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公文处理规范及格式乔树伟2/21/2020一、《党政机关公文处理工作条例》行文规则公文办理公文管理二、《党政机关公文格式》用纸格式印装格式文面格式版头6个要素份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体9个要素标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件版记2个要素抄送机关、印发机关和印发日期三、公文常见格式错误公文处理规范及格式公文格式要素—版记部分版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，推荐高度为0.35mm中间的分隔线用细线，推荐高度为0.25mm末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合2/21/2020公文格式要素—版记部分①版记一定要在偶数页上。假设公文内容很短，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，版记也必须移至第2页上，即便第2页除了版记没有任何内容；②公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数（一般是用A3纸印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面），版记页和空白页都不标页码；③如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识自己的版记。2/21/2020公文格式要素——版记部分1.分隔线与版心同宽，首条分隔线与末条用粗线，中间用细线。首条位于版记第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。公文格式要素——版记部分2.抄送机关除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称或规范化简称。最后一个抄送机关名称后标句号一般用4号仿宋体字，左右各空一字，首先标识“抄送”二字，后标全角冒号，随后标注抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐2/21/2020如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。2/21/2020公文格式要素——版记部分如把主送机关移至版记，除将“抄送”改成“主送”外，编排方法与抄送方法相同。主、抄送二者兼具时，应将主送机关置于抄送机关之上一行，中间不加分隔线。主送：南通市教育局抄送：南通市财政局、南通市人力与社会保障局、南通市编制委员会。如皋高等师范学校办公室2012年11月28日印发公文格式要素——版记部分3.印发机关和时间。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。主送：南通市教育局抄送：南通市财政局、南通市人力与社会保障局、南通市编制委员会。如皋高等师范学校办公室2012年11月28日印发公文页码页码：公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7MM。单页码居右空一字，双页码居左空一字。-8-页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心边缘之下，数字左右各放1条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码距右空1字，双页码距左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页与版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。2/21/2020新标识——条形二维码新标识——条形二维码公文的特定格式信函格式命令格式纪要格式2/21/2020公文的特定格式——信函发文机关标志用发文机关全称或者规范化简称，用红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边30mm。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一红色双线（下粗上细），线长均为170mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，居左自上而下排列。第一要素距双线的距离为3号汉字高度的7/8。公文的特定格式——信函发文字号顶格居版心右边编排在红色双线下，与该线距离亦为3号汉字高度的7/8。标题居中排布，与其上最后一个要素相距二行。首页不显示页码。首页不要页码版记不加印发机关和印发日期、分隔线抄送：××××，×××—2—30mm首页不用页码空两行发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下2/21/2020公文的特定格式——命令发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘于版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。发文机关标志下空两行居中编排令号令号下空两行编排正文“命令”或“令”的正文，其格式要求同公文的标题和正文正文下空两行右空四字编排签发人签名章，签名章左空二字编排签发人职务，相对于签名章上下居中2/21/2020纪要标志由“×××纪要”组成，居中排布，其上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体纪要标志下空两行居中编排纪要编号，如“〔2012〕×号”2/21/2020公文的特定格式——纪要纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关左空1字，成文日期右空1字。2/21/2020标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空1行左空2字编排“出席”二字，右标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。2/21/2020标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空两字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋字标注出席人单位、姓名同一单位不同人员之间、不同单位之间的分隔符号可根据实际情况确定，回行时与冒号后的首字对齐，段末加句号错误2/21/2020为什么对99版国家标准进行修订中国共产党机关公文处理工作原来遵循的是1996年下发的《中国共产党机关公文处理条例》，国家行政机关公文处理工作遵循的是2000年下发的《国家行政机关公文处理办法》。这两个文件对公文格式的规定不同，公文用纸、排版、公文要素的编排都有很大的不同。GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》只适应于国家行政机关公文格式。本次《条例》的修订，旨在统一中国共产党和国家行政机关的公文处理工作。作为配合新《条例》使用的国家标准，也有必要对党的机关的公文格式和行政机关公文格式进行统一规范。2/21/2020为什么去掉了主题词主题词，即在标引和检索中用以表达公文主题的规范化的词或词组。本次条例修订，明确提出去掉主题词要素，主要有几个原因：一是主题词主要用在公文的归档管理和查询检索再利用等环节，公文办理过程中不需要主题词。在公文起草时标注主题词增加了公文制作人员的工作量。二是主题词标引存在固有的局限性。由于个人的理解和认识差异，对同一个公文，人工标引的主题词可能存在很大差异。三是信息搜索和全文搜索技术已经得到快速发展，现在已经出现了自动标引技术，即便在纸质公文中不标引主题词，在将公文数字化后，信息系统也可以自动标引关键词，同样实现对公文的信息化管理和高效便捷利用。1985年的一号文件首次注明了文件的主题词，2012年《党政公文处理条例》没有要求必须用主题词。2/21/2020为什么在公文版记中不需要标注拟稿人、校对人和份数等信息我们经常在公文版记中发现“拟稿人：×××”、“校对人：×××”、“共印××份”等字样，我们把这些叫做拟稿人、校对人和份数信息。GB/T826—1989《发文稿纸格式》国家标准中规定了机关发文稿纸的基本格式。发文稿纸是从公文起草、审核到签发完整过程的记录载体。在发文稿纸中包括了起草公文的拟稿人、印发前的校对人、印制份数等信息。对于一个正式对外发布的公文来说，这些信息反映的都是机关内部事务和过程，不适宜放在对外印发的公文中，也不需要收文机关知晓。如果为了保证公文质量，追溯公文办理过程中的人员信息，可以查看发文稿纸。因此，在实际工作中，不应将这些拟稿、核稿、校对、打印、录入等人员信息和份数信息放在版记中。2/21/20202/21/20202/21/2020