采购人员管理规定

采购人员管理规定一、总则1.为规范采购人员的工作行为，特制定本规定、2.本规定适用于所有与采购有关的人员。二、采购人员基本职业规范1.不得接受供应商的宴请，不得参加用公款支付的营业性场所娱乐活动。2.不得接受供应商的礼金、礼品、有价证券。3.不得将公司相关保密事宜透露给他人。4.不得私自到供应商处考察活动。5.不得个人借用供应商的人、才、物。6.不得越权擅自决定有关采购事宜。7.不得与采购方或供应方串通损害第三方利益。8.不得利用职务便利为自己谋取私利。9.不得从事其他违法活动。三、采购人员作业标准（一）明确采购要求。1.明确采购计划的种类、型号、规格要求、数量、生产厂家等基本信息。2.明确采购计划的种类、重要程度、要求完成的时间。（二）明确供应商和采购价格。1.落实待够物料的若干供应商和多种供货渠道。2.向个供应商发出询价要求，了解各供应商的供货价格和供货时间。3.综合分析待够物料的采购参考价格和参考供应商。（三）洽商、提出签订合同申请。1.谈判准备。收集和分析报价表，综合分析供应商的价格、货期、供货能力和售后服务，择谈判对象。确定目标价格上限、要求供货时间、物料规格和质量标准。综合供需要求，准备谈判相关资料。2.谈判、签订合同。组织供应商和公司相关人员，对物料价格、物料规格及质量标准、交货期、供货能力和售后服务等方面进行谈判。在双方就价格、物料规格及质量标准、交货期、付款条件等达成一致以后，按照公司的标准合同样本签订定货合同。3.合同执行。定期与供应商联系，了解和落实合同的执行情况和完成进度，及时了解采购执行的效果和存在问题。准确、及时、完整地记录合同执行情况。督促供应商准时交货。4.合同执行反馈。及时将合同执行情况反馈给相关部门和人员。及时将公司相关部门或人员对合同执行的意见和建议反馈给供应商，并督促供应商采取相应的行动。（四）送检入库。1.物料送检。根据订货合同清查供应商送交物料的数量，检查外包装。将待入库物料送交检验人员检验，验收合格后签收。若验收不合格，应进行退换货处理。2.物料入库。若验收合格，供应商未提供发票，则填写暂入库单，按照既定的入库程序办理物料入库。若验收合格，供应商提供发票，则填写入库单，按照既定的入库程序办理入库。3.单据保存。对送检入库过程中的信息及时记录。保存送检入库过程中的入库单、暂入库单。4.申请付款。将收到的发票连同入库单交财务部门，做好发票的交接手续。月底时核对帐目，确定无误后向财务部门申请付款。（五）评估现有供应商。1.评估准备。明确评估目的及评估内容。查看供应商档案，整理、综合供应商供货情况记录。整理、综合供应每批物料使用后的质量反馈信息。2.评估供应商。组织相关人员或部门，确定供应商的评估方法、范围。按照相关文件，对供应商进行评估。3.评估记录与反馈。及时、准确、完整地记录每一项评估结果。综合分析评估结果，得出综合评估结论，并给出有效的建议和意见。将评估结论及其意见和建议反馈给相关部门和供应商。督促供应商进行整改，及时记录整改情况和结果，归档，并反馈给相关部门。（六）选择、开发新供应商。1.收集新供应商背景资料。按照供应商选择标准，通过多种渠道收集供应商的质量保证措施、信用、供应物料的性价比及售后服务等方面的资料。收集并确认供应商生产能力、供货能力、供货保证期等方面的资料。2.供应商提供样品检验。联系供应商，让其提供样品。委托公司相关部门对样品进行检验或实验。受委托部门出具有效的检验报告。根据检验报告，确定是否小批量试用。3.小批量试用。对确认可小批量试用的物料，联系供应商，负责小批量进货。将小批量进货交相关部门试用。对试用过程进行严格的产品标识和记录。