第七讲会议管理实务

2020/2/161第七讲:会议管理实务2020/2/162主要内容一、会议的基本知识二、会议的计划与准备三、会议中的实务四、会议后的实务五、召开各种形式会议的方法六、如何提高会议的效率2020/2/163一、会议的基本知识1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。2020/2/1642、会议管理会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率，而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调。2020/2/1653、会议的分类（1）按会议的目的分类（2）按会议的形式分类（3）按会议的职级分类2020/2/166（1）按会议的目的分类会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、相互启发、作出决定、收集创意等。说明会议——以信息的传递为目的。研究会议——以信息交换与相互启发为目的。解决问题的会议——以作出决定为目的。学习会议——以传递信息和相互启发为目的。创意会议——以收集创意为目的。2020/2/167（2）按会议的形式分类圆桌会议公开讨论会议小组讨论议会型讨论头脑风暴会议远程电信会议2020/2/168（3）按会议的职级分类股东大会董事会常务董事会中层管理人员会议员工大会工作场所会议2020/2/169二、会议的计划与准备1、举行会议的决定2、参加会议的人选3、会议日期、时间的决定4、会议场所的选择5、议程表制作和执行方法6、会议通知的写作和传达方法7、会议资料的准备8、会议场所的布置9、出席者的位置10、会议用品的准备11、为来宾安排膳宿等2020/2/16106、会议通知的写作和传达方法通知应包含的内容:(1)会议的名称(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称(3)日期、时间（开始到结束的预定时刻）(4)地点(5)议题(6)主办者的联络处、电话号码等2020/2/16118、会议场所的布置圆桌型口字型U字型和V字型教室型2020/2/16129、出席者的位置领导者（主持人、主席）负责记录的人其余参加会议的人列席人员2020/2/1613主席台的布置：领导为单数：75312462020/2/1614领导为双数：123456872020/2/1615三、会议中的实务1、接待实务2、会场的管理及茶点招待3、会议中的电话或来访者4、宣读和做会议记录2020/2/16164、如何做好会议记录会议记录应记载以下事项：会议名称会议时间会议地点议题主持人、主席出席者名单会议的经过情形及结论相关的资料下次会议预定日期2020/2/1617四、会议后的实务1、会后杂务2、编写会议简报3、拟写会议纪要4、会议总结2020/2/16182、编写会议简报2020/2/16193、拟写会议纪要2020/2/1620五、召开各种形式会议的方法1、办公会议2、代表会议3、联席会议4、学术会议5、新闻发布会和记者招待会6、报告会7、座谈会8、国际会议9、电话、电视会议10、签约仪式2020/2/1621六、如何提高会议的效率