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公文处理及公文写作培训第一章公文基础知识及公文处理规范第二章常用公文类型及写作要领第三章公文常见问题及公文处理要求内容提要第一章公文基础知识及公文处理规范一、公文概念和特点二、公文种类三、发文类别四、公文格式五、公文处理流程六、行文规则第一章公文基础知识及公文处理规范一、公文概念和特点（一）公文的概念公文是法定作者在公务活动中为了行使某种职权，所使用的一种凭证式记录的信息。农业银行公文，是指农业银行在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书。第一章公文基础知识及公文处理规范一、公文的概念和特点（二）公文特点第一章公文基础知识及公文处理规范一、公文的概念和特点法定性法定、权威是指公文的作者是法定作者，是依法行使职权、履行义务、发挥职能作用的发文单位或法定负责人，与个人署名的文章或著作不同，公文代表了制发单位的意志、立场和观点，具有强制性和约束力。权威性时效性规范性、时效性是指公文在一定范围、区域和时间内有效，超过了一定时限就不起什么作用。规范性实用性公文能够指导实际工作，又具有实用性。二、公文种类省分行《公文处理实施细则》规定了11个文种，分别是决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。第一章公文基础知识及公文处理规范二、公文种类三、公文类别第一章公文基础知识及公文处理规范三、公文类别行务发文包括行发文、办公室发文、特定发文和内部情况通报。党务发文包括党委发文、纪委发文、党办发文和党委部门发文。其他发文主要包括工会、共青团、农村金融学会等群团组织发文。农银冀密、农银冀机党等行务发文1、行发文是以中国农业银行河北省分行名义制发的公文。包括：农银冀发、农银冀函、农银冀复、农银冀任、农银冀规章等字号的发文。★农银冀规章。规章是总行公文处理办法新加入的一种行发文。省分行制定实施细则时也做出了明确规定，主要用于印发全省农行系统内的各项制度规定，包括管理办法、规定、守则、实施细则、操作规程等。公文文种为通知。第一章公文基础知识及公文处理规范三、公文类别行务发文2、办公室发文是行发文的重要补充形式，省分行机关的办公室发文包括农银冀办发、农银冀办函等字号的发文。3、特定发文是指以省分行部室名义制发的，用于特定管理事项的发文。主要包括：农银冀人、农银冀监、农银冀审议、农银冀审结、农银冀审处、农银冀贷复、农银冀整改通等。4、内部情况通报主要用于转发总行行领导、印发省分行行领导在专业工作会议及其他重要会议上的讲话。第一章公文基础知识及公文处理规范三、公文类别四、公文格式第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式眉首部分包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人。主体部分包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。版记包括主题词、抄报单位、抄送单位、内部发送、拟文部门、印发单位和印发日期等。（一）发文类别选择行发文、办公室发文、特定发文或者其他发文。▲行发文使用“中国农业银行河北省分行文件”文头；▲办公室发文使用“中国农业银行河北省分行办公室文件”文头；▲特定发文使用“中国农业银行河北省分行（XX部）”文头；▲工会、学会等其他发文，使用“中国农业银行河北省分行工会工作委员会文件”、“共青团中国农业银行河北省分行委员会文件”文头。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（二）秘密等级涉密公文要标明秘密等级和保密期限。我行公文涉及国家秘密分为“绝密、机密、秘密”，涉及商业秘密的分为“商密AAA、商密AA、商密A”。涉密文件要按照有关保密管理制度和总行《定密工作一览表》定密、核密。定密原则：▲一般情况下，应遵循“密来密往”的原则。▲定密应遵循主件、附件涉密等级一致的原则。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（三）紧急程度公文按缓急程度分为平件、急件、特急件。标注紧急程度要慎重，一般拟文时应根据文件执行时间，确定文件的缓急程度。注意事项：1、标注文件的紧急程度，一般情况下，无明确时间要求的文件不应定为特急件。2、如果收文单位收文后有足够时间办理，尽量不要标注为急件。3、有些文件由于在内部办理或会签时间过长，需要抓紧核稿和行领导尽快签发，可以在流转时电话说明情况。4、系统外行文，特别是请示件或带有请示内容的文件，标注急件更应慎重。如标注急件，需事先与收文单位协商征得同意。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（四）公文标题由发文单位名称、公文主题、公文文种三部分组成。注意事项：1、文种选用错误。混用或错用文种。①错用请示与报告。如《**分行关于列支服装采购款项的报告（请示）》②错用通报与通知。如《关于2010年度房地产信贷业务尽职监督检查情况的通知（通报）》③生造文种。如《关于**事项的申请》或《关于**事项的回复》；甚至出现同一事项两种文种，如《关于**事项的请示报告》。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（四）公文标题2、要素不完备。①缺少文种。如《关于召开＊＊工作会议的有关事宜（的通知）》。②缺少发文单位。如《（河北分行）关于支持蔬菜产业发展有关情况的报告》。3、表述不清晰。标题不能概括出公文主题并准确表述，如《**分行关于车辆保险有关问题的请示》。正确：《**分行关于将车辆保险费纳入备用金支付范围的请示》第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（四）公文标题4、转发文件不规范。层层转发公文，容易造成公文标题冗长繁琐。①转发一层：总行文件标题：关于印发《中国农业银行农户贷款风险分类管理办法（试行）》的通知。省分行转发文件标题：转发总行关于印发《中国农业银行农户贷款风险分类管理办法（试行）》的通知。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（四）公文标题②转发两层：总行文件标题：《转发中国银监会关于加大农产品生产加工流通信贷资金支持力度的紧急通知》省分行转发文件标题：《转发总行中国银监会关于加大农产品生产加工流通信贷资金支持力度的紧急通知》河北银监局办公室转发《中国银监会关于加大农产品生产加工流通信贷资金支持力度的紧急通知》的通知省分行转发文件标题：《转发关于加大农产品生产加工流通信贷资金支持力度的紧急通知》。但要在正文中注明被转发文件标题全称及发文字号。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（四）公文标题③转发三层甚至多层。总行文件标题：《转发住房和城乡建设部人民银行国家外汇管理局关于进一步规范境外机构和个人购房管理的通知》。省分行转发文件标题：《转发关于进一步规范境外机构和个人购房管理的通知》。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（四）公文标题5、标点符号使用不规范。标题要保持简炼和整洁大方，一般不使用标点符号。以下情况可以使用标点符号：▲书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。▲对于引用的原文或原句可用引号。注意：“紧急通知”，如果是特急件，标题中可不用紧急二字。“补充、再次”等，尽量少用在标题中。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（五）主送单位主送单位应使用全称、规范化简称。行发文、办发文可以是上级行、外部单位、二级分行为主送单位。1、对总行发文主送单位为总行、总行××部室。2、对下级行发文主送单位为各市分行、省分行营业部，各市、县分支行，或某个、某几个二级分行。3、对省分行机关发文主送单位为“各部室、培训学校”或某几个部室。4、对外发文要使用单位的全称、规范化简称或同类机关的统称。如：河北省人民政府（避免使用省政府）；河北银监局（避免使用省银监局）等。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（六）抄送、抄报单位抄送单位，指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他平级或下级单位，如行发、办发文件抄送各市分行、省分行营业部。抄报单位，指需要知晓公文内容的上级机关，如抄报总行或总行相关部室、河北银监局、人行石家庄中心支行等。注意：转发总行文件一般不再抄送总行。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（七）内部发送根据涉及内容发送各部室或相关部室。文件可根据情况确定内部发送范围。注意事项：1、以行发文件印发的制度办法、重大事项等一般内部发送各部室。2、内容单一性文件可根据文件涉及内容发送相关部室。3、除涉及的相关部室，要写明发送相关行领导，要注意行领导排序，都送的为“各行领导”。4、必须内部发送会签部室。5、涉密文件要严格确定发送范围。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（八）附件公文附件是指随公文正文发出的文字材料及表格等。1、公文如有附件，应逐一标明附件顺序和名称（附件：1、；2、）。错误写法：附件一、附件二。2、转发文件时，附件名称只写文件名称，不必加书名号和文件发文字号。除转发文件外仍有附件的，与被转发文件一并在正文后注明。转发文件为附件1。3、附件的附件不在附件说明中标示。4、附件名称后不加标点符号。5、正文后所列附件名称要与附件一致。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（九）主题词公文要标注主题词，以便于归档、检索和管理。一般情况下，在总行关机关正式制发的《公文主题词表》中选取与公文主题概念相对应的主题词。排列次序：类别词—类属词—文种词—归属词（如《河北分行关于增加业务费用指标的请示》，主题词为财务会计费用请示河北分行）。根据《公文主题词表》标注主题词，一般不少于3个，不多于6个。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式（十）发文字号包括发文代字（农银冀发）、年份（[2010]）、序号（**号）。根据公文内容确定发文类别和发文代字。第一章公文基础知识及公文处理规范四、公文格式五、公文处理流程省分行机关发文办理流程：拟稿人起草、拟文部综合人员核稿、拟文部室负责人审核（会签）、办公室审核、行领导签发、校对、用印、封发等。★重点关注事项：（一）添加依据文件（二）公文会签（三）公文签批第一章公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程（一）添加依据文件草拟公文时，应将与文件相关的支持性材料作为办文依据。依据文件主要包括：1、签报。2、会议纪要。3、下级行请示文件。4、文件或制度办法。5、根据对方单位来文拟办的公文，应附对方单位来文及办公室文件处理单。6、其他依据文件。第一章公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程（二）公文会签公文会签分行内会签和行外会签1、行内会签。公文内容涉及其他部门职责范围的，应主动与相关部门协商，成文后送相关部门会签。需要注意的事项：①如作为发文依据的签报已经相关部门会签，且内容没有变动的，正式行文时可不再会签。②会签部门接到会签文稿后应及时提出修改意见，向主办部门反馈。主办部门应填写会签采纳意见，由部门负责人签字。第一章公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程（二）公文会签1、行内会签③凡印发制度办法、实施细则、操作规程等均需法律事务部审查。④避免文件会签时间过长。比如代理发行基金、国债等紧急文件会签时拟稿人和部室管理员要尽量通过电话或其他方式与会签部门联系，不能因为会签时间过长而影响工作。第一章公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程（二）公文会签1、行内会签⑤避免需会签的文件未经会签。有的工作或事项涉及多个部门，但未经相关部门会签就下发，可能导致公文在政策上相互抵触、矛盾，难以执行。为提高办文效率，要尽量在送办公室前把文件送所有应会签的部门会签。⑥合理确定会签部门，既要防止会签扩大化，又要防止应会签不会签。第一章公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程（二）公文会签2、行外会签与外单位联合发文，先送行领导签批，再送行外会签。送行外会签时如改动很大，发文前还需要主办单位的领导重新签发。第一章公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程（三）公文签批1、以本行（党委、党组）名义制发的公文，呈送主要负责人或主要负责人授权的其他行领导签发。2、以本行（党委）办公室或部门名义的发文，由分管行领导签发。文件内容涉及其他行领导分管工作的，由分管行领导转送其他行领导签批；重要公文由分管行领导审核签批后呈主要负责人签批。3、纪委发文，一般由纪委书记签批，重要公文由党委书记签批。第一章公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程（三）公文签批4