公文写作应注意的几个问题

公文写作应注意的几个问题写好公文应注意四个问题要弄清楚公文的基本概念及常用公文的分类要明确行文的目的，根据行文目的来选择文种要理顺行文关系，根据行文关系来确定文种要熟练、准确地掌握各种公文的格式要求，做到标准化、规范化第一个问题要弄清楚公文的基本概念及常用公文的分类什么是公文？公文，就是公务文件（或者称公务文书）的简称，是文件的一个主要门类。公文是国际机构、行政机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在行使管理职能及其它公务活动过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。公文主要有两大类一是常用公文：如通知、报告、请示、批复、会议纪要、函等，就是我们通常所说的各种各样的“红头文件”。二是常用文书：如计划、总结、调查报告、述职报告、讲话稿、开幕词、闭幕词、会议主持词等，就是我们通常说的“白头材料”。两个必须认真学习掌握的重要法规《中国共产党机关公文处理条例》经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发；共十二章四十条。《国家行政机关公文处理办法》2000年8月24日国务院发布，自2001年1月1日起施行。共九章五十七条。常用公文的种类常用公文的种类很多，通常可以有四种分类：一是按公文的发文机关不同来划分；二是按公文的行文关系划分；三是按公文的保密要求划分；四是按公文的办理时限划分。不同的分类方法，有不同的公文种类。一、按公文的发文机关不同来划分党的公文有14种：决议、指示、公报、条例、规定、请示、报告、批复、函、通知、通报、意见、决定、会议纪要。政府机关的公文有13种：命令（令）、公告、通告、议案、请示、报告、批复、函、通知、通报、意见、决定、会议纪要。其中有9种公文是相同的。二、按公文的行文关系划分上行文：即向具有隶属关系（如省委组织部向省委），或虽无隶属关系，但在职权上受其领导、管理的上级机关（如省委组织部向中组部）的行文。文种有“报告”、“请示”、“函”等。平行文：指级别相等的机关和单位之间（如省委组织部向省委宣传部），或者既不隶属，又无职权上管理与被管理关系的级别不相等的机关或单位（如省委组织部向南明区政府）之间的相互行文。文种有“通知”、“函”、“会议纪要”等。下行文：即向具有隶属关系（省委组织部向各处室），或虽无隶属关系，但在职权上属于被管理的次级机关（省委组织部向市州地党委组织部门）的行文。文种有“决定”、“决议”、“通知”、“通报”、“批复”、“函”、“会议纪要”等。三、按公文的保密要求划分普通件：即不涉及党和国家秘密、单位工作秘密和内部秘密，没有保密要求的公文。保密件：指涉及党和国家秘密、单位工作秘密和内部秘密，一旦泄密会给党和国家以及单位工作造成损害的公文。秘密公文一般分为三等密级：绝密件：保密期限不超过30年，特殊情况下可规定为长期；机密件：保密期限不超过20年；秘密件：保密期限不超过10年。四、按公文的办理时限划分平件：指按照正常速度和程序办理的公文。办理时限一般不超过7天。急件：指涉及重要事项，需要急速运转的公文。办理时限不超过3天。特急件：指事关重大，必须以最快速度运转的公文，应随到随办，不得超过24小时。以电报方式传递的紧急公文，按紧急程度应分别标明“平急”、“加急”、“特急”、“特提”。第二个问题要明确行文的目的，根据行文目的来选择文种行文目的指的是撰写公文要解决什么问题，是报告工作情况、请示工作，还是安排布置工作，或者是发布什么要求、公布什么消息等等，不同的目的要选择不同的文种。要把公文写好，首先必须熟练掌握各种公文的适用范围，知道哪一种公文主要用于哪一方面的工作。党的机关公文种类及适用范围1、决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项2、决定：用于对重要事项作出决策和安排3、指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求4、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法5、通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项6、通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况7、公报：用于公开发布重要决定或者重大事件8、报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问9、请示：用于向上级机关请求指示、批准10、批复用于答复下级机关的请示11、条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度12、规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范13、函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等14、会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项第三个问题要理顺行文关系，根据行文关系来确定文种1、向上级机关行文，应当主送一个上级机关2、如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送；3、不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题4、因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关5、向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关6、党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的机关部门行文7、党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文8、党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文9、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文10、同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文11、不相隶属机关之间一般用函行文第四个问题要熟练、准确地掌握各种公文的格式要求，做到标准化、规范化党的机关公文的组成1、版头2、份号3、密级4、紧急程度5、发文字号6、签发人7、标题8、主送机关9、正文10、附件11、发文机关署名12、成文日期13、印章14、印发传达范围15、主题词16、抄送机关17、印制版记组成1、版头版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。党的机关公文版头的主要形式及适用范围（一）《中共xx文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示（二）《中国共产党xx委员会（xx）》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作（三）《中共xx办公厅（室）文件》、《中共xx办公厅（室）（xx）》用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作（四）《中共xx部文件》、《中共xx部（xx）》用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作2、份号份号即公文印制份数的顺序号；秘密公文应当标明份号；份数序号用五位或七位阿拉伯数码标注在文件首页版心左上角第一行。3、密级公文的秘密等级，标注于份号下方。4、紧急程度对公文送达和办理的时间要求，用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行。5、发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。发文年度用六角括号“〔〕”括入。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。6、签发人上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。7、标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。有时候发文机关名称也可省略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。8、主送机关即主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。9、正文公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。10、附件公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。11、发文机关署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。12、成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，右空2字。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。13、印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。加盖印章的注意事项（1）单一机关制发的公文，加盖印章时在落款处不署发文机关的名称，只标注成文时间。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。常说的“骑年盖月”是错误的，应该是“启年盖月”，即印章的左下弧盖在“年”字上，右下弧盖住月份，此谓“启年盖月”，也称“启年压月”。加盖印章的注意事项（2）联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，居中排布，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。印章要排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。加盖印章的注意事项（3）当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。加盖印章的注意事项（4）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。14、印发传达范围加括号标注于成文日期左下方。15、主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。主题词的标引应先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词，除类别词外，最多不超过5个，最少不少于2个。16、抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。17、印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。公文的排版及用纸规格公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。公文的字体及字号规范要求密级、紧急程度用三号黑体；发文字号用四号仿宋体加黑；签发人用三号楷体；标题用二号（或小二号）宋体加黑或华文中宋二号（或小二号）；正文一级标题“一、二、三……”用三号（或小三号）黑体；正文二级标题“（一）（二）（三）……”用三号（或小三号）楷体；主送机关、正文三级标题及其它内容用三号（或小三号）仿宋体；批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号（或小三号）楷体，被批转（转发、印发）文件正文用三号（或小三号）仿宋体；附件标题用二号（或小二号）宋体或华文中宋二号（或小二号），正文用三号（或小三号）仿宋体；印发传达范围用三号（或小三号）仿宋体；“主题词”三个字用三号黑体字，居左顶格标注，词目用三号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点符号。抄送机关名称用四号仿宋体字；印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字；一般用单倍行距，每页19行或20行，每行25个字。公文的页码页码是指按公文排列的逻辑顺序依次对公文编制的顺序号，保证公文不散页。页码用阿拉伯数字标识，在版心下边缘之下一行，页码左右各放一条4号一字线；单页码居右空1字，双页码居左空1字。汉语数字使用的一般规定汉语数字通常是指“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”及其大写“壹、贰、叁、