搜索
1第五章控制2一、课程内容精讲1.控制的含义：–是监视组织各方面的活动，保证组织计划和实际运行状况动态适应的管理职能。–计划和控制密不可分，计划越是明确、全面和完整，控制的效果越好；–控制工作越是科学、有效，计划越容易得到实施。狭义的控制：按照计划标准衡量计划完成情况，针对出现的偏差采取纠正措施。–广义的控制：还包括在必要时修改计划标准，以使计划更适合于实际情况。3•2.管理控制的目标和特点：–在现代管理活动中，管理控制的目标主要有两个：–1）限制偏差的累积：•一般来说，工作中出现偏差是不可避免的。但小的偏差失误在较长时间里会积累放大并最终对计划的正常实施造成威胁。因此有效的管理控制系统应当能够及时地获取偏差信息，及时采取有效矫正措施。–2）适应环境的变化：•制定出目标到目标实现前，总是需要相当一段时间。在这段时间，组织内部的条件和外部环境可能会发生一些变化。需要构建有效的控制系统，帮助管理人员预测和把握内外环境的变化，并对由此带来的机会和威胁作出正确、有力的反应。4•3.管理控制的特点:–1）目的性：•管理控制无论是着眼于纠正执行中的偏差还是适应环境的变化，都是紧紧围绕组织目标的；–2）整体性：–包括两层意思：•一是从控制的主体看，完成计划和实现目标是组织全体成员的职责，•二是从控制的对象看，管理控制覆盖组织活动的各个方面；–3）动态性：•组织不是静态的，决定了控制标准和方法不可能固定不变，应动态，以提高适应性及灵活性；–4）人性：•管理控制本质上是由人来执行而且主要是对人的行为的控制。5输入转换过程输出前馈控制预防可能出现的问题现场控制及时纠正工作中出现的问题反馈控制纠正已经出现的问题4.管理控制的基本类型：根据控制信息获取的方式与时点不同将管理控制划分为前馈控制、现场控制和反馈控制。6•1）前馈控制（预先控制）：•在工作正式开始前对工作中可能产生的偏差进行预测和估计并采取防范措施，（如规章制度的制定）。–优点：•①可防患于未然；•②针对计划行动所依赖的条件进行控制，不针对具体人员，易于被员工接受并付诸实施。–缺点：•①需要及时和准确信息；•②要求管理人员能充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系。7•2）现场控制（同步或同期控制）：–工作进行中所实施的控制（如管理者亲临现场），主要有监督和指导两项职能：•①监督：•按预定标准检查工作；•②指导：•针对工作中出现的问题，根据自己经验指导下属改进工作，或与下属共同商讨矫正偏差的措施。–优点：•有指导职能，有助于提高工作人员的工作能力及自我控制能力；–缺点：•①受管理者时间、精力、业务水平的制约；•②现场控制的应用范围较窄；•③容易在控制者和被控制者之间形成对立情绪。–8•3）反馈控制（事后控制）：–在工作结束或行为发生之后进行的控制（不合格产品进行修理），注意力集中于工作或行为结果上，纠正今后活动。是实际管理工作中最常用的控制类型。–优点：•①在周期性重复活动中，可以避免下次活动发生类似问题•②消除偏差对后续活动过程的影响•③可以提供员工奖惩的依据。–最大弊端：•实施矫正措施前，偏差、损失已产生。9产品工作员工规划与设计加工制造成品控制目标管理日常工作管理危机管理个人发展方向职业训练机会教育事前控制事中控制事后控制时间三种控制方式应用对象10•5.管理控制的过程与要素•管理控制的三步骤：–1）制定控制目标，建立控制标准：•是控制工作得以开展的前提，是检查和衡量实际工作的依据和尺度；–2）衡量实际工作，获取偏差信息：•偏差信息是实际工作情况或结果与控制标准要求偏离的信息。•了解和掌握偏差信息，是控制工作的重要环节；信息是控制的前提和基础。–3）分析偏差原因，采取矫正措施：•控制措施、对策、办法的提出必须建立在对偏差原因进行正确分析的基础上。11•控制工作的三项基本要素：•控制标准、•偏差信息、•矫正措施9采取矫正措施6工作继续进行3衡量实际工作5是否有偏差7分析差异原因2建立工作标准10修改标准8因素是否可控1计划目标任务4实际结果与标准比较无有不可控可控13•6.控制标准的实质和要求：–1）标准是一种作为规范而建立起来的测量标尺或尺度。控制标准是控制目标的表现形式，是测定实际工作绩效的基础。–制定控制标准是控制工作的起点。（计划工作）–2）有效控制标准基本特征（或要求）：•1）简明性；•2）适用性；•3）一致性；•4）可行性；•5）可操作性；•6）相对稳定性；•7）前瞻性。14•1）确定控制对象：–通常选择对实现组织目标成果有重大影响的因素进行重点控制，需要考虑的因素主要有：•①环境特点及其发展趋势•②资源投入•③活动过程。2）选择关键控制点，考虑：•①会影响整个工作运行过程的重要操作与事项•②能在重大损失出现之前显示出差异的事项•③若干能反映组织主要绩效水平的时间与空间分布均衡的控制点，关键控制点的数量应足够。确定控制对象选择关键控制点制定控制标准7.制定控制标准的过程和方法：15•3）制定控制标准：–最为简单的情况是，将计划过程中形成的可考核的目标直接作为控制的标准。但现实中更多的是需要通过一些科学的方法将某一计划目标分解为一系列具体可操作的控制标准。–控制标准分定量和定性两类：–定量标准便于度量和比较，–主要分为•实物标准、•价值标准、•时间标准；–定性标准是难以确定的。16–①统计计算法（统计标准）。•根据企业的历史数字记录或是对比同类企业的水平，运用统计学方法确定企业经营各方面工作的标准。•利用统计方法来确定预期结果。数据可能来自本企业和其他企业。•用历史性统计资料作为某项工作确定标准具有简便易行的好处，但是据此制定的工作标准可能低于同行业的卓越水平，甚至是平均水平；•因此在根据历史性统计数据制定未来工作标准时，应考虑到行业的平均水平，并研究竞争企业的经验。制定控制标准的方法：统计计算法经验估计法工程法17–②经验估计法（经验标准）根据经验来建立标准。•要注意利用各方面的管理人员的知识和经验，科学综合大家的判断，制定出一个相对先进合理的标准。–③工程方法（工程标准）：•工程标准是通过对工作情况进行客观的分析，并以准确的技术参数和实测的数据为基础来制定的。188.衡量实际工作成绩应注意的几个问题确定适宜的衡量方式建立有效的信息反馈系统通过衡量成绩，检验标准的客观性和有效性19•1）确定适宜的衡量方式：①衡量的项目：•是衡量工作中最重要方面。实际衡量应该围绕构成好绩效的重要特征来进行，不能够偏向那些易衡量的项目。②衡量的方法：•Ⅰ)个人的亲自观察；Ⅱ)利用报表和报告•Ⅲ)抽样调查；Ⅳ)召开会议。–在衡量实际工作成绩时必须多种方法结合使用③衡量的频度：–即衡量实绩的次数或频率，适宜的频度取决于被控制活动的性质、控制活动的要求。④衡量的主体：•谁来衡量？20–2）建立有效的信息反馈系统：–对信息的要求：–①信息的及时性：•Ⅰ)信息收集要求及时；•Ⅱ)信息的加工、检索和传递工作需要及时；–②信息的可靠性：•可靠性首先来源于准确，包括收集、传递等环节；–③信息适用性：•提供尽量精炼又满足控制要求的全部信息，信息不足和信息过多同样有害。3）通过衡量成绩，检验标准的客观性和有效性：–找出是否有标准本身的问题。21•9.鉴定偏差并采取纠正措施应注意的问题：找出偏差产生的主要原因确定矫正措施实施的对象选择适当的矫正措施坚持有效控制的原则22–9.1.找出偏差产生的主要原因：•并非所有偏差都可能影响企业的最终成果。•首先判断偏差的严重程度；•其次探讨导致偏差产生的主要原因；9.2.确定矫正偏差措施的实施对象：–可能是：•组织的活动，•衡量的标准，•或是指导活动的计划。–原因：•1）原先计划和标准制定得不科学；•2）环境发生预料不到的变化，原来被认为正确的计划不再适应新形势需要。23–9.3.选择适当矫正措施：管理控制中的控制或矫正措施包括“纠偏”和“调适”两类。•第一，对于因工作的失误造成的问题，•控制工作主要是“纠偏”，即加强管理、监督，确保工作与目标的接近或吻合；•第二，若计划目标不切合实际，•控制工作主要是按实际情况修改计划目标；•第三，若组织的运行环境发生重大变化，•致使计划失去客观的依据，控制措施是启动备用计划或重新制定新计划。24•在控制措施的选择和实施过程中应注意问题：–1）保持矫正方案双重优化：–判断矫正方案的合适性需要考虑两方面的要求：•一是矫正工作的经济性。•二是管理控制工作必须在满足经济性要求的前提下，通过对各种可行矫正方案比较分析，选择投入最少、成本最小、解决偏差效果最好的方案；–2）充分考虑原先计划实施的影响：追踪决策，•在制定和选择追踪决策方案时，需要充分考虑组织伴随着初始决策的实施已经消耗的资源和这种消耗对客观环境造成的影响以及人员思想观念的转变问题。–3）应急性矫正行动与永久性矫正行动并重–4）注意消除组织成员对纠偏措施的疑虑：•要充分考虑和处理组织成员对拟采取矫正措施的各种态度，特别是消除执行者的疑虑，避免发、方案实施时出现人为障碍。25–9.4.坚持有效控制的原则–1）控制应该同计划与组织相适应–2）控制应当突出重点，强调例外–3）控制应具有灵活性、及时性和经济性的特点–4）控制过程应避免出现目标扭曲问题–5）控制工作应注重培养组织成员的自我控制能力26–突出重点，强调例外：•控制要突出重点，管理者不可能面面俱到，要找出和确定最能反映或体现成果的关键因素加以控制。•控制也应强调例外，管理者将控制重点着重于例外情况，可集中有限精力解决问题。•例外并不能仅靠偏差数值大小来确定，要考虑客观实际情况。必须与控制关键问题的原则结合起来，注意关键问题上的例外。27–具有灵活性、及时性、经济性：–①灵活性：•控制系统能适应主客观的变化，持续地发挥作用，与计划一同变动；–②及时性：•信息收集和传递必须及时，才能及时控制，否则不能起积极作用，反而会带来消极影响。–③坚持适度性，以便提高经济性：•从经济性角度考虑，控制系统不是越复杂越好，控制力度也不是越大越好。•28–避免目标扭曲：•在实际工作中，有关人员对手段的关注可能超过对实现组织目标的关注，或者忘记了手段性措施是为实现组织目标服务的，以致出现为遵守规定或完成预算而不顾实际控制效果的刻板、僵硬、扭曲。29–注重培养组织成员的自我控制能力：–员工进行自我控制是提高有效性的根本途径。–优点：•①有助于发挥员工的主动性、积极性和创造性；•②可以减轻管理人员负担，减少企业控制费用的支出；•③有助于提高控制的及时性和准确性。–但鼓励和引导员工进行自我控制，并不意味对员工可以放任自流。–员工的工作目标必须服从于组织的整体目标，并有助于组织整体目标的实现。30•二、主要概念•１．控制：–根据既定的目标与各种标准，监督查计划的执行情况，发现偏差，找出原因，采取措施，进行纠正，并根据已变化的情况对原有的设想、打算进行调整、以确保组织目标的实现。•２．反馈控制：–用系统过去的情况来指导现在和将来的控制方式，它利用受控系统的输出信息来防止已经发生或即将出现的偏差继续发展或今后再度发生。•３．前馈控制：–又可称为指导将来的控制，即不断利用最新的信息进行预测，并把预测的结果同所期望的结果进行比较，再根据比较的结果采取相应的措施来调整投入及实施活动，以达到预期的结果。31•三、知识点小结–1）企业员工的工作质量和数量是决定经营成果的重要因素，因此，必须使企业员工的活动符合计划和预期的结果的要求。为此，必须建立员工的工作规范，以便对他们的活动进行控制。–2）良好的控制来源于关键控制点的选择，选择关键控制点的能力也就成为判断管理人员水平的一个标准。32–3）管理控制首先是对人的控制。–4）组织活动的成果应是需要控制的重点对象。–5）在纠偏过程中，需要纠正的不仅可能是企业的实际活动，也可能是指导这些活动的计划或事先确定的衡量这些活动的标准。–6）职工进行自我控制是提高控制有效性的根本途径。–7）最佳的控制是防止问题的发生。33•四、简答题：•1、简述管理的控制职能及其目标。•答：控制是指监视组织的活动和环境的变化，保证组织计划与实际