办公室文秘工作交流与体会

办公室文秘工作交流与体会广东省教育厅办公室姚侃2014.5.15主要内容：一个问题辨析：公文处理（50分钟）一条政策解读：信息公开（30分钟）一项业务探讨：保密工作（30分钟）一次互动交流：解答提问（10分钟）第一部分公文处理常见问题辨析依据：《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）2012年4月发布，2012年7月1日起施行。文种：提纲：一、内容方面的常见问题二、行文规则方面的常见问题三、格式方面的常见问题一、内容方面的常见问题（一）报送渠道不规范上行文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。（例1）（二）向业务主管部门使用请示文种向不相隶属机关要求审批事项，应用函行文，却错用了请示。（例2）（三）请示直接送领导同志请示主送上级机关同时送领导个人。（例3）（四）用词方面的常见问题1.制定（路线方针政策，规章制度）与制订（方案规划计划）。2.截止（不及物动词，不直接跟宾语，截止到5月16日）与截至（截至5月16日）。3.正确：社会各界、新闻报道，凸显，备受关注，台账，作出贡献，…情况的报告错误：社会各届、新闻报导，突显，倍受关注，台帐，做出贡献，…的情况报告（一）报告上行文，注明签发人和联系人，不得夹带请示事项，但可提工作建议。结语应使用“请批示”，“请审阅”。（例4）（二）请示上行文，注明签发人和联系人，一文一事，结语应使用“请审批”，“请批复”。一头主送，不送个人，不抄送下级，不越级。（例5）（三）批转、转发和印发的区别批转：上级机关批准下级机关的公文，然后印发；转发：不受机关等级制约，但应加具体贯彻意见，否则翻印即可。印发：本机关规章、纪要类的公文，加通知予以印发（自发）。二、行文规则方面的常见问题三、格式方面的常见问题（一）发文字号应使用六角括号“〔〕”，不得使用“（）”，“【】”，“[]”等，序号前不加“第”字，不编虚号。（例6）（二）标题规范标题为“发文机关+事由+文种”，不应省略发文机关，不应生造文种（方案，计划、办法），转发通知可直接转发最高一级机关。（例7）（例8）（三）转发通知加不加“关于”的区别例：广东省人民政府办公厅关于（可省略）转发省教育厅关于以协同创新为引领全面提高我省高等教育质量若干意见的通知三、格式方面的常见问题（三）正文层次结构（例9）第一层：“一、工作要求”（黑体）第二层：“（一）加强组织领导”（楷体）第三层：“1.成立领导小组”（仿宋体加粗）第四层：“（1）XX校长担任……”（仿宋体）（四）附件（例10）附件主体应放在公文版记之前。印发、转发文，在正文中不标明附件。三、格式方面的常见问题（五）其他1.标题排列：梯形或菱形，一般不加标点符号。2.以公开（主动公开、依申请公开）为原则，以不公开为例外。3.成文日期为领导签发日期，注意格式（29/4，3/4）。4.取消主题词。5.征求意见稿、试行应放在书名号内。6.公文格式排版不规范，字体字号不标准（每面22行，每行28个字，共616字，正文3号仿宋，标题2号方正小标宋，页码用4号半角宋体）。旧版新版首页版式1：首页版式2：旧版新版末页版式：旧版新版第二部分高校信息公开政策解读提纲：一、《高等学校信息公开办法》解读二、高等学校招生信息公开三、高等学校财务信息公开四、《高等学校信息公开工作年度报告》撰写一、《高等学校信息公开办法》解读依据：《高等学校信息公开办法》（中华人民共和国教育部令第29号）2010年3月30日第5次部长办公会议审议通过自2010年9月1日起施行一、《高等学校信息公开办法》解读第一章总则第五条高等学校应当建立健全信息发布保密审查机制，明确审查的程序和责任。高等学校公开信息前，应当依照法律法规和国家其他有关规定对拟公开的信息进行保密审查。第六条高等学校发现不利于校园和社会稳定的虚假信息或者不完整信息的，应当在其职责范围内及时发布准确信息予以澄清。第二章公开的内容高等学校主动公开的信息：（一）学校名称、办学地点、办学性质、办学宗旨、办学层次、办学规模，内部管理体制、机构设置、学校领导等基本情况；（二）学校章程以及学校制定的各项规章制度；（三）学校发展规划和年度工作计划；（四）各层次、类型学历教育招生、考试与录取规定，学籍管理、学位评定办法，学生申诉途径与处理程序；毕业生就业指导与服务情况等;（五）学科与专业设置，重点学科建设情况，课程与教学计划，实验室、仪器设备配置与图书藏量，教学与科研成果评选，国家组织的教学评估结果等；（六）学生奖学金、助学金、学费减免、助学贷款与勤工俭学的申请与管理规定等；（七）教师和其他专业技术人员数量、专业技术职务等级，岗位设置管理与聘用办法，教师争议解决办法等;（八）收费的项目、依据、标准与投诉方式；（九）财务、资产与财务管理制度，学校经费来源、年度经费预算决算方案，财政性资金、受捐赠财产的使用与管理情况，仪器设备、图书、药品等物资设备采购和重大基建工程的招投标；（十）自然灾害等突发事件的应急处理预案、处置情况，涉及学校的重大事件的调查和处理情况；（十一）对外交流与中外合作办学情况，外籍教师与留学生的管理制度；（十二）法律、法规和规章规定需要公开的其他事项。一、《高等学校信息公开办法》解读第二章公开的内容高等学校不予公开的信息：（一）涉及国家秘密的；（二）涉及商业秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）法律、法规和规章以及学校规定的不予公开的其他信息。其中第（二）项、第（三）项所列的信息，经权利人同意公开或者高校认为不公开可能对公共利益造成重大影响的，可以予以公开。一、《高等学校信息公开办法》解读第三章公开的途径和要求第十二条高等学校应当根据实际情况，通过学校网站、校报校刊、校内广播等校内媒体和报刊、杂志、广播、电视等校外媒体以及新闻发布会、年鉴、会议纪要或者简报等方式予以公开；并根据需要设置公共查阅室、资料索取点、信息公告栏或者电子屏幕等场所、设施。第十三条高等学校应当在学校网站开设信息公开意见箱，设置信息公开专栏、建立有效链接，及时更新信息，并通过信息公开意见箱听取对学校信息公开工作的意见和建议。一、《高等学校信息公开办法》解读第三章公开的途径和要求第十四条高等学校应当编制信息公开指南和目录，并及时公布和更新。信息公开指南应当明确信息公开工作机构，信息的分类、编排体系和获取方式，依申请公开的处理和答复流程等。信息公开目录应当包括信息的索引、名称、生成日期、责任部门等内容。第十七条属于主动公开的信息，高等学校应当自该信息制作完成或者获取之日起20个工作日内予以公开。公开的信息内容发生变更的，应当在变更后20个工作日内予以更新。学校决策事项需要征求教师、学生和学校其他工作人员意见的，公开征求意见的期限不得少于10个工作日。一、《高等学校信息公开办法》解读第三章公开的途径和要求第十八条对申请人的信息公开申请，高等学校根据下列情况在15个工作日内分别作出答复：（一）属于公开范围的，应当告知申请人获取该信息的方式和途径；（二）属于不予公开范围的，应当告知申请人并说明理由；（三）不属于本校职责范围的或者该信息不存在的，应当告知申请人，对能够确定该信息的职责单位的，应当告知申请人该单位的名称、联系方式；（四）申请公开的信息含有不应当公开的内容但能够区分处理的，应当告知申请人并提供可以公开的信息内容，对不予公开的部分，应当说明理由；（五）申请内容不明确的，应当告知申请人作出更改、补充；申请人逾期未补正的，视为放弃本次申请；（六）同一申请人无正当理由重复向同一高等学校申请公开同一信息，高等学校已经作出答复且该信息未发生变化的，应当告知申请人，不再重复处理；（七）高等学校根据实际情况作出的其他答复。一、《高等学校信息公开办法》解读第四章监督和保障第二十四条高等学校应当编制学校上一学年信息公开工作年度报告，并于每年10月底前报送所在地省级教育行政部门。第二十八条高等学校应当将开展信息公开工作所需经费纳入年度预算，为学校信息公开工作提供经费保障。二、高等学校招生信息公开依据：《教育部关于进一步推进高校招生信息公开工作的通知》（教学函〔2013〕9号）2013年12月9日印发二、高等学校招生信息公开★★★★★★二、高等学校招生信息公开招生信息公开的基本要求1、信息采集准确、公开程序规范、内容发布及时。2、凡属主动公开的招生信息都要及时、主动公开，并依法依规、积极稳妥开展依申请公开工作。三、高等学校财务信息公开依据：《教育部关于进一步做好高等学校财务信息公开工作的通知》（教财函〔2013〕96号）2013年8月19日印发三、高等学校财务信息公开将学校网站作为主要信息公开载体，公开预算决算信息，并细化公开至项级科目。对公民、法人或者其他组织（以下简称申请人）根据需要申请获取财务信息的，各高校要依法受理，认真研究，妥善处理。一是注重时效，在15个工作日答复申请人。二是做好受理登记。三是严格按照申请人要求的方式进行回复。省编办：今年将选取省属高校（含高职院校）试点公开资产损益（“收入支出表”和“资产负债表”）等情况。四、《高等学校信息公开工作年度报告》撰写(以教育部为例，7大部分)（一）概述。1.健全信息公开制度。2.推动决策过程公开。3.推进执行情况公开。4.加强政策解读。5.强化监督检查。（二）政府信息主动公开情况。1.通过政府信息公开专栏公开公文类信息情况。2.通过门户网站发布热点信息情况。3.通过新闻发布会等发布信息情况。4.通过《教育部公报》《中国教育年鉴》公开信息情况。5.通过新媒体公开信息情况。四、《高等学校信息公开工作年度报告》撰写（三）政府信息依申请公开情况。1.申请情况。四、《高等学校信息公开工作年度报告》撰写四、《高等学校信息公开工作年度报告》撰写2.答复情况。四、《高等学校信息公开工作年度报告》撰写（四）政府信息公开咨询情况。（五）政府信息公开的收费及减免情况。（六）因政府信息公开申请行政复议和提起行政诉讼的情况。（七）存在的主要问题和改进措施。第三部分高等学校保密工作初探提纲：一、存在的十个突出问题二、工作对策和措施一、存在的十个突出问题（一）校园网络安全：病毒感染，木马植入，网页篡改，修改数据库1.2014年4月，教育部信息安全等级保护测评中心：高校校园计费系统存在重要安全漏洞，可导致校园充值卡、学生教师信息泄漏2.2014年3月，国家计算机网络应急处理协调中心广东分中心：中大（实验室网站）、华农（教务处）、华师、广东金融学院、广东财经大学（继教院）、广大（高教所）、广州体育职院、惠州学院等存在网站后门、网页被篡改（二）涉密计算机连接互联网，使用无线键盘、无线鼠标及其他无线互联外围设备，检测发现U盘使用记录，互联网痕迹（三）非涉密计算机处理密件，手提电脑（无线上网功能）处理密件（四）涉密存贮介质管理漏洞，涉密计算机的显示器对着门（五）带有存贮功能的数字复印机、打印机、传真机泄密，维修保养不当一、存在的十个突出问题（六）手机泄密（七）定密工作不规范：该定不定，定密不准，随意定密，错定漏定（八）密件日常管理漏洞：传阅件收发程序不严谨（清点签收、拆封检查、登记造册），保管不严密（知悉范围、阅读场所、保密设备中存放），传递管理（包装密封、机要交通），复印件失密（登记、定点复印）（九）保密室（未配置铁门、铁窗、铁皮密码保险柜），未使用电子门禁，门口的监控器不清楚，资料保存不足6个月（十）考试泄密：在命题、运送、交接、保管、发放、密封、回收等各个环节都有可能泄密二、工作对策和措施（一）加强网络安全保密教育。1.学校领导干部保密教育。2.保密人员培训。3.业务、技术部门业务培训。切实做到：防止贪图方便、防止心存侥幸、防止粗心大意（二）建立健全信息公开保密审查、定密等规章制度（三）加强校园网络安全定期检查，防入侵、防攻击、防篡改。（四）规范密件和移动存贮介质日常管理，尤其是涉密计算机、移动存贮介质与互联网的物理隔离（五）完善保密要害部门防护设备配置（六）加强考试全过程的保密如有错漏，敬请批评指正！谢谢大家！联系方式：37626716，13825106125电子邮箱