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公文处理知识与注意事项市政府办秘书科（2013年9月）前言尊敬的XXX、各位领导，同志们：为进一步规范我市公文格式，我就培训的主要内容向各位领导作汇报，并与同志们进行交流学习。为便于讲解，特制作了本课件，该课件是根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，并结合培训所学内容制作而成。如有讲得不足的地方或是有什么疑问，敬请大家批评指正，同时共同探讨解决所提出的问题。下面，我从两个方面来领学，一是公文处理基础知识；二是公文处理注意事项。一、公文处理基础知识（一）公文定义新《条例》第一章第三条明确规定：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文具备的三个特点：特定效力、规范体式、重要工具。（二）公文种类《党政机关公文处理工作条例》第八条规定的15个文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。与旧的《条例》和《办法》对比，在国家行政机关原来使用的13个文种基础上，增加了“决议”和“公报”2个文种；“会议纪要”改为“纪要”；党的机关原来使用的“指示”、“条例”、“规定”3个文种不再使用。决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。一般是党委和人大常委会用的多。如：广东省委十次大会关于九届省委报告的决议，第十届全国人民代表大会第三次会议关于政府工作报告的决议。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。县级以上党委政府才能发布。如:中共XX市委XX市人民政府关于加快卫生事业发展的决定。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。县级以上党委政府才能发布。如：国务院中央军委关于给武警水电三峡工程指挥部记二等功的命令。公报：适用于公布重要决定或者重大事项。省级以上才能用。如：环保公报、统计公报。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。国家层面才能用公告，不适用于地方。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。县级只能发通告，不能发公告。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。发通知时，结尾不能出现“特此通知”。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告是上行文，要有签发人。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请示中，结束语用“当否，请示”。“请示”二字后用“。”，不用“！”。批复：适用于答复下级机关请示事项。发批复时，结尾不能出现“特此批复”。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函来函往，不用复函或函复。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要删除了”传达“的功能。纪要中，现将会议主要内容或现将会议精神纪要如下，表述不对，改为“现纪要如下”即可。按照行文方向分类上行文：报告、请示、意见（少）下行文：决议、决定、命令（令）、通知、通报、批复、意见不相隶属：函公文除以上15种法定公文外，还包括非法定公文（事务性公文），如总结、计划、调查报告、汇报材料、简报、讲话稿等。非法定公文不能独立发文，如需上报，要从法定公文中找合适的文种运载出来。如：XX市人民政府关于上报2011年度国土资源工作总结的报告。（三）公文格式《党政机关公文处理工作条例》第九条明确了公文的18个要素：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。与旧的《办法》相比：1.增加了“份号”；2.“发文机关标识”改称为“发文机关标志”；3.增加了“发文机关署名”；4.不再使用主题词；5.增加了页码；6.文件紧急程度分为“特急”和“加急”（《办法》称“急件”）。注意：现已删除上行文格式，公文格式分一般文件格式和特定格式。特定格式包括信函、命令（令）、纪要。版面（格式范例）党政机关统一使用A4纸，纸张尺寸为：210mm×297mm。页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm+1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm+1mm，版心尺156mm×225mm。通过计算，页面设置为：页边距上37mm+1mm，下35mm+1mm。页边距左28mm+1mm，右26mm+1mm。行数、字数及行间距：一般每面排22行，每行28个字。按照上述页面设置及行间距为固定值28磅，即符合行数字数的要求。为避免盖章页无正文和空白页（只有版记）现象，可适当调整页面设置和行间距。正式公文体例及各要素层次用体用字规范发文字号（用3号仿宋_GB2312）签发人（用3号仿宋_GB2312）领导姓名（用3号楷体_GB2312）标题（用2号方正小标宋_GBK）主送机关（用3号仿宋_GB2312）正文（用3号仿宋_GB2312）第一层一、（用3号黑体）第二层（一）（用3号楷体_GB2312）第三层1.（用3号仿宋_GB2312）第四层（1）（用3号仿宋_GB2312）附件和附件内容（用3号仿宋_GB2312）落款日期（用3号仿宋_GB2312）标识附注（用3号仿宋_GB2312）抄送印发机关及印发日期（用4号仿宋_GB2312）公文中的阿拉伯数字（用3号TimsNewRoman）公文格式各要素划分版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期。版头份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限：公文的秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限。定密权限：中央、省级机关或授权的机关单位定密权：绝密、机密、秘密；州市一级机关单位定密权：机密、秘密；县级无定密权，但有“标密”权。标注密级和保密期限，一般用3号方正黑体，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度：公文送达和办理时限要求。紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”（电报格式无明确调整，执行以前的标准）。标注紧急程度，一般用3号方正黑体，顶格编排在版心左上角。如同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下排列。发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。也可使用发文机关全称或规划化简称（信函）。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可单独用主办机关名称。如市住房和城乡建设局、市国土资源局联合发文，若市住房和城乡建设局为主办单位，则用市住房和城乡建设局的发文机关标志。发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份用六角括号“〔〕”括人。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编01）。发文字号因文种不同，主要有3种排布：居中排布（首页首条分隔线以上居中）、居左排布（左空1字居首页首条分隔线左上角）、居右排布（顶格居首页首条分隔线右下角）,市政府的发文字号有X政发〔2013〕号（请示）、X政复〔2013〕号、X政函〔2013〕号。其他：纪要、白头、便签。签发人：上行文时标注签发人姓名。发文机关标志下空2行（距20mm）居右空1字排布。联合发文时，如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行最多排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。主体标题：由发文机关、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋_GBK字,编排于红色分隔线下空2行（距20mm，空两行的行间距设为26.5磅）居中位置，常用的排列方式有：一行居中，二行分上短下长、上长下短、上下等长，多行时一般用正梯形、倒梯形。注意：发文机关不能省略，分行时不拆开词组。如：XX市人民政府办公室关于成立XX市保障性住房工作领导小组的通知主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称或规范化简称。注意：规范化简称，有文件依据明确单位名称的依文件，没有的按照惯例称呼。编排于标题下空一行，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号，如主送机关名称过多导致公文首页不能显示时，应当将主送机关名称移至版记（主送）。如：我们经常用的“县直各单位”。正文：公文的主体，用来表述公文的内容。编排于主送机关下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。公文首页必须显示正文，文中人名、地名、数字要准确，语言要平实、庄重，不宜使用网络语言。附件说明：公文附件的顺序号和名称。在正文下一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发人机关负责人签发的日期。注意：成文日期与印发日期可以不同，印发日期可以往后，不能提前。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关署名的普法行公文（党委文件、会议纪要）和电报不加盖印章。加盖公章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内（印章一般采用“上套式”，章居中于年月，下弧刚好框过年月底即可），范例。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序（主办机关在前）整齐排列在相应位置，印章居中下压发文机关署名，最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，一般每行最多盖3个印章。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。注意：如发文机关署名长，则发文机关署名右空二字；如成文日期长，则成文日期右空二字。范例。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐，每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。请示、报告、函三个文种要有附注，以便于联系、询问和沟通有关问题。如：（联系人及电话：周维云0873-6122387）附件：公文正文的说明、补充或参考资