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《采购与供应链管理》复习题1．采购的基本任务是什么？随着现代企业内外部竞争状况的日趋激烈，采购在企业当中所起的作用也日渐加大，任务也愈加繁重。归纳起来，企业实施物品采购的基本任务是以下几点：（一）保证企业所需物品与服务的正常供应，以便使本企业生产及其他经营活动顺利进行。采购活动是企业组织生产、经营活动的初始阶段。采购物品的品种、规格、数量、质量、价格、交付情况等直接关系着企业的生产、运输、储存、销售等环节的质量和效率，没有采购的物品或采购的物品不能满足需求，企业的生产、经营就得不到必要的物质保证。（二）不断改进采购过程及供应商管理过程，以提高原材料质量。如果所采购的原材料有质量问题，将会直接影响到产品的质量。在采购中要彻底保证采购的质量，以求防患于未然。企业应与供应商达成明确的质量保证协议，以明确规定供应商应负的质量保证责任。同时，要定期对供应商的质量体系进行评价。（三）控制、减少所有与采购相关的成本，包括直接采购成本和间接采购成本。直接采购成本即原材料、零部件的采购价格的控制与降低，可采取提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化采购、与供应商共同开展改进项目等多种途径。间接采购成本控制与降低包括缩短供应周期、增加送货频率、减少原材料库存、实施来料免检、循环使用原材料包装、合理利用相关的政府有利政策、避免汇率风险等。（四）建立可靠、最优的供应商配套体系。一方面要尽量减少供应商的数量，使采购活动尽量集中；另一方面又要避免依赖独家供应商，防止垄断供应的风险。（五）利用供应商的专业优势，积极参与产品或过程开发。这是将供应商纳入企业自身整体经营的最为有效的措施。一个企业要想在激烈的市场竞争中生存下去，必须不断地推出新产品，而任何产品的开发没有采购以及供应商的参与和贡献几乎是不可能的。如果供应商的专业优势得以充分利用，将给企业自身的产品开发、生产甚至经营带来巨大的好处。20世纪80年代初期美国IBM公司在其供应商Intel（英特尔）的合作支持下开发的256K-RAM处理器就是一个明显的例子。（六）管理控制好与采购相关的文件及信息。这些文件及信息包括程序性文件、作业指导书、供应商调研报告、供应商考核及认定报告、图纸及样本、合同与订单、供应商发票等。（七）建立维护本企业、本公司的良好形象。因为采购是企业的对外工作，同销售工作一样，采购在很大程度上代表着公司。因此，公正、良好的态度有助于发展同供应商的合作关系，树立公司的优秀形象。除以上几项基本任务外，从采购管理的角度讲，还应包括：制定并实施采购的方针、策略、目标及改进计划并进行采购；供应商绩效衡量，建立供应商审核及认定、考核、评估体系；开展采购系统自我评估，同其他单位的采购进行行业水平比较，不断提高整体采购水平；建立培养稳定有创造性的专业采购队伍，与其他兄弟单位建立采购资源共享体系。2．采购组织机构设置的影响因素有哪些？任何组织系统的构建都应当强调对内外部环境的适应性，不能适应环境的组织是没有生命力的，采购机构也是一样，必须适应外部环境与企业内部条件，并且随着外部环境的变化与企业内部条件的改变，而进行相应的调整，这样的机构才会充满活力。为此，我们必须研究影响采购机构设计的各种因素。概括来讲，影响采购组织机构设置的因素有以下几方面：（一）企业自身的规模一般来说，企业采购机构的大小与企业自身的规模成正比关系。企业自身规模大、业务量大，对生产企业而言，所耗费的原材料数量多，就商业企业而言，商品的销售量大，无论是为了保证生产企业的生产需要，还是为满足商业企业的销售需要，都必经完成大批量的采购任务，从而也就需要较为庞大的采购队伍；反之，企业自身规模小、业务量小，采购人员数量也就少。（二）业务经营的范围值得提出的是不同类型的企业对采购机构的要求也有差异。经营品种繁多的综合性商场，由于货源来源广泛、采购业务量大、采购机构应该大些；相反，经营品种较为单一的企业，如：专业商店，由于进货地点较为集中，业务简单，采购机构可小些。（三）市场供应的状况采购工作总是在一定的市场上进行的，因此，确定企业采购机构应考虑市场供应的状况，一般应考虑两个方面的情况：1．市场供应的态势。如果市场上的商品供不应求，采购较为困难，要四处求购，采购队伍应庞大些；反之，如果市场上的商品供过于求，货源充足，购买方便，采购队伍可小些。2．供应点的分布情况。有些产品产地分散、供应点多面广，这种采购带有一种“收集”的性质，采购队伍应庞大些；反之，采购产品产地集中，采购人员可少些。（四）采购人员的素质企业采购人员素质的高低不仅决定了采购工作的质量，也影响着采购机构的大小。一般来说，采购人员素质高、业务熟练、工作能力强、效率高，采购队伍可小些，这也符合精简的原则；反之，如果采购人员素质差、业务生疏、工作责任心差、效率低下，这样要完成相应的采购工作，只能使用更多的采购人员，采购机构也就较为庞大。（五）信息传递形式与速度市场需求信息与企业采购的依据，这样，我们要求企业应有一整套灵敏的信息传输系统，及时把握市场行情的变化，信息传输速度越快，采购决策越及时，效率越高，采购工作的准确性越高，无效劳动越少，采购人员数量可少些；反之，如果企业没有灵敏的信息传输系统，企业采购人员满天飞，必然效率低，采购队伍就会庞大。（六）企业内部各部门的配合程度采购工作是由一系列相互配合的业务环节所组成的，包括选货——面谈——签订合同——运输——验收——入库——结算付款等，要使采购工作效率高，采购部门应与企业内的其他部门（如：运输、仓库、财务部门等）加强配合，使采购员集中精力搞好采购工作；相反，如果一个企业采购员将大量精力放在发运验收、付款上，其工作效率就会非常低下，这样完成相应的采购任务，需要的采购人员也会较多。（七）其他因素其他影响采购机构设计的因素也很多，如国家相关政策、交通运输条件、通信现代化水平、自然条件等都从不同的方面影响着一个企业采购组织的设立。3．编制采购认证计划需要做的工作是什么？编制采购认证计划需要做的工作有以下几个方面：（一）准备认证计划1．接收开发批量需求开发批量认证需求是启动整个供应程序流动的牵引项，要想制订正确的认证计划，首先必须熟知开发需求计划。开发批量物料需求通常有两种情况：一是在通常的采购环境中可以找到的物料供应，另一是新物料，这种新物料是采购环境无法提供的，需要寻找新物料的供应商，或者与供应者一起研究新物料提供或试制的可行性。2．接收余量需求随着市场需求的增加，采购环境容量不足以支持物料需求；或者随着采购环境呈下降趋势，该物料的采购环境容量在缩小，满足不了需求。以上两种情况产生余量需求，从而要求对采购环境进行扩容。采购环境容量的信息可以由认证人员和订单人员提供。3．准备认证环境资料采购环境的内容包括：认证环境和订单环境两个部分。有些供应商认证容量较大，订单容量较小，有些供应商则反之。这是因为：认证过程是对供应商的样件的小批量试制过程，需要有强大的技术力量支持，有时需要与供应商一起开发；而订单过程是供应商的规模化生产过程，突出表现是自动化机器流水作业及稳定的生产，技术工艺已经固化在生产流程中，所以它的技术支持难度较前者为小。由此看来，认证容量和订单容量是两个概念。4．制订认证计划说明书也就是准备好认证计划所需要的资料，主要内容包括：认证计划说明书(物料项目名称、需求数量、认证周期等)，并附有开发需求计划、余量需求计划、认证环境资料等。（二）评估认证需求1.分析开发批量需求不仅要分析量上的需求，而且要掌握物料的技术特征等信息。有各式各样的开发批量需求，按照需求环节分：可分为研发物料开发认证需求和生产批量物料认证需求；按照采购环境分：可分为环境内物料需求和环境外物料需求；按照供应情况分：可分为直接供应物料和需要订做物料；按照国界分：可分为国内供应物料和国外供应物料等。计划人员需要对开发物料需求做详细分析，必要时与开发人员、认证人员一起研究开发物料的技术特征，按照已有的采购环境及认证计划经验进行分类。从中可以看出，认证计划人员需要兼备计划知识、开发知识、认证知识等，具有从战略高度分析问题的能力。2．分析余量需求首先对余量需求进行分类，在上个部分中已说明余量认证的产生来源：一是市场销售量的扩大，另—是采购环境订单容量的萎缩；这两种情况导致采购环境的订单容量难以满足用户的需求，因此需要增加采购环境容量。对于因市场需求的原因造成的，可以通过市场及生产需求计划得以了解各种物料的需求量及时间；对于因供应商萎缩原因造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原定单容量之间差别得到。两种情况的余量相加即得到总需求余量。3．确定认证需求根据开发批量需求及余量需求的分析结果，确定认证需求。认证需求是指通过认证阶段，获得具有一定订单内容的采购环境。（三）计算认证容量1．分析项目认证资料分析项目认证资料是计划人员的一项重要事务，不同的认证项目其过程及周期也是千差万别。熟练分析几种物料的认证资料是可能的，但对于规模较大、产品品种较多的企业，分析成千上万种物料是不容易的。2．计算总体认证容量在采购过程中，供应商订单容量与认证容量是两个不同的概念。一般在认证供应商时，要求供应商提供一定的资源用于支持认证操作；有的供应商专门做认证项目。在供应商认证合同中，应当说明认证容量与订单容量的比例，以防供应商不愿意做样件认证。总体认证容量等于采购环境中的所有供应商认证容量之和。3．计算承接认证量供应商承接认证量就是当前供应商正在履行认证的合同量。由于不同物料的认证周期有所差异，一般只计算某一时间段内的承接认证量。4．确定剩余认证容量某种物料所有供应商的剩余认证容量的总和，也就是该物料的认证容量。即物料剩余认证容量等于物料所有供应商的剩余认证容量减去承接认证量。（四）制定认证计划1．对比需求和容量对比认证需求和认证容量的目的在于查看两者之间是否存在差异。若认证需求小于认证容量，则可以直接按照认证需求制定认证计划即可，没有必要进行综合平衡；若认证需求大于认证容量，则需要进行认证综合平衡，对于剩余认证需求要制定采购环境之外的认证计划。2．综合平衡为尽量满足认证需求，从全局出发，综合考虑生产、认证容量、物料生命周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认证计划，计算认证容量不能满足的剩余认证需求，通过采购环境之外的其他渠道来满足这部分需求。3．确定余量认证计划对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，确定采购环境之外的供应商认证计划。如果采购环境之外的社会群体没有与企业签订合同，要由具有丰富经验的认证计划员和认证员谨慎地联合操作。4．制定认证计划制定认证计划主要确定认证物料的数量和认证开始时间。认证物料的数量＝开发样件需求数量＋检验测试需求数量＋样品数量＋机动数量开始认证时间＝要求认证结束时间－认证周期－缓冲时间4．如何掌握采购谈判的技巧？在了解了谈判所应遵循的原则的基础上，我们在实际谈判中还可以总结出许多规律性、技巧性的经验和策略，称之为谈判的技巧。1.入题技巧(1)迂回入题为避免谈判时单刀直入、过于暴露，影响谈判的融洽气氛，谈判时可以采用迂回入题的方法，如先从题外话入题，从介绍己方谈判人员入题，从“自谦”入题，或者从介绍本企业的生产、经营及财务状况入题等。(2)先谈细节、后谈原则性问题围绕谈判的主题，先从洽谈细节问题入题，条分缕析，丝丝入扣，待各项细节问题谈妥之后，也便自然而然地达成了原则性的协议。(3)先谈一般原则、再谈细节一些大型的经贸谈判，由于需要洽谈的问题千头万绪，双方高级谈判人员不应该也不可能介入全部谈判，往往要分成若干等级进行多次谈判。这就需要采取先谈原则问题，再谈细节问题的方法人题。一旦双方就原则问题达成了一致，那么，洽谈细节问题也就有了依据。(4)从具体议题入手大型谈判总是由具体的一次次谈判组成，在具体的每一次谈判中，双方可以首先确定本次会议的谈判议题，然后从这一议题入手进行洽谈。2.阐述技巧（1)开场阐述谈判入题后，接下来就是双方进行开场阐述，这是谈判的一个重要环节。①开场阐述的要点一是开宗明义，明确本次会谈所要解决的主