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第一讲档案管理基础档案管理档案管理是对档案信息资源的收集、整理、鉴定、保存、管理、开发、利用、统计、编研等一系列工作程序的总称。档案管理工作1.档案管理工作是我国行政管理工作中的一项基础管理工作。2.档案管理工作是一项具体的应用操作性工作。3.档案管理工作与文书工作有着相互作用、相互影响、直接衔接的极为密切的关系。4.档案管理工作是一种科学性、专业性的管理工作。5.档案管理工作又是一项普遍性、制度性的管理工作。6.档案管理工作同时还是一项具有历史性、政治性的工作。3课程要点档案整理档案保管检索工具档案收集工作流程档案鉴定档案的起源国家档案全宗档案基础知识档案利用国档全宗档案编研技能要点全宗理论档案管理工作技能要点1.能进行档案管理工作的规范化操作2.能正确开展档案的收集工作3.能正确基本了解国家档案全宗的概况4.能正确开展档案的整理工作5.能正确区分全宗6.能正确进行全宗内档案的分类7.能正确选择分类方法8.能基本完成本单位《档案分类方案的编制》9.能够正确有效地开展档案鉴定工作10.能正确规范地进行档案的著录和标引11.能正确规范有效地开展档案的保管或管理工作12.能正确编写各类档案检索工具13.能正确较好地开展档案的编研工作14.能正迅速有效地开展档案的提供利用服务一、档案基础知识档案基础知识档案的起源古代档案载体及名称的演变档案的本质属性实现档案的价值规律档案的作用档案的价值（一）档案的起源一、档案起源诸说1.国家－文字－档案（国家说文字／阶级社会产物论）2.文字－国家－档案（文字、国家说／阶级社会产物论）3.文字－档案－国家－条理性档案（社会文明产物论）4.结绳、刻契－档案－文字－国家－条理性档案（社会生活产物论）二、中国档案的起源1.文字的产生为档案的产生提供了物质基础；2.国家的出现为档案的管理与保存提供了社会条件。仓颉造字:金人皇甫谧《帝王世纪》：”黄帝史官仓颉，取象鸟迹，始作文字。记其言功,策而藏之，名曰书契。史官之作盖自此始。“三坟”、“五典”：孔颖达《尚书序》：伏羲、神农、黄帝之书，谓至三坟，言大道也。“少暭、顓顼、高辛、尧唐、虞舜之书，谓之五典，言常道也。《尚书正义》：“上世帝王之遗书有三坟、五典，训、誥、誓、命。孔子删而序之，断自唐以下讫渝周。（二）古代档案载体及名称的演变1.甲骨档案2.金石档案3.简牍档案（古代档案）4.缣帛档案5.纸质档案（传统档案）（三）档案定义及其本质属性1.档案的定义及其含义2.档案的特点及其本质属性档案档案是机关、团体、组织和个人在社会活动中直接形成的、保存备查的文字、图表、音像及其他各方式和载体的历史记录。简言之，档案是原始的历史记录。这一定义的基本含义包含四个方面1.档案的来源性、社会性、连续性2.档案由文件转化的条件性3.档案自身的形式4.档案的本质属性1.档案是特定的社会活动中由一定的机关组织或个人积累形成的这提出了档案的来源性、社会性和连续性。档案总是按一定的来源有规律地形成的来源性档案来源的广泛性是档案内容丰富性的基础档案的来源既包括法人，也包括自然人档案是在特定的社会活动中直接形成的社会性档案来源的多样性是档案社会性的具体体现社会活动对档案形成的普遍性决定了档案来源的规律性档案是按一定的内容逐渐形成的连续性档案是以一定的来源有秩序地不断积累的档案来源的稳定性为档案有规律地形成奠定了基础文件转化为档案有三个条件:阅办文件阅完并签批1.办理完毕承办文件办毕并退存处理程序完结长效执行文件登记并签批转化的条件对机关工作的有查考价值的文件2.经过鉴定挑选对科学和历史研究有查考价值的文件对社会其他方面有查考价值的文件立卷3.按一定的规律保存起来的文件归档保存文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的集合。2.档案是保存备查的历史文件这指出了档案是由文件转化而来的条件性。3.档案信息的记录方式和载体形式具有多样性记录方式文字、图表、音像、数码、手写、刀刻档案信息记录方法记录方法印刷、晒制、摄影、录音、录像甲骨档案简牍档案多样性古代档案金石档案缣帛档案贝叶档案档案载体形式传统档案纸质档案照片、胶片类档案现代档案录音、录像类档案磁盘、光盘类档案电子文档等4.档案是原始的历史记录文件在形成之初，并非为了形成档案记录性是为处理当时事务的需要而产生的办事工具是一定意义上无意识遗存下来的“副产品”本质属性是一定意义上的不自觉的产物日后成为档案，主要是因可供查考之用。原始性档案的最后形成是经过了立卷、归档等程序是处理事务过程中有意识地形成的“副产品”是一定意义上自觉的产物（四）档案的价值与作用1.档案的价值2.档案的作用什么作用？？？？什么价值？？？？1.档案的基本价值档案的价值是指其有利的作用。凭证价值最主要的是两大基本价值参考价值（情报价值）基本价值？？2.档案的一般作用机关工作的查考凭证一般作用？？生产建设的参考依据政治斗争的必要手段科学研究的可靠资料宣传教育的生动素材思考档案在使用过程中，其价值会发生哪些变化？（五）实现档案的价值规律1.档案价值时效律和扩展律2档案机密程度递减律和社会作用递增律3.档案行政作用弱化律和科学作用强化律4.档案价值发挥作用的条件律失值查考价值发生异化降值（1）档案价值的时效律增值档案载体不可避免的变化自然老化档案工作者必须正视这一现实，高度重视档案信息效用与被利用的时间关系这一规律，及时开发档案信息资源，尽量在有效时限内充分利用好档案的价值，提高文件制成材料的质量和制作技术，尽可能延缓其失效期。1.档案价值时效律和扩展律（2）档案价值扩展律档案的原始记录性、孤本的稀有性、内容的典型性、保存的唯一性等特点，使得档案的价值和作用呈不断扩大和发展的趋势。这一规律主要表现在两个方面：①档案价值由机关向社会的扩展律档案价值的过渡性：第一价值第二价值（必然的过渡）时间的期限约20年利用时间的有限性第一价值对形成机关起作用其利用局限性本单位人员利用性利用内容范围的有限性档案价值的双重性社会价值的高产性利用人员的广泛性第二价值主要对社会起作用其利用无限性利用内容的丰富性时间久远性利用用途的多角度性②档案价值的多元扩展律档案自身价值的多层面性第一价值第二价值档案利用内容的多范围性档案的第二价值的多元化趋势档案利用人员的多层次性档案利用用途的多角度性档案价值与时间的正比增效性因此文秘和档案人员应全面地估量档案的现实与未来作用，正确处理好档案管理工作中局部与整体、当前与长远的利益关系，全面考虑机关和社会两方面的利用需求，准确判定档案的价值。2档案机密程度递减律和社会作用递增律回溯性档案信息机密性私密性时间递减律变化逐年递减的趋势：降密解密销密条件档案价值的异化与转移时间档案的社会作用增强递增律变化第一价值向第二价值过渡档案的利用范围扩大条件档案开放度的扩大因此文秘与档案人员应正确处理好开放与保密的关系，适时合理调整密级，既能使保密的档案得以控制，又能逐渐扩大档案开放范围，合理实现档案的广泛价值。3.档案行政作用弱化律和科学作用强化律本机关利用人员呈递减趋势行政领域档案价值的弱化利用范围仅限于本单位的工作范围对本机关行政作用的弱化利用人员范围呈扩大趋势科学文化领域档案价值的强化利用范围由本单位转变为社会各方面对科学研究的利用价值和作用不断增强认识这一规律的意义在于针对不同时期档案作用的不同侧重面，合理地组织档案管理工作，采用与之相适应的提供利用手段，使档案作用得到充分发挥。4.档案价值发挥作用的条件律档案利用实践档案管理水平实现档案价值的条件社会档案意识社会发展水平谢谢！