ERP系统单据操作细则

深圳市德普特光电显示技术有限公司文件名称：ERP系统单据操作细则版本号A文件编号DPT-WI-P-006制订日期2009.06.23页码1/4批准审核制订1、目的：用系统单据管控仓储物料的进出及存，确保物料在运作过程中的数量清楚、准确。以便于查核。2、范围：适用于全公司所有仓储物料的进出及存等管控作业及帐目管理。3、职责：各部门：负责各自部门相关系统单据的维护、审核、确认，以及相关具体要求的执行作业。过帐部门：仓库负责仓储物料进出及存帐本、料卡的登记和最终单据审核过帐。监督部门：由财务中心负责对各部门相关系统单据的监督管理，以及相关具体问题要求的改善与追踪。4、定义：无5、作业流程：《订单签核评审表》：此单据将由营销中心建立，营销中心根据客户订单（含客户需求样品订单）建立此单据。单据必须由部门最高管理人员（或其授权人）审核签名，并由相关部门评审签名方可生效下达。为了避免此单据在系统里积压。建立此单据首先必须进行系统库存等相关查询。所建立的单据应在订单完结期间内立即进行关闭。逾期系统管理员将有权追踪并按相关处罚规定处理此单据。《生产单》：此单据将由PMC部建立，PMC根据营销中心《订单签核评审表》及研发下达《BOM清单》建立此单据。单据由部门专职人员进行维护并下达，但无需打印签核。为了避免此单据在系统里积压。建立此单据首先必须进行系统库存等相关查询。所建立的单据应在订单完结期间内立即进行关闭。逾期系统管理员将有权追踪并按相关处罚规定处理此单据。《请购单》：此单据将由PMC部建立，PMC根据《生产单》及所需BOM用量建立此单据。单据由部门专职人员进行维护，并由部门最高管理人员（或其授权人）审核方可生效下达，且相关部门必须回签确认。为了避免此单据在系统里积压。建立此单据首先必须进行系统库存、实物、车间在途料等相关查询。所建立的单据应当即完成审核。逾期系统管理员将有权追踪并按相关处罚规定处理此单据。《采购单》：此单据将由采购中心建立，采购中心依据《请购单》转成《采购单》建立此单据。单据必须由部门最高管理人员（或其授权人）审核方可生效下达，且供应商回签确认。为了避免此单据在系统里积压。所建立的单据应当即完成审核并在结单期间内立即进行关闭。逾期系统管理员将有权追踪并按相关处罚规定处理此单据。《收货送检入库单》：仓库文员必须依照各仓官员签收的《供应商送货单》明细在ERP系统里建立《收货送检入库单》（注：此必须对照一码一单建单打印）。并及时转交给相关品质检验员。品质检验员必须按照单据的先后顺序进行检验（除急需上线之物料）。品质检验员在检完一款物料后。应及时的将检验结果填写在《收货送检入库单》单据上，转交给相应的仓管员，同时必须在物料包装上贴上相应的检验标签。仓管员接到《收货送检入库单》必须在1小时之内依照《收货送检入库单》上的检验结果将物料搬运到相应区域，及时填写帐本以及物料卡。再将《收货送检入库单》上交给仓库主管。经仓库主管核对签名确认后。再由仓库文员依照《收货送检入库单》明细建立《IQC质检单》或《原材料退货单》，并在建单之后8小时工作时间内完成过帐到相应库位。但过帐时必须注意库位以及数量。《IQC质检单》不需打印出来，而《原材料退货单》则必须即时打印给到相应仓管员作相应追踪处理。-------以下需删除----如有来料不良的。及时制出《原材料退货单》交给相应仓管员。仓管员接到《原材料退货单》必须在1小时内给到采购签名确认。采购签名确认后仓库文员及时过帐。仓库负责实物和《原材料退货单》保管。采购负责供应商追踪。待供应商签名取走实物后。如需补料，供应商必须按照《原材料退货单》明细补料。明细指的是：订单号，物料编码，退货数量。《原材料退货单》：此单据将由仓库建立，此单据主要针对供应商来料不良所建立。建立此单据必须依照《收货送检入库单》和《生产退料单》明细所建立。明细包括：（供应商代码，采购订单号，物料编码，库位，数量，是否补料）。此单据建立打印出来后，应及时交给相应仓管员，仓管员给到相关部门签名确认。（PMC确认是否补料，采购确认后通知供应商）。此单据经PMC与采购签名认可后，最后由仓库文员在建单之后8小时工作时间内完成过帐。关于实物处理将按照仓库三级文件中《原材料退货规定》执行。《生产领料单》：此单据属PMC根据排产计划所建立。建立此单据首先必须进行ERP系统库存、实物、车间在途料等相关查询。单据必须经PMC经理（或其授权人）签名方可生效领料。在当天排产计划产生即时，生产物料员接收PMC打出单据予仓库领料。当天的单据应当天到仓库领料（提前打单备料等情况除外）。逾期仓库将有权拒绝发料和受理。最后由仓库文员追踪在建单之后8小时工作时间内完成过帐。《计划外领料单》：此单据属无订单/无BOM用量之物料领料单。例如：研发打样，工程实验，办公文具，包材辅料等…此单据的建立将由需求部门提供明细予PMC，再由PMC建立此单据。单据必须返回由需求部门最高管理人员（或其授权人）签名，最后经PMC经理（或其授权人）签名方可生效领料。建立此单据必须选对相应的项目代码以及物料所在系统库位。当天所建立的单据必须当天到仓库办理领料（提前打单备料等情况除外）。逾期仓库将有权拒绝受理。最后由仓库文员追踪在建单之后8小时工作时间内完成过帐。《手工领料单》：此单据主要针对设备零件以及所有无编码之非库存物料的领用。为了便于财务稽查。所有手工领料单仓库将全部收回。仓库统一保管，需求部门必须到仓库填写。再返回到需求部门最高管理人员签名以及PMG人员签名方可生效。单据明细不许涂改（日期，实物名称，需求数量）。如有涂改现象仓库将有权拒绝受理此单据。《生产退料单》：此单据由生产部建立，主要针对在生产过程中所检出的供应商来料不良或生产作业不良之物料建立此单据，建立此单据必须根据相应的生产单号，包括物料编码，数量，库位必须准确。同时必须要有相应的品质判定和相关品质人员与PMC人员签名。否则仓库将拒绝受理此单据。仓库签收单据和实物后，单据先由仓库文员追踪在建单之后8小时工作时间内完成过帐；实物再由仓库文员依照《生产退料单》明细建立《原材料退货单》。并按照仓库三级文件中《原材料退货规定》进行作业。《报废单》：此单据主要针对生产作业不良物料或研发/营销变更/取消物料以及其它确定报废物品/物料（包括客户退回不可返修之产品）的处理。所以必须产生此单据。此单据将由实物所在部门建立，但此单据必须经各部门最高管理人员与总经理（或其授权人）签名方可生效报废。此单据可能当天没法签审完毕。为了避免此单据在ERP系统积压。特此制定以下作业流程：当申请部门建立好此单据打印出来后，确定当天无法签核完成，应先在系统中将此单据删除。待相关人员签审完毕后。必须依照签审下来的单据明细在系统里重新建立一张新单据不需打印出来。但必须将新建立的单据编号以及日期填写到已签审单据上。其它明细不变。例如：物料编码，报废数量。若发现物料编码，需求数量有涂改现象。仓库将拒绝受理此单据。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后8小时工作时间内完成过帐。《超领单》：此单据属生产已领完该订单之需求物料，但物料却不够完成订单数量。所以必须超领。此单据将由生产部建立，但此单据必须经PMC经理签审，最后经总经理（或其授权人）批准方可生效超领料。此单据可能当天没法签审完毕。为了避免此单据在ERP系统积压。特此作出以下作业流程：当生产部建立好此单据打印出来后，确定当天无法签核完成，应先在系统中将此单据删除。待相关人员签审完毕后。生产部必须依照签审下来的单据明细在系统里重新建立一张新单据不需打印出来。但必须将新建立的单据编号以及日期填写到已签审单据上。其它明细不变。例如：物料编码，需求数量。若发现物料编码，需求数量有涂改现象，仓库将拒绝受理此单据。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后8小时工作时间内完成过帐。《成品入库单》：此单据将由生产部建立（产线超单成品/B品入库等情况另行单据办理）。主要针对生产部按PMC排产计划生产达成所产生的良品办理入库。生产包装人员建立好此单据后，必须由部门最高管理人员（或其授权人）与品质QA人员共同签名方可生效入库。当天所建立的单据必须当天到仓库办理。逾期仓库将有权拒绝受理。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后8小时工作时间内完成过帐。《计划外入仓单》：此单据将由PMC建立（产线超单成品/B品入库等情况由生产建单除外）。主要针对生产部或其它部门委外以及超单/无订单之物料/物品入库专用。由需入库部门提供明细给PMC建单。PMC建立好此单据后，必须返回需入库部门最高管理人员（或其授权人）签名方可生效入库。当天所建立的单据必须当天到仓库办理。逾期仓库将有权拒绝受理。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后8小时工作时间内完成过帐。《送货单》：此单据将由营销中心建立，营销中心根据客户订单出货计划（含客户需求样品）所建立此单据。为了避免此单据在系统里积压。建立此单据首先必须进行系统库存查询或咨询相应的仓管员。当天所建立的单据应当天到仓库办理提货。仓库将依照《送货单》明细发货。送货员必须当天提走实物。逾期仓库将有权拒绝受理此单据。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后8小时工作时间内完成过帐。《成品退货单》此单据将由营销中心建立，此单据主要针对客户退回之成品所建立。营销中心将依照客户退回来的成品明细建立此单据。售后将依照《成品退货单》明细进行核对数量，库位无误后，将及时交到仓库进行过账。售后负责实物保管以及跟踪处理。当天建立的单据最晚在第二天17：30前到仓库办理。逾期仓库将有权拒绝受理此单据。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后8小时工作时间内完成过帐。另需补货，则由营销中心按《成品退货单》数量明细重下《订单签核评审表》补货，重走单据作业流程。此作业另详见《售后返修流程》。《盘点单》：此单据将由仓库建立，此单据主要针对仓库每月盘点差异数量所建立。此单据必须由仓管员提供明细，仓库主管审核建立，PMC经理复核，最后经总经理（或其授权人）批准方可生效过账。最后，此单据由仓库在建单之后8小时工作时间内追踪签回，交由财务中心成本会计完成过帐。6、参考文件：相关联二、三阶文件7、表单单据：相关联表单8、流程图：无-------以下需删除----慎重声明：以上单据流程必须严格执行!当天建立的单据应当天到仓库办理!!逾期仓库将不受理!!!至于仓库内部作业流程将参照仓库三级文件执行!!!!另外：为了便于财务对帐和稽查，同时也便于仓库作业。特此要求采购部与供应商协商，是否能做到一单一物之送货。同时备品数量更重要，一定要按照公司所下达的比率附送。实物与送货单上填写的编码，送货数量，备品数量必须相符。