贵港市教育OA系统使用手册

广西省贵港市教育办公自动化系统使用手册一、系统登录....................................................................2二、系统管理....................................................................31、部门管理.................................................................32、用户管理.................................................................33、角色管理.................................................................44、办公人员设置.............................................................5三、办公设置....................................................................61、流程管理.................................................................62、模板管理.................................................................73、印章管理.................................................................74、常用意见管理.............................................................85、单位组管理...............................................................86、用户组管理...............................................................97、机关代字设置.............................................................98、个人授权管理............................................................10四、发文管理...................................................................101、自定义流程发文..........................................................102、自由流发文..............................................................143、快速发文................................................................154、文件补发................................................................155、收文发送................................................................15五、收文管理...................................................................161、自定义流程收文..........................................................162、自由流收文..............................................................17六、公文查询...................................................................181、个人公文查询............................................................182、部门公文查询............................................................183、单位公文查询............................................................184、公文归档管理............................................................18七、信息管理...................................................................181、通知发送................................................................182、公告管理................................................................193、会议管理................................................................204、通讯录管理..............................................................205、文件共享管理............................................................21一、系统登录在贵港市教育信息网首页顶部点击”办公自动化”来打开教育办公自动化系统,或者是在各县市区教科局网站首页点击”办公自动化”的链接进入,在教育城域网中,也可以通过IP地址来进行访问.打开系统登录页面,输入帐号和密码登录,初次登录系统时,需要重新设置用户密码,密码为数字和字母结合,密码长度大于8位.办公自动化系统首页界面，主要包括导航菜单、待办、待阅、通知、公告二、系统管理1、部门管理具有系统管理权限的用户在办公首页点击“部门管理”，在中间的部门列表中选择所属的上级部门，点击“添加”，输入部门名称、上级部门、排序编号、部门负责人、联系电话等，点击“添加”保存。2、用户管理具有系统管理权限的用户在办公首页点击“用户管理”，在中间的选择用户的所属部门，点击“添加”，输入用户资料完成用户创建。在用户管理中，可锁定用户，删除用户，用户密码重置，可批量导入或导出用户列表。在用户管理中点击“添加”后，输出用户信息，带星号的为必填项，手机号码与系统中的短信系统相连，如果用户填写手机号码，在公文流转中或会议通知时，将自动收到短信提醒。在用户编辑页右边为权限列表，可以为用户勾选相应的系统权限。角色选择为预先创建好的权限，只需要为用户选择角色，便不需要在右边的权限列表进行选择。3、角色管理具有系统管理权限的用户在办公首页点击“角色管理”，点击“添加”，填写角色名称，角色描述，勾选角色权限，添加完成。4、办公人员设置办公人员设置为指定单位收文员、归档管理员、部门收文员等具体的公文办理人员。收文员：单位收文员档案员：单位档案管理员办公室：办公室主要负责公文管理的人员部门负责人：部门收文员具有系统管理权限的用户在办公首页点击“办公人员设置”，点击“添加”，勾选需要设置的办公权限、所属部门、选择用户，添加保存。备注:在设置单位收文员的时候,只须勾选”收文员\档案员\办公室”即可,”部门负责人和所属部门”不需要选择,(因为部门负责人和所属部门对应的是单位下属的科室的收文员,如果需要设置部门收文员,便勾选后面这两项,则前面”收文员\档案员\办公室”不必选),然后选择用户指定收文员.收文员可以同时为多个人.三、办公设置1、流程管理流程管理可以添加发文流程和收文流程，也可以编辑、删除公文流程。在办公首页点击“流程管理”“添加”。点击“添加”后弹出流程设置页面，填写流程名称，选择流程的分类，流程类。点击“添加步骤”新增流程。“插入步骤”为在流程中间插入步骤，“删除步骤”为在流程中删除步骤，保存即保存设置，关闭则退出。点击“添加流程”，选择步骤，先择负责人，勾选相应的步骤设置。可修改负责人是在流程中，可以改更办理人员；可跳过为可以跳过下一下流程的步骤；可叠加为流程步骤可以重复；全部可待办为当前步骤的人员都可以对公文同时进行处理。2、模板管理在系统办公首页点击“模板管理”，点击“添加”填写模板名称、模板类型、上传模板，点击“添加”即可，上传的模板为WORD格式。3、印章管理在系统办公首页点击“印章管理”，点击“添加”，填写印章名称，选择印章负责人，设置印章使用密码，上传电子印章，电子印章为GIF格式，大小为170X170像素。4、常用意见管理常用意见设置，在公文处理的过程中，需要填写意见时，可以方便快捷地选择。5、单位组管理单位组管理在发文中，选择主送单位或者抄送单位时，可以方便快捷地选择常常需要发文的单位。6、用户组管理用户组管理在通知、传阅等需要选择用户的时候，可以方便快捷地选择常常需要发通知的人员。7、机关代字设置机关代字设置，在发文填写文号的过程中，可以方便快捷地选择机关代字。8、个人授权管理个人授权是指，当用户出差时，可以授权给其他用户，让他人代理自己处理公文。四、发文管理1、自定义流程发文自定义流程发文，根据在系统流程管理中配置好的发文流程步骤来进行发文。在办公首页上点击“局流程发文”或“学校发文”，系统将弹出流程选择框，选择发文流程。在弹出的发文稿纸上填写公文的基本信息，如标题、主题词、公文类型、紧急程度、密级等级、公文文号、附件、主送单位、抄送单位等。然后点击左上角的“编辑正文”进行正文编辑页面。在弹出的文件编辑页面中，点击左上角“套用模板”，选择公文的红头模板。选择模板后，便可输入正文内容，可从电脑上复制粘贴过来。之后点击“保存退出”。编辑完正文后，即可点击“提交”，选择下一个办理人，并勾选短信提醒，文件将流转到下一个办理人处理。下一个办理人员登录进来后，可在首页上看到公文的拟稿时间，待办的状态。点击标题进入办理。进入发文稿纸后，可编辑修改正文，填写处理意见，查看文件的流转情况。在文件签发完后，进入文件编辑页面，可选择清除公文的修改痕迹，然后点击“盖章”，在弹出的框中选择要盖的电子印章和印章密码。这样盖章便完成了，将印章拖到公文落款的位置后，保存退出。完成盖章后，回到发文稿纸，点击“发送”，文件便发送出去。发送出去的文件格式为PDF格式。提示发送成功。最后将文件提交归档便可完成整个发文。可在个人和单位公文查询中查看文件发出去的接收情况。2、自由流发文自由流发文是指不需要设定流程步骤，任意将公文提交给一个或多个人处理，直到点击流转结束，文件便回到办公室盖章发送。点击自由流发文，在弹出的发文稿纸上填写文件的基本信息，如标题、主题词、公文类型、文号、附件、主送单位、抄送单位等，然后进入正文编辑页面，选择模板，输入正文。保存后点击提交，弹出下一环节办理人的选择框，可以选择发送给一个或多个人办理。3、快速发文快速发文是指文件不需要经过流转，可直接进行文件的拟稿、盖章和发送，由一个人来完成，但用户必须具有盖章权限。4、文件补发文件补发是指当文件漏发时，可以快速进行补发。在单位公文查询的发文查询中，点击“文件补发”按钮，进行补发，在弹出的单位选择框中选择需要补发的单位，提交便可完成文件补发。5、收文