第一章 会议管理

第一章会议管理一、会议的涵义会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。二、办会的涵义办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。三.会议的作用会议的作用表现在：1、交流信息，集思广益。2、发扬民主，科学决策。3、传达指示，布置工作。4、沟通情报，决定对策。5、统一认识，协调行动。会议过程是有组织，有目标，有规则，有秩序，有领导的社会活动。四.会议六要素会议构成要素可分为基本要素（会议目的、召开时间、会议地点、主持者、与会者、主题、议题、日程）和选择要素（会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等）四.会议六要素组织者：会议的召集者，引导者，对会议正常开展和预期效果起引导保证作用。议题：会议需要讨论的问题，反映会议的目的和任务与会者：参加会议的正式人员，要精炼，讲求效益。会议名称：会议的恰当正式的名称。显示会议的内容，性质，范围，届次，时间等。会议时间：1、会议召开的时间；2、会议所需要的时间；3、每次会议的时间限度会议地点：传统会议必须在同一个时间到达同一个地点才能组织会议，在现代技术高度发达的今天，信息收发终端所在的场所，应视为会议场所。五、会议的主要种类教材P2六、公司常见会议的种类与作用教材P3举行会议前应思考的问题1、此会议有没有举行的必要？2、举行会议的目的明确？当你不知道何去何从时，你的眼前就会满是路。。。案例：“时装秀”方案某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。3．会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同7．会址：服装集团小礼堂。8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发XX服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。分析还有什么地方值得修改？1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。3．会议地点不应设在xx服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。课堂讨论一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为该公司的秘书事前做了大量准备工作。但就在这天临近中午时，初萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准备。她急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，初萌只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大的意义。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，无法给对方以满意的答复，会议没有做出任何决定，只得暂时休会。为什么会谈没有取得结果？秘书能否采取一些应急措施？技能训练■训练按照不同的标准，可以将会议分为不同的种类。请课下通过多种途径收集会议种类的相关资料，了解会议种类的常识。第一节会前筹备一、制发会议通知引例教材P6问题:1.前台秘书初萌的工作失职表现在哪儿?2.如何拟写会议通知?3.何时发放会议通知?4.如何发放通知?一.会议通知1.含义会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。2.会议通知的种类与方式(1)按通知的形式分为口头通知和书面通知(2)按通知的性质可分为预备性通知和正式通知(3)按通知的名称分为会议通知、邀请信（函、书）、请柬、海报、公告等。会议通知名称适用场合发送对象例子会议通知研究工作、进行决策会议的当然成员和法定成员,本机关内部工作人员,下级机关或所属单位,受本机关或本单位职权所制约的单位邀请信横向性，礼节性不受本单位职权所制约的单位以及个人学术性会议,技术鉴定会请柬仪式类活动上级领导、社会人士、兄弟单位等开幕式、签字仪式海报公开性自由参加的学术性报告会公告专门用于股份公司召开股东大会时二.会议通知的内容会议通知的拟写格式一般包括以下四大部分1.标题2.通知对象3.正文(1)会议的目的、名称和主题（2）会议的时间(3)会议的地点(4)参加对象(5)其他事项4.落款与日期注意:有的会议通知需附上回执或报名表标题(1)主办机关名称+会议名称+通知,用于正式的、重要的会议中共××市委办公厅关于召开××会议的通知(2)只写会议通知或通知,一般用于事务性或例行性会议通知对象可以是特称:某某公司也可以是统称:各直属院校个人:通常直接写与会者姓名注意:通知对象未必是参加会议的对象正文(1)会议的目的、名称和主题（2）会议的时间:开始时间,报到时间,结束时间(3)会议的地点(4)参加对象(5)其他事项:如参加会议的费用,报名的方式和截止日期,入场凭证,联络信息等落款与日期主办单位的全称注明发出通知的日期天地公司总经理张伟要求秘书高山拟写一条关于公司人员编制和工作绩效评估的会议通知，并向公司各部门主管发送。高山拟写的会议通知如下：会议通知致：各部门经理发自：总经理秘书高山定于10月17日（星期四）下午1：30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。您能否参加，请于10月15日（星期二）之前打电话告知助理秘书陈红。电话号码是：68976080.三、发送会议通知技能要求：•能准确地发送会议通知（一）会议通知的发送1、发送形式（1）正式通知除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员。（2）非正式通知先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函；先发电子邮件，再通过电话或电子邮件确认（一）会议通知的发送2、发送内容（1）预备日程、材料等随会议通知寄发（2）需回复的会议通知或预备通知夹入明信片（3）将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单等）与会议通知一起寄发（4）如某些与会者对地址不熟悉，附加一份说明或回执单（5）附一份代理委托书（二）会议通知和委托书的样式1、会议通知的内容被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、日期2、会议通知格式便函式、卡片式例1.便函式会议通知致：各部门经理发自：总经理秘书刘丽日期：2007年11月13日主题：部门经理的圆桌会议通知2007年11月17日上午11：00，在会议室举行全体部门经理的圆桌会议。假如您不能参加请在11月16日之前打电话：1234567告知。附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张令人满意的旅行指导地图。我很高兴的欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。附件：议事日程地图例2.卡片式部门经理会议目的：讨论公司下一年度市场营销计划时间：2007年11月13日地点：公司第一会议室如您无法出席，请于*月*日前电话告知秘书***。电话号码1234567（二）会议通知和委托书的样式3、会议委托书和回执部分会议需与通知一起寄出会议委托书和回执。例3.会议委托书委托书兹任命____和____作为我的代理人参加（日期）（时间）在（地点）举行的（公司名）股东会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。不管此次会议如期还是延期召开，他们都将作为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。生效日期_____签名________地址________邮编________例4.会议回执会议回执请于12月1日以前将回执寄回。我准备参加此次会议。我将届时赴会，并带______宾客来。我不能参加此次会议。署名____________公司____________（三）相关知识1、与会者(1)正式成员(2)列席成员(3)工作人员（三）相关知识2、会议的主要种类所按标准具体种类组织类型内部和外部、正式和非正式时间规定性定期和不定期出席对象联席会、内部会、代表会、群众会等功能性质决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、报告性等议题性质专业性、专题性、综合性等规模大小特大型、大型、中型、小型等采用方式手段常规会、广播会、电话会、电视会等与会者国籍及议题范围国内会议和国际会议等（四）注意事项1、明确会议通知发送对象2、落实发送的回复确认环节3、对书面会议通知的地址、邮编要填写准确4、对经常参加某类会议的部分人员，可打印出标签或准备多套邮寄标签5、对保存的地址要注意随情况变化不断更新四.注意事项1.会议通知的确认(1)确认会议通知发送对象(2)确认发送的回复环节(3)确认会议通知内容是否准确2.处理回执2.处理回执(1)一定要注明寄回的截止时间(2)回执要明确会议组织者所需了解的重要信息(3)回执收回后要认真统计,及时确认五、技能训练××公司准备在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召开2006年订货会议，于2005年12月20日发出会议通知。会期为2天，1月9日报到。报到地点在××××酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费用自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。二、制发会议证件一、引例:人大会议证件知多少?活跃在“两会”现场的除了人大代表和政协委员外，还有列席人员、旁听人员、各媒体的文字和摄影记者，除此之外还有大量的工作人员，包括秘书组、会务组、宣传组、议案组、信访组、安全组、警卫组等人员。按照大会规定，所有参会人员必须持证进出各类会场和代表团驻地.一、引例1.召开会议为什么需要制作证件?2.是不是所有的会议都需要制作证件?3.会议证件一般包括哪些类型?4.如何制作证件?5.会议指示标识的类型?1、标识牌2、区域图二、制作会议证件和指示标识任务背景：中山市技师学院将在10月份在北校区举行2010届毕业生就业洽谈会，需要提前制作好相关会议证件和会议标识。任务1：制作会议代表证、来宾证、工作证、会议台签。任务2：制作会议签到处、接待室、饮水处的标识牌。任务3：简述制作会议证件的程序及注意事项。（一）工作程序1、制作会议证件的程序P14设计内容设计颜色控制印制数量发放中的特殊要求（照片）盖章确认会议名称：2010届毕业生就业洽谈会单位名称：中山市技师学院个人信息：姓名、身份证件类型：会议代表证、来宾证、工作证、会议台签设计内容参照样本：二、制作会议证件和指示标识2、制作会议证件的注意事项P14（1）证件和姓名卡片要正规，包含：会议名称与会者姓名称呼（先生、小姐、职务）身份（职务）公司名称姓名身份重要大中型会议二、制作会议证件和指示标识2、制作会议证件的注意事项P14（2）重要保密会议要在证件上贴上本人照片并加盖大会公章姓名身份二、制作会议证件和指示标识2、制作会议证件的注意事项P14（4）区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等身份。如用不同颜色来区分：红——正式