项目范围管理过程

项目管理概论张进智博士本讲议是作者专门开发的课程体系，是作者本人的知识产权，未经作者本人同意，其他任何组织和个人不得借用。第四章项目范围管理一、项目范围管理基本概念二、项目范围管理过程三、WBS分解原理与方法项目范围是指为确保项目目标实现而必须生成的项目产出物和为生成项目产出物而必须开展的项目工作范围一、项目范围管理基本概念（一）项目范围项目范围项目产出物范围项目工作范围一、项目范围管理基本概念（二）项目范围管理项目范围管理就是为了确保项目目标实现而开展的对于项目产出物和项目工作范围的管理。是指根据项目目标对项目产出物范围以及项目工作范围的全面计划、确认和控制方面的工作。1.为项目实施提供任务范围框架2.对项目实施进行有效的控制3.为项目绩效度量提供基线4.为项目最终交付提供依据项目范围管理的作用一、项目范围管理基本概念二、项目范围管理过程修改项目管理计划收集需求范围定义制作WBS范围核实范围控制项目变更控制验收的可交付成果范围基准范围基准（更新）提出提议措施和变更请求二、项目范围管理过程（一）收集需求输入1.项目章程2.干系人登记册工具与技术1.访谈2.焦点小组会议3.引导式研讨会4.群体创新技术5.群体决策技术6.问卷调查7.观察8.原型法输出1.需求文件2.需求管理计划3.需求跟踪矩阵二、项目范围管理过程（二）定义范围输入1.项目章程2.需求文件3.组织过程资产工具与技术1.专家判断2.产品分析3.备选方案识别4.引导式研讨会输出1.项目范围说明书2.项目文件（更新）•范围说明书•是一份描述项目输出或可交付成果的文件•是对项目或项目阶段是否成功完成做出决策的依据•是项目和项目干系人对项目范围达成共识的基础•范围说明书至少应包括：–项目论证：项目绩效评估的依据–项目产品：产品描述–可交付成果：各层次交付成果的定义–项目目标：项目绩效度量的定量指标，包括：成本、进度、质量、风险等。二、项目范围管理过程（二）定义范围123456A项目论证项目背景市场机遇客户价值风险经济效益分析可行性分析B产品描述主要功能描述主要性能特征主要质量标准其他C交付成果定义直接交付物文档实施过程培训与服务其他D项目目标进度目标成本目标质量目标其他E风险因素资源需求保证限制与假设项目范围说明书二、项目范围管理过程二、项目范围管理过程（三）创建工作分解结构输入1.项目范围说明书2.需求文件3.组织过程资产工具与技术1.分解输出1.工作分解结构2.工作分解结构词典3.范围基准4.项目文件（更新）WBS(WorkBreakdownStructure)主要是将一个项目分解成易于管理的几个部分或几个细目，以便确保找出完成项目工作范围所需的所有工作要素。它是一种在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法，WBS按照项目发展的规律，依据一定的原则和规定，进行系统化的、相互关联和协调的层次分解。结构层次越往下层则项目组成部分的定义越详细，WBS最后构成一份层次清晰，可以具体作为组织项目实施的工作依据。WBS通常是一种面向“成果”的“树”，其最底层是细化后的“可交付成果的任务分配单”，该树型组织确定了项目的整个范围。但WBS的形式并不限于“树”状，还有多种形式。二、项目范围管理过程（三）创建工作分解结构•WBS总是处于计划过程的中心，也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。WBS同时也是控制项目变更的重要基础。项目范围是由WBS定义的，所以WBS也是一个项目的综合工具。WBS具有4个主要用途：1.WBS是一个描述思路的规划和设计工具。它帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作。2.WBS是一个清晰地表示各项目工作之间的相互联系的结构设计工具。3.WBS是一个展现项目全貌，详细说明为完成项目所必须完成的各项工作的计划工具。4.WBS定义了里程碑事件，可以向高级管理层和客户报告项目完成情况，作为项目状况的报告工具。二、项目范围管理过程（三）创建工作分解结构WBS结构的总体设计对于一个有效的工作系统来说是个关键。结构应以等级状（层次结构）或树状（组织结构）来构成，使底层代表详细的任务信息，而且其范围很大，逐层向上。即WBS结构底层是管理项目所需的最低层次的信息，在这一层次上，能够满足用户、团队成员对的工作交流或监控需要。从这棵“树”的根开始，结构上的第二个层次将比第一层要宽，而且提供信息的对象层次，也应比上一层的层次要低，以后依此类推，直到具体的任务细节。结构设计的原则是必须有效和分等级，但不必在结构内，建立太多的层次，因为层次太多了不易有效管理。对一个大项目来说，4到6个层次就足够了。在设计结构的每一层中，必须考虑信息如何向上/下流入相邻层。原则是从一个层次到另一个层次的转移应当以自然状态发生。此外，还应考虑到使结构具有能够增加的灵活性，并从一开始就注意使结构被译成编码时对于用户来说是易于理解的。二、项目范围管理过程（三）创建工作分解结构二、项目范围管理过程（四）范围核实输入1.项目管理计划2.需求文件3.需求跟踪矩阵4.确认的可交付成果工具与技术1.检查输出1.验收的可交付成果2.变更请求3.项目文件（更新）•范围确认是通过参与者（倡议者、委托人和顾客等）的行为，正式确定项目范围的过程。它要求检查项目工作和项目成果，以保证所有项目都能准确地、满意地完成。•如果这个项目已提前终止，这个范围确认过程也应该证实并应以书面文件的形式把它的完成情况记录下来。•范围确认与质量控制是不同的，范围确认关注的是有关工作结果的验收标准，而质量控制关注的是有关工作结果正确性、即是否达到了验收标准的问题。二、项目范围管理过程（四）范围核实二、项目范围管理过程（五）范围控制输入1.项目管理计划2.工作绩效信息3.需求文件4.需求跟踪矩阵5.组织过程资产工具与技术1.偏差分析输出1.工作绩效测量结果2.组织过程资产3.变更请求4.项目管理计划5.项目文件（更新）•范围变更控制系统：范围变更控制系统是一系列正式的、文档化的程序，这些程序定义了对项目绩效进行监控和评价的过程。范围变更控制系统包括正式项目文档变更的步骤，还包括文档系统、跟踪系统、过程和必要的变更批准层次。•范围定义--把主要的项目工作细目分解成更小、更易管理操作的单元。•范围核实—项目干系人正式认可项目范围。•范围控制--对项目范围的变更进行控制。二、项目范围管理过程（五）范围控制•创建WBS是指将复杂的项目分解为一系列明确定义的项目工作并作为随后计划活动的指导文档。创建WBS的方法主要有以下几种：a.使用指导方针。一些像美国国防部(DOD)的组织，提供MIL-STD之类的指导方针用于创建项目的WBS。b.类比方法。参考类似项目的WBS创建新项目的WBS。c.自上而下的方法。从项目的目标开始，逐级分解项目工作，直到参与者满意地认为项目工作已经充分地得到定义。该方法由于可以将项目工作定义在适当的细节水平，对于项目工期、成本和资源需求的估计可以比较准确。d.自下而上的方法。从详细的任务开始，将识别和认可的项目任务逐级归类到上一层次，直到达到项目的目标。这种方法存在的主要风险是可能不能完全地识别出所有任务或者识别出的任务过于粗略或过于琐碎。三、WBS分解原理与方法•a.某项任务应该在WBS中的一个地方且只应该在WBS中的一个地方出现。b.WBS中某项任务的内容是其下所有WBS项的总和。c.一个WBS项只能由一个人责任，即使许多人都可能在其上工作，也只能由一个人负责，其他人只能是参与者。d.WBS必须与实际工作中的执行方式一致。e.应让项目团队成员积极参与创建WBS，以确保WBS的一致性。f.每个WBS项都必须文档化，以确保准确理解已包括和未包括的工作范围。g.WBS必须在根据范围说明书正常地维护项目工作内容的同时，也能适应无法避免的变化WBS基本要求三、WBS分解原理与方法WBS的表示方式WBS可以由树形的层次结构图或者行首缩进的表格表示。在实际应用中，表格形式的WBS应用比较普遍，特别是在项目管理软件中三、WBS分解原理与方法三、WBS分解原理与方法三、WBS分解原理与方法WBS的分解方式WBS的分解可以采用多种方式进行，包括：a.按产品的物理结构分解。b.按产品或项目的功能分解。c.按照实施过程分解。d.按照项目的地域分布分解。e.按照项目的各个目标分解。f.按部门分解。g.按职能分解。三、WBS分解原理与方法创建WBS的过程•得到范围说明书(ScopeStatemet)或工作说明书(StatemetofWok，承包子项目时)。召集有关人员，集体讨论所有主要项目工作，确定项目工作分解的方式。分解项目工作。如果有现成的模板，应该尽量利用。画出WBS的层次结构图。WBS较高层次上的一些工作可以定义为子项目或子生命周期阶段。将主要项目可交付成果细分为更小的、易于管理的组分或工作包。工作包必须详细到可以对该工作包进行估算(成本和历时)、安排进度、做出预算、分配负责人员或组织单位。验证上述分解的正确性。如果发现较低层次的项没有必要，则修改组成成分。如果有必要，建立一个编号系统。三、WBS分解原理与方法三、WBS分解原理与方法最小任务单元的选择它们是一个工作产品；它们只代表自己，没有下属的单元；它们是没有必要再细分的工作；它们能比较直观地看出，是通过什么方式实现或获得的，如：外购、设计等；它们需要达到的目的能直观地被用户、项目组和任务执行者所理解。我们用反问的方法，再来审查我们已经分解到最底层的任务：由最底层的任务单元来计算和控制成本和进度的精度是否足够？完成任务单元的责任人能力是否足够，任务是否过重或任务不饱满？这些任务单元是否还有理由继续再细分下去？是否有必要更详细地了解内部的过程和产品？这些工作单元是否具有充分的独立性？在任务单元内部，是否在时间、资源等方面受其他单元的牵制？对任务单元的评价、度量尺度是否清楚？用户、项目组和任务责任个人是否能清楚、完整地理解这些任务？三、WBS分解原理与方法WBS工作编码方法•由高层向下层用多位码编排，要求每项工作有唯一的编码–1000•1100–1110»1111»1112»1113–1120»1121»1122»1123•1200•WBS编码也称为：帐目编码•是用于唯一确定项目工作分解结构每一个工作单元的编码系统，成本和资源被分配到这一编码结构中三、WBS分解原理与方法•基于工作过程的划分–上层按照工作的流程分解–下层按照工作的内容划分项目工作分解结构表项目名称：项目负责人：单位名称：制表日期：工作分解结构任务编码任务名称主要活动描述负责人1000110012001x001x101x111x12项目负责人审核意见：签名：日期：工作分解结构的特点常用于建立或确认对项目范围达成共识通常以图表形式表示WBS中的每一项元素通常被赋予唯一的标识，形成编码系统WBS的最低一层元素一般被称为工作包WBS字典：一般包含工作包描述＋其它计划信息：预算、工期、人员安排……三、WBS分解原理与方法XXXXXXXXNN第一级费用性质分类编码第二级专业工程分类编码第三级大系统编码第四级单位工程（子系统）编码第五级分部工程编码第六级分项工程编码图2-7统一编码系统结构编码不仅把不同的项目单元区别开，而且要保留它所有特征，如所属的子项目，所属区域、专业功能、要素等。在项目实施过程中的网络分析，成本管理、数据的储存、分析、统计都靠编码识别。三、WBS分解原理与方法WBS表达形式—层次结构图和锯齿列表图形显示锯齿列表1．0系统1．1元素A1.1.1任务1.1.2任务1．2元素B1．0系统1．1元素A1．2元素B1.1.1任务1.1.2任务三、WBS分解原理与方法分解确定项目的主要可交付成果确定每个可付成果的详细程度是否已经达到了足以编制出恰当的成本和历时估算确定可交付成果的组成元素核实分解的正确性YESNO三、WBS分解原理与方法分解技术第一步：确定项目的主要可交付成果，包括项目管理。主要可交付成果总是依据项目的实际管理方式进行定