项目采购管理――项目采购计划

2020/2/18项目采购计划周立新博士北京大学软件与微电子学院1.项目采购的重要性采购成本占销售额的百分比•所有行业•汽车•食品•木材•纸张•石油•运输52%61%60%61%55%74%63%行业销售额的百分比外购零库存系统集成可说明性……X豆腐渣工程2.什么是采购？–采购（buy;purchase）：大量选购。–采购（Procurement）：努力获得，或设法搞到，或采办•世界银行——指以不同方式通过努力从系统外部获得货物（goods)、土建工程(works)和服务(services)的整个采办过程•PMI——达成项目范围的工作而从执行组织外部获取货物和服务所需的过程什么是采购？2.1采购按内容可分为以下3种：（1）货物采购：属于有形（Physical）采购，是指购买项目建设所需的投入物，如机械、设备、仪器、仪表、办公设备、建筑材料等，并包括与之相关的服务。还有大宗货物，如药品、种子、农药、化肥、教科书、计算机等专项合同采购，它们采用不同的标准合同文本，可归入上述采购种类之中。（2）工程项目采购也是有形采购，是指通过招标或其他商定的方式选择工程承包单位，即选定合格的承包商承担项目工程施工任务。并包括与之相关的服务，如人员培训、维修等。（3）咨询服务采购咨询服务采购不同于一般的货物或工程项目采购，它属于无形采购。咨询服务采购包括聘请咨询公司或单个咨询专家。咨询服务的范围很广，大致可分以下4类：①项目投资前期准备工作的咨询服务，如做项目的预可研和可行性研究、工程项目现场勘查、设计等业务；②工程设计和招标文件编制服务；③项目管理、施工监理等执行性服务；④技术援助和培训等服务。咨询服务的采购通常按照1997年1月出版（1999年1月修订）的《世界银行借款人选择和聘用咨询人指南》中规定的程序办理。什么是采购？（4）IT项目采购•单纯的IT咨询服务(A)•现成IT产品的提供和维护(B)•信息系统的设计、提供和安装(C)•复杂的系统工程或系统集成(D)什么是采购？BA产品内容高服务内容高低2.2采购按采购方式可分为招标采购和非招标采购：•招标采购包括公开竞争性招标、有限竞争性招标两种。（1）公开竞争性招标。公开竞争性招标是由招标单位通过报刊、广播、电视等媒体工具发布招标广告，凡对该招标项目感兴趣又符合投标条件的法人，都可以在规定的时间内向招标单位提交意向书，由招标单位进行资格审查，核准后购买招标文件，进行投标。（2）有限竞争性招标。有限竞争性招标，又称为邀请招标，或选择招标。有限竞争性招标是由招标单位根据自己积累的资料，或由权威的咨询机构提供的信息，选择一些合格的单位发出邀请，应邀请单位（必须有3家以上）在规定时间内向招标单位提交投标意向，购买投标文件进行投标。什么是采购？•非招标采购主要包括国际、国内询价采购（或称“货比三家”）、直接采购（直接签订合同）、自营工程等。（3）询价采购。即比价方式，一般习惯称作“货比三家”。它适用于项目采购时即可直接取得的现货采购，或价值较小，属于标准规格的产品采购。有时也适用于小型、简单的工程承包。询价采购是根据来自几家供应商（至少3家）所提供的报价，然后将各个报价进行比较的一种采购方式。这种方式无需正式的招标文件，具体做法同一般的对外采购区别不大，只不过是要向几个供应商询价进行比较，最后确定采购的厂家。（4）直接签订合同。在特定的采购环境下，不进行竞争而直接签订合同的采购方法。这主要适用于不能或不便进行竞争性招标、竞争性招标优势性不存在的情况下。（5）自营工程（自制）。这种方式不是一种严格意义上的采购方式，而是由项目实施组织利用自己的人员和设备生产产品或承包建造工程。这可能是由于项目的一些特殊要求或是项目组织本着成本效益原则分析的结果所决定的。什么是采购？2.3一般采购的业务范围包括：（1）确定所要采购的货物或土建工程，或咨询服务的规模、品类、规格、性能、数量和合同或标段的划分等。（2）市场供求现状的调查分析。（3）确定招标采购的方式——国际／国内竞争性招标，或其他采购方式。（4）组织进行招标、评标、合同谈判和签订合同。（5）合同的实施与监督。（6）合同执行中对存在的问题采取的必要行动或措施。（7）合同支付。（8）合同纠纷的处理等。什么是采购？什么是项目采购？2.4项目采购项目采购所包含的买卖双方各有其自己的目的，并在既定的市场中相互作用。一般所讨论的项目采购是在考虑了买者与卖者之间的关系之后，从买者的角度来进行的。卖者，在这里被称为承包商，常常又叫供应商。当买者为承包商时，卖者就是分包商，但基本的采购过程并不会改变。承包商／卖者一般也把他们承担的提供货物或服务的工作当成一个项目来管理。在这种情况下：（1）买主就成了顾客，因而就成了一个主要的利害关系者；（2）卖主的项目管理班子必须关心项目管理的所有过程，不仅仅是项目采购过程；（3）分包合同的条款和条件就成了许多过程的关键依据。2.5在世界银行贷款项目中，采购对项目实施执行的重要性，可归纳为以下几点：（1）采购工作是项目执行中的关键环节并构成项目执行的主要内容。采购工作能否经济有效地进行，不仅影响着项目成本，而且也关系着项目的预期效益能否充分发挥。以往的项目管理经验表明：在项目执行中，支付的滞后绝大部分是由于采购的延误造成的。采购问题一直是历次世界银行贷款项目大检查中重点讨论的课题。（2）项目采购工作涉及巨额费用的管理和使用，采购工作必须严格按照世界银行“采购指南”的规定办事，在讲求经济和效率的同时，增加透明度，实行公开竞争性招标、严格按事先公布的标准公正地进行评标，并切实执行新“指南”中关于反腐败反欺诈行为的规定,最大限度地防止贪污、欺诈和浪费等腐败现象的发生。什么是项目采购？（3）按照世界银行规定，采购要兼顾经济性和有效性两个方面，要使这两者有机地和完美地结合起来，也就是使采购的货物或工程，既要费用低、质量好，又要在合理的时间内尽早完成，避免或减少延误。（4）世界银行贷款的资金来源于成员国的捐款和国际资本市场，捐款国希望通过国际竞争性招标方式，促进本国产品和施工或咨询服务的输出。因此，采购工作是否公正合理，直接影响着世界银行能否从其成员国和国际资本市场上筹集到足够的资金，以实现其帮助发展中国家提高生产力，促进经济增长的目标；同时也关系到世界银行贷款是否得以合理分配的问题。（5）借款国在项目采购中可利用世界银行的国内供货商和国内承包商优惠政策，促进本国制造业和工程承包业的发展。什么是项目采购？•项目采购管理包括从项目团队外部购买或获得为完成工作所需的产品、服务或成果的过程。方式：从项目执行组织外部获取货物或服务3.项目采购管理PMBOK：买方：委托人(Principal)、公司(Company)、被提供人(Offeree)、甲方(FirstParty)或关键项目干系人(Stakeholder)。卖方：供应商(Supplier)、供给者(Provider)、提供人(Offeror)、承包商(Contractor)。通常又把货物和服务（无论是一项还是多项）称为“产品”。所谓“‘执行组织”一般可称为业主或业主的代表，是业主方管理项目的组织。各种类型的项目采购，如工程项目采购、货物采购、咨询服务项目采购或IT项目采购，无论是哪一种都有其共性。3.项目采购管理对项目的重要性采购管理工作是项目的物资基础，是项目成败的关键。项目采购管理对项目的重要性可以概括为以下4个方面：1.能否经济而有效地进行采购，直接影响到能否降低项目成本，提高项目质量，也关系着项目未来的经济收益水平。2.健全的采购管理工作，要求采购前对市场情况进行充分、认真的调查分析，准确掌握市场的变化趋势。3.好的采购工作，需要考虑通过招标，在招标文件中对所采购的货物或服务的技术规格、交货等方面作出具体规定。4.项目采购工作涉及资金相对较大，同时也涉及复杂的横向关系，如果没有一套严密而周到的程序和良好有效的内部牵制制度，难免会出现贪污、浪费的现象。3.项目采购管理PMBOK项目采购管理主要过程•PlanPurchasesandAcquisitions－采购计划•PlanContracting－发包计划•RequestSellerResponses－询价•SelectSellers－卖方选择•ContractAdministration－合同管理•ContractClosure－合同收尾项目采购管理12.1采购规划.1输入.1事业环境因素.2组织过程资产.3项目范围说明书.4工作分解结构.5工作分解结构字典.6项目管理计划.风险登记册.与风险相关的合同协议.资源需求.项目进度计划.活动成本估算.成本基线.2工具和技术.1自制-外购分析.2专家判断.3合同类型.3输出.1采购管理计划.2合同工作说明书.3自制-外购决策.4请求的变更12.2发包规划.1输入.1采购管理计划.2合同工作说明书.3自制-外购决策.4项目管理计划.风险登记册.与风险相关的合同协议.资源需求.项目进度计划.活动成本估算.成本基线.2工具和技术.1标准表格.2专家判断.3输出.1采购文档.2评估标准.3合同工作说明书（更新）12.3询价.1输入.1组织过程资产.2采购管理计划.3采购文档.2工具和技术.1投标人会议.2广告.3制定合格卖方清单.3输出.1合格卖方清单.2采购文件包.3建议书12.4卖方选择.1输入.1组织过程资产.2采购管理计划.3评估标准.4采购文件包.5建议书.6合格卖方清单.7项目管理计划.风险登记册.与风险相关的合同协议.2工具和技术.1加权系统.2独立估算.3筛选系统.4合同谈判.5卖方评级系统.6专家判断.7建议书评估技术.3输出.1选中的卖方.2合同.3合同管理计划.4资源可用性.5采购管理计划（更新）.6请求的变更12.5合同管理.1输入.1合同.2合同管理计划.3选中的卖方.4绩效报告.5批准的变更请求.6工作绩效信息.2工具和技术.1合同变更控制系统.2买方进行的绩效审核.3检查和审计.4绩效报告.5支付系统.6索赔管理.7报告管理系统.8信息技术.3输出.1合同文档.2请求的变更.3推荐的纠正措施.4组织过程资产（更新）.5项目管理计划（更新）.采购管理计划.合同管理计划12.6合同收尾.1输入.1采购管理计划.2合同管理计划.3合同文档.4合同收尾程序.2工具和技术.1采购审计.2报告管理系统.3输出.1合同收尾.2组织过程资产(更新)项目采购管理3.1.采购计划编制采购计划编制是确定从项目组织外部采购哪些产品和服务能够最好地满足项目需求的过程，它必须在范围定义工作中完成。采购计划编制涉及的需要考虑的事项包括是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少及何时采购。3.项目采购管理3.1采购和获取规划输入工具和技术输出.1事业环境因素.2组织过程资产.3项目范围说明书.4工作分解结构.5工作分解结构字典.6项目管理计划.风险登记册.与风险相关合同协议.资源需求.项目进度计划.活动成本估算.成本基准.1自制-外购分析.2专家判断.3合同类型.1采购管理计划.2合同工作说明书.3自制-外购决策.4请求的变更范围说明书说明项目目前的界限范围。它提供在采购计划编制中必须考虑的有关项目需求和策略的重要信息。经常需要专家的技术判断来评估这个过程的输入。专家的意见可以来自任何具有某项专业知识或经过某项专业培训的团体或个人。意见可以源于很多渠道，包括：·执行组织单位内的其他单位。·咨询工程师。·专业和技术协会。·行业集团。不同的合同类型或多或少地适合于不同类型的采购。按合同的支付进行分类，合同一般可分为以下三类：总价合同、单价合同和成本补偿合同项目采购管理集中订立合同(CentralizedContracting)分散订立合同(DecentralizedContracting)公司里的一个职能部门对所有项目的全部合同订立过程负责各项目经理控制与其项目有关的合同订立过程。适用于项目化组织。优点更加经济。易于控制所有合同订立工作。高度专业化的合同订立过程。经过几个项目之后，可