第三讲 公共关系的功能和作用

第三讲公共关系的功能和作用一、功能与职能的关系二．公共关系对组织的直接功能三．公共关系对社会的间接功能四、公共关系对个人的作用一、功能与职能的关系：活动功能由结构决定，是活动的自身内在运行机制赋予对象物的作用与影响，即活动本身所固有的；部门职能由分工决定，是主观授予的职权和责任，即完成某项任务的人为分工。功能决定职能，职能蕴含于功能之中。对于功能的研究属于公关原理的的内容，职能属于公关实务的内容。公共关系功能是指公共关系对社会组织及其社会环境和个人所发挥的积极、独特的作用与影响。公共关系的功能经历了一个不断演变、发展的历史过程，最初它只是一种简单的宣传活动，发展到今天已成为一个多元化、多层次的功能体系。从公共关系实践过程来看，公共关系的活动对组织的直接功能表现为树立组织形象和协调关系网络，同时公共关系活动对个人和社会也有间接功能。二．公共关系对组织的直接功能作为社会组织在运行过程中的自觉行为，公共关系活动一直作为达成组织与其公众之间的良好关系状态而进行。对现代组织而言，企业与消费公众、政府公众、社区公众、媒介公众等外界公众的关系会直接影响到组织的生存与发展。因此，只有树立良好的组织形象和建立良好的关系网络具有重要意义。公共关系对组织的作用正是表现在它帮助组织与相关公众之间建立一种适应的关系。具体来说，它通过以下几个方面来实现这一积极作用：（一）监测环境，收集信息组织环境是由它的公众以及其他影响组织生存与发展的社会政治、经济、文化等因素组成的。随着社会由农业社会进入工业社会，进而进入后工业化社会（信息社会），外部客观环境对组织尤其是企业组织的影响也就越来越大。企业要达到一定的经营目标，必须以充分考虑外部环境的变化并不失时机的做出及时反应。公共关系正是担负着这一任务，它向组织提供环境信息，并对组织所处的环境进行分析和研究，在此基础上对环境变化做出科学的评价与预测，帮助组织合理的制定或调整本组织的目标。具体来说，公共关系所搜集的信息涉及下列方面：1.组织形象信息组织的机构设置、管理状况、服务质量、人员素质等方面通过各种渠道传播到公众中去，公众根据自己的所见所闻，对组织产生一定印象和给予一定评价。这种认识上的或褒或贬，行为上的或近或疏，会对组织的生存与发展产生很大影响。因此，组织需要了解关于组织形象的信息。2.产品服务信息公众对企业产品的质量、性能、用途、价格、优缺点及售后服务等方面都会做出一定的评价，从某种意义上说，产品形象是组织形象的形成基础。3.公众信息不同的组织有不同的公众，和组织相关的公众的人数、构成、需求、心理状态等都是需要了解的方面，是公关调研的基本内容。公共关系就是要使组织与公众建立良好的关系，不了解公众需求是难以成功的。4.其它社会信息国内外政治、经济、文化、科技，社会时尚、潮流的变化等方面的信息。（二）参与组织决策公共关系部门从有关组织环境问题、公众关系问题等方面想组织决策机构提供咨询，在帮助组织制定决策目标、确定、拟定和实施决策方案等方面全面参与组织决策。公共关系在参与组织决策主要体现在：1.帮助组织获取决策信息2.帮助组织确定决策目标。3.帮助组织拟定决策方案。设计方案和选择方案。4.帮助组织实施决策方案。一方面传达决策方案，另一方面对实施效果进行观察、分析、评价并反馈给决策部门。（三）沟通协调内外关系现代组织作为一个开放系统，要求组织内部各要素之间以及组织和环境之间协调一致，减少并化解组织与内外公众的摩擦与冲突，实现组织内外环境的和谐。公共关系正是通过沟通协调这一基本职能，通过一些日常交往活动，如座谈会、联谊会、节庆活动、参观拜访、社会服务、社会赞助等形式，与公众进行有效沟通，培养公众对组织的感情，赢得他们对组织的信赖、合作与支持。主要内容有：1.协调内部领导和职工关系；2.协调内部各部门的关系；3.协调组织与外部公众之间的关系（四）扩大组织知名度、美誉度与和谐度，塑造组织形象组织形象是指在一定时期和一定环境下，公众对某一组织及其行为所产生的各种感知、印象、看法、感情、认知、态度和评价的综合体现。公关的核心目标是塑造组织形象。（五）危机公关管理危机是组织生存和发展的大敌，其处理不当往往会对组织的生存与发展造成很大影响。公共关系在帮助组织预测、处理危机方面具有很大作用。（六）全员公关教育公共关系是全体成员的公共关系。对一个企业来说，从创造优质产品、提供优质服务到宣传引导公众舆论，都离不开组织全体成员的共同努力。要使这种努力变成一种自觉的、主动的甚至习惯的行为，必须增强全体成员的公共关系意识。“全员PR”概念。三．公共关系对社会的间接功能公共关系对社会的积极作用体现在它通过强调社会组织的社会责任，督促组织履行这种责任，帮助组织适应社会的发展，因此间接促进了社会环境的整体优化。1．社会互动环境的优化“互动”是社会心理学的一个基本概念，是指人们不断的交换意见、交换对情景的感受、已逐步达到相互间理解的过程。PR对社会环境的优化是通过以下几方面实现：①沟通社会信息②协调社会行为③净化社会风气③2．社会心理环境的优化社会化大生产及分工的细化导致工作的紧张和单调使人的心理失衡，心理的需求与高科技的发展之间产生一种难以调和的矛盾。3．社会经济环境的优化在市场竞争中PR始终主张：树立组织的良好形象，质量、信用及周到的服务来赢得公众的欢迎。反对不正当的竞争4．社会政治环境的优化PR强调“公众至上”一种经营理念，是对“官本位”的巨大冲击，培养管理人员强烈的公仆意识，帮助公众解决实际问题；社会成员也积极参与社会事务的管理及决策，主人翁意识增强，激发参与社会事务管理与决策的热情，对政治环境的优化十分有利。四、公共关系对个人的作用（一）促进人的观念更新：1.注意个人形象的观念2.尊重他人的观念3.交往沟通观念4.团结与协作的观念（二）增长人的才干：1.创造能力的提高创造能力是指，创造新思想新事物新环境的能力。包括：想象能力、知觉能力、决断能力和实际改革事务的能力。2.交往能力的提高人与人相互给予、接受和交换意见的能力。现代社会交往能力不仅是一种生活能力，也是健全人格的重要因素。3.表达能力的提高运用语言、文字、动作等方式将自己的知识、观点及意见有效的传达给他人的能力。4.反应能力的提高指人的感觉器官对外界事物刺激的敏感度。包括：感觉、注意、观察、预测、判断、、及自我调整的能力。5.适应能力的提高指人对外界条件变化的同步变化的能力，即随着外界条件变化而自身随机变化的能力。现代社会剧烈变动和优胜劣汰的竞争决定只有适应能力强的人和组织才能生存和发展，因而和培养了公关人员的适应能力。思考题1.公共关系对对组织的作用有哪些？2.您认为公共关系对个人有哪些作用？