账务处理子系统设计

第1页商业大学会计系《会计信息系统》课件账务处理子系统设计第一节账务处理子系统概述第二节账务处理子系统数据处理流程第三节账务处理子系统主要文件设计第四节账务处理子系统处理功能设计第2页商业大学会计系《会计信息系统》课件账务处理就是指从记账凭证的输入到账表的输出过程。虽然各企业的具体情况不同，但账务处理是必不可少的。从会计信息系统的构成来看，账务处理是会计信息系统的一个重要子系统，它与其他子系统之间存在大量的数据传递关系，采用什么样的传递方式以及传递的内容和时间对整个会计信息系统都有很大的影响。第一节账务处理子系统概述第3页商业大学会计系《会计信息系统》课件即：从填制会计凭证开始，根据凭证登记各种账薄，根据账薄编制会计报表提供会计信息的整个过程和处理方法。从会计凭证的编制、账薄的设置与登记、报表的编制，以及按照一定的要求把凭证账薄和报表归类存档就构成了整个账务处理系统。账务处理是从原始凭证的一系列数据得到会计信息的过程。第4页商业大学会计系《会计信息系统》课件一、账务处理子系统的特点与设计要求1、必须按照国家财政部门的统一规定进行该系统的设计；2、在设计中应考虑数据量大、数据关系复杂和数据传递接口这一特点进行设计；3、在设计中必须增强系统内部对凭证数据输入的严格自控能力和安全保密措施。（二）账务处理子系统的设计要求（一）账务处理子系统的特点1、规范性强，一致性好；2、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用；3、控制要求严格，正确性要求高。第5页商业大学会计系《会计信息系统》课件二、账务处理子系统的目标1、及时、准确地采集和输入各种凭证保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。2、高效、正确地完成记账过程。3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。4、建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。5、账务处理也可包含其核算与管理功能。（往来核算和管理、项目核算与管理、部门核算与管理）这些辅助功能和管理都是账务处理功能的进一步补充，但它们也一样称为账务处理系统。第6页商业大学会计系《会计信息系统》课件账务处理数据流程:从记账凭证到账表的转化过程。其转化方式称为“账务处理形式”。账务处理形式:从记账凭证到账表的具体转化方式（产生账簿和报表的步骤与方法）。第二节账务处理子系统的数据处理流程第7页商业大学会计系《会计信息系统》课件（一）手工方式下账务处理数据流程根据现行会计制度的规定和企业性质及规模大小的差异，手工作业下的账务系统可以采用：记账凭证账务处理流程、日记总账账务处理流程、科目汇总表账务处理流程、汇总记账凭证账务处理流程、多栏式日记账汇总账务处理流程，五种账务处理流程之一来进行核算。其主要区别在于登记总账的方法不同。一、手工账务处理子系统处理流程第8页商业大学会计系《会计信息系统》课件1、记账凭证账务处理流程会计报表编制报表原始凭证填制记账凭证登记总账登记明细账12345登记登记现金日记账银行日记账第9页商业大学会计系《会计信息系统》课件1、记账凭证账务处理流程优点：1、数据流程清楚、简单；2、总分类帐可反映一个科目本期内发生额、期末的结余数；3、总分类帐可详细反映整个会计期间内各笔经济业务。缺点：登帐工作量大（由于总账是根据记账凭证逐笔登记）。结论:在计算机方式下，有参考价值。第10页商业大学会计系《会计信息系统》课件2、日记总账账务处理流程原始凭证会计报表分类汇总登账登账登账登账编制报表记账凭证现金日记账日记总账银行日记账明细分类账第11页商业大学会计系《会计信息系统》课件2、日记总账账务处理流程优点：1、数据流程清楚、简单；2、所有总帐在一张账页上，可明确反映每笔业务科目之间的对应关系。缺点：帐页过宽，不便于登记和使用。结论：在计算机方式下，有参考价值。第12页商业大学会计系《会计信息系统》课件3、科目汇总表账务处理流程会计报表原始凭证分类汇总登账登账登总账登账编制报表科目汇总记账凭证现金日记账银行日记账科目汇总表总账明细分类账第13页商业大学会计系《会计信息系统》课件3、科目汇总表账务处理流程优点：1、减少登帐工作量；2、可通过科目汇总表检测借贷发生额是否平衡。缺点：1、总分类帐不能明确反映科目之间的对应关系；2、不便于对经济活动进行分析和检查。结论：在计算机方式下，参考价值不大。第14页商业大学会计系《会计信息系统》课件4、汇总记账凭证账务处理流程会计报表原始凭证分类汇总登账登账登总账登账编制报表汇总凭证记账凭证汇总记账凭证现金日记账银行日记账总账明细分类账第15页商业大学会计系《会计信息系统》课件4、汇总记账凭证账务处理流程优点：1、减少登帐工作量；2、总分类帐可明确反映科目之间的对应关系；便于对经济活动进行分析和检查。缺点：1、汇总记帐凭证的工作量大；2、对转帐凭证编制有特殊的要求。结论：在计算机方式下，有参考价值。第16页商业大学会计系《会计信息系统》课件5、多栏式日记账汇总账务处理流程原始凭证会计报表登账分类汇总编制报表登账登账登账登账登账现金收入日记账现金支出日记账银行收入日记账银行支出日记账总分类账明细分类账记账凭证第17页商业大学会计系《会计信息系统》课件5、多栏式日记账汇总账务处理流程优点：简化总帐登记工作量。缺点：日记帐栏次太多，不便登记。结论：在计算机方式下，没有参考价值。第18页商业大学会计系《会计信息系统》课件1.数据大量重复同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还极易导致数据的不兼容。（二）手工会计下账务处理形式的缺陷2.信息提供不及时由于账务处理的工作量很大，手工处理速度缓慢，不能随时提供出各种会计报表。3.准确性差4.工作强度大由于数据的多次转抄与计算，易出错。为了达到既要算得快又要算得准的目标，只能靠增加财会人员劳动强度来实现。第19页商业大学会计系《会计信息系统》课件二、计算机方式下账务处理数据流程设计计算机条件下的账务处理流程时，不能照搬手工处理方式下的账务处理流程，而应突破长期的手工处理所形成的定式，设计出更适合计算机处理、效率更高、处理更合理的系统。第20页商业大学会计系《会计信息系统》课件两种方案：节省空间的角度兼顾时间和空间的角度计算机具有的特点：自动运算；具有逻辑选择、判断功能；速度快、精度高；具有记忆的功能等。计算机条件下账务处理数据流程设计方案计算机条件下，时间和空间永远是一对矛盾。第21页商业大学会计系《会计信息系统》课件编制输出会计报表编辑输出明细账日记账更新科目余额文件记账凭证机制凭证填制录入自动生成记账凭证文件审核编辑输出总账银行对账对账单录入或接收余额调节表对账单文件1234567（一）账务处理流程方案一从节省空间的角度设计第22页商业大学会计系《会计信息系统》课件（1）由录入员通过键盘输入凭证，或通过自动转账生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入记账凭证文件。（2）对记账凭证中未审核的凭证进行审核。（3）随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随时查询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余额。（4）根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账。（5）根据记账凭证文件和对账单文件中的银行业务进行对账，只能对对账单文件中的已达账删除。（6）根据科目余额文件编辑输出总账。（7）根据科目余额文件和记账凭证文件生成会计报表。1、方案一账务处理流程第23页商业大学会计系《会计信息系统》课件在方案一的数据流图中主要建立账务数据库文件和辅助数据库文件。2、数据库文件（1）记账凭证文件。是账务数据库文件，主要存放财会人员录入的所有凭证，包括未审核凭证、已审核凭证、已记账凭证。（2）科目余额文件。是账务数据库文件，主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有科目的汇总描述。（3）对账单文件。是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。第24页商业大学会计系《会计信息系统》课件（二）账务处理流程方案二兼顾时间和空间的角度设计审核编辑输出总账编制输出会计报表银行对账对账单录入或接收余额调节表对账单文件记账凭证机制凭证填制录入自动生成临时凭证文件单位银行对账文件登记账簿历史凭证文件汇总文件1234567明细账日记账编辑输出第25页商业大学会计系《会计信息系统》课件（1）由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，或通过期末处理自动生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入临时凭证文件。（2）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核。（3）根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新汇总文件、历史凭证文件、单位银行对账文件，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。（4）根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，并将已达账从两个文件中删除。（5）根据汇总文件和历史凭证文件生成日记账、明细账。（6）根据汇总文件编辑输出总账。（7）根据汇总文件及历史凭证文件输出各种会计报表。1、方案二账务处理流程第26页商业大学会计系《会计信息系统》课件在方案二的数据流图中主要建立账务、辅助和临时数据库文件。2、数据库文件（1）临时凭证文件。又叫临时凭证数据库文件或凭证输入文件，主要是用于存放已经录入和审核但未记账的所有凭证。一旦记账，凭证就从此文件转移到“历史凭证”文件中，所以任何一张凭证都不可能永远存储在此文件中。（2）汇总文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有科目的汇总描述。（3）历史凭证文件。主要是用于存放已经记账的所有凭证，这些凭证是正式会计档案，不能直接修改，只能用红字凭证冲销。（4）单位银行对账文件。是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放单位没有对上账的银行业务。（5）对账单文件。是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。第27页商业大学会计系《会计信息系统》课件方案一的优缺点优点：1.处理流程简单;2.数据无重复存储;缺点：1.输出日记账和明细账的速度较慢;2.凭证查询速度慢;（三）两种账务处理流程比较方案二的优缺点优点：1.处理流程清晰明了;2.数据无重复存储;3.处理速度快;缺点：输出日记账和明细账的速度较慢;第28页商业大学会计系《会计信息系统》课件手工方式下：会计业务的处理起点为原始会计凭证；工作终点为编制并上报会计报表。（四）计算机方式和手工方式下账务处理流程的区别（1）数据处理的起点与终点不同。计算机方式下：记账凭证、原始凭证、机制凭证为处理起点；自动输出账簿和输出固定报表为终点，各种内部及外部报表可以随时产生。第29页商业大学会计系《会计信息系统》课件（2）数据处理方式不同。手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中，完成数据处理。计算机方式下，记账只是一个数据处理的过程，不需要每个人执行一遍账簿登记工作，数据间的运算与归集由计算机自动完成。（四）计算机方式和手工方式下账务处理流程的区别第30页商业大学会计系《会计信息系统》课件（3）数据存储方式不同。手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中。计算机方式下，账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中，在需要时，通过打印机输出。（四）计算机方式和手工方式下账务处理流程的区别第31页商业大学会计系《会计信息系统》课件（4）对账的方式不同。计算机方式下，都是自动完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。这样就没有必要进行账与账的核对了。手工方式下，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，并且定期进行账与账的核对。（四）计算机方式和手工方式下账务处理流程的区别第32页商业大学会计系《会计信息系统》课件（5）会计资料的查询统计方式不同。手工方式下财会人员为编制一张急需的数据统计表或查找急需的会计数据，要付出很多劳动。计算机方式下，由于计算机具有高速数据