商友系统业务流程

商友系统业务流程第一部分新柜进场流程A．联营部分定义部门：系统管理－系统定义－定义部门定义规则：参考《关于建立系统期初资料的简要说明》。申请方法：持理级签审的备忘录到电脑课办理，需含专柜楼层、品牌、面积、营业员人数及正价部类号信息。注：部门定义错误，会直接影响《大洋百货业绩统计表》数据的准确性。部类有销售当天不得更换部门。一．定义地区：系统管理－辅助信息－定义地区(产地)例：01中国0137武汉申请方法：通知电脑课，电脑课查询无误后再办理。二．定义品牌：合同管理－商品信息管理－商品属性定义－定义商品商标(现由业务部向总部营运事业部申请)三．新增厂商资料：合同管理－供货商档案管理－业务往来单位维护录入资料保存后，系统自动生成厂商代码。录入重点：【基本信息】1.企业名称，必须是结算发票上厂商印章的名称。2.统计属性：市内、市外，影响系统里各类统计报表中有关数据的统计、汇总结果。3.通信地址、开户银行、帐号、国税号、合作方式等内容根据正式文本合同上供货单位提供的真实资料进行录入。合作方式不可空，否则在新建部类时会找不到相应厂商。【其他信息】注册/代理品牌：添加在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌，在“主品牌”栏里双击打勾。如果该厂商有两个以上的品牌，则任选一个品牌作为主品牌。注：若厂商名称、通信地址、开户银行、帐号、国税号发生变更、但并没有重新签订正式文本合同，则根据厂商提供的变更通知函更改厂商资料相应内容即可。对以上内容的修改直接影响到厂商结算单相关信息的正确性，请会计注意。提示：点击显示变动信息按钮，可显示变动的历史记录【业务员评价/所属楼层】不是必填项，有最好。楼层定义可不填，有定义楼层将限制该厂商所有商品的楼层定位。厂商资料一经保存即审核完成。四．新增合同：合同管理－合同建档－联营合同处理系统根据合作方式自动生成合同编号(联营合同的编号是以3开头的)，需要会计审核后才能新增商品部类。录入重点(会计审核重点)：【合同基本信息】1.需方部门、合同有效期(起)、合同有效期(止)、采购员、票期等内容根据正式文本合同录入。2.供货单位：选择在［新增厂商资料］步骤中系统生成的厂商代码。3.添加商品品牌：选择在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌。4.选择商品分类：按实际情况选择相应的商品分类。商品分类相关内容请参考新《大洋百货业种明细表》。5.关于合同执行状态的描述：一般合同在未审核前显示的状态为未审核，这种情况下可以对合同进行修改和删除；当合同被审核后，当前状态显示为已审核，已审核的合同不允许再做任何改变，但是可以取消审核；当合同被终止后，则当前状态显示为终止，已终止的合同不再具备进货的权利。一般合同未做订单之前，合同的执行情况为未执行，未下订单的合同可以在取消审核后对合同进行修改；当合同下订单后，合同的执行情况为已执行，已下订单的合同不允许再修改，但是可以通过合同的变更来进行更改；当合同终止后，合同进货无效，执行情况为注销。五．新增商品信息：合同管理－商品信息管理－商品信息定义－不核算库存专柜商品信息定六．按分类新增商品代码，会计必须审核，否则前台将不能进行销售。录入重点(会计审核重点)：【基本信息】1.商品代码：前四位为分类码，后两位注意正价商品、特价商品代码的区别以便更好的管理部类码定义规则：参考《关于建立系统期初资料的简要说明》。2.商品名称：一般情况下，录入与品牌一致的名称。注：⑴如果一个品牌下有几个不同系列的商品，则必须用半角括号将系列名称括起来。例：水世界(凯莉雅)、水世界(伞)⑵如果一个品牌在不同楼层售卖，则必须用半角括号将楼层括起来。例：美宝莲(0F)、美宝莲(1F)⑶如果一个品牌经营多个不同分类的商品，则必须用半角括号将分类名称括起来。例：u.s.polo(男包)、u.s.polo(男休)⑷如果是特价商品代码，则必须用半角括号注明“特价”。例：裘丽(特价)3.专柜合同号：选择在［新增合同］步骤中系统生成的合同编号。一个联营商品只对应一个合同。“往来单位”栏自动显示与该合同相关联的厂商代码。4.结算扣率：选择专柜合同号后，“结算扣率”栏自动显示该合同里已定义好的结算扣率，当合同中的结算扣率有两个以上时，必须选择该商品相应的结算扣率。5.产地：添加在［定义地区］步骤中已经定义好的地区。6.商品品牌：选择在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌。7.商品分类、商品分类代码：选择或录入相应的商品分类或商品分类代码。8.统计比例、进项税率、销项税率：系统的默认值分别为1、17%、17%。一般情况下不用更改。9.商品类型：根据产地进行选择。【其它信息】1.销售部门：选择在［定义部门］步骤中已经定义好的部门。注：选择销售部门错误，会直接影响与部门相关报表数据的准确性，如《大洋百货业绩统计表》。而且系统无法对已发生的销售额进行调整。B．自营部分一．定义部门：系统管理－系统定义－定义部门例：071FZ111902玉兰油定义规则：参考《关于建立系统期初资料的简要说明》。申请方法：持理级签审的备忘录到电脑课办理，需含楼层、品牌、面积、营业员人数及正价部类号信息。二．定义地区：系统管理－辅助信息－定义地区（产地）例：01中国0137武汉申请方法：通知电脑课，电脑课查询无误后再办理。三．定义品牌：合同管理－商品信息管理－商品属性定义－定义商品商标四．新增厂商资料：合同管理－供货商档案管理－业务往来单位维护(图略，下同)与联营厂商不同的就是合作方式（结算方式），自营厂商为经销。录入资料保存后，系统自动生成厂商代码。录入重点：【基本信息】1.企业名称，必须是结算发票厂商印章的名称。2.统计属性：市内、市外，影响系统里各类统计报表中有关数据的统计、汇总结果。3.通信地址、开户银行、帐号、国税号、合作方式等内容根据正式文本合同上供货单位提供的真实资料进行录入。【其他信息】1.注册/代理品牌：添加在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌，在“主品牌”栏里打勾。如果该厂商有两个以上的品牌，则任选一个品牌作为主品牌。注：若厂商名称、通信地址、开户银行、帐号、国税号发生变更、但并没有重新签订正式文本合同，则根据厂商提供的变更通知函更改厂商资料相应内容即可。对以上内容的修改直接影响到厂商结算单相关信息的正确性，请会计注意。五．新增合同：合同管理－合同建档－经销合同处理系统根据合作方式自动生成合同编号(自营合同的编号是以1开头的)，需要会计审核；若该合同未审核，则影响后继流程的进行。录入重点(会计审核重点)：【合同基本信息】1.需方部门、合同有效期(起)、合同有效期(止)、采购员、结算方法、票期、帐期付款天数(若结算方法为帐期付款时则有此项)等内容根据正式文本合同录入。2.供货单位：选择在［新增厂商资料］步骤中系统生成的厂商代码。3.添加商品品牌：选择在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌。4.结算方法：按合同选择预付货款或帐期付款，票期天数，如选择帐期付款还需指定天数。5.约定进货总额：有则填，非必填项。6.冻结结算标记：对于未审核的合同限制其付款7.选择商品分类：按实际情况选择相应的商品分类。商品分类相关内容请参考《大洋百货业种明细表》。六．新增商品信息：合同管理－商品信息管理－商品信息定义－自营商品信息定义系统自动生成商品代码，会计必须审核，否则影响后继流程的进行。录入重点(会计审核重点)：【基本信息】1.商品条码：录入商品包装上印制的、符合国际条形码编制标准的EAN码(13位)。分为厂家条码和店内条码。厂家条码，指商品包装上印制的条码。店内条码，指商品包装上无条码时，由系统自动生成的EAN条码。2.商品名称：录入商品包装上印制的具体商品名称。注：⑴如果同一个商品有多个颜色，则必须在商品名称后部录入颜色编号。例：AP多效保湿唇膏PK331⑵如果同一个商品有多个规格，则必须用半角括号将规格标注出来。例：AP护手霜(大)⑶如果同一个商品有多个不同类型，则必须用半角括号将类型名称括起来。例：AP均衡柔肤水(清爽型)⑷如果同一个商品有多个不同材质包装，则必须用半角括号将包装名称括起来。例：AP调理透明粉LU(简装)⑸如果同一个商品有多个不同应用对象，则必须用半角括号将应用对象名称括起来。例：AP海绵扑(固体粉底用)3.赠品标记：选择后该商品就可以做为赠品在系统里发放。4.商品类型(上)：商品按照属性分为品种类和黄金饰品，分别对应数量式和重量式商品5.产地：添加在［定义地区］步骤中已经定义好的地区。6.商品品牌：选择在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌。7.商品分类、商品分类代码：选择或录入相应的商品分类或商品分类代码。8.统计比例、进项税率、销项税率：系统的默认值分别为1、17%、17%。一般情况下不用更改。9.商品类型(下)：根据产地进行选择。10.允许商品数量有小数：同名，即允许商品数量有小数点11.允许折扣：是否允许该商品前台打折。【其它信息】1.零售单价、采购进价：必须录入。【商品资信】输入商品提供的证书资信，如证书名称、证书号码、到期日期。七．合同报价：合同管理－合同报价－商品合同报价处理注：目前自营商品使用的是合同报价，即必须挂合同且进货时不允许改进价操作方法：选择合同，再选择需报价商品，确认其采购价(含税或不含税采购价)后，保存即可。八．订单处理：合同管理－订单处理－订货清单处理系统自动生成单据号，会计必须审核，否则影响后继流程的进行。操作方法(会计审核重点)：1.点击“添加”按钮后，首先必须选择正确的合同，然后选择“买手”。2.订单有效期：系统在合同有效期内自动生成订单有效期，且从订单录入日起，以十天为一个周期，超过订单规定的日期，则订单自动终止，也不能由此订单直接生成进仓单。3.选择进货部门：柜台销售的部门要求选到末级。4.录入商品代码和订货数量后。5.订货单类型：普通订单：该订单的进货商品进入配送中心仓库后，经过“配货”才进至柜台销售。优先销售：该订单的进货商品优先销售。永续订单：在订单有效期内，可以重复进货，但每次进货数量不能超过订货数量。6.当前状态未审核：录入好的订单，还没审核。待收货：已经审核的订单，还没有开始进仓。部分收货：订单中的商品只有部分进仓。已收货：订单中的商品已经全部进仓。手工终止：在订单有效期内，人为干预终止了订单的执行。自动终止：在订单有效期之后，系统已自动终止订单的执行。一份合同在有效期内可以多次制作订单，如果同一合同的订单还未全部执行完(即进货)，而有重复订货的，保存订单时，系统会检查订单是否重复并给予提示：单击“Yes”，系统将两张订单合并成一张，并将以前未执行完的商品全部带入新订单里，而以前的订单则自动终止。单击“No”，系统则放弃合并，保存录入的内容，并生成新的订单号。九．进货单处理：进货管理－商品入库－统进统配－自营进仓单处理商管课文员录入，系统自动生成单据号。会计必须审核，否则前台不能进行销售。操作方法(会计审核重点)：1.点击“添加”按钮后，首先必须选择正确的订单或合同，然后选择“收货人”。2.系统自动调出订单的相关信息，核对进货部门、商品代码、规格、含税进价或不含税进价后，录入实际的收货数量，保存即可。C．其它相关操作一、合同变更：合同管理－合同变更－XX合同变更适用范围：在合同已经审核之后，需要更改合同内容时。合同变更原理：合同变更单据保存后，系统产生一个9开头的、新的合同号。当会计审核合同变更单据后，系统将原来的主合同内容记录在新的合同号里，新的合同内容记录在原来的主合同号里。即主合同号记录的内容为有效信息，是进货、结算的依据。数字9开头的合同是不允许参与会计结算的，请会计注意。操作方法：点击“添加”按钮后，首先必须选择正确的原合同，录入正确的合同变更启动日期(需大于登记日期)，然后对合同内容进行相应地修改，保存即可。当会计审核、单据启动后，系统才会对相应内容进行修改。不能变更的合同项目：合同有效期(起)、供货单位。这两项若需更改，则只能终止原合同，重新建立新合同。二、合同续签：合同管理－合同续签－XX合同续签适用范围：合同在有效期内，需对合同进行续签，即增加合同的截止日期。合同续签可以变更