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时间管理——工作效率提升的关键112014-06-2312内容提要一、什么是时间管理二、为什么要进行时间管理三、检讨自我的时间管理现状四、时间管理的方法和技巧五、消灭时间盗贼的好习惯六、总结12一、什么是时间管理12什么是时间？时间是一切事件过程长短和发生顺序的度量。时间更是生命的度量。大自然中生物的生命时间浮游——朝生暮死；寒蝉——春生夏死；海龟——生存500年；彭祖——八百八十岁。12我们有多少时间？人的生命时间：正常状态——寿命73岁9个月虐待状态——寿命36岁9个月悲观状态——寿命53岁6个月乐观状态——寿命84岁11个月我们的时间是有限的，我们必须做每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们必须利用时间，否则时间利用我们。12习惯思维：时间管理的对象是时间一、时间本身并不需要管理，因为每个人每天所拥有的时间都是一样的（每天24小时）。二、所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善于运用及分配你自己的时间。什么是时间管理？12本质：时间管理就是自我管理，自我管理即是改变习惯,以令自己的工作更富效率,更富效能。把事情很快地做完,叫做效率；把事情很快又很对地做完,叫做效能。时间管理的本质：13二、为什么要进行时间管理8我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？按照80岁计算，1-20岁、60-80岁——忽略不计，余40年项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7一日三餐2.5小时4.2年22.5交通1.5小时2.5年20电话1小时1.7年18.3看电视、上网3小时5年13.3看报、聊天3小时5年8.3刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6休假、白日梦闹情绪、身体不适2小时3.3年3.313对个人而言：个人的生命是有限的，工作时间更加是有限的。而工作是无线持续的。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧，它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，在有限的时间内创造更大的价值，更好地实现自己的人生目标。而不致在忙乱中迷失方向。二、为什么要进行时间管理13对管理者而言：员工的工作效率是可以提高的。不是每个技巧都适合每个人、每种情况，但只要试着去努力改善，就会创造奇迹。如果我可以教每个学员增加5%的效率，那么你送20个人来参加培训班，就等于你不花一毛钱就多了一个员工：一个你不必面谈、训练的员工。二、为什么要进行时间管理13我们是否经常遇到一下情况：1、我是否难以按照承诺时间完成任务？——无计划（忙）2、我是否难以说清一天里干了些什么？——无计划（茫）3、我是否经常会忘记接下去准备做的事？——无计划（盲）4、我是否常常越权处理？（对管理者而言）——事必躬亲5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？——分配不当6、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？——拖延症7、我是否做了实际上不需要做的事？——有求必应8、我们手头上的工作是否经常被打断？——不善于拒绝三、检讨一下我们目前的时间现状13如果其中有3项以上出现在你的身上，你已经掉入时间陷阱如果其中有5项以上出现在你的身上，你已深陷时间陷阱的泥潭三、分析一下我们目前的时间现状13请列出平时最浪费时间的三件事：1、2、3、三、分析一下我们目前的时间现状13一、工作日志法在前一天工作结束前把第二天的工作以清单的方式罗列出来，同时在第二天工作结束以后要对各罗列事项完成情况进行检讨，以便做好下一天的工作计划（清单罗列）。每天罗列的工作不需要太多，一般6-8条，排好先后顺序。该方法是时间管理最基本、最原始的方法，同时也是最简单易行的方法，实际上就等于做每天的工作计划和工作总结，该方法最大的优点是便于操作，执行最大的难点是长期坚持已养成习惯。四、时间管理的方法和技巧13一、工作日志法四、时间管理的方法和技巧13二、优先排序法（4D法则）重要性四、时间管理的方法和技巧第一象限：重要而不紧急第二象限：重要且紧急第三象限：不重要且不紧急第四象限：不重要但是紧急紧急性13二、优先排序法（4D法则）重要性四、时间管理的方法和技巧重要而不紧急：计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查健康检查重要且紧急：设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电不重要且不紧急：有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷不重要但是紧急：有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约紧急性13二、优先排序法（4D法则）重要性四、时间管理的方法和技巧偏重第四类事务，结果•全无责任感•工作不保•依赖他人或社会机构维生偏重第三类事务，结果•短视近利•危机处理•被视为巧言令色•轻视目标与计划•缺乏自制力，怪罪他人•人际关系浮泛，甚至破裂紧急性偏重第一类事务，结果•压力•精疲力竭•危机处理•忙于收拾残局偏重第二类事务，结果•有远见，有理想•平衡，纪律•自制•少有危机13二、优先排序法（4D法则）重要性四、时间管理的方法和技巧无用人•繁琐的工作•某些信件•某些电话•浪费时间之事•有趣的活动无聊人•不速之客•某些电话•某些信件与报告•某些会议•必要而不重要的事•受欢迎的活动紧急性压力人•危机•急迫的问题•有期限压力的计划从容人•防患未然•改进产能•建立人际关系•发掘新机会•规划、休闲13二、优先排序法（4D法则）重要性四、时间管理的方法和技巧紧急性Diarize（定出做的时间）变为Doitlatter（呆会做）Doitnow！（马上就做）Don`tdoit.（别去做了）Delegate授权别人去做13二、优先排序法（4D法则）重要性四、时间管理的方法和技巧无用人无聊人紧急性压力人从容人13三、简化步骤法该方法源自于著名的“崔西定律”崔西定律：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25，所以要降低工作难度必须首先简化工作流程。”所以减少工作所需的步骤，可以大大减少完成工作的难度，进而节省工作时间，提高工作效率和效能。四、时间管理的方法和技巧13四、日清日高法该方法源自于著名的“巴金森法则”巴金森在其所著的《巴金森法则》中写下这段话：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。日清日高，讲的就是当日事当日毕，工作不能拖延且要形成闭环（PDCA）。这样才能在有限的时间内提高工作效率和效能。四、时间管理的方法和技巧13五、适当拒绝法当我们的工作被无休止的会客、访谈、电话、甚至是闲聊打断和干扰时，我们可以根据工作需要，适当拒绝其中的某些行为，因为有些工作只是别人对我们工作的打扰，对我们做好工作没有任何帮助。四、时间管理的方法和技巧13六、80：20法把自己的主要工作经历和效率最高的时间段留给20%四、时间管理的方法和技巧80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物13七、关注自己的效率曲线：应当把比较重要的事情放到你精力充沛的时间去做，然后再做那些较次要的事情。当你的工作效率低的时候，你可以休息一会儿。比如，你所约见的人没到或你所需要的材料正在打印中。四、时间管理的方法和技巧13关注自己的效率曲线四、时间管理的方法和技巧13五、消灭时间盗贼的好习惯AreyouawareofTIMERobbers?你了解“时间盗贼”吗？在不经意中把你的时间消耗掉，他就是时间盗贼13准备与组织方面1.保持办公桌面整洁，布置好工作区域，可以随时快捷拿到任何东西。2.要存档的资料不要堆摞。3.强调时间观念，随时问自己是否在做正确的事，是否能有更好方法。4.制定任务表，按轻重缓急排序，坚持按计划做。5.凡有可能，一定要将工作授权，委托或转交给他人去做。6.设定可行期限，开始之前先测工作量，绝不做没时间做的事情。7.为自己保留专门时间。五、习惯（一）13在进行一项工作时8.工作一旦开始，结束前不能开始另一项工作，不能每件事只做一点。9.第一次就按正确的方式把事作好。10.培养最后检查习惯。11.每份文件只处理一次。没目的不要拿起任何文件。没做任何事不要放下这份文件。12.培养每天在固定时间做固定事情的习惯。如收信或日志等。13.为将事情做完，宁愿牺牲“完美”。五、习惯（二）13说“不”14.学会对自己无益的要求说不。说“不”不一定会得罪他人。15.不能因做没时间做的事让工作质量受损。16.向对方展示你正在做一项重要工作中。17.向对方提供其它选择方案。五、习惯（三）13停止拖延18.现在决定而不是以后，当时解决问题或将问题列入工作单。19.给工作规定最后期限。20.不要在决定小事上耽误时间。21.请他人帮助定期检查自己工作进程。22.最不想做的工作最先做。23.将一项工作细分成若干小工作。五、习惯（四）13克服干扰24.考虑有谁需要找你，决定可以允许谁能谁不能打搅你。25.需要时关上门。26.直截了当问对方找你何事。27.将某些要求转交他人处理。28.在正在进行的工作打一记号，干扰过后立即恢复被干扰的工作。29.与来人说话时站立或坐在桌沿。30.有事到他人房间谈话，可以随时出来。31.有可能限制来访者人数。五、习惯（五）13高效开会32.设计会议议程。33.只邀请必要人士参加。34.准时开会。35.确定时间限制。36.讨论按议题进行。37.确定行动责任人和跟进时间。38.参加会议前确认自己有无必要出席。五、习惯（六）13打电话39.有可能请他人帮你筛选来电。40.先回重要来电。41.如果有人能做，将来电转交他人处理。42.集中在一个时间内打电话，不要因分散打电话将自己完整的一天分散。43.寒暄但不要闲谈。意识到他人的时间同样重要。44.电话前先写下讨论要点，打电话时不要跑题。45.意识到正在消失的时间，控制谈话。46.正事谈完礼貌结束电话。五、习惯（七）13利用等待47.不要花过长时间等人。48.利用等待时间阅读信件或工作报告。49.随身携带纸笔草拟计划，构思，写信或完成某些次要工作。50.携带小型录音机收听信息或录下对工作的想法。五、习惯（八）13合理安排时间，就等于节约时间。——培根时间就像海绵里的水，只要愿挤总还是有的。——鲁迅浪费别人的时间是谋财害命，浪费自己的时间是慢性自杀。——列宁时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。——鲁迅把活着的每一天看作生命的最后一天。——海伦·凯勒一年之计在于春，一日之计在于晨。——萧绎时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。——赫胥黎勤奋的人是时间的主人，懒惰的人是时间的奴隶。——朝鲜谚语人的一生是短的，但如果卑劣地过这一生，就太长了。——莎士比亚花絮：关于时间的名言警句13今天我们主要介绍了一些时间管理的最基本的理论知识，关于这个专题，已经积累的丰富而完善的知识，大家可利用多种渠道学习，时间是最宝贵的资源，希望大家能珍惜她，用好每一分每一秒。推荐讲师：卢绪文：时间管理专家，著有《时间管理改变命运——从加薪不加班到有钱又有闲》推荐书籍：《高效能人士的七个习惯》——史蒂芬·柯维六、总结13六、总结13祝大家每一天都过得充实而有意义！13谢谢118