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1货品管理系统工作手册第一章总则一、适用范围：公司总部、营运部、店铺、总仓二、内容：进、销、存、调、配、退第二章进货的相关工作第一节订货由品牌买手/品牌经理负责。具体参见第七章《品牌买货工作手册》第二节发货一、发货前期的准备工作：◆品牌经理/买手应做的准备工作1.排货：在某个季新货开始发货前10天左右，将该季的订单重新浏览一遍，做好排货计划。排出每个品牌每周每店铺应到的货量，并确定拿货重点。（即列出哪些货是季节性较强的，必须先拿的清单。）2.与品牌公司货品部沟通到货情况：每周定期（如周一下午）与品牌公司货品部沟通，了解品牌公司仓库出货情况。将重点拿货清单传真给其，跟进品牌公司货品部给我司做的货单（特别是大单）是否能够应季。（如春天从厚拿到薄，秋天从薄拿到厚等）。3.审核品牌公司发货前与我司确认的货品明细，确定发货顺序：浏览品牌公司下发的本次出货货品的相关图片（大季），按应季性的原则确定发货的先后顺序，并将确定的订单发货先后顺序通知我公司物流部。二、发货过程中的工作◆品牌经理/买手21、收到品牌公司物流部传真的发货清单后，事先作好店铺预分货。（具体详见买手工作手册）◆我司物流部收到公司物流部传真的发货清单后，负责与货运公司联系航班安排情况及具体到货时间，催促货运及时将货品送达我司仓库。附：有关发货的参考原则a)保证各品牌每个女装店铺两周有推一次新货（基本原则）。b)每次到货上下装要有相应的比例，可以成套搭配。c)在资金不宽裕的情况下，应季性的货先拿；在资金充裕的情况下，保证货品的时尚性强于竞争品牌。d)一般情况下到货率的差距控制在一定范围内，如相差3%左右。e)在各店铺销售差距较大时，分析各品牌各店铺库存量并对比分析后作出发货决策。第三节收货、分货要求：货到总仓24小时内验货、分好货并送货上柜销售。1、货物运抵总仓后，先电话通知我公司营运部。2、首先检查外包装，若外包装有破损，应在货运公司人员在场时，当面开箱检查货物是否完整无损坏，并清点数量。若检查清点中发现货物损坏、短缺，应立即与货运公司进行交涉，分清责任，并要求货运公司签字确认。3、物流主管检验核对货品货号、数量、颜色、金额与预备发票装箱清单是否相符，若核对不符应填写“乔玛公司货品验收差异报告”，（详见附表三），并立即向公司报告。由品牌经理与品牌公司特许经营部确认货品差异。4、验货完毕填写验收入库单，三天内传真到品牌公司以利核对。5、如有进销存系统的，按照物流软件要求在2个工作日内做电脑入库单，并在入库单的备注栏上写明对应的单号，每一张入库单对应一张随货单。6、物流部按照品牌经理/买手事先作好的分货表作好分货工作，分货操作统一要3求按照物流软件系统，分货完毕在2个工作日内做调拨出库单，并记帐。7、及时将货品送到各个店铺。店铺收货无误后在2个工作日内做调拨入库单并记帐。第三章销的工作第一节数据传输一、品牌销售数据电脑数据传输品牌销售数据电脑数据传输责任人为品牌经理/品牌主管，每天至少必须在上午上班后半小时、下班时各做1次数据传输和结束营业操作，及时更新本品牌数据库。二、店铺数据传输店铺数据传输责任人为店铺负责人和带班，每天至少在上班后半小时、下午5点、晚上结束营业时各做1次数据传输和结束营业操作。三、销售周报表店长负责每周一上午12：00前上传（报）店铺销售周报表，并对数据准确性负责。第二节销售分析一、品牌事业部1、每周根据进销存管理系统，分析当季货品在各个店铺的销售差异，提出货品调配建议表，提报公司领导讨论，收集反馈意见，然后作出调货指令。2、每周周一统计各店铺正价销售率，提供给相关部门参考。3、每月月初（五号前）完成上月品牌分析表，包括统计各季库存、各个品牌各个店铺的比例销售、平效、人效、同比环比增长率等，提供给营运部负责人。4、跟进新货中特殊货品的销售情况，每周做一次特殊货品进销存统计，4提供给相关部门参考。并根据销售差异作出调并货指令。二、品牌经理/买手（具体见第七章品牌买货工作手册）第四章调拨的工作第一节店铺间调货一、店铺间调货的原则1、某款式各个店铺都有，上柜销售期超过三个星期。（1）A店铺滞销，B店铺畅销，在考虑两店铺合理库存量的前提下，货品从A店铺调往B店铺。（2）各个店铺都畅销，有的店铺出现断码时，则向该尺码数量多的店铺补足尺码。（3）各个店铺都滞销，建议实行内部促销政策。2、某款式只有A店铺有订，上柜销售期超过三个星期，到货销售率低于30%，则调往其他没订的店铺试销。试销的货品销售记入调入方，库存仍记入调出方。3、当我司出现跨区域店铺时，当气候在各地区已经形成较大差异时，则参照厚货品调往天气冷的地区，薄货品调往天气热的地区的原则进行货品调配。4、当A店铺某款式出现断码，顾客付定金订购时，有该尺码的店铺必须无条件的将该件货品调往A店铺。5、公司品牌事业部作出的指令性调货安排，店铺必须无条件执行。二、店铺之间调货的注意事项1.店铺间一次性调货在10件以内（含10件），允许店铺之间自行调货。但调拨完毕后，在3个工作日内必须回传调拨单报备公司营运部。2.店铺间调货超过10件时，必须填写调拨单上报公司营运部，公司营运部在1个工作日内审批回复后，店铺可进行调货。3.在接到调货通知后，件数在200件以内的，调出方必须在2个工作日内将货5品发出；200—1000件的，在4个工作日内将货品发出；特卖前期大宗调货，超过1000件的，由调出方报备发货安排。4.无吊牌、无塑料袋包装的货品不允许进行店铺间调拨。5.调拨货品必须按款式分类装箱，货品摆放整齐，且每一箱内都必须附有装箱清单。箱子外要按顺序写上编号、件数、货品款式。6.不允许用破损的箱子，所有箱子必须用公司专用封口胶封好，箱子外用打包机打包好。（配备一套简易的打包工具）7.特卖期间大量调货时，可将货品交给货运公司打包。我司派专人全程跟进货运公司的打包过程。货量多时用编织袋装起来，但编织袋上必须醒目标识小箱数量。8.与货运公司签协议时，在协议内不仅要写明大件数、还必须让货运公司书面确认小箱总数。9.所签协议必须传真回公司，经公司营运部及法律专员审核确认，盖章后方才生效。10.无论采取什么运输方式，都要用门对门的服务，由发出方汇款。11.如果需要投保，比例为批发价的20%投保。12.货品发出当日将“发货通知书”（见附表7）及货运公司的货运单传真给收货方，以便收货方提前作好收货准备。发货方的“发货通知书”必须至少有物流主管、仓管员、非物流部员工等3人以上签字方能生效。（非物流部员工由品牌经理指定）13.验收方在收到货品时，当着货运公司人员的面，对照“发货通知书”来验收货品。无论哪个环节与通知书描述的不符，验收方必须与货运公司交涉，直到问题落实清楚。14.货品调拨件数在如果在1000件以内，收货方必须在1个工作日内验收，要求至少有物流主管、仓管员、非物流部员工等3人以上在场验证。验收完毕1个工作日内及时向公司物流及发货方反馈验收情况。（非物流部员工由品牌经理指定）15.特卖期间大宗货品调拨时，件数在1000件以上的，收货方必须在收到货品的当日上报“验货计划”。主要包括：发货方货品的装箱情况、预计验货起6止时间，验货人员安排等。16.货品验收完毕出现差异时，收货方必须在规定的工作日内书面通知发货方和公司营运部，注明货品差异发生的箱号，件数、金额，以便发货方进行核查。17.货品调出方在做货品调出时，必须做电脑调拨出库单并记帐。记帐完后，要通知货品调入方做确认是否收到调拨入库单。18.调出方备好货品及打印出的调拨出库单交物流部人员或店员送到调入方。19.调入方在收到货品后，必须与电脑核对，不相符要通知货品调出方并要求重新开单，相符要做调拨入库单记帐。一式四联的调拨出库单需由物流主管、调入方、调出方三方签字确认后才能生效。20.在货品调出之后，调拨出库、入库单必须在2个工作日之内记帐。21.品牌经理统筹安排店铺间的货品调配，店铺间调货必须报品牌经理批准。22.以上21项如有违规，则视情节轻重扣相关人员当月绩效分；若出现货品遗失时，责任归违规方。第五章存的工作第一节货品账目管理店铺及总仓必须做总件数、总金额的进、销、存手工明细账。且要求作到及时、准确登帐。每月进销存总账必须装订成册，妥善保管。第二节仓库货品管理一、店铺层面1、每个店铺都应由店长或带班负责店铺的库存。2、店铺货仓仓位分布应按照货号、颜色、尺码分类摆放整齐；卖场的仓位和区域应根据店铺具体陈列具体划分。并相应有总账及明细账管理，标示管理。3、卖场及货仓的货品都要求吊牌完整，确实无法补上吊牌的货品统一调回总仓处理。4、浅色容易脏或容易划破的货品一定要有包装袋。5、皮草要吊挂起来，并要有包装袋，且要求每2个月护理一次，上一次油。76、鞋子原则上要求有包装盒，确实无包装盒的用橡皮筋扎起来。7、店铺仓库负责人应每天巡视仓库，保持货品堆放整齐。8、店铺应每日进行货品的早、晚点数工作，并将早、晚点数与软件库存数进行核对。如若不符，要尽快查明原因。9、对店铺存货状况分析（如款式、尺码、颜色、数量），对断码的货品及时提出补货申请，对存货量大的货品提出促销政策。二、总仓层面：1、总仓仓位分布也应按照货号、颜色、尺码分类摆放整齐，并相应有总账及明细账管理，标示管理。2、货仓的货品都要求吊牌完整，确实无法补上吊牌的货品统一装箱并有明显标记。3、浅色容易脏或容易划破的货品一定要有包装袋。4、皮草要吊挂起来，并要有包装袋，且要求每2个月护理一次，上一次油。5、鞋子原则上要求有包装盒，确实无包装盒的用橡皮筋扎起来。6、对各店铺库存进行量的控制，保证店铺库存恰当（既不过量，也不过少）。第三节盘点我司物流部负责每月壹次对各店铺及总仓的进行盘点工作，正常盘点日期安排为每月月末最后一周内进行，避开周末时间。如遇特殊情况推迟或提前盘点，必须事先提出书面申请，经公司物流部批准后方可执行。一、盘点前的准备1、时间盘点前必须将盘点时间进行合理的安排。原则是不影响财务结账；不与店铺上新货、大减价、换季陈列冲突；不与商场的作息时间冲突。2、人员总仓和店铺月末实地盘点时，办公室必须安排商贸公司核算会计、物流主管到货仓、店铺协助并监督盘点。3、店铺8所有店铺在盘点开始前一天到盘点结束，禁止做店铺间的转货及退仓。特殊情况必须事先向物流部说明并得到许可后方可进行。本店盘点前一天，店铺必须安排人手对店铺分仓位进行货品的整理，提高盘点时的速度。4、总仓盘点前两天，总仓必须将所有店铺的退仓货品都带回总仓，以免影响盘点。二、盘点过程1、各盘点人员准时到位。2、盘点负责人将盘点区域分成一个个仓位，每个仓位安排专人负责。3、盘点时必须两人一组，严格校对。由店铺人员负责扫描货品，办公室监盘人员负责核对，如有疑问必须重做。原则上每件货品都必须扫描输入，特殊情况需手工输入时应仔细校对。准确填写《总仓及店铺盘点明细表》。（附表五）4、对于没有条码的货品必须仔细查证及时补入。若实在找不到对应条码，将货品单独提出，并在《总仓及店铺盘点明细表》上注明。5、监盘人员负责将每个仓位的实际盘点数和店铺手工账数据核对，如有问题，须查明原因或将该仓位进行重盘。7、盘点完毕后，监盘人员负责将盘点结果记录在《总仓及店铺盘点明细表》上，表上必须有店铺负责人、监盘人员的签名。8、在盘点完后，物流主管店铺负责人要做新的盘点单。在生成新的盘点单之前，要检查系统的调入、调出单是否记账，是否与实际调拨相符，没有记账的要记账，不符的要重新开单。9、在生成新的盘点单之后，生成盘点差异报告，有差异财务要做物理调整单。店铺无权进行物理调整。对于同一货号串码、串色、盘点后的销售这三种情况也只有财务有权做物理调整，并在调整单的备注栏写明原因。其它情况的物理调整单报公司营运部批准。10、监盘人员在参加盘点的同时，还必须检查店铺或总仓的货品管理情况。例浅色容易脏的货品是否按公司要求都有包装袋，货品吊牌是否完整等。如果发现有违规情况则发现一件罚款5元。（责任店铺或大仓受罚）9三、盘点报告1、店铺和总仓必须在盘点结束后一周之内查明盘点差异，作出盘点报告，于每月6号前寄回公司营运部