金蝶K3基础资料设置

基础资料概述基础资料，就是在系统中使用的各种基础数据的总称。用户在录入凭证或者录入单据时，都毫无例外地需要输入一些业务资料信息，如科目、币别、商品、客户、金额等等信息。可以这么说，所有的凭证、单据都是由一些基础资料信息和具体的数量信息构成的。对于这些基础的数据，为了便于进行统一的设置与管理，我们提供了基础资料管理这样一个功能。由于金蝶K/3系统功能众多，囊括的范围很广，所以便于管理，我们根据业务性质将各种功能分在了不同的系统中进行维护管理。这样，不仅存在着一些多个系统都会使用的公共基础数据，而且每一个系统都会相应的存在一些自己使用的基础资料。为了对这些不同的基础资料进行分类管理，我们将基础资料又细分为两个大部分：公共资料和各个系统中的基础数据。在金蝶K/3系统主控台上，选择〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖公共资料〗，进入基础资料的公共资料维护管理模块。公共资料中主要是对以下各项基础资料的进行维护管理：1、科目2、币别3、凭证字4、计量单位5、结算方式6、仓位7、各种核算项目：客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、费用、现金流量项目、分支机构、成本对象、劳务、成本项目、要素费用、工作中心8、各种辅助资料核算项目：核算项目是指在系统中一些具有相同操作、作用相类似的一类基础数据的统称。比如说：1、具有相同的操作：可以增删改，可以禁用，可以具有条形码，可以保存附件，可以在单据中进行使用。2、是构成单据的必要信息，如录入单据时需要录入客户、供应商、商品、部门、职员等信息。3、本身可以包含多个数据，这些数据可以以层级关系进行展开。辅助资料：辅助资料是另一些具有相同操作的基础数据的统称。这些数据是在的核算项目中或者单据中经常使用的一些辅助属性或者信息。这些属性或者信息往往存在着多个属性结果值，这些属性值中有些是一些具有固定的可选值，有些不是固定的，可以随时根据情况进行新增的。核算项目、辅助资料下都又各自包含着许多不同的基础资料数据。核算项目包括客户、供应商、职员、商品等。辅助资料包括文化程度、行业、区域等。科目组管理在金蝶K/3系统中，会计科目体系是树形结构的，可以进行分级管理。（一）第一级科目组：系统将会计科目分为资产、负债、权益、成本、损益、表外六大类，每组科目下面又进行了再次分类，科目分组目前分了两级，在前面的类别下又再分了一个类别，如资产分为流动资产和长期资产，在科目设置中必须选择某一个具体的科目类别。在科目的第1级分组中，科目分为了六大类，前面已说过，这六类科目无论是名称还是代码都是不可以修改的，他们的编码分码规则是资产类代码以1开头，负债类代码以2开头，权益类是以3开头，成本是以5开头，表外科目以6开头，这六大类科目不能进行修改。（二）第一级以外的科目组：对于前面所提到的6大类科目下设置的各个科目组，可以对系统预设置的类别进行修改，如可以对流动资产进行名称的修改，也可以进行增加下级的明细。修改科目组的操作步骤如下：1、在“基础资料—科目”界面中，选中某一个需要进行修改的科目组，如流动资产。2、选择〖编辑〗→〖科目属性〗，或者在科目上单击右键，在弹出的菜单上选择〖科目属性〗，进入“科目组编缉”界面。3、修改名称后，单击【确定】，完成科目组的修改。科目组的新增操作步骤如下：1、在“基础资料—科目”界面中，单击某一个科目组，如资产或流动资产。2、选择〖编辑〗→〖新增科目〗，或者单击右键，弹出功能菜单，选择〖新增科目〗，弹出“新增科目组”界面，在此可以录入相应的代码和名称。科目组新增时，代码应遵守前面所提的代码规则，即资产为1开头等，在此不再重述。3、完成后，单击【确定】保存。★注意事项：在科目组处选中某一个科目组，在右击弹出的功能菜单中进行科目组的处理，此时的功能菜单同选中某一个科目后弹出的右键菜单是一样，但实际实现的功能是不一样的，分别是科目组和具体科目的处理。表外科目的使用设置科目时，必须选择一个具体的科目类别，对于表外科目，则是同前面五类科目有很大的区别，如果在设置科目时，科目类别选取的是表外科目，则在凭证处理时，对于表外科目的凭证，系统将不检查凭证的平衡关系，会计分录不平衡时也可保存。表外科目使用的意义在于可以对一些事项做备查登记，记录一些数据，在账套中可以进行查询。具体使用时同一个普通的会计科目没有太大的差别。★注意事项：表外科目和表内科目（表外科目以外的科目类别都是表内科目）不能同时出现在一张凭证中。如果在凭证录入时，既有表内科目又有表外科目，则该凭证无法保存。新增科目有关科目的信息如下：A、科目代码：科目的代码。在系统中必须唯一。科目代码必须由上级至下级逐级增加：即必须首先增加上级科目代码，只有上级科目代码存在后才能增加下级科目代码。科目代码由“上级科目代码+本级科目代码”组成，中间用小数点进行分隔。B、助记码：帮助记忆科目的编码。在录入凭证时，为了提高科目录入的速度可以用助记码进行科目录入。例如：将“现金”科目的助记码输为“xj”，则在输入现金科目时输入“xj”，系统将会自动找到“现金”科目。C、科目名称：科目名称是该科目的文字标识。在命名科目名称时只需命名本级科目名称，不必带上级科目名称。输入的科目名称一般为汉字和字符。D、科目类别：科目类别用于对科目的属性进行定义。科目的属性系统都已作了设定，共分五大类：资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类。系统中损益类科目的特殊处理主要体现在二个方面：第一、在执行“结转本期损益”功能时，所有定义为“损益类”的科目的本期实际发生额都将全部自动结转；第二、在自定义报表中设置取数公式时，设定为“损益类”科目便可取出其实际发生额。E、余额方向：余额方向是指该科目的余额默认的余额方向。一般资产类科目的余额方向在借方，负债类科目的余额方向在贷方。科目的这项属性对于账簿或报表输出的数据有直接影响，系统将根据科目的默认余额方向来反映输出的数值。例如：如果将“现金”科目的余额方向改为“贷方”，则其借方余额在自定义报表中就会反映为负数。F、外币核算：指定该科目外币核算的类型。具体核算方式分三种。1、不核算外币：不进行外币核算，只核算本位币。2、核算所有外币：对本账套中设定的所有货币进行核算。3、核算单一外币：只对本账套中某一种外币进行核算。若选择核算单一外币，要求选择一种进行核算的外币的名称。系统在处理核算外币的会时，会自动默认在“币别”功能中输入的汇率。G、期末调汇：确定是否在期末进行汇率调整。只有科目进行了外币核算，此选项才可用。如选择期末调汇则在期末执行“期末调汇”功能时对此科目进行调汇。H、往来业务核算：选择该选项，科目核算往来业务中，凭证录入时要求录入往来业务编号，适用于往来核销模块。此项选择将影响到《往来对账单》和《账龄分析表》的输出。I、数量金额核算：确定是否进行数量金额辅助核算。若进行数量金额辅助核算，要求选择核算的计量单位。J、计量单位：选择科目的计量单位组及缺省的计量单位。只有科目进行了数量金额核算，此项目才可使用。K、现金科目：选中此选项，则将科目指定为现金类科目。现金日记账和现金流量使用。L、银行科目：选中此选项，则将科目指定为银行科目。银行日记账和现金流量使用。M、出日记账：选中此选项，则在明细分类账中按日统计金额。N、现金等价物：该选项供现金流量表取数使用。O、科目计息：选择此选项，则该科目参与利息的计算。P、日利率：输入科目的日利率。只有选择了科目计息，日利率才可用。Q、核算项目：多项目核算，可全方位、多角度地反映企业的财务信息，并且科目设置多项目核算比设置明细科目更直观、更简洁、处理速度更快。例如，企业的往来客户单位有1000个以上，如果将往来客户设置成明细科目，那么，应收账款的二级明细科目至少达到1000多条，如果将往来客户设置成应收账款的核算项目，只要应收账款一个一级科目就可以了。每一科目可实现1024个核算项目的处理。科目可以下设多个核算项目，实现多种信息在总账中的体现，具体作用如下：1、多个信息在总账中查询，多种辅助核算的设置方便各种查询；2、应收应付系统中的客户部门职员信息可以直接在凭证中体现，工业、商业系统的物料信息直接在总账中可以查询。输入各种信息后，如果还需要为科目增加需要进行核算的核算项目，则选择“核算项目”界面，单击【增加核算项目类别】，在打开“核算项目类别”界面内选择需要的核算项目，单击【确定】。一个科目允许增加多个核算项目。所以可以在按照上述操作再新增核算项目。★注意事项：如果希望对科目进行多核算项目核算，则为科目增加核算项目一定要在科目被使用前进行操作。如果没有为科目新增核算项目，而该科目又已经使用，则再不能为该科目新增核算项目类别。最后单击【保存】，保存新增科目的资料。增加完毕后，单击【退出】，退出新增界面。★注意事项：在已发生业务的科目下，再增加一个子科目，系统会自动地将父级科目的全部内容转移到新增的子科目上来，您可以再增加一个新的科目处理相关业务，该项操作不可逆。从模板中引入科目为了提高用户录入科目的速度，我们提供了引入标准科目的功能。1、选择〖文件〗→〖从模板中引入科目〗，打开“科目模板”界面。2、选择引入科目的所属行业类型，然后单击【引入】，打开“引入科目”界面，选择要引入的科目。如果要引入所有科目，则单击【全选】即可。3、单击【确定】，即可将用户选择的科目引入到系统中来。对引入的科目可以根据情况再进行修改。修改科目属性如果要修改某一科目，则先选中该科目，然后在菜单上选择〖编辑〗→〖科目属性〗，或右击选择〖科目属性〗，或双击该科目，弹出“科目－修改”界面，输入科目的修改内容，单击【保存】。删除科目如果要删除某一科目，则先选中该科目，然后在菜单上选择〖编辑〗→〖删除科目〗，或右击选择〖删除科目〗。浏览科目在“基础资料-科目”界面，选择要浏览的科目所属的科目类别，利用光标移动键或滚动条，可浏览科目表。系统将科目分为“资产”、“负债”、“权益”、“成本”和“损益”五大类，单击科目浏览框顶部的科目类别项目按钮，可分类浏览各类别的科目。要浏览某科目的设置属性或其属下的明细科目，双击鼠标左键；若该科目下设置了下一级科目，则该科目处之前显示展开符号“+”，否则显示折叠符号“-”，表示已经是最明细科目。如要查看下一级科目，只需单击展开符号“+”即可。科目管理科目管理为科目提供了一个方便的管理界面。选中一个具体的科目，然后在菜单上选择〖编辑〗à〖科目管理〗，或右击该科目，然后选择〖科目管理〗，弹出“科目管理”界面。在该界面内，可以进行科目的查找、新增（连续新增）、修改、删除、复制、预算管理。具体说明如下。（一）查找：在“科目管理”界面，单击【查找】，弹出查找对话框，在“科目代码”栏输入科目代码，单击【确定】，如果找到该科目，光标会停留在该科目上。（二）新增、修改、删除：新增、修改、删除具体操作如前面所述。（三）复制：在这里，我们可对科目名称及相关属性按科目级次进行全面复制，其主要目的是针对于明细科目名称、属性相同，上级科目不同，为提高科目的编辑速度和方便性而设计的，复制的科目级数可根据用户的需要而定。具体步骤如下：1、将光标停留在要复制的科目上，然后在“科目管理”界面上，单击【复制】，弹出复制对话框。2、在对话框内的源科目代码自动带出要复制的科目（也可手工改为其他科目），然后在目标科目代码框里输入目标科目代码。3、单击【确定】，系统自动生成一个与源科目属性相同的新科目，新科目代码即是在目标科目代码里输入的代码。4、如果源科目有下级明细科目，就在复制最大级别框中输入需要复制的最大级别数，那么下级明细科目也会自动被复制。禁用科目如果要禁用某一科目，则先选中该科目，然后在菜单上选择〖编辑〗→〖禁用科目〗，或右击选择〖禁用科目〗。禁用后该科目不能被修改、删除，其他系统也不能使用该科目。禁用后该科目在浏览界面上看不到，如果要在浏览界面上看到已经