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第四章采购合同履行助理采购师培训鉴定要点通过学习，了解影响订单的因素及订单执行中易出现的问题，熟悉ERP系统下的订单处理过程，掌握采购订单的修改与撤消、订单说明书的拟订以及订单跟踪的程序和方法。第一节订单管理第一节订单管理采购订单表示了对与供应商进行采购业务的正式的和最终的确认。一、采购订单的修改与撤消订单审核订单修改订单撤消见下面详述订单审核供应商发货前需要通知采购业务员发货计划。在使用采购管理软件的情况下，经过业务员同意执行计划的确认环节，则可在系统中根据合同自动生成采购订单。对于有些购进业务可以从手工输入采购订单开始采购流程处理。订单管理随即进入审核程序。订单审核确认——采购订单审核时在特定的采购管理制度下进行的，不同的企业审核权限下放的程度不同，一般由采购主管负责审核，但助理采购员需具备初审的能力。提出订单修改建议并报批——采购人员根据市场的供求、企业的需求与库存，对现有的不适合企业需要的订单向采购主管或部门主管提出修改建议。由主管领导或组织相应的人员进行讨论，提出订单修改意见，经审核交由采购部门进行修改，并通知供应商。如供应商提出补偿要求，则需酌情做出合理的补偿。第一节订单管理订单修改买卖双方生产计划和销售计划的变化、市场行情的变化和财务状况的变化等，是订单修改主要原因。其中，库存分析和价格分析是订单修改的基础性工作。库存分析——库存的主要作用在于能有效地促进供求平衡，保证生产正常进行。集中批量下达订单，减少采购成本，但会增加库存成本；如果小批量购进，则可以库存成本，但增加了订购费用，而且可能不能满足有些紧急需求。价格分析——动作出合理的预测，以使采购成本最低。如果价格上升，则应进行大批量采购，不仅可以降低采购成本，而且可以防止价格上涨带来的额外支出。如果价格下降，则应减少采购数量，减少因价格变动带来的损失。第一节订单管理第一节订单管理订单撤消企业有时因生产调节，采购订单的物品不能满足企业的需要，或者因生产工艺变化及市场需求变动等原因需削减订货量或取消时，请购部门应立即通知采购部门，经过核准之后，采购部门应及时通知供应商终止该订单，并采取相应的补救措施。第一节订单管理二、执行订单管理流程拟订采购订单说明书进行采购订单跟踪见下面详述第一节订单管理拟订采购订单说明书订单说明书主要包括说明书（项目名称、确认的价格、确认的质量标准、确认的需求量、是否需要扩展环境容量等方面，另附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。功能规格说明书——商品必须有满足企业需求的功能，因此需要拟订采购订单说明书。编制功能规格说明书的好处是：利于供应商履约，充分发挥其技术和服务专长；利于获取新技术和采购人员所不熟悉的技术会；它客观上成为了一种标准，利于据此对供应商交货进行评价。详尽的技术规范——技术规范即商品的技术性能和特征，同时也包括供应商所要完成的活动。技术规范通常被详细地绘制在技术图纸上和用来监控供应商的活动的行动计划中。功能规格说明与技术规范都是订单说明书的一部分。第一节订单管理拟订采购订单说明书订单说明书（通常是由一系列文件组成）主要包括下列内容：（1）质量标准，描述商品如何交付（是否有质量证书）和商品要满足什么技术规范和标准；（2）物流标准，说明所需要的数量和要求交货的时间；（3）维修要求，描述商品如何由供应商进行维修和服务（和将来是否需要供应备件）；（4）法律和环境要求，决定了商品和生产流程两方面都必须服从健康、安全和环境法规；（5）目标预算，说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决方案。第一节订单管理进行采购订单跟踪——订单跟踪的主要内容有工艺文件跟踪、原材料跟踪、加工过程跟踪、组装测试跟踪、包装人库跟踪等内容。但是从采购的根本需要来说，跟踪的目的是保证订单内容可以按时、按量、按质地被实现。因此，订单跟踪也可以分为合同执行前、中、后的全程跟踪过程。执行前跟踪——采购人员应对供应商进行充分了解，确认本次商品可供应的供应商，如果供应商按时履行订单合同，则说明供应商的选择正确。执行中跟踪——订单作为一种要约并无法律效力，所以要签订一份与供应商的正式合同。执行后的跟踪——合同的执行是双方承诺行为各自得到兑现的过程。但是在货物运到并通过检验后，仍有可能在使用过程中出现问题，偶发性的小问题可由订单人员或现场检验者联系供应商解决，重要的问题可由质管人员、认证人员解决。相关知识一、订单管理需要考虑的几个关系需求与订单的关系采购必须紧密响应生产需求形势。如果因市场生产需求紧急，要本批商品立即到货，你就应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题，保证需求商品的准时供应。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或者取消本次订单物料供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟通，确认可承受的延缓时间，或者中止本次订单操作，向供应商赔款。相关知识一、订单管理需要考虑的几个关系价格与订单的关系采购物品的价格，在绝大多数情况下是采购成本的主体，因此采购物品的价格应与物品的品质、规格、数量和交货期协调。因此在品质保证的前提下应该寻求低价格的供应商，这样可以保证用最低的价格实现供应。相关知识一、订单管理需要考虑的几个关系库存与周转的关系慎重处理库存控制。应在库存的基础上进行订单的签订和执行。库存水平在某种程度上体现订单人员水平。必须保持与正常经营相适应的商品库存量。企业库存过大，占压资金，不利于改善经营管理，过小，品种不全，数量不足，容易脱销。库存量低，意味着必须小批量采购，而实现小批量采购，采购周期必须要短。相关知识一、订单管理需要考虑的几个关系交货期与定货数量的关系采购方需要物料的数量与交货期，尽管有些企业可以循到一定的规律，但不是任何情况下都固定不变。同样，供应商产品的生产周期、发货周期、资源量以及存货量也存在波动。这两方面的搭接、协调是关系到买卖双方的利益的大事。对采购方来说，需特别关注市场的情况，这此既影响买方取得资源的可靠性，又会影响商品的采购成本，从而影响订单的下达。相关知识二、订单执行中易出现的问题在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生相互矛盾，突出的表现为：因各种原因合同难以执行需求不能满足导致缺料库存难以控制企业必须应对顾客的反映速度，保证正常的供应，改善服务质量。集中批量下达订单，减少订单次数，减少采购成本，提高企业动作效率。相关知识三、ERP系统下的订单处理ERP是英文EnterpriseResoursePlanning的缩写，中文意思是企业资源规划。它是一个以管理会计为核心的信息系统，识别和规划企业资源，从而获取客户订单，完成加工和交付，最后得到客户付款。换言之，ERP将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。相关知识三、ERP系统下的订单处理ERP采购系统概要——体现系统灵活性的关键就在于基本设置：定义公司及组织结构定义业务类型定义状态码定义单据类型定义单据行类型定义业务处理流程定义控制参数定义审批权限定义允许误差规则定义采购申请及采购订单模板。定义单据下一编码相关知识三、ERP系统下的订单处理采购订单的输入与生成ERP系统下采购订单管理一般支持如下输入方式：手工录入、根据采购合同生成采购订单、根据采购申请生成采购订单、根据MRP建议生成采购订单、根据订单模板生成采购订单。采购订单输入的内容繁多，一般包括：订单类型、采购组织、采购渠道、采购部门、订单编码、送达供应商、付款条件等等。鉴定要点通过学习，熟悉常用支付方式，了解佣金、折扣和回扣的基本知识和一般处理程序，掌握不同支付方式下的货款支付手续和货款支付信息处理方法。第二节货款支付一、不同支付方式下的货款支付手续现金支付或同城支票转帐的支付手续异地托收承付的支付手续同城、异地的信用卡记帐的支付手续承兑汇票支付的支付手续赊销支付手续信用证的支付手续第二节货款支付见下面详述现金支付或同城支票转帐的支付手续现金支付现金支付，即现金结算是指收款人和付款人之间使用现实的货币,即用现钞来进行的货币收付行为。现金结算主要有两种渠道：一种是付款人直接将现金支付给收款人,不通过银行等中介机构；另一种是付款人委托银行和非银行金融机构或非金融机构如邮局将现金支付给收款人。值得注意的是，由于现金结算具有不安全性、不易宏观控制和管理,费用较高等特点，所以国家实行现金管理,限制现金结算的范围。第二节货款支付现金支付或同城支票转帐的支付手续同城支票转帐同城转帐是指收付款单位在同城或同县内采取的转帐结算，可分为支票结算、委托付款结算和同城托收承付结算。支票结算是付款单位签发支票，通过银行从其帐户中支付款项给收款单位或个人的结算方式。目前它是同城结算应用最多的一种结帐方式，运用于同城之间商业贸易、工程价款结算和其他经济往来，支票分现金支票和转帐支票两种。使用支票结算应该遵守有关规定：支票有效期为10天；企业或单位不能开空头支票、远期支票；不准企业或单位出租、出借和转让支票以及由其他单位代签支票。第二节货款支付异地托收承付的支付手续异地托收承付，是根据购销合同由收款企业发货后，委托银行向异地付款单位收取款项，付款单位根据经济合同核对单位和验货后，由付款单位向银行承付的一种结算方式。根据规定，异地托收承付结算方式适用于国有企业、供销合作社以及经营管理较好，并经开户银行审查同意的城乡集体所有制工业企业。办理托收承付结算的款项，必须是商品交易以及因商品交易而产生的劳务供应的款项。代销、寄销、赊销商品的款项，不得办理托收承付结算。结算的每笔金额起点为10000元，新华书店系统的托收承付结算每笔的金额可降到1000元。验单付款的承付期为3天，验货付款的承付期为10天。第二节货款支付同城、异地的信用卡记帐的支付手续要申领单位信用卡，首先须在中国境内金融机构开立基本存款账户,并按规定填制申请表,连同有关资料一并送交发卡银行。符合条件并按银行要求交存一定金额的备用金以后,银行将为申领人开立信用卡存款账户,并发给信用卡。信用卡结算的特点一是方便，可以凭卡在全国各地大中城市的有关银行提取存入现金或在同城、异地的特约商场、商店、饭店、宾馆购物和消费。二是通用性，它可用于支取现金，进行现金结算，也可以办理同城、异地的的转账业务，代替支票、汇票等结算工具，具有银行户头的功能。三是在存款余额内消费，可以善意透支。信用卡的持卡人取现或消费以卡内存款余额为限度，当存款余额减少到一定限度时，应及时补充存款，一般不透支，如急需，允许在规定限额内小额善意透支，并计付透支利息。第二节货款支付承兑汇票支付的支付手续商业汇票按其承兑人的不同分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。银行承兑汇票（1）出票。由付款客户签发银行承兑汇票，并加盖预留银行印鉴。（2）提示承兑。银行承兑汇票出票人持汇票向其开户银行申请承兑。（3）交纳手续费。银行受理并同意承兑后，申请客户应向银行交纳承兑金额0.05%的手续费。（4）领取汇票。银行承兑后，申请客户领取已承兑的银行承兑汇票。（5）汇票流通使用。①承兑申请客户持银行承兑汇票与收款人办理款项结算，交付汇票给收款人；②收款人可根据交易的需要，将银行承兑汇票背书转让给其债权人；③收款人或持票人可根据需要，持银行承兑汇票向银行申请质押或贴现，以获得资金。（6）提示付款。在提示付款期内，收款人或持票人持银行承兑汇票向开户银行办理委托收款，向承兑银行收取票款。超过提示付款期的，收款人或持票人的开户行不再受理银行承兑汇票的委托收款，但收款人或持票人可持有关证明文件直接向承兑银行提示付款。第二节货款支付承兑汇票支付的支付手续商业承兑汇票——商业承兑汇票的签发和兑付除以下几点外，其余手续和银行承兑汇票基本相同：(1)签发汇票。商业承兑汇票按照双方协定，可以由付款单位签发，也可以由收款人签发。(2)到