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第二讲应用文的写作方法应用文是指人们在工作、学习、生活中传递信息，以达到交际目的的一种文体。这种文章需做到言简意赅、条理清楚，一般不需要过多修饰。应用文命题在历年考试中出现过７次，占本书所考察四级真题总数的29.2%,主要分为书信和口头两类。１．书信类：InHonorofTeachersontheOccasionofTeacher’sDay(2005年6月)ALetterinReplytoaFriend(2003年12月)ALettertotheUniversityPresidentAbouttheCanteenServiceonCampus(2002年1月)ALettertoaSchoolmate(2001年6月)２．口头类：AnAnnouncementforaVoluntaryProgram(2006年6月17日)ACampaignSpeech(2005年1月)ABriefIntroductiontoaTouristAttraction(2004年6月)仔细研读以上真题，我们不难发现，四级作文越来越突出“实用”两个字。像书信、演讲稿等实际生活中运用得到的文体，在1996-2006年的四级考试中共出现了七次，而且集中出现在近几年。文章所涉及的内容也多种多样，大部分都与日常生活比较贴近。书信的种类可能千变万化，如建议信、抱怨信、申请信（包括求职信）、邀请信、感谢信、道歉信、海报等，再加上口头应用文，如演讲稿、通知等，使得考生在备考时常理不清头绪。然而万变不离其宗，只要掌握了英文书信的基本格式，再参照写作模板，就能写出一篇合格的应用文。一、书信的格式二、书信的语言三、模板与解说四、常用句式一、书信的格式应用文的一个最大特点是具有固定的格式和惯用的语句，考生必须遵循一定的书写格式和行文方法。下面首先针对书信的格式进行讲解。一、书信的格式信头（Heading）信头包括发信人的单位名称、地址和发信日期等。发信人的信息应写在信纸的右上方，遵循“由小到大”的原则，如第一行写门牌号码、街道名，第二行写区名、城市名、省（州）名，若是寄往国外，还要在下一行写国名。著名城市可不必写省名。日期的写法英美两国的习惯不尽相同，以下列举的几种在写作中都可以采用：美式：Jan.30,2002,Jan.30th,2002,Jan.302002,Jan.30th2002;英式：30Jan,2002,30thJan.,2002,30Jan.2002,30thJan.2002。此外，信头一般采用并列式，即各行开头一律左对齐。信头（Heading）信头部分有两点要特别注意：第一，在标注写信日期时，最好避免如2/12/2006这样的写法，以免引起歧义。因为这在美国人看来是2月12日，而在英国人看来则是12月2日。第二，在四、六级考试中，无论要求中有无写明，日期是一定要给出的。因为缺少日期，是书信格式不合格的一种表现，会被扣除一定的分数。称呼(Salutation)称呼应比信内地址低两行，靠左边顶格自成一行。称呼后面美国人习惯加冒号，英国人习惯加逗号，两种写法皆可。如：DearProferssor,(英式)DearPresident:(美式)最常用的称呼是：Dear+（头衔）+姓或名，如：DearProf.Geller,DearMr.Alan:DearIsabel,DearPres.(President):(总经理、校长、会长、总统等)称呼(Salutation)有时也在收信人姓名之前冠以尊称，如：Mr.(Mister)Geller,Mrs.(Mistress)Kidman:MissFoster,Ms.Aniston:(女士通称，不分年龄)如果是一般朋友则可称呼为：MydearXXX,若给某个机构或不认识的人写信，可用如下称呼：DearSir/Sirs,Gentlemen:Ladies,DearSirorMadam:（用于不知道对方的性别时）ToWhomItMayConcern,（用于出具证明或类似的书信时）正文（Body）正文有两种排版方式，即缩进式和齐头式。缩进式是指每个段落的开头空两格，段落之间没有空行；齐头式是指每个段落顶格写，段落之间空一行。通常商务信件采用齐头式，因为这样整个信件显得比较工整，层次一目了然。结束语（ComplimentaryClose）结束语应写在与正文最后一行相隔一、二行的右下方位置，第一个字母大写，末尾要加逗号。常用结束语有：Yourstruly,Yourssincerely,Sincerelyyours,Cordiallyyours,Sincerely等。除此之外，在私人书信中还可以依照自己与收件人的关系和亲疏程度，选用以下结束语：Affectionately,Fondly,Yourswithlove,Withbestwishes,Love,Yours等。签名（Signature）签名低于结束语一至二行，位于结束语的正下方。二、书信的语言书信的语言有一定的规范。在四级考试书信类作文中，以下几点必须注意：１．开门见山中国人倾向于迂回的思维方式，有时要等看完全文才明白作者的意图，着一点与英美人的习惯大相径庭。在书信写作时，英美人一般在问候之后直接说明意图，如：等，直截了当，一目了然。试想，若在求职信中滔滔不绝，直到最后才提“求职”二字，恐怕没有顾主会耐心看完。因此，写英文书信时，直接说明意图会起到好的效果。２．简洁书信是一种非面对面的交流，这种形式就决定了它应该用最简洁的语言表达尽可能丰富的内涵。考生应注意节约用词，做到简洁明了。二、书信的语言３．清晰书信如果表达不清楚，收信人会看不明白，甚至引发误会。因此，写信时应仔细构思，力求表达清晰，阐述清楚。４．礼貌当对方地位较高时，或者互相不熟悉时，应用较为尊敬的称呼，信的结尾处还要写上感谢一类的话。５．得体书信要写得得体，就必须考虑写信人和收信人的关系。若是公函，用词应当正式，经得起推敲给长辈写信，要用尊敬的语气，措辞不能过于随意；给同辈写信，用语也要讲礼貌。三、信封的写法英文信封的写法和中文完全不同。发信人的姓名和地址写在信封的左上角，收信人的姓名和地址写在信封的中央或稍靠右位置。这两处都是第一行写姓名，第二行起写地址，地址的写法是与信内地址一样，遵循“由小到大”的原则。三、信封的写法ZhangPingEnglishDepartmentBeijingCityUniversity（发信人）269MidRoadofNorthLoop-4Beijing,100083P.R.ChinaProf.GeorgeJacksonWarnerBooks444MadisonAvenue(收信人)NewYork,NY10022U.S.A.四、模板与解说不管应用文的命题如何变化，写作时都能遵循一定的套路。简单说来，可以按照以下框架展开：第一段：告知对方你的身份（假如对方不认识你），简要叙述写信的原因；第二段：详细解释写信的意图（建议、批评、投诉、申请、邀请、感谢、道歉等）；第三段：发出请求，提供帮助，表示感谢，或期盼回信等。►例１：LetterinReplytoaFriend（２００３年１２月）►Directions:Forthispart,youareallowed30minutestowritealetterinreplytoafriend’sinquiryaboutapplydingforadmissiontoyourcollegeoruniversity.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtotheoutlinegivenbelowinChinese:►１）建议报考的专业及理由；►２）报考该专业的基本条件；►３）应当如何备考。►模板一►December27th,2003►DearX,►第一段：►Iamveryhappytolearnthat________.（对来信表示高兴）►Youarewelcometo________.（对报考表示欢迎）►Whenitcomesto_________,Isuggestthat________.（提出建议报考的专业）►Tobeginwith,.(理由一)►What’smore,.(理由二)►第二段：►Inorderto,youhaveto.(指出报考该专业的基本条件)►Firstofall,.(条件一)►Inaddition,.(条件二)►第三段：►Asfarasisconcerned,youshouldontheonehand.(有关如何备考，首先……)►Ontheotherhand,you’dbetter.(其次……)►Onlybycanyou.(总结)►Bestwishes!►Yourstruly,►LiMing►范文点评一►ALetterinReplytoaFriend►Dearx,►⑴Iamveryhappytolearnthatyouwanttoapplytoouruniversity.⑵Youarewelcometobeoneofus.⑶Whenitcomestowhichmajoryoushouldchoose,IsuggestthatyouapplyforComputerScience.⑷Tobeginwith,thisisoneofthebestspecializedprogramsinouruniversity.⑸What’smore,ComputerSciencemajorsaremorelikelytofindwell-paidjobs.►⑹InordertostudyattheDepartmrntofComputerScience,Youhavetomeetthefollowingrequirements.⑺Firstofall,youhavetoreachtheminimumscoresetforadmissiontokeyuniversitiesintheNationalCollegeEntranceExamination.⑻Inaddition,youhavetobegoodatmathematics.⑼Asfarasthepreparationisconcerned,youshouldontheonehandreviewalltherequiredlessons.⑽Ontheotherhand,you’dbetterspendsometimeonEnglish.⑾Onlybycarefulpreparationscanyouhopetoenrollinouruniversity.Bestwishes!►Yourstruly,►LiMing►(172words)►框架点评►第一段：首先对来信表示高兴，欢迎对方申请本校。然后切入主题，建议报考计算机专业，并用两个词组Tobeginwith…和What’smore…引出两点理由：一是因为该专业实力较强，二是毕业后容易就业。►第二段：首句是主题句，以Inorderto…youhavetomeetthefollowingrequirements引出两个条件；用Firstofall…,Inaddition…引导两个扩展句来阐述这两个条件。由于篇幅所限，且题目要求涉及的内容较多，故中间段的总结句省去。►第三段：以Asfaras…引出对备考的建议，用Ontheonehand…和Ontheotherhand…连接。最后以Onlythrough…来结尾，即只有做好这些准备，才有希望录取。►范文点评二►ALetterinReplytoaFriend►December27th,2003►DearX,►⑴Iamveryhappytolearnthateverythinggoeswellwithyouandyouareinterestedinouruniversity.⑵Whelcometothisbeautifulcity.►⑶Whenitcomestowhichmajoryoushouldchooseforgraduatestudy,Isuggestth