第5章 Word字表处理软件

第5章Word字表处理软件第5章Word字表处理软件5.1Word的基本操作5.2创建文档5.3编辑文档5.4编排文档5.5处理图形5.6处理表格5.7页面设置及打印第5章Word字表处理软件5.1Word的基本操作5.1.1Word的启动启动Word的方法，主要有三种。1.使用“开始”菜单中的“程序”选项启动Word通过Windows“开始”菜单启动Word，比较直观，可直接进入Word的文档编辑环境。具体步骤为：单击Windows任务栏上的“开始”按钮，在“开始”菜单上，将鼠标指针移到“程序”项上，其右侧会出现子菜单，再将鼠标指针指向“MicrosoftWord”，单击即可启动Word，如图5.1所示。第5章Word字表处理软件图5.1通过“开始”菜单中的“程序”项启动Word第5章Word字表处理软件2.使用“开始”菜单中的“新建Office文档”启动Word具体步骤为：单击“开始”按钮，打开“开始”菜单，在“开始”菜单上单击“新建Office文档”选项，在“新建Office文档”对话框中，双击“常用”选项卡下的“空白文档”图标，如图5.2所示。第5章Word字表处理软件图5.2通过“开始”菜单中的“新建Office文档”启动Word第5章Word字表处理软件3.将Word建立为Windows桌面快捷方式具体步骤为：右键单击桌面上的空白处，弹出快捷菜单，单击快捷菜单中的“新建”，拉出下一级子菜单，单击子菜单中的“MicrosoftWord文档”，如图5.3所示，即可在桌面上创建一个“新建MicrosoftWord文档”的快捷图标，双击该图标，即可启动Word。第5章Word字表处理软件图5.3将Word建立为Windows桌面快捷方式第5章Word字表处理软件5.1.2Word的窗口组成启动Word后，屏幕显示简短的版权声明，然后Word会自动建立一个名为“文档1”的空文档，如图5.4所示。这时就进入了编辑状态，可以在编辑区输入内容了。Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、状态栏等部分组成，如图5.4所示。第5章Word字表处理软件首行缩进悬挂缩进左缩进标题栏菜单栏工具栏水平标尺窗口控制钮垂直滚动条插入点回车符垂直标尺Office助手视图按钮状态栏水平滚动条前一页选择浏览对象下一页光标页边距图5.4Word窗口的组成第5章Word字表处理软件1.标题栏标题栏主要显示当前编辑文档名和窗口标题。标题栏最左边的图标为Word窗口的控制菜单钮，单击该图标可打开窗口控制菜单，如图5.5所示，双击该图标可关闭Word窗口。第5章Word字表处理软件图5.5Word窗口的控制菜单钮第5章Word字表处理软件2.菜单栏Word按功能有9组菜单项，Word的所有功能都可通过选择菜单栏上的菜单项和选择由此而出现的下拉菜单或对话框中的命令来实现。3.工具栏工具栏主要是为方便用户操作，把最常用到的命令从菜单中挑选出来，以图标的形式排列在一起。当把鼠标指针放在这些按钮上时，其下方将显示出该按钮的命令名称。第5章Word字表处理软件图标称为一个工具按钮，用鼠标单击某工具按钮即可执行相应的操作命令，效果与选择菜单栏中的命令相同。当启动Word时，会自动显示“常用”和“格式”两类工具栏。常用工具栏中的全部工具，如图5.6所示。第5章Word字表处理软件图5.6Word常用工具栏第5章Word字表处理软件格式栏是工具栏中的一种，使用格式栏可以设置选定文字的格式，如字体、字型大小、粗体、下划线、斜体、对齐方式、框线等。Word格式栏如图5.7所示。第5章Word字表处理软件图5.7Word格式栏第5章Word字表处理软件4.标尺标尺有水平标尺和垂直标尺两种。标尺上有数字、刻度和各种标记，单位通常是cm。使用标尺可以调整段落缩排方式、制表位、左右边界位置及表格的栏宽等。在页面视图方式下还会出现垂直标尺。用户通过标尺可以看出文稿的宽度，以便精确定位。拖动标尺上的滑块，可以设置页边距、制表位和段落的缩进。标尺中部的白色部分表示版心的宽度，两端灰色部分是页面四边的空白区，该区域内不能写入文字。通过复选“视图”菜单中的“标尺”项，可以“隐藏∕显示”标尺。第5章Word字表处理软件5.编辑区窗口中部大面积的区域为编辑区，用户输入和编辑的文本、表格、图形都是在编辑区中进行的，排版后的结果可以在编辑区中看出来。在编辑区中有三个标志符：不断闪烁的竖线“Ⅰ”为插入点光标，它标记新键入字符的位置，用鼠标单击某位置，或移动键盘的光标键，可以改变插入点的位置。也可以将鼠标指针移动到要键入的任何位置，然后双击。第5章Word字表处理软件6.滚动条滚动条中的方形滑块指示出插入点在整个文档中的相对位置。拖动滚动块，可快速移动文档内容，同时滚动条附近会显示当前移到内容的页码。单击垂直滚动条两端的上箭头或下箭头，可使文档窗口中的内容向上或向下滚动一行。第5章Word字表处理软件7.状态栏状态栏用于显示当前编辑的文档窗口和插入点所在页的信息和某些操作的简明提示在编辑状态下，状态栏上各项的含义为：页、节、分数：显示插入点所在的页、节及“当前所在页码/当前文档总页数”的分数。位置、行、列：位置显示插入点距当前页头的厘米，行、列为插入点在当前页中的行号和列号。录制、修订、扩展、改写：以黑字显示时，表示当前编辑环境处于该模式，淡色显示时该模式无效。双击该词可改变模式。第5章Word字表处理软件5.2创建文档5.2.1文本录入启动Word时自动打开一个名为“文档1”的空白文档，垂直闪烁的光标就是插入点，输入的字符总是放在插入点位置。此时，就可以像在白纸上写字一样。第5章Word字表处理软件1.中英文输入切换如果要输入英文文章，则直接输入即可；如果要输入中文文字，则需要切换到中文录入状态。中英文录入状态的切换方法为：按下〈Ctrl〉+〈空格〉键，则屏幕上便浮现出中文输入状态栏。也可单击“En”输入法指示器按钮，依次改变输入方法。如图5.8所示为打开Windows中文版汉字输入法时的显示，选择需要的输入法，就可以输入汉字了。第5章Word字表处理软件图5.8文本录入第5章Word字表处理软件2.自动换行输入过程中，当文字到达右页边距时，插入点会自动折回到下一行行首。一个自然段输入完成后按一次回车键，即一个段落。3.显示或隐藏编辑标记在编辑过程中，如果想检查在每段结束时是否按了回车键，或在输入编辑过程中是否按规定格式进行排版，可以单击“常用”工具栏上的“显示∕隐藏编辑标记”按钮，这样可显示或隐藏所有的非打印字符。第5章Word字表处理软件4.插入符号在文档输入过程中，可以插入特殊字符、国际通用字符以及符号，也可用数字键盘键入字符代码来插入一个字符或符号。单击要插入符号的位置，设置插入点。单击“插入”菜单中的“符号”命令，将打开“符号”对话框，单击“符号”选项卡，如图5.9所示。第5章Word字表处理软件图5.9“符号”对话框中的“符号”和“特殊字符”选项卡第5章Word字表处理软件图5.9“符号”对话框中的“符号”和“特殊字符”选项卡第5章Word字表处理软件5.撤消与恢复在输入文档时，经常要改变文档中的内容，若文本改变后发现“今不如昔”，则可用撤消功能把改变后的文本恢复为原来的形式。1)撤消2)恢复第5章Word字表处理软件6.自动更正在“工具”菜单中选择“自动更正”命令，将打开“自动更正”对话框中，单击“自动更正”选项卡，选中“键入时自动替换”项，在“替换”和“替换为”中，输入原内容和需要替换的内容，如图5.10所示，可以简化输入，例如在文档中输入“WJ”，将自动替换为“微型计算机”。第5章Word字表处理软件图5.10“自动更正”对话框第5章Word字表处理软件图5.10“自动更正”对话框第5章Word字表处理软件5.2.2建立数学公式利用公式编辑器，只要选择了工具栏上的符号并键入数字和变量就可以建立复杂的数学公式。建立公式时，公式编辑器会根据数学方面的排字惯例自动调整各元素的大小、间距和格式，还可以在工作时调整格式设置并重新定义自动样式。第5章Word字表处理软件1.插入公式将插入点定位于要加入公式的位置，单击“插入”菜单中的“对象”命令，然后单击“新建”选项卡。单击“对象类型”框中的“Microsoft公式3.0”选项，如图5.11所示。第5章Word字表处理软件图5.11“对象”对话框中的“新建”选项卡第5章Word字表处理软件由于在缺省安装Office时，并不安装“公式编辑器”。如果在“对象”对话框中见不到“Microsoft公式3.0”选项，则需要插入Office的第一张安装光盘，安装该组件。单击“确定”按钮，则窗口切换到公式编辑器窗口方式，显示“公式”工具栏和菜单，如图5.12所示。第5章Word字表处理软件图5.12公式编辑器窗口方式第5章Word字表处理软件2.编辑公式如果编辑公式图形，则单击该图形，出现带有8个控制点的虚框，可以进行图形的移动、缩放等操作；双击该图形，进入该图形的公式编辑环境，可重新对公式修改。第5章Word字表处理软件5.2.3保存文档文档编辑完成后必须存放到磁盘上才能长期保存，保存文档常用下面几种方法。1.新文档和换名文档的保存新文档的保存可以直接单击工具栏中的“保存”按钮，或者从“文件”菜单中选择“保存”命令；如果把当前编辑的文档换名保存，需要单击“文件”菜单中的“另存为”命令。这时将显示“另存为”对话框，如图5.13所示。第5章Word字表处理软件当后向搜删新视工前退上索除建图具文一Web文件级件夹夹文件名称文档类型已有文档或文件夹保存位置图5.13“另存为”对话框第5章Word字表处理软件2.保存已有文档如果当前编辑的是已经命名的旧文档，可以单击常用工具栏上的“保存”按钮，或者按〈Ctrl〉+〈S〉键，或者从“文件”菜单中选择“保存”命令。这时不会出现“另存为”对话框，而直接在原来的文档中用当前内容代替原来的内容，且当前编辑状态保持不变。第5章Word字表处理软件3.定时自动保存编辑过程中，为确保文档安全，可以设置定时自动保存功能，Word将按用户事先设定的时间间隔自动保存文档。具体方法是：单击“工具”菜单，选择“选项”命令，弹出“选项”对话框，如图5.14所示。第5章Word字表处理软件图5.14定时自动保存第5章Word字表处理软件5.2.4关闭文档与退出Word1.关闭文档若要关闭当前正在编辑的文档，可从“文件”菜单中选择“关闭”命令，或者单击菜单栏右端的“关闭”按钮。执行“关闭”命令后，屏幕显示如图5.15所示。若要存盘则单击“是”，不存盘单击“否”，若不关闭文档，仍继续编辑，则单击“取消”按钮。第5章Word字表处理软件图5.15保存选择第5章Word字表处理软件2.退出Word如果不需要在Word的编辑环境中继续编辑文档，或者要关闭计算机，则必须退出Word。退出Word也将同时关闭所有打开的Word文档，如果编辑窗口中的文档没有存盘，将打开如图5.15所示的对话框，询问用户是否保存。第5章Word字表处理软件5.3编辑文档5.3.1打开已有文档保存的文档被放在软盘或硬盘上，如果要重新进行编辑，首先需要打开，把它读到内存并显示在Word窗口中。打开文档常用以下几种方法。1.通过“打开”命令如果当前就在Word窗口中，可以单击Word常用工具栏上的“打开”按钮，或者在“文件”菜单中选择“打开”命令，或者直接按〈Ctrl〉+〈O〉快捷键，打开“打开”对话框，如图5.16所示。第5章Word字表处理软件图5.16“打开”对话框第5章Word字表处理软件2.通过“文件”菜单如果该文档最近被编辑过，“文件”菜单下部会列出最近使用过的几个文档名，单击该文件名，可直接打开该文档。列出的文档个数可在“工具”菜单“选项”对话框中的“常规”选项卡中更改。3.在未进入Word之前打开文档通过Windows“开始”菜单中的“文档”项，可以打开已有文档。“文档”项中可以容纳15个最新使用过的Windows文档，单击该文档名，将自动关联到创建该文档