办公室常务培训

办公室常务培训二〇一一年九月二十日制作人：陈云培训内容一、办公软件操作•Word文本文档•Excel表格二、办公室日常工作1、日常事务①物资管理②值班管理③文档管理④各类通知、表格、证书的制作2、外务项目①办公室文件打印与复印②奖状、聘书收集、盖章与发放③活动的场地、教室、横幅的登记与申请3、会务管理①受主席团委托、协助召开和参与召开社团代表大会、社团负责人会议、常务委员会②做好各种会议会前的准备工作，包括会前签到、记录、整理工作，会后的总结、誊写工作三、礼仪方面一、Word的操作及注意事项•页面设置（文件）•页眉页脚（视图）问题：首页不同如何设置？文件-页面设置-板式-页眉页脚-首页不同•字体设置•段落设置（首行缩进、行距、段落分栏格式）•编码右对齐（作目录时常用）操作方法:画表格，然后把页码都放到一列格子里，右对齐或居中，然后的线条消隐小技巧•CTRL+A全选•CTRL+N新建一个新的文件•CTRL+O打开“打开文件”对话框•CTRL+P打开“打印”对话框•CTRL+S保存当前操作的文件•CTRL+X剪切被选择的项目到剪贴板•CTRL+C复制被选择的项目到剪贴板•CTRL+V粘贴剪贴板中的内容到当前位置•CTRL+Z撤销上一步的操作二、档案管理•档案管理应穿插在整个日常活动中三、各类通知、表格、证书的制作（一）通知的制作的注意事项：•1、格式方面•2、内容方面•3、落款•4、序号问题•5、红头文件的制作1、格式方面•行间距：固定值24磅•字体要求：标题部分：字体----黑体、加粗，字号----二号（或小二）正文部分：字体----宋体，字号----四号（或小四）2、内容方面•称谓：各院团总支、学生分会：•开头语：例：为构建和谐校园，浓厚校园新文化，也为提升青年学生综合素质，培养大学生的演讲口才能力，提高大学生思维能力、应变能力和语言表达能力，传承五四精神，了解参与世博，实现自我理想。根据淮阴工学院第五届社团巡礼既定方案，淮阴工学院世博演讲比赛将于5月16日举行，现将有关事宜具体通知如下：一篇通知所应包含的内容和大体格式：•一、活动主题：•二、主办单位：承办单位：•三、参赛对象：•四、报名要求：（报名要求中一定要有明确的报名时间和报名地点）•五、比赛时间及地点安排比赛时间：比赛地点：•六、赛程安排：（一定要说清楚比赛的要求）•七、注意事项•八、奖项设置•附：比赛报名表（报名表视具体情况而定）3、落款•共青团淮阴工学院委员会二O一O年十月一日4、序号问题一、㈠、1、⑴、①、5、红头制作•具体格式与通知格式相同但有区别•1、工号：团淮工院[2009]号•2、通知二字的调整，一定要调到红头打印纸的括号中间•3、称谓：各院团总支、学生分会，各学生社团：•4、落款：共青团淮阴工学院委员会二O一O年十月一日•主题词：第四届干部调整通知•报：院党委•送：各院团总支（二）各类表格、证书、聘书的格式及制作，以及各种邀请函、贺信、致辞的书写四、外务方面（一）奖状、通知、红头等盖章的注意点•首先去团委找冯老师，将所要盖章的资料给冯老师看，待冯老师审批同意后，再去找左蕾老师（左老师办公桌在冯老师左边第二张办公桌）拿章。•盖章时要注意：章要盖正，团委的章不能低于社联的章，注意不同通知、奖状、红头盖章的区别。（二）教室申请流程•1、正确填写教室申请单，注明是否使用多媒体•2、去YF11团委办公室找冯老师打印正规的申请表（并让冯老师签字或盖上团委章）•3、去YF10教务行政科办公室找张万芳老师签字、盖章（三）横幅悬挂申请流程•1、去行政楼315宣传部办公室填审批表（横幅长10米、宽1.5米，字体：宋体，红色幕布，白色字色）•2、去行政楼111保卫处综合科找王主任签字•3、去北园门口印刷厂复印一份【一份交保卫处值班室，一份带回社联存档】（四）场地、设备申请表的使用•一式分红、白、蓝三份，一份社联存档用，一份交团委，一份交给申请单位•1、确认申请时间不与其他活动有冲突。然后指导申请单位正确填写申请表，内容要详细，要包括申请人联系方式•2、问财务部是否要交纳押金，如果收取了押金，让财务部签字•3、再是找场备部部长杜成签字，确认场地、设备使用无冲突•4、去团委11楼找冯老师签字•5、打电话给申请人，把申请单位的一份给他们•6、填写场地、服装、设备申请登记表•7、活动结束后，向场配部确认设备归还情况，确认无损后让财务部退还押金，并该财务部章（剩余的两份，一份交团委、一份存档）四、礼仪方面（一）有关于社联工作方面的注意事项•1、进出主席团、团委办公室时，进门之前先轻轻敲门，然后站在门口等候。敲门的时间不要过长，一般平稳地敲三下。无人或未经允许，不要擅自进入室内。•2、进出团委办公室时应衣着得体，不能太邋遢，不得穿拖鞋。•3、接待其他组织或社团来访人员时的注意事项3、会议准备时席位安排的注意事项•（1）主席台或第一排必须排座次、放名签，以便领导、老师对号入座，避免上台之后互相谦让。•（2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。•（3）安排座位时可灵活掌握，不生搬硬套。对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。•（4）对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。（二）如何处理好上下级关系？•1、要尊重，要慎重，但不能一味附和。拍马屁，只能有损自己的人格，却得不到领导的重视与尊敬，倒很可能引起上级的反感和轻视。•2、要有不卑不亢的态度，在必要的场合，敢于表达自己的不同观点。•3、应该了解上级的个性。不要认为这是迎合，这是心理学，是一种学问。•4、主动找上级谈话要选择有利时机。你应该根据自己的问题重要与否，去选择适当的时机去反映。（三）人际交往小技巧•记住别人的姓或名，主动与人打招呼，称呼要得当，让别人觉得礼貌相待、倍受重视，给人以平易近人的印象。•举止大方、坦然自若，使别人感到轻松、自在，激发交往动机。•培养开朗、活泼的个性，让对方觉得和你在一起是愉快的。•培养幽默风趣的言行，幽默而不失分寸，风趣而不显轻浮，给人以美的享受。•与人交往要谦虚，待人要和气，尊重他人。•做到心平气和、不乱发牢骚，这样不仅自己快乐、涵养性高，别人也会心情愉悦。•要注意语言的魅力：安慰受创伤的人，鼓励失败的人。恭维真正取得成就的人，帮助有困难的人。•处事果断、富有主见、精神饱满、充满自信的人容易激发别人的交往动机，博得别人的信认，产生使人乐意交往的魅力。