文案处理

文案的处理一、文案处理工作的总程序•文案处理程序，是指在一个机关内部，按照制发、办理与管理文案的规律，对文案工作的一系列环节所安排的工作程序。•1收文•2发文收文处理程序•收进阶段：签收、外登记、启封、内登记、分办、传阅等环节。•阅办阶段：拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。发文处理阶段•制文阶段：拟稿、审核、签发、注发等环节。•制发阶段：缮印、校对、用印、登记、装封、发送、注办、整理归档等程序。二、文案的收文处理1、签收•是指接收外机关寄送的文件，履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，在对方的送文登记簿或回执清单上签字，以表示文件收到的行为过程。签收是文案收受、处理的第一个环节，既是对文件接收的一个总记载，也是统计文案处理工作的依据之一。1）收文的来源•外机关发给本机关收读、处理的一切文件，皆属收文的来源。收文途径：•A发文机关直接投递•B机要通信部门传递•C文件交换战传递•D邮政部门寄递•E自备的通信设备传递(较多，如省教育厅通知我院派老师参加培训，往往通过这种办法。)2）签收的方法•签收文件要注意“五查”。•A查数量•B查收文•C查封号•D查包裹•F查日期2、外收文登记•是指外收文人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载的过程。外收文按信封或包封上的标记进行简要登记，不可拆封，封口登记。登记的格式和方法，因机关和习惯的不同，主要形式有簿式、卡片式、联单式。登记的原则是便于文件的记载、统计、催办、控制和检索。•外收文登记完成后，转送机关或部门的内收发人员，并办理签收手续。由内收发人员统一启封或送有关领导亲启。3、内收文启封•启封是指文书人员收到文件后，将收件的封皮拆开，并将函件取出的一种行为过程。又称拆封、打封。启封是文书人员的特有职责，其他人不得任意启封。1)启封的范围•①一般情况下，凡是发到本单位的封闭文件均由机关或部门的文案人员拆封。主要指封皮上标有本单位名称、本单位办公部门、本单位负责人字样的所有信件。•②写明“亲启”或领导人名字的文件，文案人员交收件人亲启，自己无权私自拆封。•③凡标有机密、绝密的机要件，应交机要室或机关负责管理机要文件的人员拆封。2）启封的任务•①清点与核对。•②检查和处置3）启封的要求•①要保持文件的完好。•②要取尽封内的文件。•③保留重要的封套。•④进行收文登记。文件签收单WR4-008日期签收部门文件名称签收人备注4、内收文登记•是指将收来文件拆封后，在收文登记簿上将有关项目加以记录的行为过程。文件管理部门收文后，由内收发人员对收文情况做详细记录，在收到文件的首页加盖收文专用章，填写收文顺序号。以便建立文件收进和运转处理的完整记录。1）登记的范围•凡是重要文件均应登记。•如上级机关的领导、指导性文件；外机关联系工作、商办业务和需要复文的文件；下级机关请示工作的文件；其他重要文件、有参考作用的文件。一般事务性的、公开性的、无关紧要的文件可以不必登记。2）登记的形式•①簿册式登记•②卡片式登记•③联单式登记•④计算机登记表式登记。3）登记的要求•①为查阅、催办、整理归档奠定基础•文件登记项目包括：收文号、日期、文件来源、发文号、保密等级、文件标题、份数、分送情况、处理情况、归档情况、备注等。•②减少文件登记的层次并简化手续•③注意准确与保密收文登记表一（本院文件）编号：FPITCP-200R-DG1104收文部门：NO：序号文件名称文件编号发文单位收文日期备注收文登记表二（外来文件）编号：FPITCP-200R-DG1104收文部门：NO：序号文件名称文件编号发文单位收文日期备注收文登记簿自编号收文日期原文字号标题份数签收人签文日期曲总收电〔2006〕155号2006-9-11（2006）57号云南省交通厅关于转发进一步做好当前高致病流感防控工作文件的通知1郭美珍2006。8。31曲总收电〔2006〕154号2006-9-11云路办电（2006）号关天召开云南省公路局2006年度经济工作分析会的通知1郭美珍2006。9。8曲总收电〔2006〕153号2006-9-11云路计电(2006)58号关于上报2006年路政、超限支出计划的通知1郭美珍2006.9.075、分办•是指文案处理部门对收文进行筛选分类后，根据文件的性质、重要程度、缓急时限与机关内各部门的职责范围，将经过登记的收文分送给各部门的职责范围，将经过登记的收文分送给各个部门阅知与办理的行为部门。1）分办的原则•①对口分发•②批准分发•③既定分发2）分办的方法•要根据文件的性质、内容、办理要求，并结合业务部门的职责和领导人的分工范围，考虑将收文分门别类；并附上文件处理单，分别送有关部门阅办或领导阅批；再根据批示意见分发给具体人员或阅读或办理。3）分办的要求•①要及时分办文件•②要履行签收手续•③要分清分办范围•④要按规定填写（机关名称）收文处理单年月日密级___________________收文号____________________来文单位日期字号内容摘要附件主办部门拟办意见批办意见办理结果归卷日期归入卷号6传阅•是指对拟办的需送有关领导和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件及时有效地处理。单位收文中份数较少而需要阅看的部门人员较多的文件，要采取传阅方式。一种是阅知文件，另一种是需要办理的文件。1）传阅的办法•①轮辐式传阅法•②接力式传阅法•③指派专人传递法3）传阅的要求•①合理安排调度•②防止丢失、泄密•③建立传阅登记制度文件传阅单来文单位来文字号文件标题收文日期收文号传阅人姓名签约时间传阅人姓名签约时间备注7、加工•又叫摘编。指文案工作人员对部分准备投入办理过程的重要文件所做的加工，包括编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料等的过程。摘编的目的主要在于为文件的办理提供便利，节省时间，使公文能更加快捷、有效地得到办理。加工的方法•①筛选分类。•③编辑加工。•②鉴别核实。8、拟办•是单位综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文件，提出初步处理方案或办理意见，供主管或主要领导人批办是参考的行为过程，也称预案。拟办要对来文按照其内容、性质和办理要求，预先提出建议、设想等处之意见，供有关领导审核定夺。9、批办•是单位领导人或部门负责人对文件应由谁办理、如何办理所提出批示性意见的行为过程。10、承办•是指单位有关部门或工作人员根据拟办和批办的意见，对文件所针对的事务和问题进行具体的处理和办理的行为过程。对需要承办的收文，文秘人员负责及时督促具体人员或部门负责人去办理，包括对文件的执行、办理与撰文答复等。11、催办•指由办公室或文秘人员对哪些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对文件承办过程所实施的催促和检查活动的行为过程。1）催办的分类•①对内催办•②对外催办2）催办的方法•①建立催办监督检查系统。•②建立催办检查的登记、报告制度。•③采取多种催办方式。12、注办•是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程，又称签注、留住。由文件承办人在文件处理完毕后，对文件办理经过与结果在收文的适当位置或《收文处理单》上而要说明。注办的作用•A便于查考责任。•B便于文件整理。注办的内容•A一般的传阅文件，传阅完毕后，文案人员应注明阅毕的日期。•B需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号。•C用口头或电话答复的要注明答复情况。•D不需要复文的文件要注明“已办”、“已阅”“已摘记”等字样。13、归卷•收文处理注办后，文秘人员应及时收回文件归入卷夹中暂存，以防止文件三十，留待工作查考和年终归档。相关部门的承办人员也应将处理完工作内容后的文件退还文秘工作人员。收文数量较大的要按归卷类目设置相应数量的卷夹，分别保存文件。三、文案的发文处理•指在单位内部为制发文件所进行的创制、处置与管理活动过程。1、拟稿•指撰拟文件文稿，是根据领导的交拟意见或批办意见起草文件的行为过程。它是发文处理过程的起始环节，也是核稿、签发的基础。•1）步骤•A交拟•B领会•C拟稿。撰稿人员完成写作任务后，要在发文稿纸上拟稿，并按要求填写文稿首页有关栏目。2）拟稿的基本要求•A要准确反映客观实际情况。•B要正确体现发文机关意图。•C要符合党和国家的方针政策。•D要按照公文写作基本要求拟稿。•E要准确使用人名、地名、时间、数字和引文等。•F要合理使用文种。2、会商•是指当文稿内容涉及有关单位或部门的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的写上活动。•会商的原则•相互尊重、平等协商、协同一致•步骤•会商、拟稿、会稿3、核稿•指综合部门将文稿送交领导人签发前，对文稿进行全面的审核和修正的行为过程，又称校核或把关。核稿的任务•1）把好行文关。•2）把好政策关•3）把好可行关•4）把好协调关。•5）把好内容关。•6）把好格式关。•7）把好文字关。•8）把好形式关。4、签发•是领导人对呈批的文稿，经过最后核定，核准发出并签署意见的行为过程。发文稿经过领导人审阅、批准、签字后据此打印成正式文本。•1）签发的原则•A坚持归口签发的原则•B根据文件性质分层签发•C坚持“先核后签”的原则•2）签发的要求•A做全面审定•B按规定签发•C不越权签发5、注发•是文秘人员注明经过领导人统一发出的文件如何引发的行为过程，又叫清点或编号。•1）注发的任务•A注明文件的发受范围。B注明文件的阅读级限。C确定文件的紧急时限。D确定文件的秘密等级。•E确定文件的发出方式。F确定文件的发文字号。G规定文件的印制格式。H去定文件的印发份数。•2）注发的要求•A根据领导人在文件上的批示注发。•B根据行文意图和内容注发。•C根据机关有关规定注发。•6、缮印•7、校对•8、用印、签署9、登记•指发文登记，是对本单位将发出的文件按照规定的项目进行统一文字登记的行为过程。与收文登记没有本质区别，知识收与发的不同。•登记的内容•登记的要求•A发文与收文分别登记，外发与内发分别登记，密件与平件分别登记，密件需要由专人登记与装封。•B登记的形式可以根据本单位文件处理的具体要求与发文数量、分发单位的具体情况，采用簿式、卡片式、联单式或活页等方法。•C凡印发数量较大的文件，应编制份号，即对根据同一文稿印制的若干份文件分别编制顺序号，在发文登记是著名分号，以备清退和查对时使用。•D对于紧急、重要的文件，在发出以后，应按登记的项目，注意检查了解对方收到的情况，如检查回执单、向受文单位进行重点核对等。10、封装•是将登记后的文件，按照要求具体拣配，并用信封或封套进行封装的行为过程。•1）装封的任务•A点份拣配•B书写封面•C填写回签单据•D装封公文•E加封、捆包。•2）装封的要求•A急件、密件不能与平件混装。急件与密件，需在信封左上角加盖急件章、密级章，并严加蜜蜂。机密、绝密件应在信封两头封口处加贴密封封条。•B发文除“亲启”件外，一般写受文的单位或办公室收，以便对方及时处理。•C封发是应做到五查：查文件份数、查有无附件，查是否漏盖印章，查文件内的受文单位与封套上的受文单位是否一致，查发文回执单是否已装入封内。•11、发送•12、归卷