采购与供应商管理

采购与供应商管理供应商的选择与评价一、采购与供应的概念二、现代采购管理理念三、建立采购架构与流程四、采购管理的若干要点五、供应商的选择六、供应商的管理七、供应商的控制一、采购与供应的概念1、采购的定义：是指在市场经济条件下，在商品流通过程中，各企业及个人为获取商品，对获取商品的渠道、方式、质量、价格、时间等进行预测、抉择，把货币资金转化为商品的交易过程。具有明显的商业性。2、采购与购买的区别：购买是使用货币换取商品的交易过程；采购应当比购买的概念更专业，含义更广泛，包括购买、储运、运输、接收、检验及废料处理等一、采购与供应的概念3、根据物料获取途径的不同分为：•狭义的采购：就是买东西，企业根据需求提出采购计划，审核计划，选好供应商，经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。•广义的采购：是指除了以购买的方式占有物品之外，还可以通过下列各种途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的。广义的采购主要有租赁、借贷、交换三种途径。一、采购与供应的概念⑴租赁。即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。⑵借贷。即一方以无需支付任何代价的方式取得他人物品的使用权，使用完毕后返还原物品。⑶交换。即以物易物的方式，取得物品的所有权及使用权，不须支付货款。采购与供应的概念4、供应：是指供应商或卖方向买方提供产品和服务的全过程。5、采购与供应的区别与联系采购与供应是两个相辅相成的概念，只有存在采购，表明存在需求，供应才显得有意义；而如果没有供应，也采购不到物品。采购与供应的概念6、采购管理：是指为了达成生产或销售计划，从适当的供应商那里，在确保质量的前提下，在适当的时间，以适当的价格，购入适当数量的商品所采取的一系列管理活动。7、采购管理与采购的区别采购管理是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制，是管理活动，是面向整个企业的，不但面向企业全体采购员，而且也面向企业组织中的其他人员（进行有关采购协调、配合工作的人）。其使命就是要保证整个企业的物资供应，其权利是可以调动整个企业的资源。采购与供应的概念8、采购与采购管理的区别采购只是指具体的采购业务活动，一般是由采购人员承担的工作，只涉及采购人员个人。其使命就是完成采购部门经理布置的具体采购任务，其权利只能调动采购部门经理分配的有限资源。采购管理和采购并不完全一样，采购本身涉及具体管理工作，它属于采购管理。采购管理可以直接管到具体的采购业务的每一个步骤、每一个环节、每一个采购员。采购管理和采购是有联系的又有区别的。一、采购与供应的概念•供应管理：为了保质、保量、经济、及时地供应生产经营所需要的各种物品，对采购、储存、供料等一系列过程进行计划、组织、协调和控制，以保证企业经营目标的实现。•采购管理与供应管理的区别与联系采购管理是以交易为导向的“战术职能”，而供应管理是以流程为导向的“战略职能”。二、采购管理理念•建立良好及长远的供应商伙伴关系•重视更积极及策略性关系–重视长远目标及关系,重视減少总成本•五项“适当”的要求–适当的物料：质量良好–适当的数量：物料的管制，经济订购量，资金的调动–适当的地点：供应商越近越好–适当的时间：按照生产计划–适当的价格：多渠道询价、比价、自行估价、议价二、采购管理理念1、采购的利润杠杆作用的概念含义：当采购成本降低一个百分点时，企业的利润率将会上升更高的比率。举例说明•利润杠杆效应产生的原因采购成本在总成本中占据很大比例•利润杠杆效应的意义通过对比分析表明，降低采购成本的方法用来提高企业利润率比其他方法更为有效。采购部门已经被越来越多的专家视为企业最后一个尚未开发的利润创造源。1、采购的利润杠杆作用采购的利润杠杆作用是指当采购成本降低一个百分点时，企业的利润率将会上升更高的比例。这是因为采购成本在企业的总成本中占据着比较大的比重，一般在50%以上，而这个比例远远高于税前利润率。例如，某公司的销售收入为5000万元，假设其税前利润率为4%，采购成本为销售收入的50%，那么采购成本减少1%，就将带来25万元的成本节约，也就是利润上升到了225万元，利润率提高了12.5%。可见，利润杠杆效应十分显著。上述计算过程为——税前利润=5000万×4%=200万采购成本=5000万×50%=2500万采购成本降低1%，即：2500万×1%=25万则利润增加25万，那么利润率提高=25万/200万×100%=12.5%2、资产收益率作用•资产收益率作用的概念含义：指采购成本的节减对于企业提高资产收益率所带来的巨大作用。资产收益率＝净利润／总资产＝（净利润／销售收入）×（销售收入／总资产）举例说明•采购与供应管理能提高资产收益率的原因采购成本的降低，一方面使净利润上升，另一方面又降低了总资产，使得资产收益率大大提高。3、信息源作用3、信息源作用的含义•出于直接与市场接触，采购部门可以广泛地收听到各种信息，这些信息对销售、财务、研发和高层管理部门都有一定的意义，可以提高企业中其他部门收集到的信息可以间接的为企业做出贡献。4、对企业竞争优势作用•采购与供应管理对企业竞争优势作用采购部门能够保证企业在恰当的时间和地点获得需要的产品和服务，从而保证企业可以及时提供满足客户需要的产品，提高和维系客户满意度。采购作用及要求在现实中，许多企业在控制成本是将最大时间和精力放在不到总成本40%的企业管理费用以及工资和福利上，而忽视其主体部分——采购成本。事实上，产品成本中的材料部分每年都存在着5%～20%的潜在降价空间，而材料价格每降低2%，在其它条件不变的前提下，经资产回报率可增加15%。二、采购管理理念采购的七项基本任务（一）保证企业所需物品与服务的正常供应（二）保证采购的原材料质量（三）控制并减少采购成本（四）建立可靠、最优的供应商配套体系（五）利用供应商参与产品开发（六）管理控制好与采购相关的文件及信息（七）维护本企业的良好形象二、采购管理理念•采购管理工作职能和职责•物资采购实现对整个企业的物资供应，•有四个基本目标：•一是适时适量保证供应；•二是保证原材料质量；•三是费用最省，成本最低；•四是管理协调供应商、管理供应链。三、采购架构与流程计划用料配合销售预防呆料控制用料比例适当存量重点管理(ABC法)存货周转率存料率提高仓库使用率降低成本物尽其用开发替代品余料再使用采购储存成本提高效率处理呆料发挥储存运输功能确保材料品质安全库存合理储存收发管理强化采购管理采购5R存量合理市场行情供应商辅导确保产品质量进货验收增强材料的使用性三、采购架构与流程•信息采集和询价了解规格行情厂家资料替代品资料核定资金预算对象价格整理资料选择议价对象采购架构与流程比价、议价、选择设定目标条件其他厂商比较价格涨跌因素估算其他费用付款条件交货期限信誉度售后服务供应能力寻新厂商或外购采购架构与流程•索样订购检验比较数量与交期买价条件交货时间表订单函寄或传真确定品质和交期供应商回复合适的交期采购架构与流程•交付、结算交期异常控制催交督促收料单品质数量验收核对手续发票抬头和金额预付款或暂借款货款结算采购架构与流程•1、材料特性导向•主料；•辅料和一般物料；•机械设备；•零配件；•工程发包；•外包生产；•2、重要性导向大宗材料(A类材料)由主管亲自采购；常用材料(B类材料)由资深人员采购；非常用材料(C类材料)由被授权者采购采购架构与流程3、采购方式导向:内购外购委托加工外包加工4、功能导向:询价：议价：评审：交付管理：三、采购架构与流程•采购方法种类及实施采购时间:长期固定性非固定性紧急采购预定采购即时现金采购订约方式:订约采购电话采购书信电报试控性订单价格方式:招标采购询/比/议价订价收购公开市场采购三、采购架构与流程•过量采购造成过高的•存货储备成本和资金•积压少量采购则容易产生停工待料而造成再采购成本提高采购量的大小決定生产与销售的順畅与资金的调度.采购架构与流程•如何计定最佳采购量最佳采购量是指从某固定时期內,能确保配合生产所需的物料数量的最低界限。最佳采购量=购备时间×每天使用量+安全存量安全存量=紧急订货所需天数×每天使用量采购时间按采购方式決定:现用现购时,以合理的购备时间決定存货控制时,按存量控制方法決定定量订购制下,到订购点时即行采购时间定期定购三、采购架构与流程前置购备时间：指从下订单给供应商到物料入库的时间段。它包括:•供应商备料时间•供应商生产时间•供应商交货运输时间•进货检验时间•采购适当时间=最低存量•=购备时间×每天使用量+安全存量第四讲：采购管理的要点（一）科学规范采购行为，规避五大风险1、违反国家法律法规，遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；2、未经审批、超权审批，因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；3、请购依据不充分、不合理，审批程序不规范、不准确，导致资源浪费或发生舞弊；4、验收程序不规范，造成账实不符或资产损失；5、付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。第四讲：采购管理的要点•科学管理，强化关键环节管理（二）职责分工与授权审批1、请购与审批；2、供应商的选择与审批；3、采购合同协议的拟订、审核与审批；4、采购、验收与相关记录；5、付款的申请、审批与执行；第四讲：采购管理的要点（三）做好请购与审批控制1、确定归口管理部门；2、建立采购业务授权制度；3、明确采购计划审核、批准制度；4、明确请购、审批、采购、验收、付款等运作程序和流程；5、建立完整的请购计划、采购订单、合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等细节的业务手续。第四讲：采购管理的要点（四）采购的价格控制当采购工作遇到下列六种情形时，需谨慎控制采购价格：–新材料无采购经验；–低价难以确认时；–无法确认供应商报价是否合理时；–供应商单一时；–采购金额巨大时；–价格走势变化快，不便掌握时；第四讲：采购管理的要点•如何进行成本分析；•要求供应商提供产品成本分析资料；成本分析资料应包括下列七项内容：•直接及间接材料成本；•工艺方法；•所需设备、工具；•制造费用或外包费用；•营销费用；•税金；•供应商行业利润；第四讲：采购管理的要点•成本分析的九个步骤方法；确认设计是否超过规格要求；检讨使用材料之特性与必要性；计算各方案的使用材料成本；提出改善建议并检讨；检查加工方法、加工工程；选定最合适的设备、工具、包装；作业条件的检讨；加工工时的评估；制造费用、营销费用、利润空间的压缩；第四讲：采购管理的要点（五）采购与验收控制5项内容1、明确验收准则及程序；2、建立常用大宗物资材料的验收检验规范；3、对单价高、用量大的物资采购，建立严格的比质比价采购监管制度；4、建立供应商供货执行记录，保存有关的检验报告、计量报告和验收证明；5、非经质检人员验收的物资材料，不得接收入库。第四讲：采购管理的要点（五）采购付款的控制5个环节1、严格对采购票据的审查、审核；2、做好大额预付账款（货款）的监管；3、加强对应付账款和应付票据的审核、管理；4、完善不合格品的退货管理制度；5、定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等项目。五、供应商的选择•1、选择标准•质量可靠；技术先进；•价格合理；供货及时；•运距较近；结算有利；•2、选择的根据•客户的要求、企业需求、产品性能要求；•产品品种、规格、质量、性能、价格、批量、包装、供货方式，结算方式；五、供应商的选择•自制生产部件产品的依据•较低的生产成本•供应商不可靠•供应商数目不多•较高的合约监管成本•为了掌控核心技术•较佳的品质控制•平衡生产•避免供应商勾结•保障设计不会外洩•维持或扩充企业规模•对整个生产过程有更多的了解•更能夠掌握整个生产的技术五、供应商的选择•外购、外协、外委、外包零部件生产的依据•需求量不高或不穩定•自制工艺复杂、质量不稳•自制不利于三废处理、环境保护•较低的获取成本•获得技术援助•沒有足夠生产容量或技术人才•避免过量的投资•建立互惠关系•集中主要业务，減少管理成本五、供应商的选择五、供应商的选择•供应商的种类•伙伴型供应商：供应商具有很强的产品开发能力，与之的采购业务对本公司非常重要，采购产品的处于寡头垄断市场•优先