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公文写作规范及技巧主讲：熊朝开2010年9月信息技术分公司培训教材行政公文的概念行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家等的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。行政公文种类国家行政公文有12类,即：命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。公文写作要求高公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。四要多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。公文结构用语一是开头用语二是结尾用语三是过渡用语四是经办用语五是称谓用语开头用语用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。结尾用语如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。过渡用语如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。经办用语如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。称谓用语有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等。公文主文结构公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。公文主文结构主要由两部分组成一．标题二．正文一、标题写作方式1.规范式：由三部分组成，即：发文机关＋事由＋文种――用于重要、庄重的公务一、标题写作方式2.灵活式：A、由二部分组成：一是：发文机关＋文种（以上标题下可加时间）二是：事由＋文种三是：转发+始发机关及原通知标题一、标题写作方式Ｂ、由一部分组成：只有文种――常是不大重要的公务，带周知性一、标题写作方式带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。二、正文写作方式1．主送机关面向机关全体人员或者社会群体的，公务若是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系。2．正文A：原一是依据：1、情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前…”类时间状语；简介人物及事迹。2、文件：常用“根据…”；往往是一句话。3、意义、议论：常用“是…”。4、作用：常用“将使…”。由二是目的：常用“为…”原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。2.正文B、事项：内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达。1.并列式（常见）一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。2.递进式一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。运用序码注意：常运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。C结尾：（可以不要）常见有：一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。二是希望、号召类。公文模式从行政公文中选择出3种常用的模式化如下。请示模式报告模式通知模式1.请示模式请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。标题：一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：分公司2009年《关于CMMI认证的请示》。可以省去发文机关。主送机关：接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。请示模式正文：1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。附件：可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。印章、发文时间2、报告模式报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位的总结同时用于会议，成为报告。标题：一般是“事由＋报告”。主送机关：与请示相同。2.报告模式正文：种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种：一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府、机关、单位都要在大会上作此种工作报告。1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。百字上下。2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关、企业每年都要作这种总结式的报告。总结概论总结是对已经做过的工作进行理性的思考。它要回顾的是过去做了些什么，如何做的，做得怎么样。总结与计划是相辅相成的，要以计划为依据，订计划总是在总结经验的基础上进行的。其间有一条规律，就是：计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结。总结的特点1、工作总结要求我们对以往做过的工作进行反思。通过反思，提高认识，获得经验，为进一步做好今后工作打下良好的基础。2、强调科学性。总结不能就事论事，而要就事论理，辩证分析，力求得出正确结论，促进工作的转化。3、表述上叙议结合，有评有论。工作总结除了叙述、说明外，还要议论，通过典型材料的介绍及分析评议，使经验教训条理化，避免空洞无物和堆砌材料两种偏向。工作总结撰写前的准备1、重视调查研究，熟悉情况总结的对象是过去做过的工作或完成的某项任务。进行总结时，要通过调查研究，努力掌握全面情况和了解整个工作过程，只有这样，才能进行全面总结，避免以偏概全。2、热爱本职工作，熟悉业务热爱本职工作，事业心强，是做好工作的前提，也是搞好总结的基础。写总结涉及本职业务，如果对业务不熟悉，就难免言不及义。工作总结撰写前的准备3、坚持实事求是的原则总结是对以往工作的评价，必须坚持实事求是的原则，是成绩就写成绩，是错误就写错误。夸大成绩，报喜不报忧，违反作总结的目的，是应该摒弃的。4、重点在出经验，找规律总结的最终目的是得出经验，吸取教训，找出做好工作的规律。因此，总结不能停留在表面现象的认识和客观事例的罗列上，必须从实践中归纳出规律性的结论来。工作总结的写法：1、情况回顾这是总结的开头部分，叫前言或小引，用来交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、评议。工作总结的写法：2做法与体会或者成绩与缺点这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。如果不是这样，就无法让人抓住要领。运用这种方法要注意各部分之间的关系。各部分既有相对的独立性，又有密切的内在联系，使之形成合力。工作总结的写法：3、今后打算这是总结的结尾部分。它是在上一部分总结出经验教训之后，根据已经取得的成绩和新形势、新任务的要求，提出今后的设想、打算，成为新一年制订计划的依据。内容包括应如何发扬成绩，克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望未来，得出新的奋斗目标。工作总结文字表述的要求1、要善于抓重点总结涉及本单位工作的方方面面，但不能不分主次、轻重、面面俱到，而必须抓住重点。什么是重点？是指工作中的主要作法和取得的主要经验，或发现的主要问题。不要分散笔墨，兼收并蓄。现在有些总结越写越长，有的执笔人怕挂一漏万，造成总结内容庞杂，中心不突出。工作总结文字表述的要求2、要写得有特色特色，是区别其他事物的属性。单位不同，成绩各异。同一个单位今年的总结与往年也应该不同。任何单位或个人在开展工作时都有自己一套不同于别人的方法，经验体会也各有不同。写总结时，在充分占有材料基础上，要认真分析、比较，找到重点，不要停留在一般化上。工作总结文字表述的要求3、要注意观点与材料统一总结中的经验体会是从实际工作中大量事实材料中提炼出来的。经验体会形成，要选择必要的材料予以说明，经验体会才能“立”起来，具有实用价值。这就是观点与材料的统一。但一些经验总结往往不注意这一点，把材料和观点割断，讲材料的时候没有观点，讲观点的时候没有材料，材料和观点互不联系。工作总结文字表述的要求4、语言要准确、简明总结的文字要做到判断明确，就必须用词准确，用例确凿，评断不含糊。简明则是要求在阐述观点时，做到概括与具体相结合，要言不烦，切忌笼统、累赘，做到文字朴实，简洁明了专题性报告二是专题性报告，着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。报告结尾报告结尾一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。最后写发文机关，盖章，写发文时间。3.通知模式通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。3.通知模式标题：灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。主送机关：直接下级。3.通知模式正文发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语”。如：“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行。”事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等任免通知：格式固定通知模式附件：可有可无发文机关：标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。发文时间：用汉字小写数字公文写作范例决定通告通报函1、决定概念解说决定适用于对重大事项或重大行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。格式内容1、标题。2、决定的原因和目的。3、决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤。4、希望与要求。2、通告概念解说通告是使用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告不同公告。通告主要用于有关单位开展业务工作需要。格式内容1、标题的写法有三种：①通告②关于**的通告。③**关于**的通告。2、原由。3、通告事项。4、结语。用特此通告表达。范例参考××电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告根据中国人民银行××分行的通知精神，从200