第1章 Office 2007基础

第1章Office2007基础☆Office2007的特点☆启动Office2007应用程序☆理解Office2007应用程序工作界面☆创建新文档的方法☆打开文档的方法☆保存文档的方法☆恢复文档☆操作的撤销、恢复和重复☆获得帮助的途径1.1Office2007的特点MicrosoftOffice是微软公司推出的办公自动化组合套件。Office2007是该系列产品的最新版本，它被称为Office产品的一次变革。Office系列软件凭借其强大的功能、人性化的操作界面，在全世界拥有众多的使用者。其中，Word作为一款优秀的字处理软件，主要用于编排文档，数据处理软件Excel以其卓越的性能，可快速完成对各种数据的分析及报表制作。PowerPoint强大的幻灯片制作功能，可使幻灯片制作变得更加简单，而作品却更具专业性。1.2启动Office2007应用程序1.2.1利用开始菜单启动Office2007单击“开始”按钮，然后将光标移至“所有程序”，再选择“MicrosoftOffice”，在弹出的子菜单中选择相应的菜单项就可以了，如选择“MicrosoftOfficeWord2007”菜单项，即可启动Office2007。1.2.2利用快捷方式启动Office2007应用程序要创建程序的快捷方式图标，可选择“开始”“所有程序”“MicrosoftOffice”菜单，然后在相应选项上右击鼠标，从弹出的菜单中选择“发送到”“桌面快捷方式”菜单。创建完成，我们就可以通过双击桌面上的快捷方式启动Office2007程序了工作区Office按钮标题栏状态栏功能区标题栏显示了程序名称、当前编辑的文档名和一些控制按钮。单击该按钮，可在弹出的菜单中执行新建、打开、保存、打印，以及关闭文档及程序的操作。用于放置一些在文档编辑时使用频率较高的命令。快速访问工具栏用于执行各种命令，取代先前的下拉菜单和工具栏。工作区就是文档的编辑窗口。状态栏用于显示文档的一些信息。1.3理解Office2007应用程序工作界面认识对话框对话框用以提供更多的选项、提示信息或说明某项任务未能成功执行的原因。选项卡预览框复选框单选钮下拉列表框编辑框命令按钮选项卡用于对选项进行分类编辑框用于输入字符下拉列表框以下拉列表的形式显示了备选项目中的有效选项。复选框用于设置或取消选项设置单击对话框中的命令按钮，就可执行相应的操作单选钮通常是多个按钮组成一组。我们只能选取其中之一预览框用于显示对象属性设置效果使用浮动工具栏与快捷菜单快捷菜单浮动工具栏要打开快捷菜单，可在适当的位置单击鼠标右键。当我们选中文档中的文字内容，浮动工具栏会在其附近以淡出的方式显示。1.4创建新文档的方法1.4.1启动程序时创建新文档当用户启动Word、Excel、PowerPoint时，系统都会创建一个缺省的新文档。1.4.2根据模板创建新文档所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表项，甚至某些通用文字的一类文件。单击窗口左侧的“Office按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”选项，打开“新建文档”对话框1根据模板创建新文档的操作如下：选定所要使用的模板在列表框中选择一种文档类型选中“文档”单选钮单击“创建”按钮2345根据模板快速创建文档1.5打开文档的方法1.5.1利用“打开”对话框打开文档单击“Office按钮”，在打开的菜单中选择“打开”菜单，打开“打开”对话框选中要打开的文档单击“打开”按钮1231.5.2几个常用文件夹的意义“我最近的文档”：该文件夹保存了用户最近打开过的文件。“桌面”：该文件夹用来快束访问桌面上各快捷方式或文件夹。“我的文档”：该文件夹保存用户常用的文件，以便快速访问。“我的电脑”：使用户快速打开我的电脑中的文件。“网上邻居”：使用户快速访问网上邻居中的文件。通过单击“查找范围”下拉列表框，用户可选择其他文件夹1.5.3打开最近编辑的文档单击窗口左上角的“Office按钮”，在弹出的菜单中显示了最近打开文件列表。要打开最近操作过的文档，可直接在该列表中进行选择在Windows系统的“开始”“我最近的文档”菜单中存放了用户最近曾经操作过的文档名称。“我最近的文档”列表中显示的不仅是Word文档，还有其他类型的文档，在选择时要注意区分1.5.4打开电脑中的文档用户在资源管理器中双击某个扩展名为.docx的文件，系统会自动启动Word2007，并打开该文档。1.5.5打开多个文档的方法选中多个相邻文件的方法是：单击第一个文件名，按住【Shift】键的同时再单击最后一个要打开的文件名。选中不连续的多个文件的方法是：单击第一个文件名，按住【Ctrl】键后单击其他要打开的文件名。1.6保存文档的方法1.6.1正式存盘单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮或单击“Office按钮”，选择“保存”命令，Word将活动文档按原名字存盘。输入文件名称单击“保存”按钮如果文档为新建文档，则系统将打开“另存为”对话框1231.6.2按新的文件名、文档格式或新的位置存盘若要把文档按新名字、新格式或新的位置保存，需单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“另存为”菜单，此时系统也将打开“另存为”对话框。1.6.3关闭文档与退出程序要关闭一个文档，可单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“关闭”选项，或按快捷键【Ctrl+F4】，此时，系统将关闭文档窗口，但并不退出Office程序。要退出Office程序，可单击程序标题栏右侧的“关闭”按钮，按快捷键【Alt+F4】，或单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“退出Word”选项。如果文档已被修改而未被保存，关闭前系统将提示是否保存对该文档所做的修改。要保存对文档所做的修改，可单击“是”按钮，否则单击“否”按钮。若要放弃当前的操作，可单击“取消”按钮。1.7恢复文档1．使用“文档恢复”任务窗格在异常关闭后再次启动时，Word2007会自动在文档的左侧出现“文档恢复”任务窗格，提供对上次所操作的文档的恢复及保存功能若打开一份Word文档失败时，Word2007会提供文档修复功能。单击“打开”按钮右侧的倒三角按钮，在弹出的下拉列表中选择“打开并修复”选项在“打开”对话框中选择要修复的文档名称122．调整“自动保存时间间隔”单击Office按钮，在弹出的菜单中单击“Word选项”按钮，打开“Word选项”对话框在左侧的列表中选择“保存”选项在右侧的“保存自动恢复信息时间间隔”后的编辑框中设置保存间隔时间1231.8操作的撤销、恢复和重复1.8.1撤销操作如果只撤销最后一步操作，可在“快速访问工具栏”中单击“撤销”按钮。要撤销多步操作，可一直重复单击“撤销”按钮，或单击“撤销”按钮右侧的三角按钮在弹出的列表中拖动鼠标，选择要撤销的一系列操作121.8.2恢复操作执行过“撤销”操作后，如果用户又想恢复被撤销的操作，可单击“恢复”按钮。要想恢复多步操作，可重复单击“恢复”按钮，还可以单击“恢复”按钮右侧的三角按钮，在弹出的下拉列表中选择要“恢复”的操作，无论用户单击列表中的哪一项，该项操作以及其后的所有操作都将被恢复。只有在进行了“撤销”操作后，“恢复”命令才生效，否则，在“快速访问工具栏”中不显示该按钮，或该按钮颜色为灰色。1.8.3重复一项操作重复操作是在没有撤销过的情况下重复最后做的一次操作。假设用户改变了某一段落的格式，另外几个段落也要进行同样的格式设置，那么用户就可以选定每个段落，并单击“快速访问工具栏”上的按钮重复操作。1.9获得帮助的途径1.9.1使用帮助窗口单击功能区右上角的“帮助”按钮，或按F1键，可打开程序帮助窗口通过选择要查看的信息类别名称查看系统提供的有关帮助内容121.9.2从网络上得到帮助连接上网，启动IE浏览器并打开Office2007网页，可以在不离开Office程序的情况下访问技术资源并下载免费资料