会计摘要技术

会计摘要技术第一节会计摘要的特点与意义一、会计摘要的概念与特点二、会计摘要的意义第二节会计摘要的应用范围一、记账凭证上的摘要二、账簿上的摘要三、表格上的摘要四、记账凭证、账簿和表格上摘要的异同第三节会计摘要的语言形式一、简要式、概述式、说明式二、文字式、数字式、文字数字式三、账簿转业式、期末结账式、新旧账簿结转式四、书写摘要的关键点第四节写好会计摘要的前提条件一、确切掌握经济业务活动的来龙去脉二、全面了解凭证、账簿的格式与用途三、具有遣词造句的能力第五节会计摘要的写作要求一、详略得当二、用字精练三、含义清楚四、用好术语五、用好数字六、注意书写的整洁美会计摘要技术第一节会计摘要的特点与意义一、会计摘要的概念与特点任何一个企事业单位，当每一笔经济业务发生以后，都必须填制或取得合法的原始凭证，才能办理报销手续。财务人员在办理报销手续以后，进行账户处理时，则必须要根据原始凭证编制记账凭证，然后据以登记账簿，最后编制各种报表。在记账凭证、账簿和有关表式中，除了填明会计科目及其所属的明细科目（二级科目和明细科目），写上金额等内容以外，还必须用文字在“摘要”栏内写上几句，将经济业务的内容概括地作一说明，使看账、用账和查账的人都能够清楚地看出这笔经济业务的基本状况，做到你懂、我懂、他懂。“摘要”二字顾名思义就是摘录其要点的意思。它是用文字或数字对经济业务内容的简括说明，是登记凭证、账簿和有关表格的一项重要内容。写好摘要是会计记账的基础工作之一，是一种记账的技术，也是财会人员驾驭会计语言的艺术表现。摘要的语言形式（表现样式）同一般的语言表达形式相比较，既有共性，也有个性。除了要求用字正确、语句通畅、表达清楚、准确使用标点符号等共性以外，还有其独特的个性，即特点。摘要的特点归纳起来大致有以下3个方面：（一）对象具体明确各种文件的语言表达一般都有其特定的对象，即各自适用的范围。不过，有的具体明确些，有的广泛模糊些。例如，公函、电报、通告、书信，都是写给某一个单位或某（些）个人的，都有其具体明确的对象；而文学作品和报刊杂志，其对象的范围就比较广泛，或者说是没有特定的读者，即对象具有不明确性。本章所要论述的会计上的摘要，其对象就十分具体明确，它是以概括的语言形式通过介绍某项经济业务的内容告诉财会人员，它的具体对象就是看账的人、用账的人、查账的人。为此，摘要首先必须具有能够如实的反映客观经济业务发生情况的真实性和准确性，使看账、用账和查账的人一看就懂，一目了然。这就要求会计人员在书写摘要时要从便利工作的角度考虑，务必做到“言必具体，字必有用，直截了当，交代清楚”。如职工经批准因事借（预）支工资，为了便于以后的对账和扣款，就应当在摘要时说明借支的原因和扣款的月份及金额。尤其是对废品损失、财产短缺、材料盘亏、财产报废等账情比较复杂的经济业务，摘要应详尽一些，以便于今后检查或研究时参考。（二）位置格式固定摘要在财会人员长期使用的过程中，已形成了一种比较统一的格式和相对比较固定的位置，例如付出凭证和收入凭证的“摘要”栏应放在应借（贷）科目与金额栏的中间；转账凭证的“摘要”栏则大都在凭证的上方。又如，账簿上的“摘要”栏一般是放在登记日期、凭证号数的专栏之后、借（贷）方的金额之前，无论是三栏式、数量金额式，还是多栏式、横线登记式账簿，大多是这样安排摘要栏位置的。所以说，记账凭证和各种账簿的“摘要”栏都是有其统一的格式和相对固定的位置的。这样做，可以起到查找方便、应用习惯的作用。（三）会计用语简洁摘要，只求摘其要点而写之。因此，从摘要表达的内容来说，要求精炼集中，从其语言的表现形式来说，则要求简洁明了，况且，“摘要”栏的空间不大，字数不能太多，多了就会溢出，没有地方放。所以说，摘要的会计用语比其他文章语言表达要求更简洁，更凝炼。能用一个字说明的不用两个字或三个字说明；可用一句话说明的，不用两句话。财会人员书写摘要时倘能去粗取精，惜墨如金，落笔以后就能收到“字字玑珠，一以当十”的艺术效果。二、会计摘要的意义写好摘要到底有没有必要？其重要性表现在哪些方面？让我们先看一下3个实例：【例6-1】借：管理费用700.00贷：银行存款700.00这是一笔银行存款付出凭证上的会计分录，在该凭证上，由于没有写摘要，其反应经济业务的内容就很不明确了。管理费用包括的内容十分广泛，用银行存款支付什么具体用途的开支呢？该会计凭证无法做到一目了然，只能去阅读所附的原始凭证了。【例6-2】借：现金300.00贷：其他应收款300.00这是一笔现金收入记账凭证上的会计分录，由于凭证上没有写上“摘要”，收入现金的来源就无法确定，不能做到直观地反映客观经济业务的内容。同样，应补上摘要，如“收回**出差备用金”。【例6-3】借：利润分配65000.00贷：盈余公积——一般盈余公积10000.00——公益金5000.00应付股利50000.00这是一笔转账凭证上的复合会计分录（一借多贷），它反映了该企业对净利润的分配状况。会计分录上虽然能够指明其借贷对应科目和经济业务的内容及其金额，但是如何计算出来的？这是这笔会计分录无法告诉我们的。若在“摘要”栏里写上有关的计算式子，就能起到“数出有因、查有实据”的作用（*月利润分配摘要：一般盈余公积=100000×10%，公益金=100000×5%，应付股利=100000×5%）。由于复合经济业务的摘要文字比较长，还可以分别采用以下办法处理：一方面在摘要栏里写上“结转*月利润分配”，另一方面将计算过程（算式）编制一张转账工作底稿作为附件，附在该张记账凭证之后作为摘要内容的补充，这样可以收到摘要简洁而附件详尽的配合效果。由此可见，有没有会计摘要，写不写会计摘要，是大不一样的。没有会计摘要，会计科目及其金额所体现的经济业务往往对象不明、内容不清，由于经济业务的要点没有摘录下来，给人的印象就不清楚，不完整。有了会计摘要并正确书写，就可以使得会计科目及其金额所体现的经济业务做到对象明确，内容清楚，要点记录在案，给人一种清楚、完整的印象。当然，会计摘要书写的好不好，即是否讲究会计摘要的艺术性，其反映经济业务内容的清晰程度和预期效果也是大不一样的。有的摘要不明，意思不清，令人费解，容易产生歧义。【例6-4]】付出甲材料款收到。这笔会计摘要所表现的经济业务是一笔材料的付款业务，还是材料收款业务？抑或是付出的材料款由于某种原因被退了回来？从摘要的文字表述来分析似乎难以认定。这就是由于摘要不明、用字不当而产生意思不清，产生歧义了。有的摘要不准确，词不达意，容易在理解时产生误会，造成与客观存在事实不符的后果。【例6-5]】冲销更正错误的分录。或：改进错误记录的数字。这两笔经济业务的会计摘要原意都是对错误凭证作出更正的记录。但是，第一笔由于多用了“冲销”两字，结果产生的客观效果是被理解为对更正错误分录的更正（即冲销）；第二笔误用“改进”代替“改正”，褒贬颠倒，显然与原意相违。由此可见，书写摘要既要懂得经济业务，又要会驾驭语言文字。学一点语法、逻辑，对提高摘要的写作水平还是很有帮助的。有的摘要不简明，语言拖沓，容易使人望而生厌。【例6-6】支付一车间办公室王刚副主任计算器一台因损坏内部零①②③件的修理费给上海计算机厂共计40元。④⑤⑥这笔会计摘要中用横线划出的6个部分都属于重复累赘：①这是一笔银行存款付出凭证记载的经济业务，“支付”这两字在该凭证的抬头上已经指明，同时，在会计分录的借贷关系上也能清楚明白地表现出来。因此，不必多此一举。②属于王刚工作的地点，如没有必要，不必再摘要中指明。③某人的职务与职称等可以删去。④“修理费”三字亦能点名该经济业务的性质，无须再详说“因损坏内部零件”用来修饰“修理费”，这是画蛇添足之比。⑤修理单位“上海计算机厂”可以不写，因在修理发票上已写明。如果要写的话，可以采用缩写“上计厂”，应惜墨如金。⑥金额在记账凭证上的金额栏内是一定要书写的，因此，在摘要中可以省略。删去这6个多余拖沓的部分以后，这笔会计摘要从原来的41个字减为10个字：“王刚计算机一台修理费”。综上所述可见，会计摘要是记账的基本内容之一，也是一个会计人员的基本功之一。写好会计摘要，既便于相互对账，更便于外来查账。倘若摘要过简过繁、详略不妥、用词不当，都会对算账、对账带来许多麻烦，也会对今后的经济业务的清账、查账和加强财务监督带来不便，所以说，写好会计摘要不仅十分必要，而且十分重要。具体说来，写好会计摘要具有以下3个方面的意义：（一）便于自己看账账是要用来看的。有的人在记账凭证上不写摘要，或者在账簿上不写摘要；有的人摘要的语言不通顺，不明白，谁也看不懂；有的人书写潦草好似“天书”，发誓不让别人看懂……在诸如此类的情况下，每次自己要看账、用账，都得去翻阅原始凭证，这不是作茧自缚吗？（二）便于相互对账账是要经常核对，它包括账单核对、账账核对、账表核对等方面。核对的时候，难免会发生一些问题，如科目不对应、数字不相符、余额轧不平等等。发生了问题，首先可以看账簿上记录经济业务内容的摘要，看其是否与应借、应贷科目和金额相符、假如没有摘要或摘要写的不明不白、不清不楚，每一次对账都得通过查看原始凭证才能够了解其经济业务的性质，既费时又费力，不是害己害人吗？（三）便于外来查账账是要经得起审查的。然而，没有摘要，或者摘要不全，摘要不请，会给查账工作带来很大的麻烦，白白浪费查账人员不少宝贵时间。从审计的角度出发，也要求会计人员在书写会计凭证和账簿摘要时做到真实、准确、仔细、认真，经得起查账。会计专业的学生和工作中的财会人员都知道，摘要是编制记账凭证、登记账簿等不可缺少的重要内容之一，有的学校还在《会计作业须知》上写上这么一条：“做作业时，每笔会计分录都要写摘要，摘要应简明扼要，做到你懂、我懂、他懂。”然而，无论是学校教育还是专业培训，教师在上课时很少谈及摘要，似乎不够重视；学生在做作业时也可以不写摘要，似乎无足轻重；在实务上更随便，有的人想写就写，不想写就不写，马马虎虎，草草了事。这就说明了不少人对摘要的重要性还没有足够的认识。事实证明，不写摘要和写不好摘要，常常是造成错账、漏账等账目不清的原因之一。一些有实际工作经验的会计人员深有感触的说：“摘要事虽小，记账少不了；摘要写不好，查账真难找。”财政部早在《会计人员工作规则》中就指出：“记录凭证的内容必须具备：填制凭证日期；凭证编号；经济业务内容摘要；会计科目，金额，所附原始凭证张数，填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员签名或盖章。”“登记账簿时，应将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项计入账内。做到数字准确，摘要清楚，登记及时。”第二节会计摘要的应用范围在财务会计的核算中，摘要的应用范围（即用途）是比较广泛的。在核算中，凡是需要对经济业务发生及其活动的内容加以简要说明的地方，都可以用“摘要”的形式加以表达。实务中，在记账凭证上摘要应用的频率最高，其次是账簿上的摘要，再次是某些表格上的摘要。为此，本书主要是对记账凭证上、账簿上和表格上有关摘要的应用范围和应用方法进行探讨，并试图找出三者之间的异同。一、记账凭证上的摘要企事业单位每发生一项经济业务，都必须取得能够证明该项经济业务实际情况的书面证明，作为原始凭证。根据原始凭证，编制记账凭证，作为记账的依据，这是会计记账的第一步。所以说，记账凭证编制的正确与否，对于明确经济责任，做好账簿记录，保证账、表资料的准确性有着十分重要的作用。摘要的书写时编制记账凭证整个过程中的一项重要内容。任何种类的记账凭证，不论其格式如何，一般都有以下6个要素组成：1.记账凭证的名称；2.填制日期和记账凭证的编号；3.对经济业务的简要说明；4.应借应贷的会计科目及金额；5.原始凭证附件张数；6.会计主管、审核、填制及记账人员签章。在记账凭证的6个基本内容（六要素）之中，第1、2、5、6项是不言自明，勿需加以文字说明的，惟有第4项中“应借应贷的会计科目”才是摘要中需要重点加以说明的对象。在记账凭证中，最主要的内容就是会计分录。一个科目同另一个科目相对应，或一个科目同几个科目相对应，一般只能指明其在账户记录时