第5章 会计信息系统项目的组织实施与管理

2第5章会计信息系统项目的组织实施与管理会计信息系统项目实施是一项复杂的系统工程，它涉及企业的方方面面。这一过程主要包括以下内容：制订企业会计信息化总体规划、企业现状调研、解决方案设计、会计信息系统运行前的业务准备、建立企业会计信息系统、会计信息系统的运行管理等。每个阶段的工作内容各不相同，简单列明于表5-1中。参见教材P17735.1制订企业会计信息化的总体规划5.1.1制订企业会计信息化总体规划的原则1.客观需求原则2.会计工作基础原则3.整体性原则4.循序渐进、不断提高原则5.客观可行性原则6.领导负责原则45.1.2企业会计信息化总体规划的主要内容制订企业会计信息化总体规划，主要包括以下内容。(1)企业会计信息化的工作目标。(2)会计信息化系统的总体结构。(3)会计信息化系统建立的途径。(4)系统的硬、软件配置。(5)确定工作步骤。(6)确定会计信息系统建设工作的管理体制和组织机构。(7)制订专业人员的培训与配备计划。(8)资金的来源及预算。55.2企业现状调研实施会计信息化项目，需要对会计主体的情况有一个基本了解。业务调研与分析是实施过程中的必要环节，通过这一阶段的工作，可以了解企业的基本情况、现有组织结构、企业现有业务处理流程、主要业务处理方式，明确企业核算特点及管理要求，为制订信息化解决方案做好前期准备。65.2.1企业基本情况对企业基本情况的了解应主要包括以下内容。(1)企业生产背景情况。主要包括企业创建的背景及投资主体，企业的生产规模、资本规模、人员规模等，企业的银行账户情况，企业的生产性质和纳税性质等。(2)企业会计的核算和管理背景情况。主要包括企业对会计信息化的需求情况、企业会计核算与管理的规范情况等。75.2.2企业组织结构1.企业组织机构设置董事会总经理总经理办公室财务部人事部生产部采购部销售部仓库基本生产车间辅助生产车间设备管理科生产供应科上海销售部郑州销售部85.2.2企业组织结构2.企业各职能机构的职责(1)总经理办公室。(2)财务部。(3)人事部。(4)生产部。(5)采购部。(6)销售部。3.企业各职能机构主要人员的职责调查企业目前各部门主管人员及分管工作情况。95.2.3企业流程流程是用来描述企业活动及其间存在的相互关系的。企业流程涉及的面很宽，如生产流程、工艺流程、业务流程等。在了解企业现有业务流程时，要注重对流程中各项业务的描述、业务流程涉及的单据及其流转关系、当前业务流程存在的缺陷、改进的目标方向等。其中，对企业的业务流程的调查至关重要，因为企业正常的生产经营活动都遵循一定规范。业务流程在所有流程中也是容量最大、最关键的。可以说，每一种业务类型都对应着一种业务流程。在企业调研过程中，为了获取全面而有效的信息，应事先拟订调研计划，在调研计划中明确调研时间、调研人员、调研内容、需要配合的部门及人员等项目。在调研过程中按照事先拟订的调研问卷展开，可以有效地避免信息遗漏，加快调研的进程。用图形来描述企业的业务流程是一种非常直观简洁的方法。目前市场上有多种专用于流程图绘制的软件，如微软公司的Visio软件等。105.2.4企业核算制度1.账务处理程序2.财务管理要求(1)外币业务核算要求。(2)坏账准备的计提。(3)差旅费报销制度。(4)借款利息的处理。(5)对外投资的核算办法(股权投资、债权投资)。(6)税金及附加的核算。公司适用的各种税率情况等。(7)材料核算制度及流程。(8)固定资产、无形资产的核算。(9)水、电费的分配办法。115.2.4企业核算制度(10)人工费用的分配办法。(11)与工资有关的各项经费、基金的计提比例。(12)辅助生产车间生产费用的归集与分配方法。(13)制造费用的归集与分配方法。(14)本月产品的投产及完工情况。(15)产品成本计算方法及与成本费用核算流程有关的成本、费用的核算。(16)产品发出计价方法。(17)存货、短期投资跌价准备、长期投资、固定资产和无形资产减值准备提取方法。(18)销售收入的确认、产品售价、销售核算流程(内销、出口)。(19)或有负债的核算方法。(20)利润结转及利润分配方法。125.2.5企业管理要求1.内部控制(1)不同部门的主管人员只负责管辖本部门的业务。(2)不相容职责的分离。2.采购环节控制要求(1)供应商管理。(2)采购金额权限控制。(3)采购的统计及分析要求。3.销售环节控制要求(1)客户管理。(2)赊销与信用管理。(3)销售考核。(4)销售的统计及分析要求。135.2.5企业管理要求4.库存管理控制要求(1)库存存货的管理。(2)库存数量的控制。5.财务核算与财务分析(1)为考核各销售部门的销售业绩，每个月末需要按部门、按产品统计销售毛利，制作部门—产品销售毛利分析表。(2)为严格控制各项管理成本的发生，各项管理费用按部门统计上报。145.3解决方案设计解决方案设计的过程是把信息化管理软件与企业目标流程相结合的过程，它决定了企业个性化应用模式。解决方案中主要包括：企业基本情况的说明、总体数据流程、各模块基本参数设置及业务流程、特殊业务处理方法等。155.3.1系统配置方案系统配置方案包括以下内容。(1)企业选择会计信息系统软件的来源(如自行开发、联合开发或购置通用商品软件等)及软件系统配置的功能模块。(2)系统的物理架构。如单机结构、局域网结构或企业网结构等；所使用的数据库情况；系统管理员的确定等。165.3.2总体数据的流程设计总体数据的流程设计即根据企业的具体情况，设计在计算机信息化环境下的总体数据流程。如经分析某企业的系统总体数据流程如图5-2所示。采购入库单库存管理工资管理成本管理固定资产管理人工费用折旧费用计件工资标准应付款管理总账管理凭证凭证其他费用凭证应收款管理凭证采购管理存货核算销售管理凭证采购发票付款信息直运采购发票机制凭证产品成本转账材料成本收款结算情况销售发票销售调拨单代垫费用单直运销售发票、委托发货单发票、分期收款发货单发票出入库成本出入库单据发货单发票销售订单、直运销售订单、直运销售发票直运采购发票可销售量采购订单到货单175.3.3设计企业业务流程建立计算机信息系统的过程也是对企业原有的手工作业流程进行改造的过程，企业管理实质上是对业务流程的管理，规范的业务流程就是基于计算机信息系统的规范的语言。企业所有的业务都有业务流程，这里不能一一列示。本书仅以普通销售业务流程为例进行讲解。例如，某企业销售业务采用先发货后开发票的业务模式，由销售部发货，库管部门进行出库确认。其业务流程如图5-3所示。订购询价销售报价（报价单）销售订价（销售订单）销售发货（发货单）销售开票（销售发票）复合销售出库（销售出库单）核算销售成本登记应收款确认收入审核审核审核客户销售部仓库财务部185.3.4确定账套参数为适应不同的企业类型及行业特征，商品软件通常内设了很多参数，选择不同的参数会形成不同的业务处理流程。每个企业都需要根据自身的核算特点和管理要求设置对应的参数，确定计算机业务处理方法和处理流程，从而将通用软件转换为符合企业特点的专用软件。系统参数规定了企业业务处理的规则及业务处理的范围。会计信息系统的各子系统关系密切，对同一项业务活动的约定可能会涉及多个子系统，也就是说，子系统间参数的设置彼此会发生影响。因此，应了解各项参数的意义，明晰设置某项参数后对业务流程、核算方式造成哪些影响，特别是对各项参数设置的先后顺序应引起足够重视。195.3.5科目规划从计算机账务处理流程可以看出，企业的管理要求最终是通过报表体现出来的，而报表中的数据大都来自于总账系统的各种账簿，账簿上的数据从凭证记账而来，凭证上记录的经济业务又是通过明细会计科目表现的。推理得到的结论是，会计科目是真正支撑计算机会计核算体系的基础。那么在制定会计科目方案时，就必须要考虑核算和管理两方面的需求。关于科目的方案问题，我们在前面相关章节中也曾有过介绍。205.4会计信息系统运行前的业务准备实现会计信息化，并不是开发或购买了会计软件、安装了设备就可以了。在从手工向会计信息化方式过渡前，还有许多准备工作要做。下面就这方面的有关问题展开讨论。215.4.1会计制度方面的准备《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)是我国会计工作的根本大法，也是所有企业必须严格遵守的会计工作规范。《会计法》科学地概括了会计工作的职能和基本任务，它要求一切发生会计事务的企业都必须依法进行会计核算和会计监督。每个企事业单位在制定本企业的会计信息化制度体系时，都要严格遵守《会计法》，以及财政部颁布制定的《企业会计制度》、《企业会计准则》和会计信息化核算与管理方面相关制度规定，在此基础上，对企业的会计科目、会计业务处理流程、会计核算方法、会计报表填制方法等方面，应按照信息化的工作方式和数据要求进行规范。225.4.2规范企业的会计业务1.会计数据的规范化1)会计数据收集的规范化(1)分析企业管理对信息的要求。(2)分析现有手工会计系统的数据收集、存储和流转情况。(3)设计科学合理的凭证和单据格式。2)基础和历史数据的规范化(1)基础数据的规范化。(2)历史数据的规范化。2.会计核算方法的规范化(1)对原有的核算方法进行分析。(2)对会计核算方法中涉及的有关基础工作进行必要的整理。(3)确定信息化条件下企业的会计核算方法。235.4.2规范企业的会计业务3.会计信息输出的规范化1)账簿体系规范化2)财务报表的规范化3)管理报表的规范化(1)分析企业原有管理报表体系是否能满足信息化环境下企业更高层次的管理需要。(2)确定信息化条件下管理报表的种类、格式和内容。(3)确定报表格式及其数据计算公式。4.企业会计科目体系的规范化(1)应能满足企业会计核算的需要。(2)应能满足企业管理的要求。(3)应能满足企业会计报表的要求。(4)会计科目体系要保持相对的稳定性。(5)会计科目体系要满足会计制度的要求。245.4.3基础数据的准备1.确定数据编码方案2.基础数据的收集及整理1)基础档案的整理2)期初数据整理(1)收集的资料要完整、及时和准确。(2)科目期初余额收集前应先做好有关科目的费用计提和分配等工作。(3)对有些会计科目的期初数量和外币数据进行收集整理。(4)对明细的会计资料与其相关的科目余额之间要进行一致性检查。255.4.4进行必要的人员培训会计信息系统项目的实施，是一项复杂的系统工程。它不仅涉及财会部门和财会人员，而且还涉及单位内部的其他相关部门和人员，需要许多具有新知识结构的人才来完成会计信息化的组织、实施、开发和应用等工作。单位领导、总会计师、财会部门负责人是会计信息化的组织者和管理者，他们的参与和支持是开展会计信息化工作的关键。财会人员是会计信息化工作的主力，担负着操作使用、内部管理、研究开发等方面的重任。财会人员的培训可分为初、中和高级三个层次。265.4.5机构的调整和设置1.总会计师岗位2.会计主管岗位3.系统管理员岗位4.系统维护岗位5.各种操作员岗位6.信息化审查岗位7.档案保管员岗位8.其他操作人员岗位275.4.6会计信息系统相关岗位制度的建立1.会计信息系统的运行与操作管理制度1)上机运行系统的规定2)各岗位人员的职责3)操作权限4)操作规程2.机房管理制度3.档案管理制度4.计算机病毒的防治制度285.5建立企业会计信息系统基础工作做好后，接下来就可以进行会计信息系统的具体建设了。它包括以下内容。295.5.1会计信息系统的硬件和软件配置1.硬件平台的选择2.计算机系统软件的配置1)操作系统2)数据库管理系统3)程序设计语言4)工具软件和办公自动化软件3.会计软件的选择1)软、硬件平台的因素2)会计软件的取得方式因素305.5.2手工与计算机会计系统之间的转换1.系统的转换条件2.系统的转换时间选择3.系统的转换方式选择1)直接转换2)平行转换3)逐步转换315.6会计信息系统的运行管理会计信息系统的运行管理，主要包括运行维护管理、运行安全管理和系统升级管理等。325.6.1会计信息系统的运行维护管理1.系统维护的目的2.对系统软件的维护种类3.系统维