个人所得税代扣代缴系统操作说明

1个人所得税代扣代缴系统操作说明大连市地方税务局2前言2005年10月27日，第十届全国人民代表大会常务委员会第十八次会议通过了全国人民代表大会常务委员会关于修改《中华人民共和国个人所得税法》的决定，将《中华人民共和国个人所得税法》第八条修改为：“个人所得税，以所得人为纳税义务人，以支付所得的单位或者个人为扣缴义务人。个人所得超过国务院规定数额的，在两处以上取得工资、薪金所得或者没有扣缴义务人的，以及具有国务院规定的其他情形的，纳税义务人应当按照国家规定办理纳税申报。扣缴义务人应当按照国家规定办理全员全额扣缴申报”。国务院对《中华人民共和国个人所得税实施条例》也进行了修改，其第三十七条规定：“税法第八条所说的全员全额扣缴申报，是指扣缴义务人在代扣税款的次月内，向主管税务机关报送其支付所得个人的基本信息、支付所得数额、扣缴税款的具体数额和总额以及其他相关涉税信息”。故，扣缴义务人向税务机关进行全员全额明细申报是法律赋予扣缴义务人的义务。按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十二条规定，扣缴义务人未按规定期限向税务机关报送代扣代缴、代收代缴税款报告表和有关资料的，将会受到相应的处罚。随着公民纳税意识的增强，个人所得税完税证明的取得成为广大纳税人的迫切需要，个人完税证明已是公民诚信体系建设的重要组成部分，而税务机关为个人所得税纳税人开具完税证明的基础则是扣缴义务人的全员全额明细申报。诚然，全员全额明细申报工作对于扣缴义务人来说，工作相对繁杂，需要做较大量的信息搜集工作，尤其对于扣缴人数众多靠手工填报的单位，工作量非常大。为此，大连市地方税务局从促进社会主义和谐社会建设、更好地发挥个人所得税的职能作用、优化纳税服务、增强公众纳税意识的高度，充分认识推广应用个人所得税代扣代缴系统的重要性、必要性和紧迫性，免费向我市个人所得税扣缴义务人提供由国家税务总局开发的个人所得税代扣代缴系统。个人所得税代扣代缴系统，将为扣缴义务人提升个人所得税代扣代缴管理水平，降低税收风险，节约税收成本，履行法律义务提供方便；将为税务机关加强税收征管，提升纳税服务水平，及时为个人所得税纳税人开具完税证明提供保障。二○○七年十月3一、使用代扣代缴系统的环境要求（一）对安装代扣代缴系统的计算机软件环境要求1、Windows98第二版及以上／Windows2000／WindowsXp(查看“控制面板”项下“系统”)。2、浏览器：InternetExplorer5.5及以上（查看浏览器版本的方法:打开IE浏览器，点击“帮助”，点击“关于InternetExplorer”）。3、系统日期的设置与公历当天日期相符。（二）对安装代扣代缴系统的计算机硬件环境要求参见国家税务总局个人所得税代扣代缴系统用户指南。二、代扣代缴系统的取得方式方式一：从税务机关获取领取光盘或从主管税务机关拷取。方式二：网站下载从大连市地方税务局网站（）的“下载中心”—“报税软件”中下载。注意事项：若您的计算机中没有安装解压缩软件，请先安装解压缩软件，否则无法解压已下载的文件。推荐解压缩软件下载地址为。三、代扣代缴系统主要操作步骤步骤1：安装系统双击安装文件，按提示进行安装，安装完毕后，桌面会显示以税徽为图案的图标（个人所得税代扣代缴系统）。4注意事项：准备使用该系统进行网络申报的网上报税户和非网上报税户，必须将该系统安装在可以上网的电脑上。步骤2：登录系统双击税徽图标启动系统。初次登陆，暂以系统内置的操作员身份登录，操作员代码：001，密码：123456，点击［登录］按钮进入本系统。出现如下画面，点击［确定］按钮，进入初始化状态。步骤3：初始化系统在初次登录时，系统会自动弹出设置向导窗口，按“设置向导”的步骤依次进行点击操作。5（一）扣缴义务人设置“扣缴义务人编码（纳税识别号15位）”、“扣缴义务人名称”、“税务登记证号（纳税识别号15位）”必须按扣缴义务人税务登记证的内容正确录入。注意事项：1、“扣缴义务人编码”与“税务登记证号”一致；扣缴义务人名称不得写简称。2、“扣缴义务人名称”中含括号或其他符号时，应在半角状态下录入。在录入正确的情况下，仍然无法完成初始化工作，请与主管税务机关联系。6（二）配置服务器参数1、接收与更新服务器地址、端口“接收服务器地址”一律填写为http：//gss.dsj.dl.gov.cn“接收服务器端口”、“更新服务器地址”与“更新服务器端口”系统默认，不需填写。注意事项：不能上网的扣缴义务人，整个画面提示内容均不需填写，直接点击［下一步］按钮。2、测试连接点击［测试连接］按钮，测试是否与税务机关的接收服务器连通。连通后，点击［确定］按钮，然后点击［下一步］按钮。注意事项：71、在确认扣缴义务人编码和名称无误时仍无法测试成功，可能是杀毒软件或防火墙的问题，关闭杀毒软件或防火墙后，重新进行安装软件并测试连接。2、不能上网的扣缴义务人不需点击［测试连接］按钮。（三）设置证书系统默认，直接点击［下一步］按钮。（四）设置运行参数注意事项：“系统启动时获取反馈信息”必须选择（√）。“界面方案”：扣缴义务人可以根据自己的喜好设置也可使用系统默认。“默认输入法”：选择自己习惯性使用的汉字输入法。设置完成后，点击［下一步］按钮。（五）获取税务局信息的方式1、网上报税户和非网上报税户拟用该系统进行个人所得税网络申报的，选择“网络下载”，点击［下一步］按钮。2、非网络申报的选择“介质导入”，将保存着从税务机关获取初始化文件的U盘、移动硬盘插入电脑，选择“文件名称”以本企业的纳税人识别号打头命名的初始化文件，点击［下一8步］按钮。（六）完成系统显示如下信息后，点击［完成］按钮，初始化工作完成。初始化的作用是建立扣缴义务人与税务机关的链接。点击［完成］按钮后，显示操作系统主界面如下：9步骤4：基础信息录入（一）扣缴义务人信息扣缴义务人基础信息在初始化的过程中，由税务机关提供自动完成，不需录入。注意事项：对于税务机关未提供的信息（如：“公司股本总额”），请扣缴义务人自行填写。（二）纳税人信息纳税人信息可以采取两种方式录入：在纳税人较多的情况下，建议采用Excel模板导入的方式；在纳税人较少的情况下，可以采取手工录入的方式。1、Excel模板导入方式的操作第1步：获取Excel模板（1）在系统的主界面中点击“帮助”。10系统出现如下界面：（2）双击界面左侧的“附录四”，系统出现如下界面：11（3）点击“Excel模板文件下载”，系统出现如下界面：（4）点击右侧“中国籍雇员信息”、“中国籍非雇员信息”、“外籍雇员信息”或“外籍非雇员信息”，系统出现如下界面：12（5）点击［保存］按钮，系统出现如下界面：（6）选择要保存文件的位置，点击［保存］按钮，系统出现如下界面：Excel模板文件下载完毕。13第2步：填写Excel模板（1）使用财务软件的扣缴义务人的填写方法从财务软件中必须导出Excel格式的纳税人信息，然后对纳税人信息按照模板的要求进行整理、填写并保存。从财务软件中导出的Excel文件不能与Excel模板的文件名称（模板的文件名称就是附录四画面显示的名称）相同，否则系统提示错误，因为两个文件重名。Excel模板如下：注意事项：：填写Excel模板时一定按照填表说明填写。14（2）不使用财务软件的扣缴义务人的填写方法打开已下载的Excel模板，手工逐行填写相应的信息并保存。第3步：信息导入回到系统主界面：（1）点击“纳税人信息”，系统出现如下界面：15（2）点击［导入］按钮，系统出现如下界面：（3）选择“中国籍雇员信息”、“中国籍非雇员信息”、“外籍雇员信息”或“外籍非雇员信息”，导入已填写好的Excel模板。注意事项：“纳税人类型”、“状态”、“住所”系统采用默认值，因此信息导入后需要一一确认。16（4）“查找范围”为已填写完毕的Excel模板的保存的地址，“文件名”选择自己确定的并保存的Excel模板文件的名称，点击［打开］按钮，系统出现如下界面：（5）按列点击“不导入”，出现下拉菜单：（6）选择本列与下拉菜单对应的项目，逐列以同样方式导入。所有下拉菜单的项目最终应是全部予以选定，不得遗漏。因Excel模板已有标题行，所以必须选择“导入的数据文件有标题行”（√），否则因标题行不能导入，系统提示错误。注意事项：1、“户籍所在地”、“通讯地址”的填写：在扣缴义务人无法掌握纳税人户籍所在地和通讯地17址的信息时，“户籍所在地”可统一填写为“大连市”；“通讯地址”可统一填写为扣缴义务人的通讯地址。2、“电子邮箱”、“联系电话”为非必填项目。3、若导入不成功，系统将反馈导入存在的问题及错误信息的内容，形成一个文件名为“导入文件的文件名＋导入结果”的文件，该文件自动保存在原导入Excel模板的目录下，扣缴义务人打开该文件，将错误信息进行直接修改后重新导入系统。如不进行修改，系统自动把产生错误信息的人员丢掉，申报将会出现人员遗漏，因此一定要进行修改。4、扣缴义务人在确认纳税人身份证件号码正确仍无法导入系统时，向主管税务机关提供无法成功导入的纳税人身份证件号码，将会获取导入文件，在“导入特殊身份证号码纳税人”中导入该文件即可。5、新增纳税人信息，可以新作模板，将新增人员的信息单独填列，进行导入；也可以在原已保存的模板上直接增行填写，然后将全部信息进行导入，但系统不能通过Excel模板导入形式，对已有信息进行覆盖，所以纳税人信息的修改不可通过Excel模板导入,必须进行手工修改，修改操作详见“纳税人信息修改的操作”。6、不同人员“工号”不可以使用同一“工号”，相同“工号”无法导入。2、手工录入方式的操作在纳税人较少的情况下，可以使用手工录入方式。（1）首先回到系统主界面：（2）点击“纳税人信息”，系统出现如下界面：18将本单位所有人员分别填写“纳税人信息编辑”的各栏次，每填写完毕一个纳税人信息，点击［保存］按钮，反复操作即可。注意事项：：1、录入时，参照“帮助信息”中的说明进行填写。2、不同人员“工号”不可以使用同一“工号”，相同“工号”无法保存。3、纳税人信息修改的操作除“证照类型”、“证照号码”外，纳税人的其他信息如需要修改，从“纳税人信息列表”中选择要修改的纳税人，双击该条信息，在“纳税人信息编辑”画面进行修改，修改完毕后，点击［保存］按钮。如果申报后，“证照类型”、“证照号码”发生错误，下个征期可将此人修改为“非正常”状态，按正确的“证照类型”、“证照号码”重做“新增”员工，其他信息可直接作修改。194、纳税人信息删除的操作无论纳税人是否离开本单位，纳税人信息一经申报不得删除。［删除］按钮仅限于申报前纳税人信息中“证照类型”、“证照号码”导入或录入错误时，修改使用。修改时，从纳税人信息列表中选择要删除的纳税人，点击［删除］按钮，再从“纳税人信息编辑”画面录入正确的信息。注意事项：申报后，纳税人“证照类型”和“证照号码”不能修改，因此，扣缴义务人在申报前必须保证纳税人“证照类型”和“证照号码”的正确。5、外籍人员信息录入操作应注意事项通过Excel模板导入外籍人员信息或手工录入外籍人员信息时，“证件类型”选择“外籍人编码”；“证照号码”需要扣缴义务人编写，编写规则为：前15位为扣缴义务人纳税识别号，后3位为从001开始将企业所有的外籍人员按顺序编排的顺序号，共计18位。已使用过的外籍人编码不得再次使用。206、纳税人状态的使用规则状态是指纳税人目前的工作状态，共有正常、非正常两种选择。正常指在本单位有工资薪金收入，主要包括在职，退休、离休。非正常是指在本单位没有工资薪金收入，包括死亡、离职。当纳税人的状态发生变化时，应在“纳税人信息编辑”中及时进行修改。步骤5：填写报表填写报表实际上是个人所得税的计算过程，按取得收入的性质分别计算。系统提供了不同性质收入的计算方法，这些方法应从“填写报表”列示中选择。（一）“正常工资薪金收入”和“外籍人员正常工资薪金收入”表格填写1、适用范围