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一级MSOffice/B第5章演示文稿软件PowerPoint2003内容提要中文PowerPoint的功能、运行环境、启动和退出。演示文稿的创建、打开和保存。演示文稿视图的使用，幻灯片的制作、文字编排、图片和图表插入及母版、模板的选用。幻灯片的插入和删除，演示顺序的改变，幻灯片格式的设置，幻灯片放映效果的设置，多媒体对象的插入，演示文稿的打包和打印。5.1PowerPoint2003概述5.1.1PowerPoint2003的主要特点PowerPoint2003是Office2003系列软件的成员之一，是专门为制作演示文稿而设计的软件。PowerPoint2003首先引入了“演示文稿”的概念，改变了过去幻灯片零散杂乱的缺点，PowerPoint2003在保留了以前版本的绝大部分功能的基础上，新增加了一些新功能，主要是软件间的共享和网络的应用，从而使演示文稿的编制更加容易，用途更加广泛。5.1.2PowerPoint2003中的几个基本概念1．演示文稿与幻灯片用PowerPoint2003创建的文件称为演示文稿，其扩展名为.PPT。一个演示文稿通常由若干张幻灯片组成。制作一个演示文稿的过程，事实上也就是制作一张张幻灯片的过程。2．幻灯片对象一张幻灯片是由若干个对象组成。所谓对象是指插入幻灯片中的文字、图表、声音、视频等元素。制作幻灯片的过程实际上就是制作、编排其中每一个被插入的对象的过程。3．版式幻灯片中包含的对象及对象之间的位置关系称为版式。PowerPoint2003提供了28种幻灯片参考自动版式。一个演示文稿的每张幻灯片都可以根据需要选择不同的版式。5.1.2PowerPoint2003中的几个基本概念4．模板一个演示文稿整体上的外观设计方案称为模板。它包括预定义的文字格式、颜色以及幻灯片背景图案等。PowerPoint2003提供了若干种模板。一个演示文稿的所有幻灯片同一时刻只能采用一种模板，但可以在不同的演讲场合为演示文稿选择不同的模板。5．母板幻灯片的母板控制幻灯片上的标题和文本内容的格式，还包括背景。修改幻灯片的母板会反映在每张幻灯片上，如果要使个别幻灯片的外观和母板不同，可以单独修改该幻灯片。6．配色方案配色方案由同一色系的8种颜色组成，用于演示文稿的颜色搭配，为文本、标题、背景等选择不同的颜色。方案种的颜色自动用于幻灯片的不同组件。在演示文稿种应用设计模板时，可以从每个设计模板预定义的配色方案种选择。5.1.3PowerPoint2003的启动启动PowerPoint的方法通常有如下三种：（1）单击任务栏的“开始”按钮，单击“开始”菜单，单击“程序”级联菜单中的MicrosoftPowerPoint图标。（2）如果在安装PowerPoint时在Windows桌面上创建了快捷方式图标，那么双击该图标即可启动PowerPoint。（3）通过已存在的PPT文件：双击系统中已存在的某个PowerPoint文件也可启动PowerPoint，PowerPoint将自动打开该文稿。5.1.4PowerPoint2003的界面PowerPoint窗口的组成与Word、Excel等窗口的组成类似，由标题栏、菜单栏、工具栏等组成。1．标题栏2．菜单栏3．工具栏4．大纲窗口5．幻灯片窗口6．视图切换工具栏在窗口的左下角是视图切换按钮，从左到右分别是“普图视图”、“大纲视图”、“大纲视图”、“幻灯片视图”、“幻灯片浏览视图”和“幻灯片放映视图”。7．状态栏5.1.5PowerPoint2003的退出（1）单击菜单栏的“文件”菜单，在其下拉菜单中单击“退出”命令。（2）单击PowerPoint窗口标题栏右端的关闭按钮。（3）双击PowerPoint窗口标题栏左端的控制按钮。（4）在PowerPoint是当前窗口时，按组合键Alt+F4。5.2制作演示文稿5.2.1新建演示文稿1．用“内容提示向导”建立基本文稿（1）在“PowerPoint对话框”中选择“内容提示向导”并单击“确定”按钮，窗口就会弹出“内容提示向导”对话框。从“开始”到“完成”共5步，相应有5个对话框，做出选择后，单击按钮“下一步”进行下一步的操作，如果操作有误，可单击“上一步”按钮返回到上一步，重新操作。（2）单击“下一步”按钮到“演示文稿类型”步，出现对话框，在该对话框中选择“全部”按钮，右边就会列出所有的演示文稿类型以供选择。单击其余按钮的任意一个，右边同样列出该类型相应的演示文稿以供选择。例如想要查看常规类型的演示文稿，就要单击“常规”按钮，右边窗口就会列出有关的六个演示文稿类型以供选择。5.2.1新建演示文稿（3）单击“下一步”按钮，弹出选择“您使用的输出类型”的“内容提示向导”对话框。在该对话框中共有五种选择，选择其中一个，并单击“下一步”按钮。通常选择“屏幕演示文稿”单选项。（4）出现询问“演示文稿选项”的对话框。在“演示文稿标题”文本框中键入相应的文本。还可以选择每张幻灯片都包含的内容，例如是否添加上次更新日期、幻灯片编号和页脚等。如果需要修改出现在每张幻灯片上的信息，，可以单击“视图”菜单的“页眉与页脚”命令，在弹出的“页眉与页脚”对话框中进行修改。（5）单击“下一步”按钮，就到了最后的“完成”步，出现“完成”对话框。单击“完成”按钮，“内容提示向导”对话框就会自动关闭，并在屏幕上以“普通视图”模式显示所创建的演示文稿的基本框架。5.2.1新建演示文稿2．用“模板”建立演示文稿在PowerPoint对话框中选定“设计模板”单选项，并单击“确定”按钮，就打开一个“新建演示文稿”对话框。单击所需选项卡的标签，从选项卡中选定一种设计模板，通过预览框查看所选模板，决定后单击“确定”按钮，打开“新幻灯片”对话框。“新幻灯片”对话框提供了28种幻灯片布局方式（称自动版式）。单击“确定”按钮后，屏幕上以幻灯片视图模式显示所选设计模板的第一张幻灯片。单击模板上的虚线框中含有提示性文字的预留标题区或文本区，激活插入点光标，并键入标题或编辑文本。5.2.1新建演示文稿3．用“空演示文稿”建立演示文稿（1）在“PowerPoint对话框”中选择“空演示文稿”并单击“确定”按钮后，出现的“新幻灯片”对话框。或者单击“常用”工具栏的“新建”按钮，还可以单击“文件”下拉菜单中的“新建”命令，然后在“常用”选项卡中选定“空演示文稿”并单击“确定”按钮，都可打开“新幻灯片”对话框。（2）从“新幻灯片”对话框中选定一种自动版式（例如，“垂直排列文本”版式），屏幕上以幻灯片视图模式显示第一张幻灯片。5.2.2打开演示文稿1．在刚启动PowerPoint时，在“PowerPoint”对话框中选择“打开已有的演示文稿”单选项，选中需要打开的文件，如果文件不在当前列表中，可以双击“更多文件．．．”选项，弹出“打开”对话框，单击“确定”按钮，弹出“打开”对话框。在“查找范围”列表框选择文件的路径，打开保存文稿所在的文件夹，选定要打开的文稿名，然后，单击“打开”按钮。2．在PowerPoint运行过程中，可以从“文件”菜单中选择“打开”命令，或单击工具栏上的“打开”按钮，都可以出现“打开”对话框，然后确定要打开的文件及其所在的位置。5.2.3保存演示文稿1．单击“文件”菜单的保存命令，将当前正在编辑和修改的演示文稿以原文件名称存盘。2．单击工具栏中的“保存”按钮，作用同上。3．单击“文件”菜单的“另存为”命令，将当前演示文稿以新的文件名保存。在该方式下，将打开“另存为”对话框，在其中可以输入新文件名，在保存位置处选择合适的文件夹，从保存类型下拉列表中选择一种文件格式，最后单击“保存”按钮。5.2.4插入幻灯片1．插入的幻灯片与当前幻灯片版式不同时操作如下：（1）通过鼠标拖动，选择合适的插入位置。（2）单击“插入”菜单的“新幻灯片”命令，在弹出的对话框中选择需要的版式，单击“确定”，一张新的幻灯片便插入到当前幻灯片的后面。（3）在插入的新幻灯片中可以进行文本的输入，格式编排等操作。2．插入的幻灯片与当前幻灯片版式相同时操作如下：（1）通过鼠标拖动，选择合适的插入位置。（2）单击“插入”菜单的“幻灯片复本”命令，一张新的幻灯片（与当前幻灯片相同）就插入到当前幻灯片的后面。（3）修改插入的幻灯片的内容。5.3演示文稿的编辑5.3.1幻灯片的六种视图1．普通视图在PowerPoint2003，新建的演示文稿默认视图就是普通视图。在此视图下，包含三种窗口：左边是大纲窗口、右边的上半部分是幻灯片窗口和下半部分是备注窗口。普通视图主要是用来编辑幻灯片的总体结构，也可以用来编辑单张幻灯片或者大纲。在大纲窗格里可以组织和构建演示文稿的大纲，还可以组织幻灯片的各项层次与顺序；在幻灯片窗格中，可以查看每张幻灯片中的文本外观，进行文字、图形、图片等的编辑；在备注窗格中，可以添加演说者的备注。在普通视图中对幻灯片文稿所做的文本修改，会自动反映在大纲视图中，但不会在备注页视图中显示，在备注页视图中添加备注也不会出现在其他两个视图中。5.3.1幻灯片的六种视图2．大纲视图大纲视图也包括三个窗口，左边的是大纲窗口，右边的上半部分是幻灯片窗口，下半部分是备注页窗口。在此视图下，只显示演示文稿的文本内容，不显示图形、图像和图表等对象。按序号显示全部的幻灯片编号、主标题、各层次标题和文本内容。要组织演示文稿所要表达的思想和概念，最好使用大纲视图，它可以确保演示文稿之间切换自然、联系紧密。在大纲视图中可以很方便的移动幻灯片的位置，大纲视图为组织材料、编写大纲提供了方便，编辑完文本后，可以切换到其他视图进一步设计。5.3.1幻灯片的六种视图3．幻灯片视图在幻灯片视图的左边也有一个大纲窗口，通过在单击其中的图标，可以快速切换到需要的幻灯片。在编辑区中只显示一张当前的幻灯片，可以详细设计和修饰演示文稿的单张幻灯片。在该视图中可以对每一张幻灯片输入和编辑文本，加入图表、组织结构图和表格，可以用几何图形、图片和文字注解装饰幻灯片。在幻灯片视图中可以给幻灯片添加文本、图形等对象，大多数的工作都是在幻灯片视图中完成的，并能立即看到幻灯片的修改对演示效果的影响。5.3.1幻灯片的六种视图4．幻灯片浏览视图在此视图下，按幻灯片序号顺序显示演示文稿中全部幻灯片的缩图，从而可以看到全部幻灯片连续变化的过程。在此视图下，还可以很容易地在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片，但是不能对个别幻灯片的内容进行编辑修改。用幻灯片浏览视图可以给演示增加一些特殊效果，例如添加切换效果，或者用幻灯片浏览视图来移动、删除和复制幻灯片。在打印演示文稿时，还可以用浏览视图来检查各幻灯片是否有不协调的地方。5.3.1幻灯片的六种视图5．幻灯片放映视图在幻灯片放映视图下，就像幻灯机那样动态地播放演示文稿的全部幻灯片。在此视图下，可以观看每一张幻灯片的播放效果。同时，它也是实际播放演示文稿的视图。6．备注页视图选择“视图”菜单的“备注页”命令，可以切换到备注页视图，该视图的上半部分为幻灯片窗口，下半部分用于添加备注。在普通视图、大纲视图和幻灯片视图下都有备注页窗口，可以用来添加备注，不一定要切换到备注页视图来添加备注。5.3.2用幻灯片视图编辑演示文稿1．幻灯片的插入或删除插入新幻灯片：单击“插入”菜单的“新幻灯片”命令，或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，打开“新幻灯片”对话框，选择需要的版式并单击“确定”按钮，就可在当前幻灯片后插入一张新幻灯片。删除幻灯片：利用鼠标选定要删除的幻灯片，使之成为当前幻灯片，单击“编辑”菜单中的“删除幻灯片”命令，即可删除当前幻灯片。5.3.2用幻灯片视图编辑演示文稿2．文字的编辑新建的幻灯片中有几个占位符，可以向其中输入文本信息。在对文本进行具体编辑前，需要进行以下操作：首先，单击幻灯片中的占位符，激活文本框，出现闪烁的插入点光标，输入具体的文本信息即可，单击占