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董成杰dongchengjie@163.comOffice办公软件第6章—文档处理的综合应用本章学习内容6.1文档审阅和修订6.2应用样式6.3大纲视图中的文本格式6.4使用文档结构图6.5使用阅读版式视图6.6脚注尾注6.7编制文档目录6.8邮件合并及域的使用文档处理的综合应用本章将通过一些具体的应用案例，介绍Word软件在我们日常生活和工作中的一些实用技术。通过本章内容的学习使同学们掌握对文档审阅和修订的能力；长文档的编辑和处理的能力；批量处理包含较多重复信息文档的能力。引例6.1文档审阅和修订文档的审阅与修订可以使在电脑中批改文章与在纸上同样的方便。6.1.1修订和批注启用修订功能时，每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。当查看修订时，可以接受或拒绝每处更改。批注框：显示对文本及非文本对象的插入、删除、格式更改和批注。修订：显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的位置标记。批注：作者或审阅者为文档添加的注释或批注。Word在文档的页边距或“审阅窗格”中显示批注。选择菜单【工具】→【修订】命令，可进入修订状态并在屏幕上显示“审阅”工具栏。前一处修订或批注后一处修订或批注接受所选修订拒绝所选修订插入新批注审阅窗格修订6.1.2编辑时标记修订一般来说在修改其他人的文章时，显示修改的内容利用原作者参考。实施步骤(1)打开需要修订的文档。(2)在“工具”菜单上，单击“修订”。(3)在启动修订功能时，文档底部的状态栏会显示“修订”。当关闭修订时，“修订”就会变暗。(4)按照任务要求对文本内容进行修订。6.1.3接受或者拒绝修订对于文档中的修订，作者可依据自已的意愿决定是否接受。接受可单击“审阅”工具栏中的“接受所选修订”按钮。拒绝可单击“审阅”工具栏中的“拒绝所选修订”按钮。如果接受全部的修订，可单击“审阅”工具栏中的“接受所选修订”按钮右侧的箭头，在下拉菜单中选择“接受对文档所做的所有修订”命令。如果拒绝全部的修订，可单击“审阅”工具栏中的“拒绝所选修订”按钮右侧的箭头，在下拉菜单中选择“拒绝对文档所做的所有修订”命令。6.2应用样式“样式”就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。6.2.1对文字应用不同的样式如果要改变文字的样式，可应用已有的样式，又称为内置样式。也可以创建新的样式，然后再应用。由于样式可以反复使用，所以应用样式对文档进行格式设置，既可使文档具有一致的外观，又可以大大提高操作效率。显示或隐藏样式和格式任务窗格在“格式”工具栏上，单击“样式和格式”按钮。使用样式使用样式对段落进行格式化，最简便的方法是使用“格式”工具栏的“样式”列表框。首先将光标移至该段落中，或选中要格式化的段落，（在对字符应用样式时，选中相关字符）在“样式”列表中选择需要的样式。也可以为所要描述的对象先选择好“样式”然后在输入内容。6.2.2修改样式若要快速的更改具有特定样式的所有文本，可以重新定义样式。例如，原标题1的样式是宋体、二号、加粗、左对齐，可以将其改更改为黑体、四号、加粗且居中对齐或其他样式。这样就不必重新设置文档中每一个标题的格式，而只需改变对应样式的属性就可以了。6.3大纲视图中的文本格式大纲视图主要显示文档的层次结构，如章、节、标题等。这对于长文档来说，可以让用户清晰地看到它的概况简要。在大纲视图中，Word简化了文本格式的设置，以便将精力集中在文档结构上。6.3.1认识大纲视图在Word中，每一级标题都已设置为相应的内置标题样式（“标题1”到“标题9”）或大纲级别（1级到9级）。可以在标题中使用这些样式或级别。如果想改变标题样式的外观，可以更改其格式设置。6.3.2利用大纲视图创建文件结构提升到标题提升降低大纲级别降为正文文本只显示首行折叠展开显示级别显示格示我们在编写长文档时，首先创建好文件的结构十分重要。例如编著书稿时一般要先确定要写的章节的结构，如章为一级标题，节为二级标题。具体方法如下：1.在一个新的文档中，切换到大纲视图。2.输入每一个标题，然后按Enter。Word将按照内置标题样式中“标题1”的样式来设置标题。3.若要为不同的级别指定标题并应用相应的标题样式，请将插入点置于标题中，然后在“大纲”工具栏中单击“提升”或“降低”，将标题调整至所需级别。4.若要将标题移动到不同的位置，请将插入点置于标题中，然后单击“大纲”工具栏上的“上移”或“下移”，将标题移动至所需位置（标题的从属文本随标题移动）。5.如果对当前的布局满意，则切换到普通视图、页面视图或Web版式视图来添加详细内容。6.4使用文档结构图“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档快速进行浏览，同时还能跟踪在文档中的位置。文档结构图窗格文档文档结构图使用“文档结构图”浏览文档文档标题的格式必须设置为内置标题样式或相应的大纲级别，以便在“文档结构图”中显示。选择菜单【视图】→【文档结构图】命令可打开或关闭“文档结构图”。选择要显示的标题级别，请执行下列操作：若要显示特定级别或该级别以上的所有标题，可在“文档结构图”中用鼠标右键单击一个标题，选择快捷菜单中的相应命令，例如，单击“显示至标题3”可显示标题级别1到3。如果要折叠某个标题下的次级标题，请单击该标题旁的减号(-)。如果要显示某个标题的下的次级标题，请单击标题旁的加号(+)。在“文档结构图”中单击一个要浏览的标题。文档中的插入点将会移到选定的标题。6.5使用阅读版式视图如果打开文档是为了进行阅读，阅读版式视图将优化阅读体验。阅读版式视图会隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏。阅览版式视图在Word中，单击“常用”工具栏上的“阅读”按钮或在任意视图下按Alt+R，可以切换到阅读版式视图。因为阅读版式视图的目标是增加可读性，文本是采用MicrosoftClearType技术自动显示的。可以方便的增大或减小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中的字体大小。阅读版式视图中显示的页面设计为适合屏幕；这些页面不代表在打印文档时所看到的页面。如果要查看文档在打印页面上的显示，而不切换到页面视图，请单击“阅读版式”工具栏上的“实际页面”。想要停止阅读文档时，单击“阅读版式”工具栏上的“关闭”按钮或按Esc或Alt+C，可以从阅读版式视图切换回来。6.6脚注尾注脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。可用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献。6.6.1脚注和尾注所示的脚注或尾注由两个互相链接的部分组成：注释引用标记（用于指明脚注或尾注已包含附加信息的数字、字符，或字符的组合。）和与其对应的注释文本。在注释中可以使用任意长度的文本，并像处理任意其他文本一样设置注释文本格式。可以自定义注释分隔符，即用来分隔文档正文和注释文本的线条。•脚注和尾注引用标记•分隔符线•脚注文本•尾注文本6.6.2插入脚注或尾注①在页面视图中，单击要插入注释引用标记的位置。②选择菜单命令【插入】→【引用】→【脚注和尾注】，打开“脚注和尾注”对话框。“打开脚注和尾注”对话框③单击“脚注”或“尾注”。在默认情况下，Word将脚注放在每页的结尾处而将尾注放在文档的结尾处。在“脚注”或“尾注”框里进行选择可以更改脚注或尾注的位置。④在“编号格式”框中单击所需格式。⑤单击“插入”按钮。⑥Word将插入注释编号，并将插入点置于注释编号旁边。⑦键入注释文本。6.7编制文档目录通常，长文档的正文内容完成之后，我们还需要制作目录和索引。所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于方便阅读。读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。6.7.1使用标题样式编制目录编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式。如果已经使用了大纲级别或内置标题样式，步骤操作如下：①单击要插入目录的位置。②选择菜单【插入】→【引用】→【索引和目录】。③单击“目录”选项卡。④若要使用现有的设计，请在“格式”框中单击进行选择。⑤根据需要，选择其他与目录有关的选项。6.7.2用大纲级别创建目录如果目前未使用大纲级别或内置样式，进行下列操作：①选择菜单命令【视图】→【工具栏】→【大纲】，显示大纲工具栏。②选择希望在目录中显示的第一个标题或将光标定位在该行中。③在“大纲”工具栏上选择相关的大纲级别。④对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤2和步骤3。⑤单击要插入目录的位置。⑥选择菜单命令【插入】→【引用】→【索引和目录】，打开“索引和目录”对话框。⑦单击“目录”选项卡。⑧若要使用现有的设计，请在“格式”框中单击进行选择。⑨根据需要，选择其他与目录有关的选项。6.8邮件合并及域的使用逐个地创建每封信函、电子邮件、优惠券或听课证等这些具有较多重复内容和格式的文档需要花费大量时间，进行许多重性的劳动。使用邮件合并，Word能够帮助我们批量地处理这些文档，这些重复性的工作由计算机帮助完成。6.8.1邮件合并概述1.定义数据源文件“数据源文件”这一术语含义比较广泛，涵盖了常用的各种文件。例如，MicrosoftOfficeOutlook®联系人列表就是一个数据文件，数据文件还可以是Word创建的表、用Excel电子表格创建的工作表、Access数据库，甚至文本文件。2.在Word中制作主文档在主文档中，添加每个副本中相同的所有信息。例如：信函主文档中，可以插入公司徽标和键入希望所有收件人阅读的邮件内容。3.“邮件合并”工具栏使用菜单命令【视图】→【工具栏】→【邮件合并】，打开图9-17所示的邮件合并工具栏。设置文档类型收件人插入域查看合并数据打开数据源首记录上一记录定位记录尾记录合并到新文档下一记录合并到打印机练习使用邮件合并制作邀请函任务分析这类信函的特点是文档基本结构和文档的大部分内容都相同，仅有少部分的内容不同。过去常用的方法是先将原始函件复印多份，再手工填写收件对象的信息（名称、地址、单位等）这样做即麻烦，信函也不够规范。我们使用Word提供的邮件合并功能，可以快速方便地解决此问题。实施步骤(1)创建邀请函的数据源文档新建一个Word文件，在文件中输入表格内容，并以“邀请函数据表”为文件名保存文件。数据源文件为一个表格，表格的第一行为列标题，从第二行开始每一行称为一条记录。序号姓名性别单位通迅地址邮政编码1张慧玲女北京广立信有限责任公司北京珠市口大街14号1000542刘旭阳男北京华表网络集团公司北京市海淀区路32号1000323于龄生男北京通迅设备厂北京市丰台七条37号院1000614冯仲艳女北京华光自动工程公司北京宣武区菜市口东大街18号100035实施步骤(2)创建邀请函的主文档新建一个文档，输入邀请函的基本内容并进行必要的排版。(3)邮件合并①使用菜单命令【视图】→【工具栏】→【邮件合并】，打开邮件合并工具栏②单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮，打开图9-18所示的“选取数据源”对话框，在对话框中选择并打开前面创建的数据源文件。实施步骤③在主文档中定位要插入收件人的姓名的位置，单击“插入域”命令按钮，打开图9-19所示的“插入合并域”对话框。在主文档中插入“姓名”域。④在收件人姓名后插入称呼。首先定位插入点光标“尊敬和《姓名》”之后，单击“邮件合并”工具栏的“插入Word域”按钮，选择“If…Then…Else(I)…”命令，打开“插入Word域”对话框。根据收件人的性别，确定对收件人应称呼“先生”还是“女士”。合并域选择域名为性别输入比较对象为男如果上述条件为真则返回字符“先生”如果上述条件为假则返回字符“女士”实施步骤⑥单击“邮件工具”栏中的“查看合并数据”按钮，查看数据合并后的结果。单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按扭，生成合并后的新文档，或单击“合并到打印机”按钮将合并结果直接送