时间管理与提高工作效率

时间管理与提高工作效率•你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？•你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？•你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？•心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”•每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。•常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。•一、时间管理的基本概念•二、时间管理的重要意义•三、时间管理的基本策略•四、时间管理的统筹技巧•五、管理技巧的具体应用今晚主题一、时间管理的基本概念•“时间管理”——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标的行为。•目的：通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。二、时间管理的重要意义一个人的成功与否，成长快慢关键在于时间的管理人生就是由短短的几十年所组成，在人的一生中，人最宝贵的财产就我们每天所打发的时间，生命的品质就在于我们如何充分利用时间。鲁迅先生说：“时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。”管理时间就像管理生命一样重要。三、时间管理的基本策略如何才能作有效的时间管理，我们首先必须清楚地问自己，我到底要什么？我每天到底做什么？我为什么而做？一定要清楚自己人生的目的和目标。每天上班后，用5分钟时间将今天的工作归纳一下，（有必要的话可以建立工作列表，随时记下要做的工作，所有事情一目了然。）•注意：区分轻重缓急，先做重要的事情，注重效率更注重效果。按照事务的类型来安排时间。大致来说，事务可以分为四种类型：•①紧急而且重要。•②重要但不紧急。•③紧急但不重要。•④不紧急也不重要。重要度是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的价值观1.明确你的价值观2.确定你的目标3.对你的目标按优先级排序4.明确你的任务5.对任务按优先级排序•价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动。•每天首先着手最重要的工作。一般而言，我们每天都必须处理许多事务。不少人错误地认为，他们可先处理好最次要的事激励自己，最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。把它拖到最后来干，经过一天的工作，大都已疲惫不堪，很难有足够的精力来考虑它，时间也不会很多，想把它做好很难。这样做的根本原因，是因为内心深处有畏难情绪，回避最重要的工作。作为一名出色的管理者，一定要克服这样的心理倾向，首先着手最重要工作，用足够的时间精力来处理它，并把它办好。•每天留些“机动时间”。我们容易犯这样的错误：用各种活动把一天的时间表排得满满的，以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。如果出现意外情况，就不得不放弃计划中的工作，来处理突发事件，而今日未完成的工作，就必须加进明日的工作表中。工作是一场马拉松，而非短跑，如此给自己加压，日积月累坚持不了多久。因此，我们应每天留些“机动时间”，即使没有发生突发事件，也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题；也可考虑一天工作中的得失等。这样，我们就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作，从容地面对明天的挑战！四、时间管理的统筹技巧【案例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：•8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。•10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。•10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。•11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。•吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。•14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。•16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。•16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。•已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序，就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。时间处理原则•一次结清，同一类的事情最好一次把它做完；•实际花费的时间总比预计的长；–凡是可能出错的都会出错；–每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；–为突发事件预留时间；•日常性事务维护原则；–做好数据库清理与更新等基础工作•要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾；•每一分钟每一秒做最有效率的事情；•时间被占用说“不”原则；•有效授权并权责分明；五、管理技巧的具体应用•一、树立正确的时间价值观•首先解决思想认识问题——人的行动是受思想支配的——思想方法决定行为模式•牢固树立时间的价值观——时间就是效益——时间就是金钱——时间就是生命你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？时间价值的计算•（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值•时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。•（2）钱是一分一分挣来的•钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）1—2小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高10—30%，显然，这是十分困难的。•（3）时间需要规划•规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。0.9859.0413.21000000.8450.2351.2850000.7444.3309.9750000.6438.4268.6650000.5432.5227.3550000.4426.6186.0450000.3420.7144.6350000.2514.76103.3250000.158.8662.015000每分钟的价值（元）每小时的价值（元）每天的价值（元）年薪（元）成本价值计算0.4929.5206.6500000.211.882.6200000.0985.941.3100000.0492.9520.6650000.00980.594.131000每分钟的价值（万元）每小时的价值（万元）每天的价值（万元）销售额（万元）收入价值计算二、做好时间管理的长短期准备•长期准备——购买工具书/增加知识储备/提高能力——训练你的快速阅读能力——把常用的文件/文具放好——养成存放思想档案和作记录的习惯•临时准备——明天的工作前晚进行优先级排序——将相关的工作列在一起——把工作计划放到随时可见的地方——每天早晨比规定时间起早十分钟——做好正式工作前的准备工作三、为高效的时间管理，培养良好习惯•要培养的好习惯——利用各种装备如电话/信件等节省时间——把最困难的事放在效率最高的时候——利用零碎时间处理例行性事务——每晚沉思片刻/回顾与总结四、培养与外部产生联系时的应变能力•与外部产生联系时的应变能力——站着接待一向健谈的来访者——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者——管理电话——如遇琐事缠身能快速摆脱五、明确目标，做好计划•明确目标–——你为什么工作–——你要达到什么目的避免—工作千头万绪—眉毛胡子一把抓—被动工作—跟着感觉走哈佛的调查•哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：有清晰且长期的目标有清晰但短期的目标有较模糊目标无目标10%60%27%3%25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会各界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界60%10%3%27%二十五年后：请闭上眼考虑3分钟•一生的梦想•１０年内想完成的事•５年内想完成的事•今年内想完成的事•这个月想完成的事•今天想完成的事七、分清轻重缓急，运用“四象限”分析法，对时间进行管理道具：——铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？小实验紧急不紧急重要A（碎石型的事务）•危机•急迫的问题•有期限压力的计划B（石块型的事务）•发掘新机会•规划•改进产能•建立伙伴关系•防患于未然不重要C（细沙型的事务）•不速之客的接待•某些信件、文件、电话的处理•某些会议的出席•某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）•一些可做可不做的杂事•一些不必要的应酬•有趣的活动一件工作，为什么你要一天才能完成而别人只需要半天甚至一个小时就能完成呢？为什么有时候你感觉自己在天天忙碌，而似乎没有任何成果，工作总是裹足不前呢？在工作中，这些问题也许总是困扰着你，而且久而久之如果总是效率低下还会影响到自己的工作业绩。所以，提高工作效率是一个刻不容缓的问题。下面就是非常实用的提高工作效率管理方法：1、选择合适的人进行工作决策在对工作进行决策时，应该选择有相当技术能力或业务能力的员工进行决策。一些员工由于技术或经验的欠缺，在进行决策时，会对工作造成错误的指导。如果方向错了，做再多的工作也没有意义，工作效率更是无稽之谈。2、工作成果共享有时我们会发现，自己做的工作可能是其他员工已经做过的。有时查找一些资料，辛辛苦苦查找到了，结果发现另一位员工以前已经查找过了，如果当初向他咨询，就不必费这么大的劲了。将员工的工作成果共享，是一个很重要的问题。特别是对于员工较多的公司，这一点尤其显得重要。管理者可以利用部门内部的办公例会让大家介绍各自的工作情况；另外，对一些工作成果资料要妥善的分类和保管，这些都能达到工作成果共享的目的。3、遇到难题寻求帮助有时我们会面临一些难题，如果您陷在一个思路中，可能会空耗时间，这时不妨同他人沟通一下，听听别人的见解，或许有更多的解决思路。4、分解复杂工作如果遇到难题就一筹莫展，那就是在浪费时间。对复杂的工作，善于分解，分而治之。如果做不到，可以寻求他人的协助，或暂时搁置。等经过酝酿之后有了思路再做，有些难题可能在你放松思考的时候会迎刃而解。5、给自己适当的压力适当的压力如果使人精力集中，反而会更轻松的解决问题。过大的压力让人烦躁，就会影响我们的身心健康了。但大多数情况，对压力的反应在于我们自己的意识，而责怪环境或公司肯定无济于事。所以，面对压力最好暗示自己，激发积极的心态。