行政公文

行政公文行政公文概述及常用文体的写作第一节文体概述一、行政公文的含义行政机关公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。是依法行政和进行公务活动的重要工具，是国家行政机关实施行政管理活动的主要手段之一。二、行政公文的特点1.鲜明的政策性公文既然是国家行政机关在处理行政公务中用到的文书，其内容必然同党和国家的各项方针、政策密切联系，因此在内容上具有鲜明的政策性。各级机关运用公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制度，维护人民的利益。2.法定的权威性公文是机关或组织在职能活动中形成的，是职能活动的直接产物。各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力，不允许任意违背，做到有令必行，有章必循，违令必究。公文法定的权威性取决于两个方面,两者缺一不可：一是公文制发机关的法定地位和职权；二是公文本身内容的合法性。3.作者的法定性公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是机关或组织。因此，它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。4.体式的规范性公文的规范体式，一是指撰写公文所采用的语体，即现代汉语语体；二是指公文的格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。5.公文的制发具有程序性公文由法定作者制发，在撰写和制发的过程中，它要受公文处理程序的严格制约。制文程序：草拟审核签发复核缮印发文注册用印发文登记分发等九个步骤。收文程序：签收登记分办批办承办催办等程序。6.文风的庄重性撰制公文是一项严肃的工作，公文要维护其政策性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。三、行政公文的分类1.《国家行政机关公文处理办法》规定，国家法定的行政公文有：命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要13种。2.根据文件来源分类，可分为发文、收文和内部文件。3.根据行文关系分类，即发文单位与收文单位之间的组织关系与职权范围，可分为上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）和通行文（意见、会议纪要等）。4.按公文的内在属性分为：指令性公文（命令、决定等）指导性公文（意见等）知照性公文（通知、通报等）公布性公文（公告、通告等）商洽性公文（函等）报请性公文（请示、报告等）记录性公文（会议纪要）5.按公文的办理时限要求分为：特急件：要求来文1天内办理完毕急件：要求来文3天内办理完毕一般：要求来文7天内办理完毕6.按保密程度分为：绝密公文：指党和国家核心机密公文机密公文：指党和国家重要机密公文秘密公文：指党和国家一般秘密公文普通公文：指不涉及密级的一般公文四、行政公文的作用1.依据和凭证作用2.领导和指导作用3.沟通和交流作用4.宣传和教育作用五、行政公文的格式1.文头部分包括文件版头、发文字号、签发人姓名、秘密等级、紧急程度、公文代号等项。0000001机密一年特急＊＊省人民政府文件＊政发〔2007〕12号2.正文部分包括公文标题、题注、主送机关、公文正文、附件及附件说明、署名、成文时间、印章等项。＊＊市人民政府关于农产品调价的通知各区、县：………………………………………………………………………………………………………………………………………………。附件：1.《粮食价格限定表》2.《农副产品价格限定表》（传达至群众）二○○七年三月四日3.文尾格式：包括附注、主题词、抄送机关、印发说明、无正文说明六、行政公文行文的原则根据《国家行政机关公文处理办法》规定，机关行文必须遵守以下规定：1.力求精简文件2.严格控制越级行文3.严格按组织关系和职权范围行文4.体现党政分工的原则5.不能多头主送或忽略抄送七、行政公文的语言1.行政公文的词语行政公文语言总的要求是庄重、平实、概括，多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。常用的公文专用词语有：开端用语：根据、为了、按照、依照、遵照、现将、兹、鉴于称谓用语：本（局）、你（贵）（公司）、该（处）、我或敝（部）经办用语：经、业经、兹经、责成、拟定引叙用语：前接、近接、悉、近悉、敬悉、惊悉、欣悉期请用语：即请查照、希即遵照、请、拟、希、望、盼表态用语：照办、同意、不同意、可行、不可、应该、迅即办理征询用语：当否、是否可行、可否期复用语：请批示、请核示、请回复、请指示综述过渡用语：为此、对此、如下结尾用语：为要、为盼、为荷、特此通知（函复、函达）、通告、此告2.行政公文的语句公文的语句要求含义完整确切，不会产生歧义。一般来说，陈述句较多、祈使句次之、疑问句、感叹句再次之。在公文语句中，大量使用介词结构。常用介词有：为、为了、由于——表示目的、原因对、对于、关于、除了——表示对象、范围根据、依据、遵照、通过、在、随着——表示根据、方式3.行政公文的修辞引用、借代、排比、反复第二节常用行政公文文种的写作模式一、请示模式请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》。可以省去发文机关。【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为……”开头）。2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不妥，请批准”。【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。【印章、发文时间】印章要“骑年盖月”，发文时间要用汉字写完整。二、报告模式报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。【标题】通常有两种方式，一是事由+文种，二是发文机关+事由+文种【主送机关】与请示相同。【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种：一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。百字上下。2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请示相同写法。最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。三、通知模式通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。【主送机关】写全称或规范性简称。普发性或知照性的，可以不写。【正文】发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语”。如：“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行。”事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等任免通知：格式固定【附件】可有可无【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。【发文时间】用汉字小写数字阅读以下两则报告，注意两者的区别关于我省清理整顿公司工作的报告国务院：我省自1988年10月清理整顿公司以来，坚持既坚决又稳妥的方针，抓紧清理整顿方案的拟订和实施，积极查处了公司违法违纪案件，努力加强公司的建设和管理，基本完成了党中央、国务院赋予我们的任务，达到了预期的目的，现将这项工作情况报告如下：一、撤并了一批流通领域的公司，解决了公司过多过滥的问题。(略)二、查处了公司违法违纪案件，整顿了公司的经营秩序。(略)三、认真做好撤并公司的各项善后工作。(略)四、加强了公司管理和法规、制度建设。(略)特此报告。××省人民政府（公章）××××年×月×日关于粮食政策性财务挂账停息的报告国务院：根据中共中央、国务院关于妥善解决粮食财务挂账问题的一系列文件精神，……经过反复研究，对粮食财务挂账实行停息的有关政策提出如下意见：一、停息的前提条件。（略）二、停息的原则。（略）三、停息的时间和办法。（略）四、凡是停息后再新增加粮食财务挂账的省、自治区、直辖市，中央财政将从核定的停息基数中相应扣除新增挂账。五、有关粮食挂账停息的具体财务处理办法由财政部会同有关部门另行制定。如无不妥，请批转各地各部门执行。财政部审计署中国人民银行国家粮食储备局一九九九年二月十一日