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XXXX有限责任公司合同管理规定二零零七年四月机密1XXXX有限责任公司文件编号：摩高公司/经营管理/第1版文件名称：合同管理规定文件分发号：目录第一章总则............................................................2第二章管理职责.......................................................4第三章合同管理.......................................................8第四章合同审批权限..............................................10第五章合同签订、审批程序...................................11第六章合同履行、变更（解除）与监督.................12第七章合同预警机制..............................................14第八章附则............................................................16附件一：标准合同审批表........................................17附件二：合同变更（或解除）审核意见表...............18附件三:预算内支出标准合同审批流程...................19附件四:预算外支出标准合同审批流程...................20附件五:面辅料采购合同审批流程..........................21附件六:外委加工合同审批流程流程........................222第一章总则第一条目的为加强和规范XXX有限公司及各分、子公司（统称：公司）合同管理工作，有效控制各项业务工作的开展，控制合同风险，维护公司利益，以及公司的信誉，特制定本制度。第二条适用范围本规定适用于XXX有限公司（简称“集团”）及各分、子公司（简称：分、子公司）的合同管理。第三条名词解释1.合同：是指除劳动合同外，集团公司及其全资、控股成员企业及其他直属单位与平等主体的自然人、法人和其它组织之间,以及集团内各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。包括：⑴面辅料采购合同⑵办公设备采购合同⑶外委加工、设计合同⑷代理、加盟合同⑸其他经营类合同2.合同责任人：是根据公司法人授权进行谈判，负责合同签订的部门、分子公司的第一负责人。3.合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解3除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。第四条原则1.分级管理集中控制公司对所有合同签订进行分级审核、审批，各业务部门、单位归口管理，财务审计部统一备案管理，行政部年终统一归档封存。2.动态管理相关部门要对合同的签订、执行过程进行动态管理。3.依法管理合同的起草、签订、执行、中止等一系列过程必须符合国家合同相关法律、法规的规定，在这个前提条件下要依据公司的规章制度进行管理。4第二章管理职责第五条集团总经理办公会1.负责合同管理规定及其补充、完善等的审批。2.在权限范围内审批合同。第六条集团总经理1.负责合同管理规定的组织制定、审核。2.主持重大业务合同的洽谈。3.在权限范围内审核、审批、签署合同。第七条集团各业务分管副总经理1.负责分管业务合同文本的审核。2.主持或参与重大业务合同的洽谈。3.在权限范围内审核、审批、签署合同。4.审批合同变更、解除。第八条分、子公司总经理1.在权限范围内审核、签署合同。2.主持或参与本公司重大业务合同的洽谈。3.审批合同变更、解除。第九条集团企划部1.负责依据有关法律以及公司有关规定制定有关的标准合同范本。2.负责对公司非标准合同的、协议的法律符合性审定工作。3.负责协调公司法律顾问对公司经营、投资的合同、协议等的法5律符合性审定工作。4.参与或协调公司法律顾问参与非标准合同起草签订工作，对合同的合法性承担责任。5.审批合同变更、解除。第十条集团市场部1.负责根据公司政策，起草各类代理、加盟合同文本的工作。2.负责品牌特许使用协议的起草。3.参与代理、加盟合同的谈判与签订。4.负责参与市场推广类合同（广告、推广物料采购）的谈判、签订工作。5.负责监督、协调合同的执行，合同纠纷的协调、处理。第十一条集团制造部1.负责公司外委加工合同技术协议文本的起草。2.负责公司标准、非标准外委加工合同文本的起草。3.负责由本部门管理和使用的公司合同专用章的保管工作。4.负责公司外委加工合同的谈判、报批、签订工作。5.负责监督、协调公司外委加工合同的执行，合同纠纷的协调、处理。第十二条集团供应部1.负责公司标准、非标准面辅料、生产设备、推广物料采购合同文本的起草。2.负责由本部门管理和使用的公司合同专用章的保管工作。3.负责参与公司面辅料采购合同的谈判与签订。64.负责组织生产设备、推广物料采购合同的谈判与签订。5.负责监督、协调除办公设备之外各类采购合同的执行，合同纠纷的协调、处理。第十三条集团物流部1.负责标准、非标准物流运输合同文本的起草。2.负责参与第三方物流公司物流运输合同的谈判与签订。3.负责监督、协调物流运输合同的执行，合同纠纷的协调、处理。第十四条集团财务审计部1.审核合同的财务条款。2.依据已生效合同，负责对外收、付款和监控工作。3.对公司各类合同进行归档、备案，负责合同备案文本的管理，执行合同登记、统计及报告制度。4.监督合同的履行，对存在的问题及时向相关部门提出并向公司领导报告。5.参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。第十五条集团行政部1.负责公司标准、非标准办公设备采购合同文本的起草工作2.负责公司办公设备合同的谈判、签订工作。3.负责监督、协调办公设备采购合同的执行，合同纠纷的协调、处理。4.负责年度执行完毕合同文本的建档、保管。第十六条分、子公司拓展部71.负责加盟合同谈判、报批、签订工作。2.负责加盟合同的履行工作。第十七条分子公司物流部1.负责区域物流公司物流运输合同的谈判、签订工作。2.负责将区域物流运输合同及其他相关协议报送集团物流部备案。8第三章合同管理第十八条公司对外签订和履行的合同，必须符合国家法律、法规。公司合同的签订、变更和解除必须履行公司内部合同审批程序，正式签订后再执行。第十九条集团以及分、子公司合同日常管理归口由集团财务审计部统一备案管理。第二十条标准合同管理。1.标准合同的编制。(1)各合同责任部门负责本类标准合同文本以及附加技术协议的起草。(2)集团企划部协调公司法律顾问负责对合同草案审定，基本风险防范条款的制定。2.标准合同的使用。(1)公司常规生产经营活动要求使用标准合同。(2)合同签订后要在集团财务审计部备案。(3)分子公司的生产经营使用公司标准合同。第二十一条非标准合同管理。1.非标准合同的适用条件。(1)合作方有较强的谈判地位。(2)重大的对外投资活动，如：兼并、收购、参股生产厂家等经济活动。(3)其他不适用标准合同的情况。92.非标准合同的编制。(1)对于需要双方协商的，由双方共同协商起草，文本草案要求集团企划部与财务审计部相关人员对关键条款进行审定。(2)由对方起草制定的，集团企划部与财务审计部相关人员要协助合同责任部门对关键条款进行把控。3.非标准合同的使用。(1)非标准合同的文本使用要经过分管副总经理审批。(2)非标准合同签订后也要在集团财务审计部备案。第二十二条合同档案管理1.公司合同管理由集团财务审计部审计人员负责。审计人员建立合同管理台账，定期对合同进行分类、归档、统计，并按公司保密规定严格管理。2.财务审计部每月对合同和订单情况进行检查，对各部门和各个分子公司合同签订、履行情况进行汇总、分析，为企业决策层提供支持。3.合同责任部门，分子公司于每月5日前将上月新签合同复印件（或多签一份正式合同用于备案）及合同月报表上报集团财务审计部审计备案（传真件有效）。4.财务审计部审计每月定期对合同履行情况进行检查，防范经营风险。5.财务审计部审计在第二年年初将上一年度全年合同中执行完毕的合同档案整理、归类，移交行政部存档。10第四章合同审批权限第二十三条集团合同审批权限1.集团副总经理负责预算内5000元以下经营性支出合同的审批；集团总经理负责预算内5000元以上10万元以下的经营性支出合同的审批；集团总经理办公会负责预算内10万以上的经营性支出合同。2.集团副总经理负责预算内10万元以下资本性支出合同的审批；集团总经理负责预算内10万元以上50万元以下的资本性支出合同的审批；集团总经理办公会负责审批预算内50万以上的资本性支出合同。3.集团总经理负责预算内2万元以下的经营性支出合同的审批；集团总经理办公会负责预算内2万以上的经营性支出合同。4.集团总经理办公会负责所有预算外资本性支出合同的审批。第二十四条分、子公司合同审批权限1.分子公司参照集团公司权限划分确定审批权限。11第五章合同签订、审批程序第二十五条标准合同审批程序1.由集团企划部编制或审定标准合同。非标准合同履行非标准合同审批程序。2.合同责任人拟定合同文本并填写《公司合同审批表》后，经部门经理、财务审计部审核、业务分管副总经理审核后，按审批权限报由相关人员签字审批。3.合同责任人将合同文本一式四份交给客户签字盖章。4.合同责任人将客户签署完毕的合同取回后，办理公司内的审批签署工作。5.合同责任人将生效合同文本一份送财务审计部存档，一份留在本部门管理存档，其余两份合同文本送交客户收存。第二十六条分、子公司需要上报集团审批的合同，经本公司总经理审核后，报集团相应部门，并按照相关审批权限、标准合同审批程序报批。第二十七条非标准合同审批程序1.非标准合同的使用参考本制度地二十一条。2.经过审批允许使用非标准合同的，履行标准合同审批程序。12第六章合同履行、变更（解除）与监督第二十八条集团合同责任人、部门负责人和各分、子公司总经理负责对合同的签订和履行情况进行监督、检查，严格杜绝以下情况：1.违反法律、法规、国家政策。2.对方当事人不具有有效资质。3.应订立书面合同而未订立。4.未经公司法定代表人或委托代理人授权签订合同。5.未加盖公司合同专用章。6.未履行合同审批程序擅自签订。7.未经批准先履行后签订合同。第二十九条合同履行过程中，如有下列情况之一者，合同责任部门应在两日内报告业务分管副总经理：1.发生重大合同争议或已发生经济损失。2.变更合同的主要内容或解除合同。3.对方违约或我方无法继续履行合同。4.由于争议可能引起仲裁或诉讼。5.财务审计部违反本办法第三十一条第四款规定对外付款。第三十条对方当事人向我方付款时，合同责任人应及时将公司名称、银行帐号等必要信息通知对方，督促对方当事人按合同规定付款，并将有关情况及时通知财务审计部。第三十一条合同变更、解除和争议的解决1.合同发生争议时，应先按本规定第三十一条规定办理，然后合13同责任部门与公司法律顾问共同研究处理方案后，按合同审批权限报公司领导审批。2.合同需变更、解除，应履行审批手续。合同责任人拟定变更或解除合同文本，并填写《合同变更（解除）意见书》后，报经企划部审核后，履行标准合同审批程序，申请合同变更或解除。（非标准合同向法律顾问咨询）第三十二条财务审计部、企划部对合同的履行实施监督。凡涉及合同的有关款项，财务审计部必须以正式生效的合同正本对外收、付款。合同生效后，应按合同规定严格履行义务，并督促合同对方履行义务。关于法律事务的详细管理规定见《XXX有限责任公司法律事务管理规定》。第三十三条凡有下列情况之一者，财务审计部一律不得对外收、付款：1.应订立书面合同而未订立。2.合同尚未正式生效。3.合同文本未加盖合同专用章和无有效签字。4.收付款时间、方式与合同规定不符。5.合同发生重大争议，公司领导批准中止或