时间管理与自我管理

主讲老师：娄萌时间管理与自我管理小故事有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道了，在这个紧要关头最主要的是我要跑得比你快。”课程结构1、时间管理概论2、时间管理之道3、浪费时间的解决方法4、人生目标管理5、突破思维格局时间管理概论时间的意义2.时间对您意味着什么1.您有足够的时间吗3.您如何对待时间4.您还有多少时间时间圈假如每一个人60岁退休，把这60岁减去你现在的年龄，计算一下，你还剩下多少小时。岁X220工作日X8小时60岁现在年龄退休年龄时=至退休前的工作时间小时X220工作日X3小时=X145工作日X12小时=小时小时至退休前的工作时间你的时间资产小时__时间盘点典型的错误工作作风产生原因：不知道把时间花到什么地方处了不知道完成一项任务需要多长时间不知道迄今为止所表现出的工作作风的优缺点不知道哪些因素防碍自己的工作业绩所以我们要对我们的时间进行盘点1、时间利用分析2、时间损失分析3、耗时因子分析时间盘点时间消耗的测量时间损失的错误根源不必要损耗时间的原因时间管理方法清单活动时间价值分析干扰打断时间盘点的步骤时间管理的致命禁忌A.迷惑：目标是什么？B.犹豫不决：我们该做什么？C.精力分散：精神和体力超负荷？D.消极拖延：可以等明天？E.完美主义F.逃避G.打扰时间管理的发展第一代——备忘录型第二代——事先规划安排行程第三代——规划、制定优先顺序，操之在我第四代——强调一切以自然法则为中心的罗盘理论案例分析我叫王力，现在一家公司担任销售业务主管，自从我担任这个销售业务主管工作以后，每一天都感觉非常的疲劳，而且我的上司，销售经理对我的绩效好像还不是很满意，所以我今天想把制订的一份计划出来与大家分享一下，请大家指正一下我的工作中有哪一些不足。昨天晚上，也就是星期天的晚上，我自己在家制订了一个一周的工作计划。今天上午一上班，一进办公室，首先第一个先修正一下我的计划，然后再做今天一天的工作计划，下面是我的一天工作计划的一个清单。①首先我今天必须拿出3个小时的时间来制定一份与华金公司价格谈判的工作准备，同时还要做出跟他签约的准备；②我还要拿出2个小时的时间做一份给中实公司的合作协议书，而且要在下午上班之前传给对方；③另外我还要用将近1个小时的时间通过电话拜访十二个客户；④中午的时候我要和我的销售经理共度午餐，大概用1.5小时来探讨一个关于促销的活动；⑤同时我还要阅读一下公司里的内部文件，内部刊物这大概要10分钟时间；⑥同时因为我并不是每时每刻都在办公室，我还要接听一下我的电话留言，并且做一下记录，这大概要15分钟；⑦我还要把我的一些工作文件整理归档，我估计要1小时的时间；⑧同时今天还有一个工作计划的改动，原订于周五的一个业务工作会议，被调整到今天下午的三点钟；⑨同时还要处理一下我的一个大客户他原订于本月5号要到的货没有到，我要处理这个事情，这两件事总计要2小时的时间；⑩同时还要跟我的业务人员共同讨论一个索赔的案件，这个要占用我1小时的时间；⑾而早上我刚进办公室的时候，人力资源部的经理找到我，说在明天上午前一定要我把新员工的工作表现报告写出来交给他，我考虑最起码要占用我1小时的时间；⑿另外我在写今天的工作计划时，我的经理进来了，要求我今天必须拿出近三个月的业绩报告。我没有细算，也没有仔细看具体今天要用多少时间，但我知道我今天恐怕又是一个不眠之夜了。第一步:将各项工作按其价值的大小一分为二，1、2象限为重要；3、4象限为不重要。第二步：根据各项工作的完工期限，远近分为1、4为急迫的；2、3为不急迫的。紧急重要Ⅰ紧急又重要Ⅱ重要不紧急Ⅲ紧急不重要Ⅳ不重要不紧急Ⅲ造成干扰的事、电话信件、报告某些会议许多迫在眉捷的符合别人期望事四象限工作性质分析不急迫急迫不重要重要Ⅳ忙碌琐碎的事某些信件某些电话浪费时间逃避性活动Ⅰ紧急状况危机迫切的问题限期完成的工作Ⅱ准备工作计划预防措施价值观的澄清人际关系的建立保持身体健康第三步：对王力的工作定位，并分析工作现状重要不重要急不急与华金公司的讨论定价3H中实公司的合作意向书2H天际公司的货未到问题？上级要求上报三个月的业绩报表2H周五业务会提前1H品质部明天要顾客意见反馈总结报告1H共进午餐，讨论促销会1.5H商讨索赔案处理1H阅读内部刊物10分钟打电话给12客户30分钟聆听电话留言10分钟完成文件归档1H第四步：问题与措施第一象限：抓紧做；返回第二象限第二象限：重点做,按计划步骤做；为明天准备第三象限：不花时间；少花时间；授权部下做第四象限：平衡好被支配的事情；不被迷惑，争取自由返回一、二象限将4个象限时间合理的科学配置，将会遇到六项阻力，第五步时间价值=工作价值阻力控制计划组织决策指挥信息传递第六步：系统思维面对变化的环境——应变能力要强——突出第二象限管理法，牢牢抓住关系企业持续发展，价值创造的大事，上下左右系统思维——步调一致第七步有效运用工作日程管理表分析每项工作的性质，排出优先次序将每天工作内容列入表格拟定处理对策时间管理之道最适状态效率方式效益时间管理之道A、生物节律识别生物节律体力周期23天情绪周期28天智力周期33天B、设定目标：规划好您的人生与事业设定目标的意义找到目标境况分析目标表述总结与评估C、4D原则(DropitorDeleteit)----是否有必要(Delayit)---为什么是现在(Delegateit)---为什么是我？(Doit)----亲自做D、授权11.等待批示2.问3.提出你最好的想法4.自已判断，让我知道你做了什么5.自已判断，定期报告。6.自已判断，不用报告。授权水平等级E、阿尔卑斯山方法（A）列出任务—第二天想要完成和必须完成（L）估计工作需要的时间（P）60：40规划—预留机动时间经意外事情（E）决定优先、删减和授权（N）事后检查—将未完成的任务转移F、帕雷托时间管理原则（80/20）得到20％的效果得到80％的效果产出造成消耗80％的时间消耗20％的时间投入帕雷托时间管理原则（80/20）G、ABC法则A级任务B级任务C级任务极其重要数量占15％价值占65％自己干，不授权重要性一般数量占20％价值占20％策略性规划，规定期限不太重要，不重要数量占65％价值占15％授权、删减任务消耗100％35％15％65％85％100％浪费时间的解决方法浪费时间的原因害怕冒犯别人希望保持消息灵通自我膨胀享受社交的乐趣解决方法阻绝干扰集合电话电话干扰的原因及解决方法不速之客的原因及解决方法（1）延后处理（2）把访客转交给别人（3）另外安排时间（4）学会过滤（5）不要让别人找到你用人不当的原因及解决方法1、公司雇人程序出了错2、该职位提供了不正当的训练1、教导员工善用时间2、提升员工时间管理的成本意识社交闲谈的原因及解决方法（1）过滤访客与电话（2）衡量办公地点是否恰当（3）设置一些暗示社交时间的结束技巧权责混淆的原因及解决方法权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定权责对等沟通不良的原因及解决方法1、不明白事情的重要性2、没有时间3、没有倾听4、沟通的目的不明确5、时机不当6、沟通的机会不够（1）学会倾听（2）使用恰当的字眼（3）运用非语言式的沟通进度失控的原因及解决方法进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告。解决的方法就是拟定计划。什么时候完成什么事情，由谁来执行，完成以后谁汇报等程序，拟定详细的计划。会议耽误的原因及解决方法会议没有适当的准备，或者没有会议目的会议没有议程开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会开会没有计划会议过多或会议时间过长不能准时开会，或者不能准时散会开会时有外来干扰讨论脱离议程的内容浪费时间会议没有结论，甚至会而无议，议而未决没有追踪对会议的执行情况1、会议要有目的，没有目的就不开会2、召开会议首先安排会议的议程3、对找错人参加，参加的人数太多，太少的解决方法4、安排适当的计划5、会议的时间和次数要适当6、务必准时开会与散会7、应付干扰、提高效率的办法就是制定规则8、对于脱离讨论议题的解决方法9、会要有议，议要有决，决要有行10、追踪会议决议的执行搁置的原因及解决方法不明白问题所在没有目标，优先的次序、完成的期限不明确没有自我奖励遇到急事立刻反应桌上一片混乱，没有条理缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性没法把事情分派出去，授权不当接受干扰变更优先程序不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成1、应明白问题所在2、对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法3、自我奖励4、遇到急事不立刻反应5、对于桌上一片混乱，没有条理的解决方法6、对于缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性的解决方法7、学会授权8、排除干扰9、保持优先程序10、对于不完全和不可靠的资源妨碍工作的完成的解决方法危机应付的原因及解决方法不明白事情的重要性没有预期会发生问题反映过度把问题当危机看忙着救火做事拖延工作时间预算的不切实际机械故障，人为错误部属不愿透露坏消息因重要人物提出要求而引起的过度反应进度失控1、解决方法是记录危机工作日志，分析危机的来源、原因、重要性以及可控制的因素2、把潜在的问题列出来，根据严重性及可能性分门别类，然后提出可能的防范的措施，或不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。3、反应不要过度4、事前预防5、做事不拖延6、工作时间预算的要切实际7、减少机械故障、人为的错误8、部属要透露坏消息9、因重要人物提出要求而不要引起过度的反应10、进度的失控要防范事必躬亲的原因及解决方法1、管理人员的上级引导学会让他独当一面不断地教他要接纳错误，从错误中学习引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制2、管理人员自身应注意学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一具阶段完成，而不要一次性的赋予他们更多的任务或事情人生目标管理人生的领域心心灵净化理财规划休闲艺术家庭和谐身体健康事业工作心智成长人际关系Specific具体的Measurable可衡量的Achievable可实现的Relevant与价值相关的Tractable可跟进的SMART目标目标设定的步骤1、强烈的欲望2、信念、信仰、信心3、白纸黑字写下来4、要问自己怎么做5、分析现在的位子6、你有哪些障碍7、所需要的知识8、谁是你的客户9、坚持不懈的努力21项时间管理策略1、确定明确的目标2、这些目标要去分割、量化3、方向大于效率4、目标要与价值观吻合5、明确详细的计划6、每天的目标必须完成7、辅助方案8、固定的时间做计划9、每一件事情都要设定期限10、马上行动11、辨清事情的轻、重、缓、急12、把重要的事情办成很紧急13、改变自我的意向14、专心专注于每一件事情15、遵循40/30/30法则（被动/主动/突破）16、第一次就把事情做对17、检讨是成功之母18、做最有价值的事情19、每天30分钟独处时间20、注意行动的姿态21、把握痛苦和快乐的杠杆突破思维格局思维方式与思维系统电灯是否发光，首先取决于所在的电路系统是否正常，同样，我们能否卓越，首先取决于我们的思维系统是否卓越。思路决定出路，思维的广度和深度决定人生的高度。人生的状态心壳：外圆内方心幔：积极心态心核：以德为先思维最佳状态：灵从心动、心思则动、动之则灵爱——拥有快乐人生的根源