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形象推广传播管理制度编制：标准化：审批：受控状态：发放号：2010-02-30发布2010-03-01实施**有限公司内部文件严禁外传**集团形象推广管理制度汇编（2010）2形象推广传播管理制度汇编目录1.**集团形象推广传播、费用及合同管理规定….…32.**集团企划部价格及招标管理规定………….233.分公司财务人员对传播费用的管理责权及注意事项……274.**集团分公司传播项目动态价格指导………….295.**集团广告传播物料管理规定…………………..306.**集团公关礼品管理制度………………………..35**集团形象推广管理制度汇编（2010）3**集团形象推广传播、费用及合同管理规定1、目的为了合理统筹推广计划，配置推广资源，节约推广费用，加强对广告合同、广告费用的监控和管理，以达到广告业务执行过程中费用使用的规范操作，达到整合传播的目的，特制定本规定。2、适用范围本规定适用于**集团企划部、与**集团传播业务有关的部门、科室以及所有合作大众媒体、广告公司和其他供应商。3、管理职责**集团所有形象推广投放由企划部管理并组织实施。推广传播合同及费用管理工作由企划部负责，各销售部及财务部协助，其日常管理工作由企划部牵头组织实施。4、计划4.1企划部根据营销计划及传播策略制定年度传播计划，并根据制定详细的年度媒介计划，提供各地、各媒介种类资源分配，由品牌管理科提供媒介资源分配建议。4.2各分公司根据市场需要及年度媒介计划制定当年传播计划，由企划部审核是否与年度媒介计划相符后送营销中心经理，由营销中心经理进行调整后确认。4.3如进行其它临时计划调整，需将相关情况通报企划部科。5、执行5.1由企划部科、分公司执行各自职责内的推广计划。5.2监测及评估：企划部根据计划进行监测评估，并提供监测评估报告。营销中心企划部需根据监测和评估报告进行相应处理，如扣款及追究责任等。6、传播费用6.1传播费用项目分类6.1.1电视广告：电视广告的发布费用；6.1.2报纸广告：报纸广告的发布费用；6.1.3杂志：杂志认刊广告的发布费用；6.1.4电台：电台广告的发布费用；6.1.5网络：网络广告的发布费用；6.1.6户外：指时间在两个月以上的路牌、灯箱一条街、霓虹灯、户外广告的制作、场租与发布费用；6.1.7展览展示：指参与大型展览会的展位租金、设备购买与租金、展位布置、现场宣传的费用、临时外聘人员（团队）佣金，以及展览公司为之而发生的差旅费用；6.1.8制作：电视、报纸、杂志、电台、网络广告的制作，及统一批量制作宣**集团形象推广管理制度汇编（2010）4传单页、海报、立牌、条幅、巨幅、画册、样本以及销售点的导购模型和导购器材；6.1.9赠品：指批量购买的促销赠品（含现金奖体现的部分）；6.1.10公关：针对政府机关、新闻单位、主管单位人员的礼金、酬金、会务费；6.1.11新闻发布费：指新闻发布会的场租、布置、政府公关、专家、新闻单位的礼金、会议招待、专项新闻发布的费用或新闻稿的外聘创作、记者稿酬的费用（不含买版面的文字广告费用）；6.1.12佣金：指公司总部的广告代理商与咨询公司、CI设计公司、专业媒介监测公司的佣金（不含其它服务商），分公司费用统计中佣金含在各项目中，不单独体现；6.1.13运输费：宣传物料、赠品的运输费用；6.1.14其它：除以上项目以外的费用；6.1.15各办事处、销售中心、区域性经销商订货会、座谈会、进场费、场租费等传播费用以及各销售中心的门头制作费等根据公司制定的相关规定执行，由企划部统一管理。6.2费用计划管理4.2.1所有费用在实施前必须以费用计划表形式,根据公司相关流程制度进行申报,审核批准后备案，作为签定合同的依据；4.2.2所有合同必须根据已审核批准的费用计划,方可签订执行.4.2.3企划部及各销售部门根据已发生的费用情况,制定年度资金计划，报到企划部，由企划部与财务部共同确认后，下拨资金。6.3费用审查支付4.3.1所有项目的费用结算，必须在活动项目结束之后20天内整好结算资料;4.3.2结算资料要求见《各类广告投放报帐凭证明细对照表》（附表2）；4.3.3企划部总部发生的广告费用，营销中心经理负责审查跟进付款；分公司发生的广告费用，由分公司经理负责审查支付.4.3.4按合同付款要求(见5.2)支付,任何人员不得无故拖缓付款时间。6.4费用台帐6.4.1所有签订的合同，必须按合同有关条款，建立统一格式的《**集团xx分公司传播费用管理台帐》（附表1），并定期汇总，掌握需求动态。6.4.2总部的传播费用管理台帐由企划部负责；分公司的传播费用管理台帐由分公司销售部负责，即时反馈给企划部。6.4.3企划部根据总部与分公司的管理台帐情况,作季度的费用总结报告，送营销中心经理；总结报告包括总部或分公司各项计划费用、上月实际发生费用、**集团形象推广管理制度汇编（2010）5已支付费用、未支付费用、年度滚动剩余费用。6.4.3在《**集团xx分公司传播费用管理台帐》中：合同编号组成：（大写字母）00—1合同序号，从1开始顺序编写年份的后两位数各单位字母编号“部门”：填各相关部门单位名称；“品牌”：应简写为“**”；“广告公司”指与我司签订人合约的公司全称，以合同章的称谓为准。“合同项目”按4.1分类为准。7、广告合同7.1合同分类（以下各类合同样本附后）.7.1.1所有电视、报纸和电台投放统一使用《**集团媒介广告发布合同》;7.1.2所有公交车、大型长期户外广告使用《**集团户外广告发布合同》；7.1.3横幅、布幔、条幅的制作、发布以及现场活动项目统一使用《**集团传播广告合同》;7.1.4大量的宣传资料的制作和赠品购买使用《**集团广告制作合同》；7.1.4对方有统一合同的也可使用对方的统一合同。7.2合同签定7.2.1合同签定的前提条件：企划部总部广告合同签定，须填报《**集团广告合同审批表》（总部版），根据公司财务审批权限和程序的要求，获得批准后，方可签订；分公司的广告合同，须在其季度（阶段性）计划或临时计划获得批准备案，经填报《**集团分公司广告合同审批表》（附表中），由分公司经办人申报，分公司经理全面审核，营销中心经理对应价格标准和审批计划进行复核批准后，方可签定。7.2.2所有合同费用不允许超出合同审批表的金额。7.2.3总部的合同签定必须由企划部经理签字方可生效；分公司的合同签定必须由经办人或分公司经理共同签字，方可生效。7.2.4合同采用标准格式，必须明确的内容有：签约时间、地点、发布时间、数量、规格、频次、单价、合同总金额、结算方式、违约责任、双方联系人、联系电话、法人代表和公章（分公司的合同签字生效）。7.2.5合同一式三份，第一联为付款凭证、第二联为公司存档、第三联为对方存档。**集团形象推广管理制度汇编（2010）67.3合同的档案管理7.3.1分公司所有合同由分公司分类编号归档、备查，并将复印件上交企划部存档。7.3.2总部的合同由企划部分类、编号和归档。8、处罚在部门领导的指导下，由企划部组织，经常性开展广告合同及费用管理的检查监控工作，建立部门费用管理奖惩制度。同时，定期汇同行政部、财务部相关人员，对重点管理项目进行跟进管理，对违反公司费用管理规定的单位或个人，予以处罚。8.1延期上报合同台帐造成负面影响的，根据实际情况扣罚责任人20—100元；8.2未签合同而先执行的，轻者扣罚责任人500元，重者按其实施金额的5%对责任人进行处罚；8.3签定合同后未于2日内入台帐的，拖迟一天扣罚责任人20元；8.4总部合同在公司领导未审批完毕而先执行的，轻者扣罚责任人500元，重者按实施金额的5%对责任人进行扣罚；8.5无公司审批计划而分公司签定的合同，轻者扣罚责任人500元，重者对责任人予以实施项目金额的5%进行扣罚；8.6签定合同时内容不全者，轻者按每缺一项扣罚20元处理，重者对责任人予以合同金额5%的扣罚；8.7分公司的传播合同无分公司经理签字的无效，结算中一经发现，不予支付，同时扣罚责任人500元。附：表1《**集团XX分公司传播费用管理台帐表》；表2《各类广告投放报帐凭证明细对照表》；表3《**集团广告合同审批表》总部版；表4《**集团分公司广告合同审批表》；表5《**集团媒介广告发布合同》；表6《**集团户外广告发布合同》；表7《**集团广告制作合同》；表8《**集团传播广告合同》；表9《传播项目评审表》附加说明：本规定由**集团企划部负责解释；本规定从批准之日起执行；本规定如与前期部门相关规定有冲突，以本规定为准。编制：企划部审核：批准：**集团形象推广管理制度汇编（2010）7附表1**集团XX分公司传播费用管理台帐表编号部门品牌广告公司合同项目合同内容计划审批时间计划金额签约时间合同总金额(元)付款要求实付金额经办人申请时间付款日期发票号备注合计注：各分公司企划部于每季度结束后的三天内将此表反馈至总部企划部，企划部汇总后于三个工作日内提交营销中心领导参阅。**集团形象推广管理制度汇编（2010）8附表2各类广告投放报帐凭证明细对照表项目凭证电视报纸杂志电台网络户外记者稿酬现场活动制作场地租金赠品购买团队佣金申请报告或计划▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲合同审批表▲▲▲▲▲▲▲▲合同或协议原件▲▲▲▲▲▲▲▲▲发票▲▲▲▲▲▲▲▲▲媒体播出证明▲▲▲价目表（工程预算）▲▲▲▲▲▲▲▲费用结算清单▲▲▲报样▲▲▲报样登记表▲第三方场租收据▲照片▲▲▲录象带磁带▲▲临时工资签收单▲▲样品▲▲礼品分配表▲▲▲验收报告单▲▲▲比价、招标资料▲▲**集团形象推广管理制度汇编（2010）9附表3**集团广告合同审批表（总部版）编号NO：合同名称经办人总金额代理公司名称申请理由付款要求申请部门负责人：日期签名：日期企划部部长或副部长签名：日期营销中心经理签名：日期总裁签名：日期**集团形象推广管理制度汇编（2010）10附表4**集团分公司广告合同审批表编号NO：合同名称经办人总金额代理公司名称申请理由付款要求申请单位负责人：日期分公司负责人签名：日期企划部部长或副部长签名：日期营销中心经理签名：日期总裁签名：日期**集团形象推广管理制度汇编（2010）11附表5**集团广告制作合同前言本合同于______年____月____日由下列____方在__________________(地点)签署.甲方:____________________________(以下简称“甲方”)乙方:____________________________(以下简称“乙方”)鉴于1甲方是一家根据中国法律合法注册成立并有效存在的股份有限公司,其法定住所为___________________________,法定代表人___________,开户银行:_____________________________,银行帐号:____________________________;2乙方是一家根据中国法律合法注册成立并有效存在的__________________公司,其法定住所为___________________________,法定代表人___________,开户银行:_____________________________,银行帐号:____________________________；基于上述,甲乙双方在平等的基础上,遵循自愿、公平、等价有偿的原则，根据《中华人民共和国广告法》及相关法律法规的规定，经协商一致达成本合同条款如下，以期共同遵守。定义除本合同文义另有需要，下列各词应有如下含义：1适格代表人：指合同各方的法定代表人/负责人签字并加盖公章的授权委托书的授权代理人；2第三方：指合同各方以外的任何个人、法人、公司、企业、政府部门或其它经济组织，包括____（指**公司一方）下属各子公司/所属母公司及母公司下属的其它子公司；3知识产权：指权利人依法独占享有的商标权、专利权、著作权、技术秘密和商业秘密等；4相关法律：指在管辖地/仲裁地适用的现行、有效的中国法