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時間管理與工作效率的提昇日期:2008/06/30講師:蔡錦慧p2你該有什麼樣的競爭條件語文能力資訊收集過濾整合掌握主流趨勢持續深化專業自我行銷創意為專業加分勇於接受挑戰效率時間管理情緒智商機動調整舞台p3時間管理是甚麼?時間是一種資源，除非時間被妥善管理與運用，否則其他的資源皆無法被妥善管理與運用時間管理所探討的，就是工作效率及改變習慣，如何讓自己創造績效，提升效能，在最短的時間內，將工作很快又很對的完成。p4時間管理方法的演進第一代：利用便條紙與備忘錄第二代：利用行事曆與日程表第三代：講求輕重緩急、優先順序的觀念第四代：加上人生目標及生涯規劃p5生涯三角形，平衡的成功工作家庭自我實現生活是等邊三角形p6浪費時間的因素柏拉圖80/20法則電話干擾無效授權、忙於鎖事會議危機桌子雜亂不會拒絕訪客責任和權力混淆不清缺乏溝通、指示不明確缺乏目標優先次序和期限想做的事太多拖延、猶豫不決缺乏自我約束擱置未完成的工作p7雙效合一效率速度的追求，效能目標的達成p8生涯規劃0102030405060708090100假如這是你個人的生命，從0~100歲…..p9目標篇配合自己的興趣與專長，設立人生目標Specific目標明確化Measurable可衡量的Attainable可達成的Realistic符合實際的Timeliness有時間限制的SMART原則運用p10計劃篇胸有成竹，心中有譜計畫能將願望具體化每天花10-15分鐘思考遠期擇月，近期擇日使用時間管理工具p11排列篇判斷輕重緩急，排定優先順序預留彈性時間善用零碎時間了解自己效率最高的時段p12排列篇緊急不緊急重要I危機處理(燃眉之急)危機急迫的問題有期限壓力的計劃III未來管理(當務之急)防患未然改進效果建立人際關係發掘新契機健康與休閒提升技能不重要II經常性事務不速之客某些電話某些信件與報告某些會議某些請託某些臨時的邀約IV例行性事務有些交際應酬某些文件處理屬下的工作自我干擾個人嗜好的沉迷緊急不緊急重要I壓力大筋疲力竭危機處理忙於收拾残局III有遠見平衡紀律自制少有危機不重要II短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關係浮泛甚至破裂IV全無責任感工作不保依賴他人或社會機購維生偏重某一事務之結果：p13排列篇重要性：與目標有關效能緊急性：與時間有關效率緊急不緊急重要立刻處理用心完成固定處理謹慎完成不重要馬上處理集中完成暫不處理抽空完成p14突發篇不是每一起突發事件都必需立即被處理反應前給自己時間思考人脈資源的維持與運用養成隨即記錄的習慣探究原因，檢討學習p15學會拒絕對事不對人耐心聆聽委婉而明確的說出理由No之後的Yes給予適當的建議只作部分接受和顏悅色的堅持勿給對方模糊狀態謙虛的表示歉意p16避免干擾有效的過濾主動約談排出某段開放性之時間多利用不易受干擾的時間明確限制時間站立會客在自己辦公室外會客移樽就教善用其他溝通管道及工具p17秩序篇各項資源適得其所維持秩序是一種日常管理43格檔案管理法效率導向的空間p18文件處理建立文件分類處理系統將文件歸定位盡量每件只處理一次該丟就丟辦公室空間趨向簡單定期定時清檢越重要越緊急的文件越靠近自己盡可能每天同一時間處理同一類事務要求前一手處理清楚授權及訓練部屬、助手或代理人處理文件的能力明確處理後才讓文件出去不要過度使用文件(有時一個簡短的電話就能解決)p19紀錄篇再好的大腦，比不上一本再爛的記事本白紙黑字，最大的資料庫記錄是學習和進步的重要素材不論時間場合，紀錄為大p20毅力篇時間管理是能力與意願的拉鋸戰寫下我的一貫藉口清單寫下因毅力不足而未完成的事任務週期PDCA不做白工，一氣呵成p21五加一顆心專業代表我的用心服務顯現我的細心態度流露我的真心親切表示我的貼心熱枕展現我的熱心再比別人多一顆心IC之音ICare,ICan,IChangep22