新店项目筹备及管控

新店项目筹备及管控2目录一、开店项目组建二、部门职责三、项目总控管理规定四、项目分控五、各类表单及制度3一、项目组建1、开店项目组成员确认项目有营运中心正式签约后一周内确定开店店长,总部开店对接人,采购对接人2、项目组成立时间商发部根据公司要求，确定项目组成立时间并组织召开项目启动会。4、项目组工作关系店长对整个项目负责，把控项目的整体进度并把握实施质量工程项目经理负责对工程进度进行把控及现场实施，消防单位的相关证照办理及对接采购对接人负责协调开店期间的商品定位及到位情况店长汇报对象为商发部经理.5、项目组会议安排开店项目组定期组织项目会议：开店项目组店长每周不少于一次现场项目会议，设计部，营运部，总部，设计公司等相关部门参与；店长每周一反馈各部工作进度并反馈问题；1、总部营销部：依据业态经营定位决定，进行VIS、平面、机电、施工图、整体装饰效果的设计并跟进制作，审图发现问题进行跟进解决，跟进项目现场设计实施，即时发现设计施工问题并出解决方案，VIS平面、机电、整体工程施工的进度及质量把控，全面负责新店项目设备管理、工程现场跟进，工程现场全景（区域）照片及消防前期报审、后期现场验收、消防证照办理2、商业集团业务拓展部：项目前期谈判签约、项目收楼及与业主相关方面的沟通与协调；3、商业集团风险管控部：全店设备资产招标、订购及设备的验收，负责项目，工程、营运设备选型订购、安装调试管理，设备问题协调安排；4、零售营运中心工程部：工程项目负责人，负责项目的现场施工推动及施工质量把控5、采购部：计划并组织经营定位前各品类的商品市调并拟定品类经营定位，拟定商品配置清单并下首批订单，专柜供应商时间进度提供和确定，供应商货源组织并跟进到货情况，采购部提资、品类、蓬格图、货架需求、供应链搭建落实跟进工作；4二、部门职责6、营运部：制定开业倒计时、商品收货、陈列和人员安排计划，制定开业方案（活动方案、警戒方案、DM派发计划、等），实施安全检查及演习，制定应急措施方案，组织设备设施的安全检查及调试；完成商品陈列，开业前商品资料、价格核查并跟进二次补货（含DM货源），新店项目提资、试生产、商品陈列、设备问题反馈等营运现场跟进，开业支援人员需求计划拟定及定岗安排，保洁、消杀合同、物业合同的签订，物料订货、办公家具采购及物料到货情况跟进，协助门店完成设备与工程交接，协助行政部证照办理，店支持人员的食宿安排，负责新店项目设备、营业执照、烟证、对外政府（行政区级）关系沟通；政府相关部门沟通跟进工作；7、质量管理部：按食品安全规范进行审图，食品安全设备设施的验收，对门店质检专员进行食品安全专业知识、操作培训，外区店的商品索证监督；8、信息部：负责弱电工程谈判（弱电招投标/设备购买）弱电布线，广播系统、收银系统、IT设备施工、安装调试、培训等；9、财务部：完成门店财务人员及工作准备、安排、财务管理协调工作，开业后资产及商品盘点工作等。5二、部门职责•10、防损部：筹备期间资产安全，店内防损、警戒、开业设备验收、消防器材订购金额及数量、人员、商品安全、协助消防、兼职救护人员的管理等；•11、市场部：负责新店的品牌推广、媒体宣传、气氛布置、促销方案的策划组织及广告画安装等；•12、业务策略中心招商部：联营专柜的前期招商及谈判•13、行政部：开业相关的证照办理、办公家私/物料的请购、新店物料订购的审核、当地政府部门的拜访6二、部门职责1、启动时间新店项目总控表是由项目营运开业部根据启动时间按照固定的格式制作并报零售营运中心总监审批，一般情况下新店的筹备期按照6个月计划；附表1：项目总控表7三、项目总控管理规定项目内容部门关键事件完成时间完成情况协调与沟通开店部1.建立筹备组微信群2.总控表&分控表沟通3.开店人员架构确认4.开店需要支援需求设计与施工工程1.现场施工整体交场2.后区办公室交付3.后区仓库交付4.后区生鲜加工间交付5.冷链整体交付时间（后仓）6.冷链整体交付时间（卖场）7.弱电主机房交付8.货架搭建9.保洁进场开荒(操作间、办公区、卖场)10.地面开荒-卖场11.电源位置沟通(生鲜冻柜边&家居货架边）12.室内效果图及户外招牌方案确定13.消防三证一图8三、项目总控管理规定IT施工IT1.新系统开通、调试2.新系统培训3.收银设备安装4.收银系统测试5.办公室网络搭建、设备安装完成使用6.收货区网络交付7.弱电工程施工8.主机房和子机房设备安装完成使用9.防损工程施工设备采购与安装物料采购1.生鲜设备到货时间2.货架、手推车等到货时间3.营运木制品等到货时间4.周转设备5.员工制服6.收银物料7.清洁物料（清洁剂、清洁工具）8.恒温酒柜9.陈列道具10.消防设备11.营运物料12.工程物料13.包材类14.导视系统9三、项目总控管理规定部门关键事件完成时间完成情况商品采购1.卖场图纸确认,(商品大中小分类落位图)2.商品各分类SKU数量确认3.生鲜联营供应商确定4.生鲜原材料供应商确认5.商品资料系统录入6.DM选品7.开业促销方案确定8.促销商品活动清单9.商品首单下单10.商品开始收货11.促销人员名单10三、项目总控管理规定门店运营1.与采购一起竞争对手调研2.根据调研与采购沟通相应的行动计划3.制作开业计划报告（随时更新）4.寻找临时仓库并制定借用时间与租赁5.画分类图纸6.画排面单品陈列标准定位7.排面&端架&地堆陈列9.办公用品订购10.门店物料购买11.电子秤、配料表12.纸皮箱回收合同13.会员卡办理14.商品首单下单（正常排面）15.到货跟踪16.商品品类规划17.生鲜运营设备及包材需求提报18.陈列道具确认及购买19.运营物料商品到货确认20.N架，堆头陈列计划21.冷链商品到货（冷藏）22.冷链商品到货（冷冻）23.促销人员进场到位24生鲜联营供应商进场25.生鲜设备运行26.水果陈列27.外场销售执行28.商品试扫描，收银压力测试证照办理行政1.证照办理2.办公室物料准备3.价格标签备案4.商场平面方案与当地卫生部门规范沟通5.开业前期政府沟通财务财务1.税务登记证2.银行开户、公司网银申请3.银行落实押运车上门收款、收银零钞兑换4.办理CA证书5.申请增值税一般纳税人6.购置增值税专票税控机和商业零售发票税控机，购买发票7.门店收银备用金（5万）、开业备用金（2万）、店长备用金（1万）支付8.签订第三方支付卡入网协议9.向银行申请POS机到位及收银MIS系统完成10.财务保险箱、打印机、电脑，安装财务软件、ERP管理系统11.财务人员到岗11三、项目总控管理规定12人员招聘&培训HR1.新店编制2.人力资源预算确定（薪酬等级）3.店长到位4.副店到位5.部分经理、职能人员招聘6.经理、主管人员到位&培训7.领班、服务台员工招聘8.员工招聘计划的拟定9.员工招聘计划的报批10.员工招聘11.员工报到12.员工培训&流程培训13.员工进场（管理人员、商品部门员工）14.外包清洁、保安合同签定三、项目总控管理规定13活动市场1.外围广告2.会员卡办理（选点、设摊、定位发）3.宣传计划（微信、广告牌、灯杆旗）4.开业预热活动-外场销售方案制定（活动主题、选品、POS机安排、发票打印机准备、收银流程、陈列要求）5.DM投递、派发6.美陈装饰（喷绘）制作及施工7.门店促销POP&价格牌&小标识制作8.开业准备（气氛布置）9.开业三、项目总控管理规定1)项目组成员需按总控表时间制作分控表，分控表内容主要体现各部门在项目筹备过程中的具体细化的工作时间；2)项目总控表公布后，项目组成员均需按总控表时间开展、推动项目工作，若出现项目工作事项延误等可能会影响项目进度的问题各分控表见附件：IT分控表.xlsxVIS标识系统分控表.xls防损分控表.xls人力资源分控表.xls商品部分控表.xlsx学习与发展分控表.xls证照分控表.xls财务分控表.xls营运分控表.xls设备组分控表.xls市场部分控表.xls物流分控表.xls四、项目分控15四、项目分控表---财务分控序号工作内容完成时间完成情况跟进人责任人1税务登记证2银行开户、公司网银申请3银行落实押运车上门收款、收银零钞兑换4办理CA证书5申请增值税一般纳税人6购置增值税专票税控机和商业零售发票税控机，购买发票7门店收银备用金（5万）、开业备用金（2万）、8签订第三方支付卡入网协议9向银行申请POS机到位及收银MIS系统完成10财务保险箱、打印机、电脑，安装财务软件、ERP管理系统11财务人员到岗序号品项需求确认最晚时间完成时间完成情况备注要求确认人跟进人责任人1货架下单2冷链系统下单3木制品（酒柜、收银台等）下单4亚克力牌等5运营设备（试吃台、连卷袋支架等）6周转设备7包装8生鲜设备9生鲜物料10制服11保鲜膜、打包机12包装盒、连卷袋、塑料购物袋13消防器材14收银物资（备用金包、大钞包）15酒箱、酒桶16礼篮、毛毡袋17展示桌18陈列道具19自动寄存柜20电子秤21载重设备16四、项目分控表---风险部分控17四、项目分控表---风险部分控序号品项需求确认最晚时间完成时间完成情况备注要求确认人跟进人责任人22制冰机、制冰桶23灭蝇灯、电饭煲等杂物24导视系统25清洁剂26价签、赠品贴、促销台、碳带、收银纸、热敏磅秤纸27一次性劳防用品（口罩、手套等）28清洁工具29胶带、扎口机、扎口胶带、封箱带30刀具31丝带、包装纸、纸质礼品袋32无纺布酒袋、购物袋33保冷袋34对讲机、工程物料、劳防安全用品35杯子、吸管、纸巾等易耗品36客服台便民物资（刀叉勺、筷子、吸管）37购物车、人字梯等38恒温酒柜18四、项目分控表---人事部分控序号工作内容完成时间完成情况跟进人责任人1新店编制2人力资源预算确定（薪酬等级）3店长到位4副店到位5部分经理、职能人员招聘6经理、主管人员到位&培训7领班、服务台员工招聘8员工招聘计划的拟定9员工招聘计划的报批10员工招聘11员工报到12员工培训&流程培训13员工进场（管理人员、商品部门员工）14外包清洁、保安合同签定19序号项目阶段关键事件完成时间完成情况跟进人责任人1VI系统规划设计制作楼体外立面形象规划、设计、制作安装2门头、扶梯等形象设计、制作安装3美陈装饰卖场空白墙面形象规划、设计、制作、安装4后区板报点位规划、制作、安装5主视觉形象设计、延展应用6吊旗、地贴、POP设计、制作、安装7推广活动预热活动推广——会员招募8预热活动推广——外场销售9开业仪式10开业初期活动（配合整体推广计划进行）11媒体宣传预热期广宣（开业前1个月）12开业期广宣（开业当月）13DM海报投递区规划、版面规划14DM海报设计、制作、到店15DM海报投递、派发16会员推广会员登记表、手册到店17会员招募活动（持续进行)四、项目分控表---市场部分控序号项目阶段关键事件完成时间完成情况跟进人责任人1商圈市调及分析采购部在确定选品前到商圈进行市调（AC尼尔森方法）2确定新店卖场陈列落位图1.由工程部提供卖场CAD图32.由采购部和营运部协商中分类落位，并在CAD图纸上标识。4确定新开门店选品1.确定新店的定位52.由采购部统一出商品明细基础表，选品原则：周围商圈、超市定位、卖场实际陈列、小分类货架占比、相关季节性商品、缺断货因素6四.选定商品的信息导入1.供应商合同签订72.商品数据导入新门店83.物流提供送货路线图94.大进货计划汇总（相同供应商归并送货时间/按照前紧后松的原则）105.采购下首批订单116.二次补单127.未到货商品补单，由采购跟踪（食百）138.大进货开始（注：最后三天为生鲜进货日）149.由物流部跟踪每日到货情况，反馈未到货的厂家给采购进行催货20四、项目分控表---采购部分控21四、项目分控表---采购部分控项目阶段关键事件完成时间完成情况跟进人责任人五.开业活动、促销员、试吃品安排1.由各组提报促销员明细2.由门店人事部告知采购部可以办理促销员的时间3.由采购部各组提报试吃品明细4.试吃活动数量、形式、布点安排（营运布点，采购部谈判；门店