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经销商信息系统目录实现目标1安装需求2功能模块3系统操作4后续模块5常见故障6一、系统实现目标•公司及时掌握各经销商的进销存情况•经销商能及时查询与公司的对账信息–库存–货物流向–库存–货物流向–对账信息二、系统安装需求人员要求系统安装需求电脑要求网络要求人员要求•经销商专职文员不少于1名•文员熟悉电脑操作–熟悉windows基本操作–了解基础财务、库存管理知识硬件要求•专用电脑一台–台式机或笔记本电脑均可–安装Windowsxp专业版操作系统–显示器屏幕分辨率达到1024*768网络要求•安装公司专用VPDN网络•使用置路由器需配多台电脑同时•网络延时测试三、系统功能模块入库出库调整经销商维护终端档案维护办事处品种人员与授权经销商库存经销商货物流向经销商对账办事处出库统计基础数据库存操作报表查询四、系统操作系统操作系统登录报表查询数据录入系统登录1231、拨号（经销商）2、登录（软件更新）数据录入经销商文员系统操作数据录入（文员）办事处文员系统操作数据录入基础数据密码修改终端档案维护经销商文员库存操作入库操作出库操作调整操作常见问题密码修改首次登录系统之后，经销商应该自行修改密码，如上图终端档案维护（经销商录入）1、登录界面：【基础代码】、【终端档案维护（经销商）】2、经销商（文员）录入：点击【增加】，录入如下信息，点击【保存】【终端代码】、【终端名称】、【店主】、【地址】、【联系电话】、【联系人】终端档案基础信息解释【终端名称】：要求能与其他终端区分，例如XX路路口士多店、XX街尾士多店等【地址】：填写街道门牌号或以标志建筑物作参照，例如XX路XX号，XXX路XX酒店旁等【联系电话】【联系人】：如实填写分销：A070128FX00028热点：A070128RD00001经销商代码代表分销流水号代表热点【终端代码编码规则】库存管理常见问题调整出库入库Text库存管理经销商（文员）操作入库（经销商操作）1.进入登陆界面2.点击【增加行】，双击选择【商品】入库（经销商操作）3.点击【查询】，会出现所有的品种，双击选择本次进货入库的商品4.录入【批次】、【数量】、【单价】系统支持模糊查询入库（经销商操作）5.关于【是否赠品】配送活动（赠品）的入库操作（例如10送1的物品入库）A．同一批物品入库时包含销售和赠送两种情况必须在同一张入库单中分两条记录录入B．销售物品的【单价】填写到位价，赠送物品【单价】为06.录入【入库时间】，点击【保存】、【送审】出库（经销商操作）出库单的分类销售出库销售退货赠送通路活动热点包场零售清零公关活动出库（经销商操作）1.进入登陆界面2.双击【客户】，在查询条件中，选择【名称】，录入信息，点击【查询】，双击要出库的终端注意：系统不允许负出库。必须先入库，才能出库。该品种库存数量为0时，无法出库。系统支持模糊查询出库（经销商操作）3.单击【增加行】，双击【商品】选择需要出库的商品4.录入【批次】、【数量】、【单价】出库（经销商操作）5.关于【是否赠品】“赠品”的出库操作（例如10送1的物品出库）A．同一批物品出库时包含销售和赠送两种情况必须在同一张出库单中分两条记录录入B．销售物品的【售价】填写到卖给终端的销售价，赠送物品【单价】为0C.赠品类型包含通路活动、热点包场、零售清零、公关赠送等6.录入【出库时间】，点击【保存】、【送审】出库（经销商操作）7.出库单的批量送审1）进入界面，如左图2）点击【全选】，点击【送审】考虑到经销商每天做出库单的数量都比较多，每张出库单单独送审会耽误很多时间。系统设置了批次送审功能，建议经销商一整天的出库单最好做完后一次性批量送审调整单的分类调整单DBCA数据调整（出错调整）库存破损经销商间调酒（不还）经销商间借酒（还酒）数量录入正数，代表入库数量录入负数，代表出库通过调整单对库存数据冲红数量录入负数，在备注中注明破损出库只要不跨月，目前系统内暂不做操作调出方：数量录入负数，代表出库，备注中注明向XXX经销商调出调入方：数量录入正数，代表入库，备注中注明从XXX经销商调入调整单（经销商操作）1.进入登陆界面2.点击【增加行】，双击【物料】，选择要做品种的名称，录入【数量】、【单价】，点击【保存】、【送审】注意：调整单只是对经销商本身库存数据的调整，所以不需要选择客户调整数据的具体原因在备注中注明经销商操作常见问题•出库时，如果遇到不是整件出库的情况怎么办?答：遇到这种情况，采用小数出库。比如，有终端要纯生酒2件6瓶，那么，出库单填写出库数量的时候，为2.5件。其他情况精确到小数点后2位即可，如有终端要纯生酒2件4瓶（纯生规格1*12），那么4/12=0.333，出库单填写出库数量的时候，为2.33件。经销商操作常见问题•经销商本身有门面直接面向消费者零售，每次销量较少（1-2瓶），难道要每卖一瓶就做一个出库单？答：经销商有门面零售的（相当于一个终端）在系统中维护一个名叫“XX经销商门面零售”的终端，门面零售出库的酒录入该终端对于零售的数量，可以先手工记录，汇总1天的数据后按一张出库单录入系统即可，量少的也可累计一定量后统一录入系统经销商操作常见问题•塑箱的产品，塑箱是收押金的，经销商入（出）库时如何录入金额？答：对于塑箱产品，入库时就按照剔除塑箱押金的金额来入库；出库时，也只按酒水的金额录入经销商操作常见问题•有新产品上市了，但是系统里面找不到，怎么办？答：请及时通知办事处，办事处文员会与信息中心沟通，系统管理员将立刻把新产品维护进系统经销商操作常见问题•做出库单时，有时由于业务太忙、某天停电或有事外出，没有时间录入单据，怎么办？答：根据公司要求，经销商应该在当日完成当日的单据录入。这样系统数据才具有及时性、准确性；经销商如果因为客观原因未能及时录入数据，请尽快在第二天内补录单据，但注意修改正确的“出库时间”经销商操作常见问题•出库单的送审时间较长，单据太多，来不及操作，怎么办？答：每做好一单出库单后，先点保存，完成一天的数据录入后，点击“出库单批量送审”经销商操作常见问题•保存了的单据，但是我还没有送审，还可以在修改吗？答：可以修改。以出库单为例，如果发现有单据需要修改，单击出库单页面上的“下一单据”旁边的数字框，双击鼠标，就会弹出一个对话框，显示已保存但未送审的单据，进行修改注意：修改完之后，一定要保存经销商操作常见问题•每做一单出库，都要填写单价，太麻烦了，有更简单的办法吗？答：可以进行产品单价维护。在菜单“基础代码”/“商品价格维护”选择商品、填写该商品销售单价，在明细表中点击“增加”，选择对应这个产品销售价格对应的终端客户，然后保存，送审；在菜单“基础代码”/“商品价格审核”中，进行审核如果要修改产品默认单价，菜单“基础代码”/“商品价格维护”中“流程代码”字段双击鼠标，选择“商品价格修改流程”，然后进行维护送审经销商操作常见问题•经销商有多个仓库，系统能区分吗？答：可以。经销商所说的仓库对应的是系统中的“货位”的概念菜单“基础代码”/“仓库维护”点击“货位”，维护好之后，可以在入库、出库的时候，进行选择默认情况下，系统不维护货位，而是将经销商作为只有一个仓库进行处理，这样做的好处是可以加快单据的操作速度。终端档案维护（办事处录入）终端档案维护（办事处需录入信息）：【终端类型】、【终端级别】、【经营状况】、【担当业务员】、【专销类型】、【协议开始时间】、【协议结束时间】基础数据录入（办事处）1.【终端类型】2.【终端级别】基础数据录入（办事处）3.【经营状况】4.【担当业务员】基础数据录入（办事处）【协议结束时间】：按格式填写，例如2009-12-31，代表只返利09年12月的，2010年1月1日起不返利，默认不填（系统显示为1900-01-01）即代表按协议控制单的时间来计算返利【专销类型】【协议开始时间】：按格式填写，例如2010-02-01，代表从2月1日开始计算返利，2月1日以前的不返利，默认不填（系统显示为1900-01-01）即从2009年12月协议开始时计算返利报表输出报表1报表2报表3报表4库存总账货物流向出库统计公司应付经销商库存操作查询方法查询条件•经销商代码•查询年月•物料代码数据说明•期初数量•入库数量•出库数量•调整数量•结余数量查询界面报表导出经销商库存总账（经销商、办事处）1、查询界面2、查询方法点击【查询】，选择经销商、年、月，点击【确认】数据说明【调库数量】：包含数据调整、库存破损、经销商间借酒、经销商间调酒的数量【结余数量】：当前经销商库存的实际库存量【期初数量】：上月该品种的结余数量（本月还未出、入库前数量）【入库数量】：从公司出库入到经销商仓库的实际入库量（公司销售的一级出库量）【出库数量】：经销商出库到终端的数量，包含赠品（公司销售的二级出库量）报表导出点击【打印预览】，点击【存为Excell】，选择保存路径，录入文件名，点击【保存】步骤1步骤2步骤3经销商货物流向表（经销商、办事处）1、查询界面2、查询方法点击【查询】，选择经销商、年、月，点击【确认】经销商货物流向表（经销商、办事处）查询方法与技巧使用技巧：可以根据【终端代码】、【终端名称】、【核算年】、【核算月】、【部门（经销商）】、【是否赠品】随意组合查询举例查询某个终端今年5月货物流向，查询条件如右图数据说明终端信息产品信息日期信息，4代表当月4号代表当日，对应终端对应品种的出库量报表导出点击【打印】，点击【存为Excell】，选择保存路径，录入文件名，点击【保存】步骤1步骤2步骤3经销商出库统计表（销售部、办事处）查询界面【专销协议管理】【报表查询】【经销商出库统计表】经销商出库统计表（销售部、办事处）可以按办事处查询某个时间段内某个（多个）品种的出库量（件）选择按部门-件统计，点击【查询】，在【查询条件】中做相应选择如查询1月1日-20日，桂林市办事处，塑箱漓泉11度的出货量按部门-件统计经销商出库统计表（销售部、办事处）可以按办事处查询某个时间段内某个（多个）品种的出库量（吨）选择按部门-吨统计，点击【查询】，在【查询条件】中做相应选择如查询1月1日-20日，桂林市办事处，所有品种的出货量，最后有合计数按部门-吨统计经销商出库统计表（销售部、办事处）可以按某个时间段内某个（多个）经销商、某个（多个）品种的出库量（件）选择按经销商-件统计，点击【查询】，在【查询条件】中做相应选择，如查询1月1日-20日，七星北斗，塑箱漓泉11度的出货量按经销商-件统计经销商出库统计表（销售部、办事处）可以按某个时间段内某个（多个）经销商、某个（多个）品种的出库量选择按经销商-吨统计，点击【查询】，在【查询条件】中做相应选择如查询1月1日-20日，七星北斗，所有品种的出货量按经销商-吨统计经销商销量查询（销售部、办事处）进入【专销协议管理】/【报表查询】/【经销商销量】可根据出库时间、归宿部门（办事处）、经销商、终端、产品组合查询查询界面经销商销量查询（销售部、办事处）1）、某时间段内整个办事处所有品种（所有经销商）的销量经销商销量查询（销售部、办事处）2）、某时间段内某个经销商所有品种的销量经销商销量查询（销售部、办事处）3）、某时间段内某个终端所有品种的销量经销商销量查询（销售部、办事处）4）、某时间段内某个产品的所有销量经销商销量查询（销售部、办事处）5）、组合查询，如某时间段内某个经销商某个产品的销量应付报表（经销商、办事处）应付报表经销商日对账表经销商未折折让经销商可查询自己在公司下订单的情况，以及剩余金额的情况经销商可查询每一个活动回公司报账的情况经销商日对账表（经销商、办事处）注意：这是一个隐藏报表点击【应付管理】，按键盘【Ctrl+P】组合键，左下方会出现一空白的小方框，在方框内录入登录密码，按回车键，再点击【应付管理】即可见该报表经销商日对账表（经销商、办事处）经销商当前可开票金额=（保证金+最大欠款额度+未折折让）-余额最后一项上月