会议技巧

高效会议的操作技巧1目录第一部分会议前的准备第二部分会议进行的流程第三部分会议后的记录及跟进第四部分团队解决问题的技巧2讨论1：为何有效的会议技巧对职业人士至关重要？随着事业的发展，你认为你的工作中花在会议上的时间比例将会增加还是减少，原因是什么？讨论2：你平均每周开多少个会议？平均每个会议的时间是多少？会议的时间占了你整体工作时间的比例为多少呢？你参加的会议是否每一个都是有效的？会议怎么样才算有效？3会议通常什么地方会出错会议前：•通知未能及时发出，无流程、无准备•会议目标及目的不明确•召集不好，后勤不好•来错人会议中•“三走”：•开小会•没有阶段性总结•会议时间过长•没有会议记录会议后：走题、走人、走神4会议通常什么地方会出错会议后：•没有跟踪行动要点•根本无行动计划•没有执行已达成的共识5请评价一下大家以往主持或参加过的会议。80分以上：恭喜你，你参加了一个高质量的会议60分以上：会议效果不错50分以上：会议效果尚可50分一下：会议质量不尽如人意，需要作出努力6何为有效的会议会议前：明确会议目的制定并发放会议议程确定并检查会议的时间、地点以及设备邀请适当与会者，给予与会者足够的时间评价及建议会议议程7何为有效的会议会议中：与会者清楚会议目标有效的会议领导与会者充分沟通、表达意见会议有建设性、气氛良好有效总结与会者的意见、决定、提出的问题及行动要点有效记录会议有效控制时间确定如何跟进、追踪行动要点决定下次会议日期8何为有效的会议会议后：与会者执行并追踪行动要点9会议流程图计划开始执行结束跟进10会议计划1.1明确会议的目标与收获1.2清晰会议的与会者1.3选择用以下方法达到会议目的－头脑风暴－报告－分析信息何数据－表决、决策1.4设计会议议程，对每一项议题设置起始时间1.5把会议议程提前发给与会者1.6安排会议室和设备11会议议程定义：议程是会议的计划和流程目的：提高会议效率、使会议的收益有所改善内容包括：目的预计时间议题会议角色方法收益会议开始前回顾议程并调整议程12会议议程会议议程样本练习一13目录第一部分会议前的准备第二部分会议进行的流程第三部分会议后的记录及跟进第四部分团队解决问题的技巧14会议开始2.1热身2.2回顾议程－会议目的－预期结果－讨论议题－采用方法－时间安排2.3制定、回顾会议的基本规则2.4明确与会者的角色：－主持人/协调员－书写员－计时员－记录员15热身定义：在会议刚开始时将与会者很快的分成小组，大家分享主意、问题或信息。例如：本次会议我想到的一些问题和疑虑……为此次会议我事先准备了……我对此次会议的期望……16会议基本规则定义：统一与会人员的行为规则，使会议进展得更为有效。但并不用来扼杀创造力和自然力。例如：会议中不接任何电话不随便打断别人的发言和意见发言机会均等保密性要求……17会议的角色会议角色职责主持人/协调员会议的主持、沟通与指引书写员把会议中的讨论建议写到纸板上以引导讨论记录员将会议中达成的共识予以记录计时员控制会议时间18会议执行3.1每次讨论议程中的一个议题3.2制定一个恰当的会议进展速度3.3用合适的方法展开讨论3.4保证讨论不偏题3.5管理与会者的参与度3.7阶段性总结及结束讨论3.6检测决策19不受欢迎的会议请列出你参加过的会议中令你烦恼的5件事情。会议特征离题准备不足值得怀疑的效率注意力分散与会者发言罗嗦会议持续时间长缺乏参与令人烦恼程度83％77％74％68％62％60％51％一组数据：20处理困难的会议如何激发讨论如何处理困境如何协调冲突详细信息请参见教材21会议结束4.1对作出的决策进行总结4.2在行动计划上达成一致－需要作些什么事？－由谁来做？－什么时候完成？4.3起草下次会议的议程4.4评估会议的有效性：－哪些方面做得好－哪些方面可以改进4.5感谢每个人的贡献与参与22如何评价会议1、会议目标清晰2、选择适合的设备和房间布置3、采用适当的领导方式4、保证与会小组在会议议程、时间、目标和基本规则上达成一致5、不允许小组匆忙得出结论，推出作出判断并寻找替代方案23如何评价会议6、在把各种观点和看法统一前，先通过头脑风暴展开讨论；7、当信息较分散、决策缺乏支持时，应寻求与会小组的一致意见；8、当看法和行为不一致、提不出意见或会议看来没有什么成效时，就要检查与会人员之间的相互作用；9、坚持作出行动的承诺，而这些行为在应做什么、如何跟进、谁负责任等方面都是很具体的；10、评价每次会议，以寻求日后会议的改进步骤。24目录第一部分会议前的准备第二部分会议进行的流程第三部分会议后的记录及跟进第四部分团队解决问题的技巧25会议跟进5.1迅速派发会议记录5.2把会议议程、会议记录和其他重要文件归档5.3执行会议中达成的共识5.4安排时间做下次会议的会前计划26会议记录示例标准格式包含内容（ActionPoints）272829目录第一部分会议前的准备第二部分会议进行的流程第三部分会议后的记录及跟进第四部分团队解决问题的技巧30问题哪里来目标没有达成问题就出现了。事情的现状事情应该出现的状况解决问题消除屏障31问题陈述/确定屏障信息事实、观点、见解、预感、传闻屏障的一边：“问题”事情目前的状况屏障的另一边：“解决”事情应该出现的状况S症状O目标C原因C条件SCOC32计划行动结果问题问题解决计划的核心问题是目标.决策的核心因素同样也是目标.想要解决某个问题的时候，通常这样开始：我们的目的是什么？33Important(重要)NotImportant(不重要)Urgent(紧急)NotUrgent(不紧急)Crisis危机Urgentproblems急迫的问题Increasevolume增进产量Planwithdeadlines有时间限期的计划Suddenvisitors不速之客Sometelephonecall某些电话Somelettersandreports某些信件与报告Necessarybutnotimportantmeetings必要而不重要的会议Routines烦琐的工作Somephonecalls某些电话Someletters某些信件Timewasters浪费时间之事Interestingactivities有趣的活动HobbyMagazines看消闲杂志Preventive预防Improveproductivity改进产能Buildrelationship建立人际关系Developopportunity发掘新机会Planning,rest规划、休闲Family与家人一起Sports运动ABCD对问题进行划分34区分事实信息与评价看法数据观察数据过程数据结果数据客观性科学性35头脑风暴法定义：是一种快速的收集各方面建议的方法目的：激励创造力使每个人都投入聚集能量和激昂的气氛把所有的建议与具体的人员分开36头脑风暴法使用建议：聆听、不需争执从“思考”开始把所有的事宜都记下来不进行评价在建议的基础上提出越多的想法越好把所有的想法都能及时展示出来可以按顺序每个人每一轮提出一点37皮带的用途38扩散性思维与收敛性思维第一阶段软扩散第二阶段硬集中求新做事Whatif？Whynot？Whatassociationscanwefind？Whatrulescanwebreak？Whatassumptionsareatwork？Whatisthislike？Whatanalogycouldweuse？Whatmetaphorsuggestsitself？Supposetheproblemwereasolution？Willitwork？Canwedoit？Hasitbeentriedbefore？Doesitfitin？Havewegottheresources？Isthetimingright？Whocanhelp？Howmuchwillitcost？Supposeitfails？39开发一个模型对模型的要求：简单，最多只有五、六个步骤用明白实用的语言来表达一旦你建立了模型，你必须坚持使用它直到它成为你思维中天然的一部分40导致软件测试和分配安装需要很长时间安装指引重要级低安装指引没有准备安装指引作用缺乏精细部份没有在停产时安排人员安装相同的员工做测试和安装工作没有被认知或得到肯定安装指引重要极低简洁的安排表难于理解安装指引重要级低没有及时跟进安装在精细部份结构复杂国内范围协调安排有困难安装非重要领域延误安装软件的原因—结果图鱼骨图41问题树增加销售改善销售策略改善营销策略降低单位成本销售队伍组织销售队伍组织技术基础促销策略产品质量包装消费者广告策略原材料的获得生产程序分销系统MINDMAPPING43练习请各小组挑选一个目前遇到的问题并用鱼骨图或问题树进行分析。44“施乐”问题解决六步曲找出和挑选问题分析问题制定解决方案挑选和计划解决方案实施方案评价方案我们要解决什么问题？是什么阻碍了我们达到所期望的状态？我们怎样改变？哪个方案最好？我们有没有根据计划去做我们完成得怎么样？45六顶思考帽子白色思考帽子：白色显得中立而客观。白色思考帽代表客观的事实与数字。我们有什么信息？我们需要得到什么信息？红色思考帽：红色暗示着愤怒、狂暴与情感。红色思考帽代表情绪上的感觉、直觉和预感。现在你感觉这个怎么样？但你不必可以去证明你的感觉。黄色思考帽子：黄色是耀眼的、正面的。黄色思考帽代表乐观，包含着希望与正面思想。为什么这个值得做？利益是什么？为什么可以做这件事情？它为什么会起作用？46黑色思考帽子：黑色是阴沉、负面的。黑色思考帽也就是考虑事物的负面因素，它是对事物负面因素的主义、判断和评估。这是真的吗？它会起作用吗？缺点是什么？它有什么问题？问什么不能做？绿色思考帽子：绿色是草地，生意盎然、肥沃丰美。绿色思考帽子代表创意与创造性的想法。有什么不同的想法？新的想法、建议和假设是什么？可能的解决办法和行动过程是什么？选择是什么？蓝色思考帽子：蓝色是冷静的，它也是天空的颜色，在万物上方。我们走了多远？下一步采取什么？蓝色思考帽子代表思维过程的控制与组织。它可以控制其他思考帽子的使用。六顶思考帽子47谢谢大家！