活动报备及申请流程

活動報備及申請流程課外活動組林翠華見笑系將於近期內辦理一場”轟動舞林、驚動萬教”的大型活動，且必須在外過夜，這時，該如何向課外活動服務教育組提出申請呢？又該準備哪必備的文件呢？當你開始想辦理活動時‥‥步驟一：撰寫活動個案企劃書步驟二：填寫校內外活動申請表步驟三：將校內外活動申請表裝訂於企劃書上，之後，先送給社團指導老師簽名（系學會則給系主任簽名）步驟四：待社團指導老師簽完名後，送至課外活動服務教育組給翠華姐步驟五:送至課服組時，記得告知該活動有無獲得補助?金額為多少?屬於哪一類型的補助?最好是把總企劃書也一併帶來!撰寫活動個案企劃書任何活動舉行之前，都必須詳加計劃，將此計畫形之於文字就是企劃書。故企劃書的製作對整個活動成敗有相當大的影響。活動企劃書對活動而言，有三像具體功能確保活動進行順暢企劃書內容，對活動各項因素的考慮需相當周延，使所有變因皆納入掌握之中，而使活動進行順利。工作人員執行的依據各項細節如組織架構、權責分配、經費預算、進度流程等都有詳細說明，以利工作人員執行。事後檢討的工具活動結束後，需根據事前計畫的目標，流程與事實經過、結果加以比較檢討，以提供未來之參考。企劃書即是相當有利之工具。活動個案企劃書的基本結構關於活動企劃書的基本結構，可分為下列幾項：一、封面二、活動概要三、活動宗旨四、活動內容概述五、活動流程六、籌備進度七、活動預期成效八、備註九、經費概算表(來源、支出)封面一個活動往往需要有關單位配合與協助，所以企劃書不僅僅只是籌畫活動內容，有時還需要向有關單位提出活動企劃書做核備，因此企劃書不是只有寫給自己人看，這時企劃書的封面就顯得很重要了，必須能讓主管單位一目了然，從封面就能約略瞭解這個企劃書的大概內容與方向。活動概要活動名稱：活動地點：如果活動的地點與報到的地點不同的話，也要在這裡加以說明。活動日期：請寫___年___月__日時時間辦理單位:對於主辦單位、協、承辦單位與贊助單位在此加以說明。負責人聯絡方式參與對象(校內、校外)活動宗旨說明這個活動實施的目的。這部分相當重要，因為只有經過對目的才能對於活動的內容欲適切性做適當的安排。活動內容概述在這裡要註明對活動對象實施的宣傳策略與宣傳方式，並要擬定活動的特色或賣點作為宣傳的重點，以吸引參加者。籌備進度製作籌備進度，針對每個工作項擬定完成的時間，並根據進度表控制活動籌畫的進度。活動預期成效對於本活動的規劃與希望獲得如何的成效。與活動所預期達到的效果，才能對於活動的內容欲適切性做適當的安排。經費概算表(經費來源、支出預算)整個活動籌畫、執行的過程中所需要的各項經費加以評估，作為參加者支付費用整個活動籌畫、執行的過程中所需要的各項經費加以評估，作為參加者支付費用及申請補助款的依據。預算的估計務必要求清楚、仔細，不可浮濫報帳或條列不清而導致活動經費不足的情況，清楚的預算編列也有助於提高通過補助款申請的比率。備註企劃案是根據一般、正常的情況下所預計進行的，但須考量可能遇到其他因素而影響正常流程的進行，而必須提出相對因應的策略與方式。例如雨天則需提出雨天備案。備案需要時可由活動的副召集人負責擬定，備案的實行則由撰寫人為該項活動的召集人或主導者，做相關適當的調度。我有問題！！Q：每次都找不到社團指導老師，但是活動已經箭在弦上、不得不發了，怎麼辦？A：請提早準備活動企劃書，不要讓這種可怕的事情發生！Q:怎麼樣都找不到系主任，該怎麼辦？A：系秘也是可以好好利用一下！小小提醒如果您想辦理的是需過夜的活動（如迎新宿營），則必須加附另一項秘密武器，那就是‥‥‥‥家長同意書這很重要這很重要這很重要千萬不要跟我說”都已經大人大種了，出個門還要什麼家長同意書”！！！如果我的活動是需要對外發文的呢？有些活動的辦理，可能是需要對外發文，請求對方的協助辦理，這時，為使發文能順利，讓對方在我們的活動開始辦理之前有充裕的時間能收到公文，建議提前三周向課外組提出發文申請！申請時需注意什麼呢？又該提供什麼給課服組呢？請看下頁首先，您必須將該活動的企劃書，以電子檔的方式寄到翠華姐的信箱[e-mail]（熱情服務空間）為什麼要這麼做呢？因為隨著時代的進步，火車也會跑公路，所以，所有的發文都改以電子公文的方式，當然，公文裡面會需要該活動的企劃書做為附件，以便讓對方能了解活動的內容及辦理時間等相關細節。這樣清楚嗎？？？成果報告書及經費核銷當您的活動順利辦完時步驟一：填寫活動成果報告書步驟二：沖洗照片或彩色輸出（貼於成果報告書後方的照片表格處）步驟三：把”總企劃書”拿出來看看，看看受補助的金額是多少？如受補助的金額為5000元，則需拿超過5000元的合格發票+成果報告書翠華姐當您繳交成果報告書及發票時，必須於現場將發票加印兩份複本，同時將複本裁成和原本發票以一樣大小。（一式三份就對啦）之後，翠華姐會拿出三份”支出憑証黏貼單”給您，請您於現場將發票貼好！別以為貼好就沒事了！請看下頁還有兩張表格也要填，那就是：１．經費申請表２．執行成效表將這兩張表格填完之後，就大功告成了！在此請所有社團務必幫忙，開一個屬於自己社團為戶名的帳戶！如尚未辦理，請速至課外活動服務教育組已持有者，則速將存摺正面影印後，將複本送至課服組！各位社長辛苦了！在此有一事相求那就是：請務必告知所有的幹部或是辦理活動的執秘！以利活動的辦理更加順利！感恩！感恩！雙手雙腳合十