书”如何填写“知识要求”知识要求包括业务知识和管理知识业务知识是指该岗位开展业务工作所必须具备的知识使用计算机办公已是公司所有内勤岗位工作之必须无需再知识要求中填写“熟练应用办公软件”等类似信息，但特殊要求除外，比如“熟练使用CAD制图软件”等。管理知识指针对管理岗位或兼有管理职的岗位而言的，是指该岗位在进行岗位工作时所必须具备的知识。例：作为一个室主任，必须知晓必要的财务知识，人力资源管理知识，时间管理知识等。三、编写职位说明书时的常见问题1、混淆职位概要的内容职位概要，实际上是要求用一句话概述该职位的使命及作用。但如果简单从字面上理解，很可能犯两类错误：其一，将其与职位标识混淆，进而省略对该部分的描述；其二，将其定位为对岗位职责的简单陈述，导致该项目与“工作职责”项目之间内容边界的模糊，最终演变为工作职责的简略版。2、核心项目的遗漏或赘述①工作职责是职位说明书的核心部分之一。在描述时，如果忽视与工作分析调查和访谈结果的结合，就可能影响其周全性和完备性。②任职资格是职位说明书的另一核心部分。它是任职者履行职位职责时，所应具备的最低资格条件(或称必备要求)，包括学历、工作经验，核心知识、核心能力、通用技能、素质要求、工作环境等。如果不能区分各类项目的内涵，可能导致重复描述。3、用语随意、遣词粗糙职位说明书的很多项目需要以规格化的模式和语词加以描述，如果不能谨慎用词、斟酌用语，将可能产生歧义或弱化说明书的精准性。比如，将人力资源部经理的一项工作职责描述为“负责企业人力资源管理制度、计划等的制定和执行”，就会产生以下疑问：首先是语义不清。“负责”指的是亲力亲为，是组织安排，还是工作监督?第二是职责不明。“企业人力资源管理制度、计划等文件的制定和执行”是一个连续性的管理过程，涉及组织、管理，制定、核批、审查、督导、实施等诸多工作环节，仅以一句话粗略带过，造成职责描述不清，也显然与人力资源部经理实际的工作内容不符。四、撰写岗位说明书的几个要点把握1、明确职位说明书各项目的边界①撰写职位说明书之前，应准确定位各项目的内涵和边界。职位标识是一个职位最基本、独特的信息，帮助人们形成对该职位的直观印象，并与其他职位相区别。职位标识包括职位名称、职位所在部门、职位编码以及编制日期等四个内容。工作职责则是对职位概要的具体化和明细化，是对特定职位主要的职能及对应职能下所涵盖的主要职责的详细描述。而职位概要则是从宏观层面把握职位职责的一种概括性表述，不同于职位标识和工作职责。②职位概要一般要求按照“职责+范围+目的”的范式进行。比如，人力资源部经理的职位概要是“组织管理公司人力资源的选、用、育、留工作，保证公司发展和管理工作对人力资源数量和质量的要求。”2、认真梳理工作分析的结果，力求全面、无遗漏①无论是工作职责的描述，还是任职资格的规定，都应遵循“穷举、互斥”原则，达到“既包括所有工作内容，又避免相互重叠”的目的。②为确保工作职责描述的完备性，对于部门、科室等负责人的职能，原则上可分为“制度、计划、文件管理”、“业务管理”、“部门／科室管理”、“其他”等四大类。其中，如果“业务管理”类涉及的内容较多，还可以进—步细分为具体的业务职能。一般员工的职能，可按照其工作的流程划分。③为避免任职资格规定的反复性，首先要明确各项目的内涵。比如，核心知识是完成本职位工作所需的关键知识；核心能力是职位对任职者的关键能力要求；通用技能则是一种实际操作能力，包括计算机使用技能、写作技能、外语运用技能等。进而圈定各项目书写的内容或格式。3、拿捏语词，描述准确，切合实际①描述工作职责时应特别注意用词的恰当性，最好选择比较专业的词汇因而，人力资源部经理“负责企业人力资源管理制度、计划等的制定和执行”这一职能，就可扩展为诸如“组织建立、健全人力资源管理相关各项制度，报批后组织实施”、“组织编制年度人力资源管理工作计划，报批后组织实施”、“审核人力资源管理相关文件并督导实施”、“督导人力资源管理制度、计划等文件执行”等若干明晰，具体的工作职责。②另外，在描述职位所需的“核心知识”、“核心能力”、“通用技能”等项目时，应注意运用程度性词汇。比如，核心知识可分成“非常熟悉”、“熟悉”、“了解”三个层次。再比如，核心能力可分成“很强”、“较强”、“一般”三个层次。4、主次分明，突出重点①工作职责包括职能和具体职责两个部分。职能是根据业务流程或工作性质、内容对各项职责的概括；具体职责是对某项职能执行过程的描述。为体现条理性，二者最好都按照业务流程的顺序加以描述。若职能间缺乏必要的流程关系，也按照相对重要性排序确定。所谓相对重要性，即岗位职责的主次顺序或占用任职者工作时间多寡的权衡。②另外，关键绩效指标的确定也要注意轻重之别。首先通过现有制度文件、访谈、外部资料、标杆职位信息等渠道获取备选指标，进而针对职位职责应达到的绩效标准进行甄选。由于该指标主要用于考核，为体现“关键”二字，一个职位墩多选取5项指标，并依相对重要性排序。谢谢