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第五章EXCEL电子表格软件Excel电子表格软件的主要特征1.电子数据功能能方便建立工作表，输入数据，并可对工作表和单元格的格式进行设置，提供的函数能有效完成各种运算和数据统计分析以窗口方式运行，包含大量命令及工具按钮；2.图表功能能够方便地建立和编辑图表，通过创建数据地图，使用户可以进行市场分析和趋势预测等工作；3.数据清单管理Excel具备数据库管理功能，称为数据清单管理，具有排序、筛选、查询、分类汇总等功能。主要内容Excel概述Excel的基本编辑工作表的编辑和格式化公式与函数图表的建立与编辑数据分析工作表的管理和窗口设置打印选项的设置1.Excel的启动与退出2.Excel的窗口界面知识要点§1Excel概述一、Excel的启动与退出1、Excel的启动单击“开始”按钮，在“程序”选项的子菜单中选择“Office2003”下面的“Excel2003”单击已存在的电子表格文件启动Excel，同时也打开了该文件如果桌面有Excel2003快捷方式图标，双击快捷图标“文件”——“退出”单击标题栏右端的“关闭”按钮双击标题栏左端的控制菜单按钮2、Excel的退出二、Excel的窗口界面单击开始选择程序选择Excel单元格活动单元格单元格地址编辑栏工作表标签导航按钮工作表的列标识工作表的行标识1、标题栏窗口的最上面一行，它包含Excel的控制菜单、当前使用的工作簿名称、程序窗口控制按钮等，其中，Book1为当前使用的工作簿的文件名2、工作表菜单栏按相关命令进行归类3、工具栏由若干选项卡组成，内有各种常用操作的快捷按钮4、编辑栏在工具栏下方，编辑栏左端的下拉列表框为“名称”框(单元格地址)，右边为“公式”栏“名称”框：用于显示当前选定的单元格的位置或者图表项等对象的名称，在其中键入名称并按Enter键可快速命名选定单元格或者区域。如果要移动到命名单元格，可单击“名称”列表框中相应的名称“公式”栏：用于显示编辑活动单元格的数据或公式5、工作簿窗口工作簿窗口由以下几部分组成：1)工作表工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含若干张工作表，一个“工作表”是一个单个的数据表单，而一个“工作簿”是一组工作表的集合。一个工作簿就是一个Excel文件，工作簿文件的默认扩展名是.xls当启动Excel时，它会自动打开一个新的工作簿，命名为Book1，该工作簿包含三个工作表，在默认状态下，显示工作表Sheet12)列号和行标工作表的每个列和每个行都有一个唯一的名称每个列用英文字母标识，每个行用数字标识一个工作表包含256列和65,536行当列标达到Z时，继以AA，AB，AC，AD等，然后继以BA、BB、BC等，如此下去，直到IV3)单元格单元格是列和行的交叉部分每个单元格都有一个唯一的地址任何单元格的地址都是其列号和行标的组合工作表的最左上方的单元格用A1引用，而最右下方的单元格用IV65536引用活动单元格是当前可以输入和编辑数据的单元格4)全选按钮在工作簿窗口中最左上角的一个方框，用鼠标单击它可选定整个工作表5)工作表标签最下面一行的Sheet1、Sheet2、Sheet3等，一个工作簿可包含多个工作表，可单击标签来激活相应的工作表。若在屏幕未看到所需的工作表标签，可使用标签滚动按钮来切换显示区域。可使用快捷键Ctrl+PgUp或Ctrl+PgDn激活前一个或下一个工作表6)标签滚动按钮标签滚动按钮不会激活相应工作表，可用标签滚动按钮滚动到所需的表后，再单击该表的标签才能将该表激活7)滚动条使用滚动条可使工作表上下左右移动，如果想快速拖动滚动条，可以按下shift，再用鼠标拖动滚动条8)状态栏最后一行，显示有关当前正在执行的命令或操作的提示1.单元格的选定2.工作区域的选定3.数据的输入知识要点§2Excel的基本编辑一、单元格的选定方法1：用鼠标单击要选定的单元格方法2：“编辑”——“定位”或按F5键在“引用位置”里输入单元格地址或在“定位”列表框里选择相应的单元格地址后“确定”当需要选定具有某种性质的单元格集合时，先选定待选区域“编辑”——“定位”或按F5键单击“定位条件”，选择所需的单选按钮后“确定”特定单元格的选定例：打开“销售表.xls”选定B3到B13区域，此时，活动单元格为B3，其内容为“赵明”在“定位条件”中选择“列内容差异单元格”后“确定”当鼠标指针在工作表上移动时，鼠标指针的形状为“”号，此时可利用鼠标选定工作区域二、工作区域的选定方法1：按住鼠标左键拖动至另一角的单元格。第一个被选中的单元格为活动单元格方法2：按下shift键，再单击另一角的单元格方法3：F5键在“定位”对话框中输入区域A2:B8选定整个工作表：按下^A键，或点击工作表左上角的全选按钮取消选定：只需单击任一单元格或按任意光标键1、连续单元格区域的选定选定一个区域后，按住ctrl键，再选定另一区域2、不连续单元格区域的选取单击行号，选定一行单击列标，选定一列拖动行号或列标，选定若干相邻的行或列加上ctrl，选定不连续的行或列3、行列的选定可用Tab键来选定活动单元格每按一次Tab键，原活动单元格的下一个单元格将成为活动单元格当需要反向选定时，按Shift+Tab键4、选定区域内单元格的选定二、数据的输入工作表的单元格可以输入数字、日期、时间、文字和公式字符型数据：含有英文字母、汉字或其它键盘能输入的符号数值型数据：0~9字符组成的数据，可包含-、括号、%、分数、美元符号、人民币符号等日期型：通常以“年/月/日”或“年-月-日”格式表达时间型：通常以“时:分:秒”格式表达1)在单元格中输入数据选定单元格，按F2，出现光标竖条/双击单元格2)在编辑栏内输入数据选定单元格，单击编辑栏，在其内输入数据3)输入数据的确定单击编辑栏的“√”、Enter、Tab、光标键皆可1、输入的基本方法2、文本的输入输入时系统自动按左对齐方式，用户可以更改若要在一个单元格内换行输入文本，按Alt+Enter键若要自动换行，可在“格式”——“单元格”——“对齐”中选中“自动换行”框数字型文本输入：需在“格式”——“单元格”——“数字”标签卡下的“分类”中选择“文本”或在数字前加’例：“全国长途直拨电话区号表.xls”数字型数据可包含：0~9、+、-、（）、￥、$、%、E、e、.输入时，自动右对齐一般输入的数字默认为正数，可含小数点负数以“-”开始，也可用()表示：在“数值”下的“负数”中设置显示格式分数输入时，以“0”加空格开始，然后输入分数值；或者在“分数”中设置其显示格式（试试直接输入3/5）3、数字的输入输入日期：年、月、日之间用“/“分隔，输入当前日期用ctrl+”;”输入时间：小时、分、秒用“:”分隔，输入当前时间用ctrl+shift+”;”修改日期时间的显示格式：“格式”——“单元格”——“数字”选项卡——选中“日期”或“时间”，选择需要的类型4、日期和时间的输入设置日期格式对话框录入数据时，如果键入的起始字符与该列其它单元格中的数据的起始字符相同，Excel会自动将符合的数据作为建议显示出来接受建议，可确认；不接受，继续输入即可也可在单元格上点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”所需要的数据项5、记忆式输入双击需编辑的单元格，然后对其中的数据进行修改选中需编辑的单元格，按F2将光标定位到其中选中需编辑的单元格，在编辑栏中进行修改选中需编辑的单元格，直接键入新的数据则会覆盖原有数据6、单元格数据的编辑7、自动填充数据1)相同数据的填充方法一：选定需输入相同数据的单元格在活动单元格中输入数据用ctrl+Enter确定输入方法二：在第一个单元格中填写好内容将鼠标指向该单元格右下角的填充柄，按下左键横向或纵向地拖动，直至最末一个单元格，松开鼠标如果填充日期、时间、月份等类型的数据，拖动鼠标时按下ctrl键选定含有数据初始值的单元格“编辑”——“填充”——“序列”设置对应项后“确定”2)序列数据的填充——有规律变化的数据方法一：如果等差值是1，将鼠标指向初始单元格右下角的填充柄，按下Ctrl键，按下鼠标左键横向或纵向地拖动，直至最末一个单元格，松开鼠标方法二：数字序列的填充如果等差值不为1，在开始的两个单元格内输入序列的第一个及第二个数据，然后选取将这两个单元格，指向该区域右下角的填充柄，按下左键横向或纵向地拖动，直至最末一个单元格，松开鼠标如果等差值是1，将鼠标指向初始单元格右下角的填充柄，按下左键横向或纵向地拖动，直至最末一个单元格，松开鼠标方法二：文本序列的填充如果等差值不为1，在开始的两个单元格内输入序列的第一个及第二个数据，然后选取将这两个单元格，指向该区域右下角的填充柄，按下左键横向或纵向地拖动，直至最末一个单元格，松开鼠标逆向拖动则按降序排列也可将鼠标指向该单元格右下角的填充柄，按住鼠标右键拖动进行填充1.数据的移动和复制2.行、列、单元格的插入、删除和清除3.工作表的格式化知识要点§3工作表的编辑和格式化一、数据的移动和复制选取内容单击右键——“剪切”/“复制”移至目标处，单击右键——“粘贴”拖放选择要拖放的单元格区域鼠标移至区域边界，鼠标变为箭头时，按下鼠标左键，并拖放到合适的位置单元格区域被拖放到不同的位置鼠标移至区域边界，鼠标变为箭头时，按下鼠标右键，并拖放到合适的位置，松开右键在选项菜单中选择要进行的操作还有一种操作方法，可以完成拖放二、行、列、单元格的插入选定要在其之前插入的单元格“插入”——“行”/“列”/“单元格”插入列要在C列和D列之间插入一列选择D列中的任一单元格选择插入菜单中的列选项插入的列占用了D列标签。原来的D列变为E列，右侧的所有其他列都相应地右移三、行、列、单元格的删除和清除选定单元格或单元格区域“编辑”——“删除”——选定后“确定”删除是将所在行列或单元格的内容和格式位置都删除，而清除则只删除全部或部分属性全部：清除所有属性格式：仅清除设置的格式，数据内容不变内容：仅清除输入的内容，格式保持不变批注：清除所输入的批注四、数据格式的设置1、使用格式工具栏“货币样式”：在数字前插入“￥”符号，并保留两位小数“百分比样式”：将数字以百分比形式显示“千位分隔样式”：将数字从右向左每三位用千分号分隔“增加小数点位数”：每单击一次，使数字增加一位小数“减少小数点位数”：每单击一次，使数字减少一位小数注：数字按钮的功能仅仅是改变数字显示的形式，并不影响实际数值，通过编辑栏可看到数据原形例：案例1鼠标右击选定的单元格选择设置单元格格式选择货币类型选择货币符号输入小数位数选择负数格式单击确定设置数字格式的结果2、使用“格式”菜单执行“格式”——“单元格”——“数字”五、单元格格式的设置执行“格式”——“单元格”——“对齐”、“边框”、“图案”清除所有框线预览效果画对角线清除或添加左边线选择边框线的颜色选择边框线的线型和粗细所选区域加外框线内部加表格线边框对话框设置边框线示例设置图案对话框设置单元格或单元格区域图案和颜色六、合并及居中将两个或两个以上的相邻单元格合并为一个单元格选取需要合并的单元格“格式”——“单元格”——“对齐”——“合并单元格”或者：点击常用工具栏上的“合并及居中”按钮七、行宽和列高的设置excel默认的列宽为8.38个字符宽当向应用了“常规”数格式的窄列输入一长串数时，那么，该数将用科学计数形式显示若指定了数格式后单元格输入项太长以至无法显示时，将再现一连串的“#”，为显示单元格中的全部内容，就必须改变包含长输入项的列宽方法一：使用鼠标将鼠标指针放在列标区的右分隔线并拖动分隔线。此时，鼠标指针变成箭头